Помощь студентам в учебе
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ДЗУН-ХЕМЧИКСКОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
|
Введение 3
Глава 1. Нормативно-методическое обеспечение деятельности
муниципальных архивов Российской Федерации 7
1.1. Правовое регламентирование деятельности архивов 7
1.2. Методическое регулирование деятельности архивов 14
Глава 2. Анализ документирования управленческой деятельности архивного отдела Администрации Дзун-Хемчикского кожууна 25
2.1. Порядок оформления и составления организационно-правовых документов 25
2.2. Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов 36
2.3. Направления совершенствования документационного обеспечения
управления архивного отдела 48
Заключение 55
Список использованных источников и литературы 58
Приложения
Глава 1. Нормативно-методическое обеспечение деятельности
муниципальных архивов Российской Федерации 7
1.1. Правовое регламентирование деятельности архивов 7
1.2. Методическое регулирование деятельности архивов 14
Глава 2. Анализ документирования управленческой деятельности архивного отдела Администрации Дзун-Хемчикского кожууна 25
2.1. Порядок оформления и составления организационно-правовых документов 25
2.2. Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов 36
2.3. Направления совершенствования документационного обеспечения
управления архивного отдела 48
Заключение 55
Список использованных источников и литературы 58
Приложения
Актуальность темы. На сегодняшний день органы местного самоуправления играют очень большую роль в общественной жизни населения. Современное государственное регулирование делопроизводства в архивах органах местного самоуправления имеет множество пробелов в базе законодательства, в разработке методического материала, а также в разработке эффективных локальных нормативных актов. Именно эта область управления требует внимания вышестоящего звена, требует разработок новой, более эффективной законодательной базы. На данном этапе важнейшим в этой области законодательным актом является Федеральный Закон Российской Федерации № 131 от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», который в соответствии с Конституцией РФ определяет:
- роль местного самоуправления в осуществлении народовластия;
- правовые, экономические и финансовые основы местного самоуправления;
- государственные гарантии его осуществления.
Основным пробелом в федеральном законодательстве по вопросам делопроизводства в органах местного самоуправления является отсутствие закона о порядке рассмотрения обращений граждан. Вопрос о необходимости такого закона существует уже давно, а в современных условиях, когда работа с обращениями граждан ведется не только традиционным способом, но и с использованием новых информационно-коммуникационных технологий, приобретает особую актуальность.
Анализируя использованную литературу можно сказать, что ряд специалистов в области ДОУ - Ларьков Н. С., Рогожин М. Ю. - освещают вопросы современной регламентации делопроизводства, принципы составления и оформления управленческих документов. Они дают характеристику законодательным актам и нормативно-методическим документам, регламентирующим работу с документами, рассматривают организацию делопроизводственной службы, её структуру, задачи, функции, должностной и численный состав. Авторы выделяют вопросы документирования управленческой деятельности: требования к составлению бланков документов, их оформлению.
В данной работе вопросы документационного обеспечения управления архивов органов местного самоуправления рассматривается на примере муниципального образования - администрации Дзун-Хемчикского района Республики Тыва.
Объектом изучения является архивный отдел администрации Дзун- Хемчикского кожууна Республики Тыва.
Предметом изучения является документирование деятельности архива Администрации муниципального Дзун-Хемчикского района Республики Тыва.
Целью данной работы является рассмотрение процесса документирования деятельности архивного отдела Администрации Дзун- Хемчикского района Республики Тыва.
Задачи исследования:
- рассмотреть правовое регламентирование деятельности муниципальных архивов;
- рассмотреть методическое регулирование деятельности архивов;
- выявить порядок оформления и составления организационно¬правовых документов архивного отдела;
- изучить организацию хранения комплектация учета и хранения и использование архивных документов;
- рассмотреть направления совершенствования документационного обеспечения управления архивного дела.
Степень изученности темы.
