Тема: Организация учета и хранения в МКУ «Канский городской архив»

Актуальность темы исследования обусловлена высокой ролью муниципальных архивов, которые участвуют в сохранении документов, среди которых материалы по истории городов, сел, деревень, а также документы по личному составу, в том числе ликвидируемых организаций, необходимых для подтверждения социальных прав граждан 1. Современные принципы организации архивного дела закреплены в Международном совете архивов.
Правовой основой создания муниципальных архивов является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 1 2. Согласно ст.3 п.11: муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов 3.
Архивы являются, с одной стороны, частью национального наследия России, с другой - организациями (учреждениями), включенными в систему государственного управления Российской Федерации 4. Для всех архивов свойственна одна главная функция - это предоставление доступа населения к документной информации. Следует отметить, что у документов разная значимость, определенный срок хранения и после завершения работы с ними, они могут быть заново требуемыми. Для поиска нужного документа, была разработана примерная система организации учета и хранения документов.
Благодаря соблюдениям правил можно быстро найти интересующий документ, а также не потерять его.
Муниципальное казенное учреждение «Канский городской архив» (далее также МКУ «Канский городской архив» или Канский городской архив) представляет собой хранилище архивных документов, которые отражают историю Канска, его политическое, экономическое, социальное, культурное прошлое, в том числе в годы Великой Отечественной войны, характеризует деятельность органов местной власти учреждений образования, культуры, жилищное строительство 5. Сейчас через социокультурную деятельность реализуются функции, присущие всем архивным учреждениям любого уровня - федеральным, государственным, муниципальным. Но только на муниципальном уровне пока наблюдается недооценка деятельности архивов 6. Хотя именно использование и популяризация архивных документов, в том числе качественное обслуживание потребителей информации, формирует образ архива в глазах населения муниципального образования и определяет его место в данном социуме и сферу социального влияния. Для повышения правового положения муниципального архива, следует осмыслить, проанализировать новые задачи, которые стоят пред ним, и, таким образом, разработать современные принципы работы по всем аспектам их деятельности 7.
Степень изученности темы. Теоретические основы разработки принципов организации учета и хранения архивных документов в России были определены в работе Л.П. Афанасьевой «Нормативно-правовое регулирование Архивного дела Российской Федерации» 8. В статье И.В. Вадимовой «Учет и использование документов в государственных (муниципальных) архивах»9 описан порядок и учет архивных документов, и внесение изменении в учетные данные.
Первые упоминания о проблеме обеспечения сохранности архивных документов в научной статье обрела объяснение в трудах В.Ф. Привалова,
Э. В. Колосовой, И. В. Ивановой 10. Составители статьи подвели итоги, о том, что принцип направленности работ по обеспечению сохранности архивных документов менялся. Изучение проблемы с исторической точки зрения на базе анализа правовых основ, которые определяют деятельность архивных организаций по обеспечению сохранности и распознавание устранений угроз архивным делам в каждый отрезок времени оказался очень практичным и был использован при написании выпускной квалификационной работы 11.
В работе М. В. Ларина «О разработке новых правил работы государственных архивов»12 говорится о том, что, сейчас приближается весьма серьезный и знаменательный этап для архивного дела в целом. В статье рассматривается история разработки и практика применения действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, а также раскрываются причины переработки Правил, которые сделают возможным выделить работу деятельности архивов, а также сделать акцент на уникальность российского архивного дела.
В автореферате диссертации И. Г. Асфандияровой «Законодательство субъектов в Российской Федерации об архивных фондах и архивах: теория и практика» важная роль отдается архивам, так как они - главная часть национального состояния. Также в работе затрагиваются вопросы теоретический исследований, которые посвящены проблемам регионального архивного законодательства и государственному управлению в сфере архивного дела 13. Автор акцентирует внимание на то, что для обеспечения научного управления, сохранения целостности и безопасности архивов, которые служат в интересах населения и государства обязательно архивное законодательство, которое, в свою очередь воссоздает демократичность и уровень, а также развитие и зрелость архивного дела....
Купить

В заключении, можно сделать вывод, что обеспечение сохранности документов в архивном деле - самая главная задача. Для этого в архивах идет осуществление строгого контроля их постановки на государственный учет и создание условий для благоприятного температурного режима. Тем самым, храня документы, архивы дают возможность использования документов в дальнейшем. Государство и общество являются потребителями этой информации. Функции муниципальных (городских) архивов должны реализовываться не только в помощи своих услуг поиска и отбора нужной информации, но и также в формировании информационной культуры общества.
