ОАО «МРСК Урала» занимается приёмом, передачей и распределением электроэнергии. Особенностью является то, что у компании сложная организационная структура. ОАО «МРСК Урала» входит в холдинг МРСК России, который объединён под руководством ПАО «Россети». В свою очередь, ОАО «МРСК Урала» состоит из филиалов: «Свердловэнерго», «Челябэнерго» и «Пермэнерго», а филиалы также состоят из производственных отделений. Работу с документами в производственном отделении «Западные электрические сети» ведёт служба документообеспечения, которая должное внимание отдаёт процессу регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
Так же мы выявили видовой состав документов в производственном отделении «Западные электрические сети», определили их особенности. В службе осуществляется работа с основными видами организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документациями. Анализ оформления документов позволил выявить различия с ГОСТ Р 6.30-2003. Например, бланки документов в качестве изображения содержат три эмблемы, которые располагаются в ряд: эмблема Россети, эмблема МРСК Урала и эмблема производственного отделения «Западные электрические сети» с их справочными данными. Ещё одной особенностью является то, что на бланке организационно-распорядительных документов не проставляется реквизит место составления документа. Также в организации используется новый реквизит - список рассылки, который проставляется на последнем листе в нижнем левом углу, где указывается, кому из сотрудников данный документ рассылается. Следовательно, организации нужно привести Стандарт по документированию управленческой деятельности в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 (по крайней мере применительно к первым двум особенностям).
Можно сделать вывод, что документооборот в организации ведётся рационально, так как чётко и оперативно организованная работа с документами позволяет повысить скорость выработки управленческого решения. В организации используется смешенный документооборот, так как полностью перейти на электронный организация пока не решается. Регистрация документов в ОАО «МРСК Урала» тесно связана с движением документов, так как запись сведений о документе происходит на любом этапе обработки документа.
На этапе приёма и первичной обработки входящих документов осуществляет проверка правильности доставки и целостность вложений, после которой документы, подлежащие регистрации, регистрируются и передаются адресатам для рассмотрения, результаты которого оформляются резолюцией, а далее документ направляется на исполнение.
Обработка исходящего документа начинается с составления проекта документа, после которого согласуется, проверяется на правильность оформления и документ предоставляется на подпись к руководителю, после подписания документ регистрируется и отправляется.
Этап обработки для внутренних документов начинается со сбора и анализа информации для подготовки проекта документа, далее проект документа проходит этап согласования, после которого утверждается и передаётся на подпись руководителю и, наконец, документ регистрируется, доводится до исполнителей и ставится на контроль.
В организации применяется смешенная система регистрации документов, т.е. документы регистрируются как в СДО, так и в других структурных подразделениях. Регистрация разных документопотоков различается реквизитами, использующимися при регистрации документов. Документы ограниченного доступа имеют особенность в том, что регистрируются не посредством компьютера в АИСБД, а в бумажных журналах с графами, отличными от обычных журналов.
Регистрация в автоматизированной системе имеет много преимуществ, которые облегчают работу с документами: быстрая и удобная информационно¬справочная работа по документам, внесение значительного количества
сведений о документе, прикрепление к регистрационной карточке сканированной копии документа и т.п. При таком объёме преимуществ, даже временные недостатки технического характера: зависание компьютера и самой программы АИСБД, сбои работы и низкая скорость сети Интернет, неисправность работы принтера и сканера, не так ощутимы на фоне достоинств.
Недостатки в регламентации процесса регистрации документов можно исправить: во-первых, дополнить должностные инструкции, где детально прописать функции сотрудников по регистрации документов. Во-вторых, в стандарте организации по документированию управленческой деятельности дополнить и раскрыть более подробно процесс регистрации документов в программном обеспечении АИСБД. В-третьих, для более удобного пользования и введения в программу новых работников разработать памятку по основным процессам, протекающим в организации, в том числе, памятку по регистрации документов для новых сотрудников, где указать реквизиты и пояснения по их заполнению.
В целях введения новых сотрудников в рабочий процесс, было разработано учебное занятие по теме: «Регистрация документов». Данное занятие позволит сотрудникам освоить программу АИСБД, а также процесс регистрации документов. На данном занятии обучающиеся пользователи получат возможность самостоятельно решать все основные задачи по регистрации документов, для лучшего усвоения и закрепления теоретических знаний, и тем самым получат повышение качества работы. При необходимости новые сотруднику смогут получить дидактическое руководство после обучения.
Таким образом, регистрация документов - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, без которой в управлении документами нам не обойтись.


Купить