Тема: ПРОБЛЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В последние десятилетия особое значение придается внедрению современных информационных технологий во многие сферы жизни общества. Архивное дело не стало исключением. Сегодня архивы России невозможно представить без использования компьютерной техники и специализированного программного обеспечения.
Одним из перспективных направлений деятельности архивных учреждений с точки зрения новых технологий является оцифровка документов архивного фонда для создания их электронных копий. Под оцифровкой документов понимают процесс перевода документов из традиционной (бумажной) формы в электронный (цифровой) вид с помощью специальных технических средств. Вместо термина «оцифровка» иногда употребляют схожее понятие — сканирование1.
Процессы электронного копирования архивных документов были начаты на рубеже 1980-1990-х гг. как неотъемлемая часть создания электронных каталогов собраний крупнейших библиотек, музеев и архивов. Первоначально они были предназначены для осуществления презентационных (мультимедийных) продуктов.
Затем процессы оцифровки достаточно быстро приобрели статус самостоятельного, самодостаточного, чрезвычайно капитало- и наукоемкого направления в деятельности фондодержателей. Данное направление неразрывно связанно не столько с организацией «широкого доступа» к фондам, сколько с необходимостью обеспечения физической сохранности подлинников путем создания их электронных копий и изъятия оригиналов из непосредственного обращения в читальных залах, а также выполнением государственных планов и программ по переводу историко-культурного наследия в цифровой формат2.
В настоящее время происходит настоящий бум оцифровки, процессы перевода документов на бумажных носителях в электронную форму приняли массовый характер3.
Все увеличивающийся размах проектов оцифровки повлиял на резкое обострение проблемы нормативного регулирования процессов сканирования документов. Особую озабоченность специалистов стали вызывать эмпирические методы осуществления сканирования, спорная ценность практических результатов этой бесконтрольной и бурной деятельности по оцифровке объектов историко-культурного наследия4.
В связи с этим в 2011 г. по заказу Росархива ВНИИДАД выполнил научно-исследовательскую работу на тему «Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации».
В представленном по итогам выполнения данной работы отчете был обобщен опыт 93 государственных архивных учреждений субъектов Федерации по переводу архивных фондов в цифровой вид и получен определенный срез информации, характеризующий общую ситуацию в вопросах создания электронных копий.
Вывод, сделанный в исследовании, неутешителен: в Российской Федерации отсутствуют единые подходы к процессу оцифровки архивных документов, а объемы создания и качество электронных копий архивных документов оценить невозможно в силу несопоставимости результатов оцифровки.
Поэтому в 2012 г. по заказу Росархива был разработан комплекс нормативно-методических актов, направленных на унификацию и регламентирование процессов перевода архивных документов в цифровой формат. Разработка подобного комплекса нормативно-методических актов является первой в Российской Федерации попыткой осмысления на системном уровне проблем, связанных с цифровизацией историко­культурного наследия5.
Объект исследования выпускной квалификационной работы - Архивный фонд Российской Федерации.
Предмет исследования выпускной квалификационной работы - электронное копирование документов Архивного фонда РФ.
Цель выпускной квалификационной работы - выявить основные проблемы электронного копирования документов Архивного фонда РФ.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• изучить нормативно-правовые и нормативно-методические документы, регулирующие деятельность по электронному копированию документов Архивного фонда РФ;
• рассмотреть технические и технологические проблемы создания электронных копий архивных документов;
• определить проблемы долговечности, сохранности электронных копий архивных документов и проблемы доступа к ним.
При написании работы были использованы научные статьи кандидата исторических наук, сотрудника Археографической лаборатории исторического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова Ю.Ю. Юмашевой6. В своей статье «Электронные копии документов Архивного фонда РФ: источниковедческие проблемы» Ю.Ю. Юмашева затрагивает технические и технологические проблемы создания электронных копий архивных документов. К данным проблемам обращался кандидат исторических наук, ведущий специалист Федерального архивного агентства С.Л. Кузнецов7 в статье «Концепция развития архивного дела в РФ»....
Купить

Все большее распространение в архивах Российской Федерации получает практика оцифровки документов 1. Применяя технологию оцифровки документов, удается успешно решать несколько задач в области архивного хранения: повышение уровня доступа к документам, повышение уровня сохранности подлинников, снижение требования по площадям архивных помещений1 2. Иными словами оцифровывание следует рассматривать как стратегию сохранности документа посредством увеличения доступа к нему в другом формате3.
Несмотря на очевидные преимущества использования метода оцифровки архивных документов, в нашей стране с ним связан целый ряд проблем, которые возникли при реализации на практике этого направления.
К первой группе проблем относятся технические и технологические проблемы создания электронных копий архивных документов, такие как: отсутствие постоянных источников финансирования; нехватка кадров и потребность в их обучении; слабая техническая оснащенность современными техническими средствами; проблемы выбора сканирующего оборудования с точки зрения его безопасности для оригинала, проблемы оценки и контроля качества электронных копий архивных документов; отсутствие федерального органа, обеспечивающего методическое руководство и контроль за единообразием технологий и процедур работы с документами, в том числе в электронном виде; отсутствие отработанных процедур и необходимой методической и нормативно-правовой базы, регламентирующей работу с цифровыми архивами.
Названные технические и технологические проблемы препятствуют процессу создания электронных копий архивных документов и требуют незамедлительных решений, в первую очередь, в нормативном обеспечении технологий оцифровки.
Ко второй группе относятся проблемы, связанные с обеспечением долговечности, сохранности электронных копий архивных документов: проблема определения формата оцифрования; недолговечность носителей цифровой информации; быстрая смена и устаревание аппаратного и программного компьютерного обеспечения; проблема обеспечения аутентичности, достоверности и целостности электронных копий архивных документов.
Данные проблемы необходимо решить при помощи усовершенствования, либо внедрения новых технологий, позволяющих обеспечивать долговечность, сохранность электронных копий архивных документов.
К третьей группе относятся следующие проблемы доступа к электронным копиям архивных документов: проблемы определения условий доступа к архивным информационным ресурсам, организации платного доступа к архивным информационным ресурсам, ограниченного доступа к электронным копиям архивных документов в сети Интернет, качественного доступа к электронным копиям архивных документов, а также проблемы организации доступа к электронным копиям наиболее востребованных архивных документов.
Вышеперечисленные проблемы необходимо решить путём определения критериев качественного доступа, выработки общих подходов вопросов организации платного доступа, а также усовершенствования процессов создания информационных архивных ресурсов.
Таким образом, созданная нормативно-методическая база, регулирующая процессы электронного копирования документов Архивного фонда РФ, имеет существенные недостатки на практике применения. Необходимо данные недостатки решить, т.к. они препятствуют переводу историко-культурного наследия в цифровой формат, а значит, и препятствуют повышению уровня сохранности архивных документов и повышению уровня доступа к ним.
Купить