Вопросы документирования и работы с документами в законодательных и нормативных актах России

Государственные основы базируются на упорядоченной системе фиксации информации, ее хранения и трансформации в зависимости от меняющихся объективных экономико-правовых реалий. Данная система формируется на национальной основе, на этот процесс самым непосредственным образом влияют сложившиеся традиции, представления о правосознании. Развитие технической сферы реализации системы документирования привело к повсеместной модернизации различных направлений деятельности государственных и коммерческих структур.
В этом отношении важен процесс дальнейшего исследования аспектов, влияющих на развитие системы в части документально-правого оформления. Это важно в деле развития властных институтов, органов государственной власти, коммерческих структур.
Единые правила работы с документами позволяют оптимизировать деятельность специалистов в государственном секторе. В этом отношении следует упорядочить этапы работы, четко наметить план деятельности, сверить свои действия с утвержденными рекомендациями по составлению документации, ее обработке, хранению, уничтожению (после соответствующих сроков использования, утвержденных в законодательстве.
Документооборот представляет собой четко закрепленные этапы действий:
• прием, обработка и распределение входящей корреспонденции;
• подготовка и отправка исходящих документов;
• порядок учета;
• регистрация (правила индексации; порядок, формы и методы регистрации);
• справочная работа (технология информационно-поисковой деятельности, описание справочного массива);
• контроль исполнения (методы контроля исполнения, обязанности исполнителей, сроки исполнения служебных документов);
• хранение (хранение документации в структурных подразделениях);
• уничтожение после истечения определенного законом установленного периода времени с составлением акта.
В структуре деятельности органов власти, государственных организаций и коммерческих структур большую долю труда специалистов по делопроизводству занимает работа с нормативными документами, локальными актами. В этом отношении рекомендуется использовать справочно-поисковые системы (в частности, можно установить на рабочем ПК систему «Консультант плюс», «Гарант», «Право.ру», «Система Юрист», «Референт», «Кодекс», «Законодательство России» и проч.).
Выбор СПС зависит от характера деятельности специалистов по работе с документами (бухгалтерскими, кадровыми, юридическими, управленческими и проч.), от удобства работы с той или иной системой, а также от ресурсных возможностей организации.
Инструкция по делопроизводству относится к группе локальных нормативных актов, составляющих правовую основу деятельности компании.
Она полностью отражает процесс работы с документами: от их создани до передачи в архив. Инструкция, разработанная с учетом потребностей компании, унифицирует делопроизводственные процессы и делает документооборот более эффективным. В этой статье рассмотрим основные вопросы разработки данного нормативного акта, его содержание и примерную структуру.
Инструкция по делопроизводству — это основной локальный нормативный акт компании, регламентирующий технологию работы со служебной документацией. Тем не менее, она не относится к числу обязательных документов предприятия. Исключением являются только государственные организации. Акт не имеет единой унифицированной формы, а его содержание не регламентируется законодательством.
Несмотря на это, требования Госстандарта обязывают все компании сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства.
Если в компании нет службы ДОУ, разработку инструкции поручают ответственному за работу с документами сотруднику.
Информация служит основой для разработки проекта инструкции. После утверждения руководителем организации или издания соответствующего приказа, нормативный акт вводится в действие. Инструкцию по делопроизводству необходимо довести до сведения каждого сотрудника. Если речь идет о крупной компании, целесообразно провести обучение персонала, чтобы разъяснить ее содержание, рассказать о новых правилах работы.

Купить