Начавшиеся в 1990-е годы реформы привели к появлению новой формы осуществления публичной власти в государстве — муниципальной власти, к утверждению начал самоуправления в организации и осуществлении власти на местах. После изменения социально¬экономических условий деятельности органов местной власти в 1990-х годах было начато изучение практики работы с документами в органах местного самоуправления. Оно получило нормативное закрепление в «Рекомендациях по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления)», при подготовке которых использовались материалы, предложения, замечания Управления информатизации и документационного обеспечения Администрации Президента РФ; Государственного Архива.
В 1996 году управлению документацией в муниципальных органах была посвящена III ежегодная международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе», организованная Росархивом, ВНИИДАД и Российским обществом историков-архивистов, однако материалы конференции нигде не опубликованы. Проблемам деятельности муниципальных архивов, функции которых могут выполнять архивные отделы муниципальных образований, были посвящены международный семинар 1999 года и конференция 2002 года.
Для актуализации данной работы нами были изучены труды ученых, таких как Н.И. Архиповой, Г.А. Аскольской, И.В. Герасимовой, Е.А. Морозова, Е.А. Степанова, Л.И. Тылинской, С.И. Тюльпанова и других ученых посвященных вопросам истории документационного обеспечения в муниципальных образованиях.
Методологическую основу исследования составляет диалектический метод научного познания, принципы познания социальных явлений в их историческом развитии, взаимосвязи и взаимообусловленности. В работе применены основанные на диалектическом методе научного познания объективного мира общенаучные методы исследования, такие как исследование, обобщение, классификация, системно-структурный анализ и др.
Научная новизна работы заключается в попытке изучить документирование деятельности архивов Администраций муниципальных районов на примере Администрации Дзун-Хемчикского района Республики Тыва и особенностей делопроизводства муниципальных администраций на современном этапе.
Структура работы: Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы
- роль местного самоуправления в осуществлении народовластия;
- правовые, экономические и финансовые основы местного самоуправления;
- государственные гарантии его осуществления.
Основным пробелом в федеральном законодательстве по вопросам делопроизводства в органах местного самоуправления является отсутствие закона о порядке рассмотрения обращений граждан. Вопрос о необходимости такого закона существует уже давно, а в современных условиях, когда работа с обращениями граждан ведется не только традиционным способом, но и с использованием новых информационно-коммуникационных технологий, приобретает особую актуальность.
Анализируя использованную литературу можно сказать, что ряд специалистов в области ДОУ - Ларьков Н. С., Рогожин М. Ю. - освещают вопросы современной регламентации делопроизводства, принципы составления и оформления управленческих документов. Они дают характеристику законодательным актам и нормативно-методическим документам, регламентирующим работу с документами, рассматривают организацию делопроизводственной службы, её структуру, задачи, функции, должностной и численный состав. Авторы выделяют вопросы документирования управленческой деятельности: требования к составлению бланков документов, их оформлению.
В данной работе вопросы документационного обеспечения управления архивов органов местного самоуправления рассматривается на примере муниципального образования - администрации Дзун-Хемчикского района Республики Тыва.
Объектом изучения является архивный отдел администрации Дзун- Хемчикского кожууна Республики Тыва.
Предметом изучения является документирование деятельности архива Администрации муниципального Дзун-Хемчикского района Республики Тыва.
Целью данной работы является рассмотрение процесса документирования деятельности архивного отдела Администрации Дзун- Хемчикского района Республики Тыва.
Задачи исследования:
- рассмотреть правовое регламентирование деятельности муниципальных архивов;
- рассмотреть методическое регулирование деятельности архивов;
- выявить порядок оформления и составления организационно¬правовых документов архивного отдела;
- изучить организацию хранения комплектация учета и хранения и использование архивных документов;
- рассмотреть направления совершенствования документационного обеспечения управления архивного дела.
Степень изученности темы.
