ПРОБЛЕМЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
УЧРЕЖДЕНИЙ 7
1.1. Архив организации и его нормативно-правовое обеспечение 7
1.2. Локальная документация, регламентирующая деятельность архива
организации 15
1.3. Сохранность документов в архиве образовательного учреждения 21
2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
РОССИЙСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНО
ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА 37
2.1. Архив как структурное подразделение университета 37
2.2. Анализ сохранности документов в архиве университета 41
2.3. Предложения по улучшению условий обеспечения сохранности
документов в архиве университета 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 50
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 53
1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
УЧРЕЖДЕНИЙ 7
1.1. Архив организации и его нормативно-правовое обеспечение 7
1.2. Локальная документация, регламентирующая деятельность архива
организации 15
1.3. Сохранность документов в архиве образовательного учреждения 21
2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
РОССИЙСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНО
ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА 37
2.1. Архив как структурное подразделение университета 37
2.2. Анализ сохранности документов в архиве университета 41
2.3. Предложения по улучшению условий обеспечения сохранности
документов в архиве университета 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 50
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 53
Обеспечение сохранности документов - основная задача всех архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
• предоставление помещения для размещения архивных документов;
• обеспечение нормативных условий хранения документов;
• выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
• проверка наличия и состояния документов1.
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
• оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
• оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
• соблюдение противопожарного режима;
• соблюдение охранного режима;
• создание нормативных температурно-влажностного, светового
режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий2.
Объектом исследования является сохранность документов.
Предмет исследования - обеспечение сохранности документов в архиве образовательного учреждения.
Основной целью выпускной квалификационной работы является выявление проблем сохранности архивных документов в архиве образовательного учреждения, как одного из главного направления работы архива. От того, насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать понятие архива, рассмотреть функции и виды архивов, изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую деятельность архивов.
2. Изучить с теоретических позиций обеспечение сохранности архивных документов в организации, в том числе и в образовательном учреждении.
3. Дать характеристику Российскому государственному профессионально-педагогическому университету и выявить проблемы, существующие в архиве университета, сделать сравнительный анализ сохранности архивных документов.
4. Предложить пути решения по улучшению условий сохранности архивных документов в архиве университета.
В ходе написания выпускной квалификационной работы были исследованы следующие источники: Федеральный закон «Об архивном деле в Российский Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125; Федеральный закон от 29.12.2012 N 273 «Об образовании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»; «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден постановлением Министерства труда Российской Федерации от 21.08.1998 г. № 37; Приказ Роскомархива от 18.08.1992 № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» все перечисленные документы, составляют нормативно-правовую базу всех архивов.
Также в выпускной квалификационной работе была использована следующая литература: учебное пособие Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой под редакцией В.П. Козлова, в данном пособии мы изучили локальную документацию, которая регламентирует деятельность государственных архивов и архивов организаций3. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций, в данном пособии мы рассмотрели структуру архива организации4.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
• предоставление помещения для размещения архивных документов;
• обеспечение нормативных условий хранения документов;
• выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
• проверка наличия и состояния документов1.
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
• оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
• оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
• соблюдение противопожарного режима;
• соблюдение охранного режима;
• создание нормативных температурно-влажностного, светового
режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий2.
Объектом исследования является сохранность документов.
Предмет исследования - обеспечение сохранности документов в архиве образовательного учреждения.
Основной целью выпускной квалификационной работы является выявление проблем сохранности архивных документов в архиве образовательного учреждения, как одного из главного направления работы архива. От того, насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать понятие архива, рассмотреть функции и виды архивов, изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую деятельность архивов.
2. Изучить с теоретических позиций обеспечение сохранности архивных документов в организации, в том числе и в образовательном учреждении.
3. Дать характеристику Российскому государственному профессионально-педагогическому университету и выявить проблемы, существующие в архиве университета, сделать сравнительный анализ сохранности архивных документов.
4. Предложить пути решения по улучшению условий сохранности архивных документов в архиве университета.
В ходе написания выпускной квалификационной работы были исследованы следующие источники: Федеральный закон «Об архивном деле в Российский Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125; Федеральный закон от 29.12.2012 N 273 «Об образовании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»; «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден постановлением Министерства труда Российской Федерации от 21.08.1998 г. № 37; Приказ Роскомархива от 18.08.1992 № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» все перечисленные документы, составляют нормативно-правовую базу всех архивов.
Также в выпускной квалификационной работе была использована следующая литература: учебное пособие Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой под редакцией В.П. Козлова, в данном пособии мы изучили локальную документацию, которая регламентирует деятельность государственных архивов и архивов организаций3. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций, в данном пособии мы рассмотрели структуру архива организации4.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.
В результате проведенного исследования в выпускной квалификационной работы по теме «Проблемы обеспечения сохранности документов в архиве образовательного учреждения» можно сделать ряд выводов:
1. В каждой организации должен быть создан архив, работа которого должна быть основана на нормативно-правовой базе, состоящей из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов, в соответствии с нормативноправовой базой, архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Локальная документация, которая регламентирует деятельность архива организации, разрабатывается в архиве организации и утверждается органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации.
К таким документам относятся:
• Положение об архиве организации;
• Инструкция о службе документационного обеспечения
управления (ДОУ) или инструкция по делопроизводству организации;
• если в архиве учреждения есть подразделения - положение о структурном подразделении;
• должностные инструкции сотрудников архива организации.
2. Все архивы организаций должны соблюдать единые правила хранения документов, а также обеспечивать нормативные условия по обеспечению сохранности архивных документов, несоблюдение этих правил ведет к утере архивных документов, их преждевременного старения.
