Проанализировав основные направления работы архивов образовательных организаций можно сказать, что вне зависимости от типа и вида организации ее архив будет выполнять задачи по комплектованию, учету документов, организации хранения документов, использованию документов, передаче документов на хранение в государственный архив. Помимо этого, архив образовательной организации, как и архив любой другой организации, будет выполнять свои задачи и функции в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, разработанных и утвержденных в 2015 году.
Рассмотрев документальный фонд образовательной организации высшего образования можно сказать, что документация образовательной организации, составляющая его документальный фонд, представляет собой значительную по объему и разнообразную по видовому составу систему документации, включающую комплексы документации, отражающие общую управленческую и специфическую деятельность образовательного организации.
Таким образом, в состав функциональных систем документации, обеспечивающих управленческую деятельность образовательных организаций, входят: система организационно-распорядительной документации; система кадровой документации; система плановой документации; система первичной учетной документации; система отчетной документации; система документации по труду; система бухгалтерской документации; система финансовой и расчетно-денежной документации.
Комплексы документации, отражающие специфическую деятельность образовательного учреждения, включают документы, входящие в систему учебной документации.
Рассмотрев архив Российского государственного-профессионально педагогического университета можно сказать следующее - архив РГППУ является структурным подразделением в отделе Управления документации. В своей деятельности архив руководствуется нормативно-правовыми актами в области архивного дела, а также локальными актами, которые регулируют и регламентируют все аспекты его работы.
Архив РГППУ осуществляет следующие направления работы: организация хранения и обеспечение сохранности документов, учет документов, комплектование архива, организация использования документов, передача дел на государственное хранения.
На хранение в архив поступают следующие документы: личные дела студентов, аспирантов, докторантов; личные дела профессорско- преподавательского состава, соискателей и работников университета; лицевые счета работников, приказы ректора по основной деятельности и по личному составу. С каждым годом рост документооборота увеличивается, в связи с чем, увеличивается и объем поступающих в архив, на хранение, документов, а значит, требуется увеличение архивохранилищ.
В связи с тем, что документы не передаются на хранение в государственный архив, а хранятся в архиве РГППУ, было выделено новое архивохранилище площадью 178,1 м2. Однако уже сегодня хранилище заполнено на 80%, а со стремительным ростом документооборота, в скором времени вновь возникнет проблема с нехваткой места под размещение документов.
Для экономии пространства и для защиты информации и документов от физического уничтожения, а также для быстрого поиска необходимых документов в архиве РГППУ, было предложено внедрение электронного архива. Данное предложение значительно ускорит поступление документов в архив, которые на текущий момент остаются необработанными. В данном решении полезную роль может сыграть привлечение сторонней аутсорсинговой организации, так как объем не поступивших в архив документов велик, а штат сотрудников архива РГППУ может оказаться не готов к переходу на электронный архив.
Действия профессионалов позволят без ошибок и в максимально короткие сроки внести в архив необработанные документы. После этого, в дальнейшем, можно будет перейти и к самостоятельному ведению электронного архива.
Изучение архива образовательной организации, в ходе написания данной работы, позволило составить план-конспект учебного занятия, на тему «архив образовательной организации», в котором учащиеся могут получить базовые знания по обозреваемой теме. Так же имеется возможность, с помощью практики, закрепить полученные теоретические знания, что послужит полезной базой в изучении данной темы и общее представление о функциях архива образовательной организации. Так же результат данного занятия, позволит получить навыки работы с нормативно-правовыми и локальными документами регламентирующими деятельность архива, что положительно повлияет, в дальнейшем, более углубленном, изучении тем.

Купить