Тема: КОМПЛЕКТОВАНИЕ КАК ОСНОВНОЕ НАПРАВЛЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. Сколько - нибудь устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы. Сейчас «Архив» это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов . Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и информации которую они хранят.
И одной из важнейших направлений деятельности архивов является комплектование, по словам К.Ю. Кузьменко «именно от комплектования, то есть от того, насколько полно и качественно будет отбираться и передаваться в государственные архивы документальные свидетельства нашей эпохи, будет зависеть база исторической науки, то, какими мы предстанем перед взором наших потомков» .
Без документов, находящихся в ведении архивов, история нашего времени не может быть воссоздана с достаточной объективностью и полнотой. И в современном мире, где развитие технологий не стоит на месте, этой теме нужно уделить особое внимание.
Объектом исследования данной работы является процесс комплектования архивов.
Предметом исследования является комплектование государственного архива Свердловской области.
Целью данной работы является изучение организации комплектования в государственных архивах.
Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие, цели и правовое регулирование процесса комплектования государственных архивов.
2. Рассмотреть этапы отбора документов в государственные архивы.
3. Дать характеристику Г АСО.
4. Выяснить, как происходит организация комплектования ГАСО.
5. Выявить проблемы комплектования ГАСО.
6. Разработать план - конспект практических занятий проводимых ГАСО в целях внедрения в практику работы архивов организаций - источников комплектования ГАСО единой методики составления и оформления описей и необходимого справочного аппарата к ним.
Важнейшими источниками для изучения темы ВКР являются различные виды нормативных правовых актов и методических рекомендаций, таких как: Федеральный закон, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 1; «Основные правила работы государственных архивов РФ» от 13.02.2002 г.; «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» от 18.01.2007 г.; «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» 31.03.2015 г.; ГОСТ Р. 7.08. - 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ; «Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы документов ликвидированных кредитных организаций» ; «Методические рекомендации по составлению и ведению списков организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области муниципальных архивов муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области»1.
Теоретическую основу данной работы составляют труды российских авторов. Историю развития архивного дела с древнейших времен можно найти в работе Т.И. Хорхординой и Т.С. Волкова ; в своих статьях В. А. Еремченко , В.В. Старцев , Т.А. Мещерина и В.Н. Автократов , обобщают, и анализирует проблемы в сфере комплектования; З.П. Иноземцева , A.M. Елизаров и О.Г. Леонтьева предлагают рассмотреть и принять соответствующую программу, главным пунктом которой должен был стать: пересмотр нормативно¬методических пособий по комплектованию и экспертизы ценности документов; В.Ф. Янковская в своей статье проанализировала новые Правила - 201511 их назначение, структуру, содержание, замечание в количестве 400 штук, которые поступили из государственных и муниципальных архивов.
Структура данной работы обусловлена целью и задачами работы и состоит из введения, трех глав, включающих 5 параграфов и методическую разработку, заключения и списка использованных источников и литературы. Основное содержание следующее: во введении обосновывается актуальность темы, анализируется источники и литература использованная при написании данной работы, определяются объект и предмет исследования, его цель и задачи, структура. В первой главе рассмотрены основные понятия, выявлена основная цель комплектования архива и правовое регулирование в архивной сфере. Вторая глава посвящена комплектованию государственного архива на примере ГАСО. В данной главе дана характеристика архиву, детально прописаны мероприятия по организации подготовки дел от источника комплектования на постоянное хранение и приема дел в ГАСО. Третьей главой является Методическая разработка в виде план - конспекта практического занятия, проводимые сотрудниками отдела комплектования ГАСО в целях внедрения в практику работы архивов организаций - источников комплектования ГАСО единой методики составления и оформления описей и необходимого справочного аппарата к ним. В заключении подведены итоги и сформулированы основные выводы по изученной теме, дана краткая характеристика проделанных работ. В конце работы приведен список источников и литературы, использованной в написании работы.

Купить

В данной работе был рассмотрен процесс комплектования Государственного архива Свердловской области. Основной целью работы являлось изучение организации комплектования в государственных архивах. Для достижения указанной цели был поставлен ряд задач, при решении которых были сделаны следующие выводы. ГОСТ Р 7.08. - 2013 дает нам определение понятия «Комплектования архива» данное определение претерпело незначительные изменения за последние тридцать лет но суть осталась неизменна и целью комплектования является наиболее полная концентрация профильных для архива документов.
Источником регулирования процесса комплектования выступают различные виды нормативных правовых актов и методических рекомендаций, которые в совокупности представляют собой сложный регулирующий механизм, который можно условно разделить на несколько групп: Федеральные законы, правила, государственные стандарты, методические рекомендации и перечни.
Государственные архивы комплектуются документами различных организаций. Условно их можно разделить на организации, которые обязаны и не обязаны сдавать свои документы на хранение. Отбор на государственное хранение предполагает определение критериев оценки документов, заключение договора, обработку документов и передачу дел в архив.
Процедура организации подготовки дел от источника комплектования на постоянное хранение и приема дел была рассмотрена на примере Государственного архива Свердловской области. По данным на 1 декабря 2017 года у ГАСО 330 источников комплектования. Передача документов постоянного хранения в архив производится в соответствии с годовым планом работы. У каждого сотрудника отдела комплектования и упорядочения аудиовизуальных, электронных документов и документов личного происхождения ГАСО около 30 курируемых организаций, кураторы обеспечивают методическую помощь в форме рекомендаций по устранению недостатков до отправки дел в архив. После устранения всех недочетов дела отправляют непосредственно в ГАСО решение о принятие документов на хранение или об отказе принимает директор ГАСО. Если ответ будет положительным, на письме ставится резолюция и направляется на исполнение, после этого Главный хранитель фондов в течение 3-х дней должен: проверить полноту комплекта документов, определить место хранения, дату и время приема архивных документов. По итогам приема составляется акт приема- передачи и вносятся изменения в учетные документы ГАСО, что свидетельствует о завершении процесса приема документов организации на постоянное хранение в архив. В случае выявления нарушений установленных правил формирования и оформления дел, а также их неудовлетворительное физическое и санитарно-гигиеническое состояние, сотрудники ГАСО не принимают дела организации до полного устранения недостатков.
У сотрудников отдела комплектования есть еще одна немаловажная функция и это осуществление выездных консультаций по организационно-методической помощи источникам комплектования рабочее время за счет средств архива. Основной целью данных мероприятий является обучение сотрудников организаций обеспечению единообразия при формировании и оформлении дел. Мною был разработан план - конспект практического занятия проводимого ГАСО 25 октября 2018 г. в архиве Администрации ГО Среднеуральск. Целью практического занятия является внедрение в практику работы архивов организаций - источников комплектования ГАСО единой методики составления и оформления описей и необходимого справочного аппарата к ним.

Купить