В первой главе выпускной квалификационной работы была описана нормативно-правовая база архивного дела, касающаяся вопросов деятельности федеральных региональных и муниципальных архивов. Также первая глава включила в себя историю развития Канского городского архива и описание его деятельности. Название, которое присвоено архиву на сегодняшний день, менялось с 1925 г. по 2011 г. Из этой же главы мы получили сведения о составе фондов и объеме документов по состоянию на 01.01.2020 г. Была представлена таблица по запросам социально-правового, имущественного, генеалогического и тематического характера и составлена по ней гистограмма, где видно, сколько всего запросов с положительным ответом исполнено. Кроме этого актуализирована организационная структура МКУ «Канский городской архив» и составлена таблица по функциональным обязанностям сотрудников. Отличительной особенностью муниципального архива г. Канска, является то, что в учреждении работает малое количество сотрудников (директор, методист, хранитель фондов и архивисты). Но, не смотря на такой состав, в организации идет строгое соблюдение и регламентация архивного дела на территории г. Канска.
Во второй главе выпускной квалификационной про учет описана процедура проверки наличия и состояния архивных документов, составлена таблица и гистограмма сравнительного анализа результатов проверок на 01.01.2019 г. и на 01.01.2020 г. Вдобавок к этому представлена таблица по организации процедуры учета, за каким сотрудником закреплена обязанность в выполнении работы. По организации учета по состоянию на 01.01.2020 г., в МКУ «Канский городской архив», было выполнено:
• во исполнение Регламента государственного учета документов Архивного фонда РФ составлен и предоставлен в архивное агентство паспорт по состоянию на 01.01.2019 г., проведена паспортизация организаций- источников комплектования по состоянию на 01.12.2019 г.;
• продолжена работа по внесению информации о переименованиях организаций в листы фондов организаций;
• продолжена работа по обновлению ярлыков (с указанием названия и номера архивного фонда, номера описи дел, единиц хранения и прочь.);
• вносились изменения в составе и объеме фондов в учетные документы (список фондов, книга учета поступлений документов, лист фонда, опись, сведения об изменениях в составе и объеме документов, паспорт городского архива и т.д.);
• проводилось картонирование дел, включенных в состав Архивного фонда РФ организаций-источников комплектования городского архива;
• в Базу Данных «Архивный фонд» были внесении описания 3 фондов;
• подвергнуты дальнейшей каталогизации документы фондов: «Исполком Канского городского совета» (Р-14), просмотрено - 91 ед. хр., закаталогизировано - 70 ед. хр., составлено - 144 карточки.
В параграфе про хранение также был произведен анализ сравнения данных на 2019-2020 гг., и сделаны основные выводы по всем таблицам. Что касается вопросов правил и приказов, которыми руководствуются сотрудники архива, то вся работа МКУ «Канский городской архив», регулируется по стандартным нормативно-правовым актам по обеспечению сохранности и учета 52
документов. В целях обеспечения сохранности документов в МКУ «Канский городской архив» за 2019 г., было выполнено:
• проведен мониторинг материально-технической базы городского архива соблюдения нормативных условий хранения архивных документов;
• работа была направлена на усиление безопасности архива и архивных фондов, предотвращения случаев их хищения;
• систематически осуществлялся контроль за порядком выдачи дел из архивохранилищ всем категориям пользователям, со своевременным их возвратом;
• в работе с пользователями неукоснительно соблюдались нормативные требования по организации хранения и выдачи им документов;
• регулярно в течение года проводилось обеспыливание архивных документов;
• регулярно проводился осмотр архивохранилищ с занесением данных (температура и влажность) в журнал.
Что касается практической значимости по учету и хранению документов, то в архивохранилищах МКУ «Канский городской архив», следует поставить систему кондиционирования воздуха для обеспечения оптимального температурного и влажностного режима.
В рамках выпускной квалификационной работы нами были разработаны и представлены следующие документы: результаты розыска необнаруженных дел на 01.01.2020 г., хранение архивных документов, относящихся к государственной собственности Красноярского края и находящихся в муниципальной собственности на 01.01.2020 г., состав и объем научно­справочной библиотеки на 01.01.2020 г.
Таким образом, весь комплекс по организации хранения и учета документов в МКУ «Канский городской архив», был выполнен в соответствии с задачами выпускной квалификационной работы.
Купить