3. Архив университета хранит личные дела обучающихся (окончивших университет и отчисленных по формам обучения); личные дела аспирантов, докторантов и соискателей; личные дела работников университета; лицевые счета работников университета; документы постоянного хранения, не переданные на государственное хранение.
4. Мы выявили и описали ряд проблем, существующих в архиве
Российского государственного профессионально-педагогического
университета, таких как:
• отсутствие документации, регламентирующей деятельность архива
• Отсутствие должностных инструкций работников архива;
• несоблюдение требований к помещению архива;
• несоблюдение режимов хранения архивных документов (световой режим, температурно-влажностный режим, санитарногигиенический режим, противопожарный и охранный режим);
• отсутствие профессионального образования у работников архива.
5. Проанализировав проблемы, существующие в архиве университета, предложили решения по улучшению условий обеспечения сохранности архивных документов. На данный период времени, сотрудники могут устранить некоторые несоответствия, существующие в архиве. Например, более детально планировать свою работу, разработать план мероприятий по обеспечению сохранности документов архиве, составить график влажной уборки помещений, график обработки цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов водными антисептиками. Не реже одного раза в год, проводить обеспыливание стеллажей и шкафов с документами. Проводить проверку наличия и состояния дел, осуществлять физикохимическую обработку документов, с целью устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов, восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности, для того, чтобы предотвратить преждевременное старение документов или их утрату. Для предотвращения проблем также можно призвать стороннюю организацию, которая занимается необходимыми измерениями всех режимов хранения, но для этого также потребуются финансовые ресурсы.
6. Для решения всех остальных проблем нужно выделить средства для того, чтобы обеспечить архив необходимыми контрольноизмерительными приборами, например, таких как термометры - для измерения температуры воздуха; психрометры - для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры - для измерения влажности воздуха, это позволит отслеживать все изменения, происходящие в помещении, на основе этих изменений принимать меры для их предотвращения.
1. В каждой организации должен быть создан архив, работа которого должна быть основана на нормативно-правовой базе, состоящей из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов, в соответствии с нормативноправовой базой, архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Локальная документация, которая регламентирует деятельность архива организации, разрабатывается в архиве организации и утверждается органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации.
К таким документам относятся:
• Положение об архиве организации;
• Инструкция о службе документационного обеспечения
управления (ДОУ) или инструкция по делопроизводству организации;
• если в архиве учреждения есть подразделения - положение о структурном подразделении;
• должностные инструкции сотрудников архива организации.
2. Все архивы организаций должны соблюдать единые правила хранения документов, а также обеспечивать нормативные условия по обеспечению сохранности архивных документов, несоблюдение этих правил ведет к утере архивных документов, их преждевременного старения.
3. Архив университета хранит личные дела обучающихся (окончивших университет и отчисленных по формам обучения); личные дела аспирантов, докторантов и соискателей; личные дела работников университета; лицевые счета работников университета; документы постоянного хранения, не переданные на государственное хранение.
4. Мы выявили и описали ряд проблем, существующих в архиве
Российского государственного профессионально-педагогического
университета, таких как:
• отсутствие документации, регламентирующей деятельность архива
• Отсутствие должностных инструкций работников архива;
• несоблюдение требований к помещению архива;
• несоблюдение режимов хранения архивных документов (световой режим, температурно-влажностный режим, санитарногигиенический режим, противопожарный и охранный режим);
• отсутствие профессионального образования у работников архива.
5. Проанализировав проблемы, существующие в архиве университета, предложили решения по улучшению условий обеспечения сохранности архивных документов. На данный период времени, сотрудники могут устранить некоторые несоответствия, существующие в архиве. Например, более детально планировать свою работу, разработать план мероприятий по обеспечению сохранности документов архиве, составить график влажной уборки помещений, график обработки цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов водными антисептиками. Не реже одного раза в год, проводить обеспыливание стеллажей и шкафов с документами. Проводить проверку наличия и состояния дел, осуществлять физикохимическую обработку документов, с целью устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов, восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности, для того, чтобы предотвратить преждевременное старение документов или их утрату. Для предотвращения проблем также можно призвать стороннюю организацию, которая занимается необходимыми измерениями всех режимов хранения, но для этого также потребуются финансовые ресурсы.
6. Для решения всех остальных проблем нужно выделить средства для того, чтобы обеспечить архив необходимыми контрольноизмерительными приборами, например, таких как термометры - для измерения температуры воздуха; психрометры - для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры - для измерения влажности воздуха, это позволит отслеживать все изменения, происходящие в помещении, на основе этих изменений принимать меры для их предотвращения.
Подобные работы
- Учёт и обеспечение сохранности документов (Российский Университет Транспорта)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 2000 р. Год сдачи: 2024 - Организация работы по фондированию документов в архиве ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет»
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5970 р. Год сдачи: 2016 - Информационные технологии в Национальном Архиве США
Дипломные работы, ВКР, история . Язык работы: Русский. Цена: 4320 р. Год сдачи: 2016 - ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВНОГО ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АЛТГУ
Дипломные работы, ВКР, история . Язык работы: Русский. Цена: 4260 р. Год сдачи: 2022 - АРХИВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Дипломные работы, ВКР, экономика. Язык работы: Русский. Цена: 4600 р. Год сдачи: 2018 - МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ И ОБРАБОТКИ ДЕЛ В АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ г. КЫЗЫЛА
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5500 р. Год сдачи: 2015 - ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВА) КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Диссертация , гражданское право. Язык работы: Русский. Цена: 500 р. Год сдачи: 2004 - ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С УПРАВЛЕНЧЕСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ В МБДОУ ДЕТСКИЙ САД ОБЩЕРАЗВИВАЮЩЕГО ВИДА № 80
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4310 р. Год сдачи: 2018 - Состояние и развитие научно-справочного аппарата в государственных архивах СФО
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2021