Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ПРОИЗВОДСТВЕННОМ ОТДЕЛЕНИИ ЭНЕРГОСНАБЖАЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

В настоящее время документооборот играет большую роль для организации и всего общества в целом. Эффективность движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является одним из основных критериев успеха организации. Насколько правильно и рационально организована работа с документами, зависит эффективность управления организацией.
Процесс регистрации документов является одним из главных в делопроизводстве. Главным назначением регистрации документов является придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. При помощи регистрации документов происходит присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму . Основой современной организации оперативной и рациональной работы по управлению документами является ведение электронного документооборота. Следовательно, регистрация документов на компьютере при помощи электронных баз данных является рациональной и наиболее удобной.
Для большинства документов процесс регистрация является обязательным, так как он фиксирует факт их создания или получения. При этом на документах оформляется в обязательном порядке специальный реквизит или реквизиты . Безошибочная и рациональная система регистрации документов способствует быстрому поиску документов и контролем за их исполнением. Ручная регистрация в журналах и регистрационно-контрольных карточках затрудняет поиск и контроль исполнения, так как на эту операцию уходит значительное количество времени и не исключаются ошибки и нарушение сроков.
Актуальность данной темы обусловлена в повседневном использовании документов и очень важном значении регистрации документов для общества и отдельной организации. Широкое применение регистрации документов является тенденцией мирового развития. В современной практике делопроизводства данная тема очень актуальна, это важная часть правовых отношений в организации, а также за её пределами. Если грамотно организован процесс регистрации документов, то повышается качество и оперативность работы.
Таким образом, правильно организованная регистрация документов облегчает работу организации в целом, так как поступающих и создаваемых организацией документов большое количество. От четкости и оперативности обработки документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации регистрации документов всегда уделяется большое внимание.
Особенностью написания выпускной квалификационной работы является исследование организации регистрации документов в производственном отделении «Западные электрические сети» филиала открытого акционерного общества «Межрегиональной распределительной сетевой компании Урала» - «Свердловэнерго» (далее - ПО «ЗЭС» филиала ОАО «МРСК Урала» - «Свердловэнерго»)
Объект исследования - регистрация документов как важный процесс делопроизводства.
Предмет исследования - организация регистрации документов в энергоснабжающей компании в условиях смешанного документооборота.
Целью представленной работы является - изучение процесса регистрации документов в ПО «ЗЭС» филиала ОАО «МРСК Урала» - «Свердловэнерго», как основного этапа работы с документами, для его дальнейшего совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:
- охарактеризовать энергоснабжающую организацию (ПО «ЗЭС» ОАО «МРСК Урала») и структурное подразделение, отвечающее за работу с документами (службу документообеспечения);
- рассмотреть и проанализировать видовой состав документов и порядок работы с ними в ПО «ЗЭС» филиала ОАО «МРСК Урала» - «Свердловэнерго»;
- выявить особенности, преимущества и недостатки процесса регистрации документов в ПО «ЗЭС» филиала ОАО «МРСК Урала» - «Свердловэнерго», а также сформулировать предложения по его совершенствованию;
- разработать учебное занятие для обучения новых сотрудников ПО «ЗЭС» филиала ОАО «МРСК Урала» - «Свердловэнерго» по регистрации документов.
В теоретическом плане вопросы общей работы организации документооборота освещены такими авторами как М.И. Басаков , М.В. Ватолина , М.В. Кирсанова , И.Н. Кузнецов , М.Л. Ларин . Данные авторы рассматривают процессы делопроизводства (в том числе, процесс регистрации документов) и основные этапы «жизненного цикла» документа, возникновение, документирование информации, средства и способы документирования, структура документа.
Наиболее глубоко и подробно вопросы, касающиеся процесса регистрации документов, рассматривают Ю.С. Задорина , Е.М. Каменева . Авторы дают ответы на наиболее важные вопросы, касающиеся регистрации документов: регистрационный номер документа, принципы регистрации, документы, подлежащие регистрации, порядка и места регистрации, а также вопросы, касающиеся форм регистрации документов...
Купить

