КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ФОНДА «ПРЕЗИДЕНТСКИЙ ЦЕНТР Б.Н. ЕЛЬЦИНА»
|
ВВЕДЕНИЕ 4
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФОНДА «ПРЕЗИДЕНТСКИЙ ЦЕНТР Б.Н. ЕЛЬЦИНА» 10
1.1. История создания и направления деятельности Центра 10
1.2. Архив как самостоятельное структурное подразделение Центра....14
1.3. Характеристика фондов и коллекций архива Центра 18
2. ОСОБЕННОСТИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ФОНДА
«ПРЕЗИДЕНТСКИЙ ЦЕНТР Б.Н. ЕЛЬЦИНА» И РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДАННОГО ПРОЦЕССА 27
2.1. Организация комплектования архива 27
2.2. Определение источников комплектования и состава документов...32
2.3. Организация приема документов на хранение 38
2.4. Проблемы комплектования архива и рекомендации по их
решению 44
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 79
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. Схема подчиненности должностных лиц архива Президентского
центра 84
2. Бланк заявления на передачу предметов, находящихся в собственности 85
3. Акт приема-передачи предметов на временное архивное хранение и
использование 86
4. Акт приема культурных ценностей 87
5. Акт приема-передачи документов/предметов на хранение и
использование 88
6. Фрагмент электронной инвентарной книги 89
7. Графическая схема процесса комплектования архива 90
8. Наблюдательный лист фотографии рабочего дня 96
9. Буклет об архиве Фонда «Президентский центр Б.Н. Ельцина» 98
10. Шаблон списка источников комплектования архива 99
11. Анкета для выявления эффективности проведения экскурсии 100
12. Наблюдательный лист фотографии рабочего дня 101
13. Буклет об архиве Фонда «Президентский центр Б.Н. Ельцина»....103
14. Шаблон списка источников комплектования архива 105
15. Анкета для выявления эффективности проведения экскурсии 106
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФОНДА «ПРЕЗИДЕНТСКИЙ ЦЕНТР Б.Н. ЕЛЬЦИНА» 10
1.1. История создания и направления деятельности Центра 10
1.2. Архив как самостоятельное структурное подразделение Центра....14
1.3. Характеристика фондов и коллекций архива Центра 18
2. ОСОБЕННОСТИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ФОНДА
«ПРЕЗИДЕНТСКИЙ ЦЕНТР Б.Н. ЕЛЬЦИНА» И РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДАННОГО ПРОЦЕССА 27
2.1. Организация комплектования архива 27
2.2. Определение источников комплектования и состава документов...32
2.3. Организация приема документов на хранение 38
2.4. Проблемы комплектования архива и рекомендации по их
решению 44
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 79
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. Схема подчиненности должностных лиц архива Президентского
центра 84
2. Бланк заявления на передачу предметов, находящихся в собственности 85
3. Акт приема-передачи предметов на временное архивное хранение и
использование 86
4. Акт приема культурных ценностей 87
5. Акт приема-передачи документов/предметов на хранение и
использование 88
6. Фрагмент электронной инвентарной книги 89
7. Графическая схема процесса комплектования архива 90
8. Наблюдательный лист фотографии рабочего дня 96
9. Буклет об архиве Фонда «Президентский центр Б.Н. Ельцина» 98
10. Шаблон списка источников комплектования архива 99
11. Анкета для выявления эффективности проведения экскурсии 100
12. Наблюдательный лист фотографии рабочего дня 101
13. Буклет об архиве Фонда «Президентский центр Б.Н. Ельцина»....103
14. Шаблон списка источников комплектования архива 105
15. Анкета для выявления эффективности проведения экскурсии 106
Фигура Бориса Николаевича Ельцина достаточно многогранна. Его боготворили и ненавидели миллионы людей, его боялись и над ним смеялись. Но именно он олицетворяет эпоху перемен мироустройства последнего десятилетия XX века, именно таким он и вошел в историю Российского государства.
Жизнь и деятельность Б.Н. Ельцина внесла весомый вклад в основы государственного строительства Российской Федерации. Б.Н. Ельцин принял непосредственное участие в процессе отделения РСФСР от СССР, что впоследствии привело к распаду Советского союза. Он стремился создать демократическую страну, однако его решения во внутренней и внешней политике, на сегодняшний день, трактуются историками неоднозначно. Масштаб его личности, яркая индивидуальность и вклад в становление новой России послужили тому, что на его малой Родине - в городе Екатеринбурге, был создан комплексный центр, выявляющий и наглядно показывающий все грани этого уникального человека.
Архив, как одно из ключевых структурных подразделений Президентского центра Б.Н. Ельцина, был создан в соответствии с Федеральным законом № 68-ФЗ «О центрах исторического наследия
президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий» от 13 мая 2008 г. в целях сохранения, всестороннего изучения и использования наследия первого президента Российской Федерации в контексте политических и социальных событий 90-х гг. XX века .
