ВВЕДЕНИЕ 4
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 8
1.1. Законодательное регулирование деятельности ведомственных архивов 8
1.2. Методическое обеспечение сохранности архивных документов 14
ГЛАВА 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
ФГБОУ ВПО «ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 33
2.1. Реализация требований к материально-технической базе хранения
документов в ведомственных архивах 33
2.2. Направления совершенствования организации хранения документов в
ведомственном архиве 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
Актуальность темы исследования. Документы являются основой деятельности всех организаций. Влияние различных факторов на архивные документы приводит со временем к их разрушению. Массовым разрушением документов, находящихся на хранении в архивных фондах обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности архивных документов.
Главная цель сохранности - это снижение неблагоприятных факторов, которые воздействуют на документы. В разных странах мира для того, чтобы обеспечить сохранность документов на бумажных носителях, ведется интенсивный поиск современных технологий.
В настоящее время во все архивы нашей страны отдано на сохранность большое количество документов, которые свидетельствуют о различной деятельности людей. Продление долговечности документа является главной задачей для работников архива. Также о важности этой проблемы говорят различные нормативно-правовые и методические документы.
Обеспечение сохранности документов является основной функцией всех архивов. Это совокупность работ, которая одинакова не только для государственных архивов, но и для ведомственных.
Создание благоприятных условий для сохранности документов; выявление особо ценных и уникальных документов, создание для них страхового фонда; размещение документов в помещении и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; проверка наличия и состояния документов, их учет; обеспечение физико-химической сохранности документов - весь этот комплекс работ должен проводиться в архивах для того, чтобы обеспечить безопасность документов. Именно этим определяется актуальность исследования.
Степень разработанности темы. Ряд вопросов, связанных с изучением обеспечения сохранности архивных документов, затрагивался в работах Е.В. Алексеевой, Г.М. Горфейн, Н.М. Грефнер, С.А. Егорова, З.В.
Крайской, Е.А. Кошелевой, Т.В. Кузнецовой, А.В. Охотникова, Н.Г. Пономаревой, В.Ф. Привалова, А.А. Рождествиной, Ж.Ф. Сергазина, В.А. Титковой.
Г.М. Горфейн в своем исследовании «Архивоведение» представляет не только все те условия, которые обеспечивают сохранность документов, а также организацию дел и документов, которые проводятся в Архивном фонде Российской Федерации.
В своем труде «Документоведение и делопроизводство» А.В. Охотников при рассмотрении хранения документов обращает внимание на документную деятельность и документную коммуникацию, системы документаций и классификацию архивных документов.
Статья Е.В. Алексеевой «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужила фактической базой для раскрытия исследуемой темы.
Для раскрытия темы «Организация обеспечения сохранности архивных документов» было использовано много различных докладов, исследований, статей. Каждый ученый старается преподнести данную проблему со своей авторской точки зрения. Для получения более целостного знания по данной проблематике все исследованные работы помогают взглянуть нам на
полученную информацию с различных сторон.
Цель данного исследования - изучить организацию обеспечения сохранности архивных документов (на примере архива ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет»).
В соответствии с намеченной целью исследования поставлены следующие задачи:
• изучить законодательное регулирование деятельности ведомственных архивов;
• рассмотреть методическое обеспечение сохранности архивных документов;
• определить реализацию требований к материально-технической базе хранению документов в ведомственных архивах;
• охарактеризовать направления совершенствования организации хранения документов в ведомственном архиве.
Объектом исследования является архив ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет».
Предметом исследования является система обеспечения сохранности документов архива ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет».
Научная новизна исследования. Был определен ряд вопросов, которые касались обеспечения сохранности архивных документов. Также в работе была реализована попытка выполнения целостного обзора и анализа нормативно-правовой и методической базы регламентации вопросов хранения документов.
Теоретическая значимость изучения данной темы заключается в том, что вся теория, которая была применена в исследовании, может быть использована для обучения дисциплин архивоведческого цикла (например, «Теория и методика архивоведения», «Организация хранения, консервации и реставрации документов»).
Практическая значимость заключается в том, что все вопросы, которые были рассмотрены в исследовании, могут быть применены в практической деятельности архивов местных органов самоуправления (отделы управления администрации города), а также во многих организация, учреждениях, предприятиях находящихся на территории г. Кызыла.
