ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА КАА-ХЕМСКОГО РАЙОНА
1.1. Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность специалиста-архивиста 11
1.2. Место и история создания архива в системе управления администрации Каа-Хемского района 24
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА-АРХИВИСТА МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА КАА-ХЕМСКОГО РАЙОНА
2.1. Виды запросов и информационных документов 33
2.2. Анализ исполнения социально-правовых запросов 49
2.3. Рекомендации совершенствования исполнения социально-правовых запросов 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
ПРИЛОЖЕНИЯ 66
В настоящее время в связи со значительно увеличившимся числом обращений граждан Российской Федерации и иностранных граждан в государственные и муниципальные архивы, связанных с подтверждением страхового стажа работы, размеров заработной платы и некоторых других сведений, необходимых для обеспечения законных прав и интересов заявителей. Это обусловлено тем, что с 1 января 2002 г. в Российской Федерации в соответствии с Федеральными законами № 166, № 167 ФЗ, осуществляется пенсионная реформа, предполагающая переход от полностью распределительной пенсионной системы к системе, основанной на страховых принципах и включающей в себя распределительный и накопительный компоненты с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан. Данное обстоятельство определило возрастающий общественный интерес к использованию архивных документов.Оттого, как и в каких условиях будет протекать данная работа, зависит и эффективность исполнения поступающих в архив запросов социально-правового характера. Вопросы, касающиеся нормативно-правовых основ использования документов, правил подготовки, и выдачи готовых ответов подробно отображены в Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации, рекомендациях Росархива и широко представлены в методической литературе Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
Согласно Конституции Российской Федерации гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени Конституция
Российской Федерации 1993 г. Реализуя свои права, граждане обращаются с запросами в государственные архивы с просьбой подтвердить те или иные сведения, необходимые при решении вопросов их социально - правового обеспечения. На основании Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархив), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290, организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, отнесена к числу основных полномочий Росархива Постановление Правительства Российской Федерации от 17.07.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» (с изменениями на 24.03.2011) .
Цель данной работы - исследовать документационное обеспечение деятельности архивного отдела администрации Каа-Хемского района и методику подготовки исполнения социально правовых запросов.
Объектом исследования данной работы являются социально-правовые запросы граждан, поступившие в архив администрации Каа-Хемского района за период последних трех лет.
Предмет исследования. Система документации муниципального архива на примере работы главного специалиста-архивиста администрации Каа-Хемского района
Исходя из цели и объекта исследования, определяются основные задачи:
- анализ исполнения запросов по видам и сложности в условиях архивов в соответствии с основными правилами работы государственных архивов;
- определить наиболее эффективные методы организации труда сотрудника архива, то есть возможности дифференцированного распределения работ по исполнению запросов.
- предложить направления совершенствования по исполнению социально-правовых запросов в муниципальном архиве Каа-Хемского района.
Методы, применяемые для решения поставленных задач при проведении данного исследования, включают в себя:
- теоретический анализ и обобщение данных научно-методической литературы;
- анализ отчетно-плановой документации архива и заключений специалиста архива администрации Каа-Хемского района;
- математико-статистическая обработка полученных данных.
Источниковая база исследования представляет собой несколько групп документов.
Систему опубликованных источников составляют нормативно¬правовые акты, государственные стандарты.
К нормативно-правовым актам исследования относятся: Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»урегулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления. А также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. На основе этого закона государственные учреждения разрабатывают свои Положения о порядке рассмотрения обращения граждан , Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти , Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов ,Федеральный закон от № 43-ФЗ от 02.03.2016 «О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации»,Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации , Федеральный закон от 27.07.2010 № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями на 27.06.2011г) определяет принципы и процедуру предоставления государственных (муниципальных) услуг, условия и порядок их оплаты, права заявителей и обязанности органов власти. В частности, граждане имеют право на полные, актуальные и достоверные сведения о госуслугах, а также на их предоставление дистанционно в электронном виде. Органы, в свою очередь, должны оказывать их своевременно и согласно стандарту , Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» предметом регулирования являются отношения, связанные с поступлением на муниципальную службу граждан Российской Федерации, прохождением и прекращением муниципальной службы, а также с определением правового положения (статуса) муниципальных служащих .
Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г предназначены для надлежащей организации деятельности архивов предприятий (организаций, учреждений) (соответствующих структурных подразделений в составе служб делопроизводства (ДОУ). Правила являются обязательными для исполнения архивами как государственных, так и негосударственных предприятий (организаций, учреждений). В приложениях к Правилам представлены формы документов, обеспечивающих надлежащую работу архива , приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
К стандартам относятся: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30- 2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов.