Начавшиеся в 1990-е годы реформы привели к появлению новой формы осуществления публичной власти в государстве — муниципальной власти, к утверждению начал самоуправления в организации и осуществлении власти на местах. После изменения социально¬экономических условий деятельности органов местной власти в 1990-х годах было начато изучение практики работы с документами в органах местного самоуправления. Оно получило нормативное закрепление в «Рекомендациях по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления)», при подготовке которых использовались материалы, предложения, замечания Управления информатизации и документационного обеспечения Администрации Президента РФ; Государственного Архива.
В 1996 году управлению документацией в муниципальных органах была посвящена III ежегодная международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе», организованная Росархивом, ВНИИДАД и Российским обществом историков-архивистов, однако материалы конференции нигде не опубликованы. Проблемам деятельности муниципальных архивов, функции которых могут выполнять архивные отделы муниципальных образований, были посвящены международный семинар 1999 года и конференция 2002 года.
Для актуализации данной работы нами были изучены труды ученых, таких как Н.И. Архиповой, Г.А. Аскольской, И.В. Герасимовой, Е.А. Морозова, Е.А. Степанова, Л.И. Тылинской, С.И. Тюльпанова и других ученых посвященных вопросам истории документационного обеспечения в муниципальных образованиях.
Методологическую основу исследования составляет диалектический метод научного познания, принципы познания социальных явлений в их историческом развитии, взаимосвязи и взаимообусловленности. В работе применены основанные на диалектическом методе научного познания объективного мира общенаучные методы исследования, такие как исследование, обобщение, классификация, системно-структурный анализ и др.
Научная новизна работы заключается в попытке изучить документирование деятельности архивов Администраций муниципальных районов на примере Администрации Дзун-Хемчикского района Республики Тыва и особенностей делопроизводства муниципальных администраций на современном этапе.
Структура работы: Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы
Документационное обеспечение - это специфический вид информационного обеспечения, который в силу его особенностей в ряде случаев необходимо рассматривать как отдельную предметную область.
Успешное решение задач развития системы документационного обеспечения требует системного подхода, базирующегося на единой целостной концепции, включающей набор целей, принципов, направлений и задач информатизации, структурированных по этапам и исполнителям.
Главной целью информатизации является создание условий, обеспечивающих эффективную и качественную реализацию процессов документационного обеспечения функционирования федеральных органов местного самоуправления, органов власти субъектов федерации и органов местного самоуправления.
Документированная информация государственной системы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления включает всю совокупность документов, образующихся в ходе деятельности этих органов по осуществлению своих полномочий.
Основным нормативно-правовым актом осуществляющим деятельность Архивного отдела является Положение об архивном отделе Администрации Дзун-Хемчикского кожууна. Орган местного самоуправления в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- организации и содержанию архивного отдела Администрации;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов РФ, ведению субъектов РФ.
Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов — юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием органа местного самоуправления — учредителя, а также иные необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.
Характеристика фондов архива состоит из следующих элементов описания: последнее название фонда, на момент ликвидации или сдачи документов, все переименования организации - фондообразователя с крайними датами существования, начиная с наиболее раннего, справочные данные о фонде - историческая справка о фондообразователе, аннотация документов.
Характеристики фондов расположены по значимости фондообразователей, признаку ведомственного подчинения и однотипности учреждений.
Все основные фонды снабжены краткими историческими справками и аннотациями. В исторической справке даны сведения о создании, реорганизации и ликвидации фондообразователя со ссылками на нормативные правовые акты: о структуре, функции и правопреемнике фондообразователя. В тех случаях, когда название фонда не дает четкого представления о функциях фондообразователя, историческая справка дополняется соответствующей информацией.
Основную часть архивных документов составляют документы совхозов, колхозов и других предприятий котрые находились и находятся в Дзун-Хемчикском районе. Это личные дела, хранящиеся в архивном отделе Дзун-Хемчикской администрации МПМК-Тувасовхозстрой, совхоз «Чыраа бажы», совхоз «20 съезд КПСС», районный быткомбинат, РИК «Дзун- Хемчикский рабкооп», сведения от сельских поселений Чыргакинский, Шеминский, Чыраа-Бажинский, Хорум-Дагский, Хондергейский и г. Чадан.