Методологическая основа работы:
1. Хронологический метод позволяет рассмотреть законодательную и нормативно-методическую базу в хронологической последовательности.
2. Сравнительно-исторический метод был использован в исследовании, прежде всего, для решения поставленных целей и задач. Метод позволяет создать полное представление о работе хранителей фондов по сохранности архивных документов.
Источниковая база исследования. При рассмотрении данного исследования были изучены опубликованные и неопубликованные источники. Нормативно-правовая база в организации работы с документами и обеспечения их сохранности затрагивается во многих методических и нормативно-правовых документах. В первую очередь это Конституция РФ, другим важным источником являются федеральные законы: Федеральный закон от 7 июля 1993 г. № 5341-1 ФЗ «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Основу нормативно-методических документов составили: ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; «Основные Правила работы архивов организаций» от 6 февраля 2002 г.; «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23 декабря 2009 г. № 76; «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18 января 2007 г. № 19.
Структура работы обусловлена целями и задачами исследования. Дипломная работа объемом 62 страниц состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованных источников и литературы.
Организация обеспечения сохранности архивных документов всегда являлась очень важной задачей для всех архивов. Различные источники пишут о неоднократной гибели документов. Причинами этого могут быть как безответственное отношение людей к документам, так и климатические условия.
Сохраняя документ, тем самым мы храним историю страны, города. Поэтому архивные учреждения проводят работу по накоплению, сбору, хранению, обработке, распространению и поиску архивной информации.
Организация сохранности документов происходит в соответствии нормативно-правовыми и методическими документами.
Существуют основы, без которых невозможно обеспечить сохранность документов, а именно обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы; учет документов в архиве; страховое копирование с целью создания страхового фонда и фонда пользования.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, которое должно отвечать по всем параметрам обеспечения их сохранности. Требования, которые предъявляют к помещениям архива, зафиксированы в законах и правилах.
Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; санитарно-гигиенический; противопожарный; охранный. Основными факторами, обеспечивающими хранение архивных фондов, является температура и влажность. Для того, чтобы поддерживать в помещениях хранилищ оптимальный температурно-влажностный режим, должны использоваться специальные контрольно-измерительные приборы (психрометры, термометры), тем самым, можно избежать резких колебаний температуры и влажности. Соблюдение всех этих условий помогает избежать порчи или утраты документа.
Обязательным по обеспечению сохранности документов является проверка наличия и состояния документов. Она должна проводиться один раз в пять лет. Основная ее задача это выявление поврежденных документов, которые требуют реставрации, также она помогает найти потерянные документы.
Архив ФГБОУ ВПО «Тувинского государственного университета» для обеспечения сохранности документов руководствуется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
В первую очередь, особое внимание в университетском архиве уделяется материально-технической базе, так как при ее отсутствии хранение документов невозможно. Соблюдение режимов хранения документов соответствует всем правилам по организации обеспечения сохранности. Проверка наличия и состояния документов, проводится всегда своевременно.
Главным недостатком, по нашему мнению, в архиве Тувинского госуниверситета является отсутствие необходимого количества помещений для архивных документов.
Перспективой развития в организации хранения документов в архиве университета является введение с недавнего времени копирования документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, так как при утрате или повреждении документа важно, чтобы наиболее ценную информацию можно было восстановить.
Главная цель сохранности - это увеличение долговечности документов. Для этого нужно выполнять все требования, которые предъявляются к движению документов, условиям хранения и помещению архива.
Одной из самых больших проблем организации деятельности архива Тувинского госуниверситета является решение комплекса вопросов, связанных с созданием материально-технических условий, обеспечивающих физическую сохранность документов, надлежащий режим их хранения, улучшение условий хранения документов.
Помещение архивохранилища является не совсем приспособленным. Специальные приборы для контроля температурно-влажностного режима отсутствуют. Установка средств хранения произведена без учета всех норм, предусмотренных основными правилами работы архивом организации.
Стеллажи установлены вплотную у стен, что не позволяет воздуху свободно циркулировать - накапливается пыль. Ценные бумажные носители лучше хранятся при использовании соответствующего оборудования и системы создания микроклимата.
Создание материально-технических условий, обеспечивающих физическую сохранность документов, надлежащий режим их хранения: установить средства хранения с учетом норм предусмотренных «Основными правилами работы архивов организаций», приобрести приборы, обеспечивающие контроль температурно-влажностного режима хранения документов.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