Использованная литература может быть разделена на две группы:
1) пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов «Организация использования документов ГАФ СССР» и учебное пособие коллектива авторов «Архивоведение» под редакцией В.П. Козлова .
2) Периодические издания, прежде всего журнал «Отечественные архивы».
В «Организации использования документов ГАФ СССР» довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.
«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования.
Статьи «Отечественных архивов» рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и специалистов в области информационных технологий.
Например, Н.И. Капустина считает, что «одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан.возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций» .
В статье Е.В.Суслова делится опытом в области автоматизации работы по исполнению запросов граждан и организаций».
Неопубликованными источниками, использованными в работе, являются:
• Положение о муниципальном архиве Каа-Хемского района
• Должностная инструкция главного специалиста-архивиста
• Административный регламент о предоставлении муниципальной услуги «Оформление архивных справок, выписок, копий архивных документов» при предоставлении муниципальной услуги «Оформление архивных справок, выписок, копий архивных документов» (далее - муниципальная услуга). Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- информационные письма с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
- архивные справки, архивные выписки, архивные копии как самостоятельные документы;
- информационные письма о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в архивы, органы и организации, расположенные на территории Российской Федерации;
- информационные письма об отсутствии сведений по запросу пользователей.
Административный регламент о предоставлении муниципальной услуги «Прием, хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»18 (далее - Регламент) по предоставлению архивом администрации Каа-Хемского района муниципальных услуг по приему, хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов. Результатом муниципальной услуги является комплектование (формирование) муниципального архива документами организаций-источников комплектования, ликвидированных организаций.
• делопроизводственные документы отдела (журнал учета исходящих документов (запросов), журнал учета входящих документов (запросов), журнал учета входящих документов из УПФ РФ).
Структура исследования. Настоящая работа состоит из введения, двух глав, объединяющих пять параграфов, заключения и списка использованных источников, приложений. Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура. В первой главе раскрыты нормативно-методические документы архива администрации района и даны общие понятия о видах социально-правовых запросов их назначении, правилах и нормах исполнения. Во второй главе проанализированы представленные социально-правовые запросы, проведен сравнительный анализ видов, количества и сложности их исполнения.
Исследование проводилось на базе архива администрации Каа- Хемского района, на основании документов (социально-правовых запросов) исполненных архивом администрации Каа-Хемского района Республики Тыва.
В данной работе были проанализированы представленные социально-правовые запросы, их виды, количество и сложность исполнения.
В настоящее время в связи со значительно увеличившимся числом обращений граждан Российской Федерации и иностранных граждан в государственные и муниципальные архивы, связанных с подтверждением страхового стажа работы, размеров заработной платы и некоторых других сведений, необходимых для обеспечения законных прав и интересов заявителей. Это обусловлено тем, что с 1 января 2002 г. в Российской Федерации в соответствии с Федеральными законами № 166, № 167 ФЗ, осуществляется пенсионная реформа, предполагающая переход от полностью распределительной пенсионной системы к системе, основанной на страховых принципах и включающей в себя распределительный и накопительный компоненты с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан. Данное обстоятельство определило возрастающий общественный интерес к использованию архивных документов.
Результаты теоретического анализа и обобщения данных научно-методической литературы позволяют отметить, что часто встречающиеся (однотипные) запросы могут иметь стандартную форму ответов, что дает возможность использовать шаблоны бланков-ответов, в которые работник
архива вносит лишь необходимые личные данные заявителя. Такая унификация непременно будет способствовать более оперативному и точному исполнению запросов граждан.
Сравнительный анализ видов социально-правовых запросов показал, уровень сложности и особенности исполнения архивных справок по данным запросам.
Количественный анализ полученных данных, позволяет сделать вывод об уровне востребованности той или иной ретроспективной информации, что позволяет оценить загруженность и динамику работы архива, об их качественных особенностях, о степени социально-экономической активности граждан в связи с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан.
Полученные результаты позволяют не только перейти к более глубокому изучению вопросов подготовки архивных справок и выдачи готовых ответов, для дальнейшей разработки рекомендаций и норм на трудозатраты по исполнению запросов социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, но и указывают на острую необходимость скорейшей информатизации архивной отрасли, способствующей не только более эффективному информационному обеспечению граждан, но и дающие возможность значительно повысить производительность труда работников архивов. Прием на государственное хранение документов по личному составу на электронных носителях, не только значительно снизит все возрастающую, порой критическую загруженность архивохранилищ подобными материалами, но и позволит более рационально использовать площади архивов в сложившихся экономических условиях.
Таким образом, в муниципальном архиве для работы по исполнению запросов предлагаем «Учет обращений граждан и организаций». Снижение нагрузки на сотрудника, связанной с выполнением повторяющихся простейших операций, позволит высвободить время для творческой аналитической работы.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