В 2013г. проведены комплексные проверки документов постоянного срока хранения следующих организаций кожууна отдела культуры, Управления труда и социального развития кожууна. Управление ветеринарии, Управление агробизнеса и продовольствия Дзун-Хемчикского кожууна, Руководителя аппарата администрации кожууна, сельские поселения Чыргакинский, Шеминский, Чыраа-Бажинский, Хорум-Дагский.
За 2014 г. исполнено 3 тематических запроса: Районный исполнительный комитет Дзун-Хемчикского района, городской совет г. Чадан, отдел культуры района.
Таким образом, современное состояние архивного отдела Администрации Дзун-Хемикского кожууна Республики Тыва направлено на приоритетное достижение улучшения архивного фонда для создания благополучия и сохранения культурных и документальных фондов находящихся в ведении Архивного отдела как одного целого.
Успешное решение задач развития системы документационного обеспечения требует системного подхода, базирующегося на единой целостной концепции, включающей набор целей, принципов, направлений и задач информатизации, структурированных по этапам и исполнителям.
Главной целью информатизации является создание условий, обеспечивающих эффективную и качественную реализацию процессов документационного обеспечения функционирования федеральных органов местного самоуправления, органов власти субъектов федерации и органов местного самоуправления.
Документированная информация государственной системы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления включает всю совокупность документов, образующихся в ходе деятельности этих органов по осуществлению своих полномочий.
Основным нормативно-правовым актом осуществляющим деятельность Архивного отдела является Положение об архивном отделе Администрации Дзун-Хемчикского кожууна. Орган местного самоуправления в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- организации и содержанию архивного отдела Администрации;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов РФ, ведению субъектов РФ.
Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов — юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием органа местного самоуправления — учредителя, а также иные необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.
Характеристика фондов архива состоит из следующих элементов описания: последнее название фонда, на момент ликвидации или сдачи документов, все переименования организации - фондообразователя с крайними датами существования, начиная с наиболее раннего, справочные данные о фонде - историческая справка о фондообразователе, аннотация документов.
Характеристики фондов расположены по значимости фондообразователей, признаку ведомственного подчинения и однотипности учреждений.
Все основные фонды снабжены краткими историческими справками и аннотациями. В исторической справке даны сведения о создании, реорганизации и ликвидации фондообразователя со ссылками на нормативные правовые акты: о структуре, функции и правопреемнике фондообразователя. В тех случаях, когда название фонда не дает четкого представления о функциях фондообразователя, историческая справка дополняется соответствующей информацией.
Основную часть архивных документов составляют документы совхозов, колхозов и других предприятий котрые находились и находятся в Дзун-Хемчикском районе. Это личные дела, хранящиеся в архивном отделе Дзун-Хемчикской администрации МПМК-Тувасовхозстрой, совхоз «Чыраа бажы», совхоз «20 съезд КПСС», районный быткомбинат, РИК «Дзун- Хемчикский рабкооп», сведения от сельских поселений Чыргакинский, Шеминский, Чыраа-Бажинский, Хорум-Дагский, Хондергейский и г. Чадан.
В 2013г. проведены комплексные проверки документов постоянного срока хранения следующих организаций кожууна отдела культуры, Управления труда и социального развития кожууна. Управление ветеринарии, Управление агробизнеса и продовольствия Дзун-Хемчикского кожууна, Руководителя аппарата администрации кожууна, сельские поселения Чыргакинский, Шеминский, Чыраа-Бажинский, Хорум-Дагский.
За 2014 г. исполнено 3 тематических запроса: Районный исполнительный комитет Дзун-Хемчикского района, городской совет г. Чадан, отдел культуры района.
Таким образом, современное состояние архивного отдела Администрации Дзун-Хемикского кожууна Республики Тыва направлено на приоритетное достижение улучшения архивного фонда для создания благополучия и сохранения культурных и документальных фондов находящихся в ведении Архивного отдела как одного целого.