ВВЕДЕНИЕ 4
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ УЛУГ-ХЕМСКОГО КОЖУУНА РТ 8
1.1. Законодательное регулирование документационного обеспечения
деятельности архива 8
1.2. Нормативно-методическое регулирование документационного
обеспечения архива 20
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ УЛУГ-ХЕМСКОГОУЛУГ-ХЕМСКОГО КОЖУУНА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
27
2.1. Система управленческого документирования архива администрации
Улуг-Хемского кожууна 27
2.2. Информационные документы архива администрации Улуг-Хемского
кожууна и его использование 36
2.3. Проблемы и пути совершенствования документационной деятельности
архива администрации Улуг-Хемского кожууна 44
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 57
Приложения
Актуальность исследования. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально назначенный для этой работы сотрудник.
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.
Всем известно, что архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям: формирование Архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учёт документов, использование архивных документов.
Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в ретроспективной документной информации.
Объект исследования - муниципальный архив администрации Улуг- Хемского кожууна Республики Тыва.
Предмет исследования - документационное обеспечение деятельности архива администрации Улуг-Хемского кожууна.
В связи с этим целью исследования является комплексный анализ документационного обеспечения деятельности архива администрации Улуг- Хемского кожууна.
Для полноценного раскрытия темы необходимо решить следующие задачи:
- изучить законодательное регулирование использования архивных документов;
- определить нормативно-методическую базу использования архивных документов;
- проанализировать систему управленческого документирования архива администрации Улуг-Хемского кожууна;
- охарактеризовать информационные документы архива администрации Улуг-Хемского кожууна и его использование;
- раскрыть проблемы и пути совершенствования документационной деятельности архива администрации Улуг-Хемского кожууна.
Методы исследования:
- метод анализа, используемый при исследовании нормативных актов для выявления и детального изучения соответствующих норм, а также при исследовании организационных, структурных, функциональных взаимосвязей архивного отдела;
- метод синтеза, позволивший обобщить и систематизировать полученные путем использования вышеназванных методов данных,
сформулировать соответствующие выводы.
Степень изученности темы. Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по использованию архивных документов.
Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство»
обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где
рассматривается хранение документов.
Кудряев В.А. «Организация работы с документами» рассматривает
использование архивных документов в организации.
Павлова Т.Ф. в работе «Формирование нормативной базы обеспечения доступа пользователей к архивным документам с конфиденциальными сведениями о гражданах» подробно описывает использование документов конфиденциального характера, а также информации, содержащие персональные данные граждан.
Источниковая база исследования. Основными источниками, используемыми при проведении исследования, являлись:
- Конституция Российской Федерации, федеральные законы Российской Федерации (в том числе «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другие) и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, позволившие установить и исследовать общегосударственные правовые основы организации архивного дела в Российской Федерации,
выявить компетенцию субъектов Российской Федерации и муниципальных образований в данной сфере;
- Закон Республики Тыва «О статусе муниципальных образований»;
- Нормативные акты, регламентирующие принципы организации работы муниципальных архивов.
Согласно Конституции Российской Федерации гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени1. Реализуя свои права, граждане обращаются с запросами в государственные архивы с просьбой подтвердить те или иные сведения, необходимые при решении вопросов их социально - правового обеспечения. На основании Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархив), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290, организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, отнесена к числу основных полномочий Росархива.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.
Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Муниципальный архив администрации Улуг-Хемского кожууна является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица. Архив является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.
Документационное обеспечение управленческой деятельности
организации - важнейшая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально назначенный для этой работы сотрудник.
Таким образом, документационное обеспечение деятельности архивов регулируется следующими законодательными актами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
- Закон РФ «О государственной тайне» и др.
При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы муниципальный архив Улуг-Хемского кожууна предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:
- архивной справки;
- архивной копии;
- архивной выписки;
- информационного письма;
- тематического перечня документов;
- тематической подборки;
- тематического обзора документов.
Для решения создавшейся проблемной ситуации в архиве администрации Улуг-Хемского кожууна, с нашей точки зрения, необходимо:
1. Обеспечить службу ДОУ в полном объеме необходимыми правовыми, нормативно-методическими документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.
2. В целях установления единого порядка составления и оформления документов, документооборота, контроля исполнения, согласования в архиве администрации следует разработать Инструкцию по делопроизводству и включить в данный нормативный документ следующие разделы:
- общие положения, в котором установить сферу распространения инструкции; ответственность за ее несоблюдение; подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок документирования; нормативно-методическую базу.
- документы архива администрации, в котором перечислить виды документов, функционирующие в учреждении;
- правила подготовки и оформления документов, в которых закрепить основные требования, предъявляемые к бланкам документов, к оформлению реквизитов документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, функционирующих в учреждении;
- контроль за исполнением документов;
- порядок подготовки и прохождения поступающей корреспонденции, а также исходящих и внутренних документов;
- регистрация и индексация документов, закрепляющий единый порядок регистрации документов.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
