Тема: РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

В наше время классификация документов является одной из наиболее важной и до сих пор нерешенной проблемой. Появляются новые виды документов, увеличивается объем электронного документооборота, вопросы упорядочения работы с документами, а в основном их систематизация и классификация, выступают на первый план. Одним из эффективных способов систематизации и классификации крупных документальных фондов, образующихся в процессе деятельности организаций, является создание номенклатуры дел.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обуславливается важностью обеспечения для любой организации упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает затраты труда и времени на повторную подготовку однотипных документов.
Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.
Объект данной работы: номенклатура дел образовательной организации.
Предмет работы: разработка номенклатуры дел Российского государственного профессионально - педагогического университета.
Цель данной выпускной квалификационной работы - разработать номенклатуры дел для Российского государственного профессионально-педагогического университета.
Для ее достижения необходимо решить следующие задачи:
- познакомиться с понятием и назначением номенклатуры дел;
- изучить нормативную основу разработки номенклатуры дел;
- выявить порядок разработки номенклатуры дел в Российской государственном профессионально-педагогическом университете;
- описать структуру и оформление сводной номенклатуры дел Российского государственного профессионально-педагогического университета.
Для решения поставленных задач были изучены нормативные документы по ДОУ и специальная литература. Так, Бобылева М. П. в своей статье «Подготовка номенклатуры дел организации в условиях использования элементов электронного документооборота» рассказывает не только о правилах разработки и оформления номенклатуры дел в условиях бумажного документооборота, но и показывает, как в номенклатуре дел отразить наличие на предприятии электронных документов и баз данных, как меняется технология работы с номенклатурой благодаря внедрению систем автоматизации делопроизводства .
Про оформление номенклатуры дел, рекомендации по систематизации документов и формулированию заголовков дел, по определению сроков их хранения рассказывает Доронина Л.А. в своей статье «Составляем номенклатуру на следующий год». Автор отмечает послабления, предусмотренные «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов .
В статье Иритиновой В.С. «Практикум по составлению номенклатуры дел» рассказывается как лучше систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года .
Каким образом систематизируются документы, правила их группировки, принципы формировании документов в дела, регламентирующие документы, определение сроков хранения документов рассказывает автор Лепеха О.А. в своей статье .
О составление и ведение номенклатуры дел рассказывает автор статьи «Из опыта работы по созданию номенклатуры дел в учреждениях медико-социальной экспертизы» Попова Е.Н., который детально рассматривает вопросы о правильном составление и ведение номенклатуры дел в организации .
В Методических рекомендациях авторами, которых являются Сокова А.Н., Белая Т.Р. и Гавлин М.Л., представлена организация работы по составлению примерных номенклатур дел (от принятия решения о разработке примерной номенклатуры дел до ее утверждения, введения в действие и внедрения), также подробно изложена методика составления примерных номенклатур дел, даны рекомендации по применению примерных номенклатур дел .
О сроках составления номенклатуры дел, об актах о выделении документов на уничтожение, об архивных описях и многое другое рассматривает Тиханович С.В. в статье «План работы архива на год». Автор определяет номенклатуру дел как шпаргалку, которой будет пользоваться сотрудник архива при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год .
При разработке номенклатуры дел в первую очередь руководствуются Федеральным законом «Об архивном деле» в котором прописаны сроки временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение, и сроки хранения документов по личному составу .
Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов 2015 года . Данные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел.
При проектировании номенклатуры дел особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых управленческих архивных документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Он является основным нормативным документом при определении сроков хранения документов. Перечень построен по функциональному признаку и состоит из двух частей.
Так же организация должна руководствоваться локальными актами при составлении номенклатуры дел. Нужно изучить устав, положение об организации и ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы, такие как журналы, картотеки. Именно в таких внутренних документах организации отражается необходимая информация для разработки номенклатуры дел.
В результате работы был проведен анализ литературы и источников, которые помогают при разработке номенклатуры дел. Каждый из авторов уделил должное внимание как самой номенклатуре, так и ее практической составляющей. Также стоит выделить особую значимость нормативных документов и внутренней документации в организации, ведь благодаря им можно определить правильное обозначение структурных подразделений и состав документального фонда.
Данная работа состоит из введения, двух глав, методической разработки, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения, в котором представлен проект сводной номенклатуры дел, разработанной для ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет».

Купить

Таким образом, номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От качества составления номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Инструкции по делопроизводству.
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения, который в целом составляются в сводную номенклатуру дел всей организации.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

Купить