ОАО «МРСК Урала» занимается приёмом, передачей и распределением электроэнергии. Особенностью является то, что у компании сложная организационная структура. ОАО «МРСК Урала» входит в холдинг МРСК России, который объединён под руководством ПАО «Россети». В свою очередь, ОАО «МРСК Урала» состоит из филиалов: «Свердловэнерго», «Челябэнерго» и «Пермэнерго», а филиалы также состоят из производственных отделений. Работу с документами в производственном отделении «Западные электрические сети» ведёт служба документообеспечения, которая должное внимание отдаёт процессу регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
Так же мы выявили видовой состав документов в производственном отделении «Западные электрические сети», определили их особенности. В службе осуществляется работа с основными видами организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документациями. Анализ оформления документов позволил выявить различия с ГОСТ Р 6.30-2003. Например, бланки документов в качестве изображения содержат три эмблемы, которые располагаются в ряд: эмблема Россети, эмблема МРСК Урала и эмблема производственного отделения «Западные электрические сети» с их справочными данными. Ещё одной особенностью является то, что на бланке организационно-распорядительных документов не проставляется реквизит место составления документа. Также в организации используется новый реквизит - список рассылки, который проставляется на последнем листе в нижнем левом углу, где указывается, кому из сотрудников данный документ рассылается. Следовательно, организации нужно привести Стандарт по документированию управленческой деятельности в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 (по крайней мере применительно к первым двум особенностям).
Можно сделать вывод, что документооборот в организации ведётся рационально, так как чётко и оперативно организованная работа с документами позволяет повысить скорость выработки управленческого решения. В организации используется смешенный документооборот, так как полностью перейти на электронный организация пока не решается. Регистрация документов в ОАО «МРСК Урала» тесно связана с движением документов, так как запись сведений о документе происходит на любом этапе обработки документа.
На этапе приёма и первичной обработки входящих документов осуществляет проверка правильности доставки и целостность вложений, после которой документы, подлежащие регистрации, регистрируются и передаются адресатам для рассмотрения, результаты которого оформляются резолюцией, а далее документ направляется на исполнение.
Обработка исходящего документа начинается с составления проекта документа, после которого согласуется, проверяется на правильность оформления и документ предоставляется на подпись к руководителю, после подписания документ регистрируется и отправляется.
Этап обработки для внутренних документов начинается со сбора и анализа информации для подготовки проекта документа, далее проект документа проходит этап согласования, после которого утверждается и передаётся на подпись руководителю и, наконец, документ регистрируется, доводится до исполнителей и ставится на контроль.
В организации применяется смешенная система регистрации документов, т.е. документы регистрируются как в СДО, так и в других структурных подразделениях. Регистрация разных документопотоков различается реквизитами, использующимися при регистрации документов. Документы ограниченного доступа имеют особенность в том, что регистрируются не посредством компьютера в АИСБД, а в бумажных журналах с графами, отличными от обычных журналов.
Регистрация в автоматизированной системе имеет много преимуществ, которые облегчают работу с документами: быстрая и удобная информационно¬справочная работа по документам, внесение значительного количества
сведений о документе, прикрепление к регистрационной карточке сканированной копии документа и т.п. При таком объёме преимуществ, даже временные недостатки технического характера: зависание компьютера и самой программы АИСБД, сбои работы и низкая скорость сети Интернет, неисправность работы принтера и сканера, не так ощутимы на фоне достоинств.
Недостатки в регламентации процесса регистрации документов можно исправить: во-первых, дополнить должностные инструкции, где детально прописать функции сотрудников по регистрации документов. Во-вторых, в стандарте организации по документированию управленческой деятельности дополнить и раскрыть более подробно процесс регистрации документов в программном обеспечении АИСБД. В-третьих, для более удобного пользования и введения в программу новых работников разработать памятку по основным процессам, протекающим в организации, в том числе, памятку по регистрации документов для новых сотрудников, где указать реквизиты и пояснения по их заполнению.
В целях введения новых сотрудников в рабочий процесс, было разработано учебное занятие по теме: «Регистрация документов». Данное занятие позволит сотрудникам освоить программу АИСБД, а также процесс регистрации документов. На данном занятии обучающиеся пользователи получат возможность самостоятельно решать все основные задачи по регистрации документов, для лучшего усвоения и закрепления теоретических знаний, и тем самым получат повышение качества работы. При необходимости новые сотруднику смогут получить дидактическое руководство после обучения.
Таким образом, регистрация документов - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, без которой в управлении документами нам не обойтись.

Купить