Значение архива Президентского центра в современном обществе достаточно велико. Это определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, а также выполнением задач и функций, которые возложены на него государством через Федеральный закон. Данный архив является хранилищем исторической памяти эпохи первого Президента РФ, он должен непрерывно пополняться документами, отражающими жизнь общества в определенный промежуток времени, а также сведений о становлении и развитии гражданских свобод, вероисповедания, свободе собраний, т.е. прав человека, дарованных Конституцией РФ 1993 г.
На сегодняшний день архив Президентского центра Б.Н. Ельцина содержит около тридцати тысяч единиц хранения - это документы различные по способам и средствам документирования (кино-, видео-, фото-, фоно¬документы), а также по видовому и содержательному составу. Многие из этих документов являются уникальными, так как до передачи их в архив Президентского центра, они еще не входили в состав Архивного фонда РФ. Состав фондов архива продолжает пополняться изо дня в день. В целом, организация комплектования архива Президентского центра существенно отличается от типичного комплектования государственных архивов в плане состава поступающих документов, определения источников комплектования, документирования основных этапов приема документов. Именно поэтому следует уделить особое внимание изучению комплектования данного архива.
Используемую в работе литературу можно разделить на три группы:
1. Литература, освещаемая вопросы комплектования архивов. В учебнике Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М. раскрываются теоретические аспекты организации комплектования архивов. В статье Мещериной Т.А. описывается процесс комплектования документами 1990-х годов и проблемы организации их сохранности в тяжелый исторический период. Шипунов А.В. в своей работе выделяет основные этапы работы по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
2. Статьи, отражающие историю происхождения, детали строительства и формирования музея Президентского центра. Авторами данных статей выступают: Васильев В. и Пономарев А., Колчина М.А., а также Смирнов В.А.
Таким образом, можно сказать о том, что современные основы комплектования рассматриваются в учебных пособиях, посвященных архивному делу, недостаточно полно или в обобщенном виде, отражая специфику комплектования государственных и муниципальных архивов, не уделяя при этом должного внимания ведомственным. Отдельные статьи или главы в учебной литературе описывают основные положения комплектования, трудности, связанные с организацией данной деятельности в архиве. Так как Президентский центр создан сравнительно недавно, то научных трудов, посвященных его истории, развитию, организации работы в различных сферах сравнительно немного. Следует также отметить, что некоторые статьи о Президентском центре носят более рекламный характер и не содержат подробной информации об архиве. Таким образом, использование данных источников недостаточно для всецелого представления особенностей комплектования, необходимо более углубленное исследование практической деятельности изучаемого архива.
Объект исследования - архив Президентского центра Б.Н. Ельцина.
Предмет исследования - комплектование архива Президентского центра Б.Н. Ельцина.
Цель - выявить и охарактеризовать особенности комплектования архива Президентского центра Б.Н. Ельцина, проанализировать проблемы, связанные с организацией данной деятельности и предложить пути решения.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
1. Ознакомиться с основными направлениями деятельности Президентского центра и архива, в частности.
2. Изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую работу архива.
3. Охарактеризовать состав документов и основные фонды.
4. Определить основные источники комплектования архива.
5. Описать документирование процесса приема документов в архив.
6. Выявить проблемы организации комплектования архива и разработать рекомендации по их устранению.
7. Разработать план-конспект экскурсии в архив Президентского центра для обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» в системе среднего профессионального образования (СПО).
Источники, используемые в работе, можно разделить на две группы:
1. Законодательные акты, регламентирующие работу Президентского центра. Федеральный закон «О центрах исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий» определяет особенности создания и правового положения Президентских центров, а также их цели, задачи и функции, структуру и порядок управления. В силу того, что архив Президентского центра является хранителем не только документов, но и предметов, Федеральный закон «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» помогает разобраться в особенностях государственного учета музейных предметов и коллекций, а также в порядке их включения в состав государственного каталога. В Гражданском кодексе Российской Федерации дается трактовка понятия предприятия как объекта прав и раскрывается специфика заключения «лицензионного договора» и его назначение.
2. Локальные документы, созданные непосредственно в Президентском центре и содержащие информацию о его деятельности. Устав регламентирует основные цели, задачи и направления организации деятельности Фонда «Президентского центра Б.Н. Ельцина», а также определяет состав имущества и руководящие органы. Должностные инструкциисотрудников архива содержат перечень должностных обязанностей, их права и меры ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Концепция комплектования архива утверждает цели и принципы комплектования архива Президентского центра, а также критерии отбора документов и предметов, принимаемых на хранение. Положение об архиве регламентирует организацию работы структурного подразделения, определяет его функции, цели и задачи деятельности.
Таким образом, выявленные мной источники, которые в полной мере будут охарактеризованы в основной части работы, помогут раскрыть особенности организации работы по комплектованию в исследуемом архиве.
При реализации поставленных целей и задач мной будут использованы следующие методы:
1. Общенаучные методы.
- Анализ - всестороннее изучение архива Президентского центра,
путем анализа нормативной и локальной документации.
- Сравнение - сопоставление архивной практики в области
комплектования государственных и муниципальных архивов с организацией работы в этом направлении ведомственного архива Президентского центра.
- Наблюдение - изучение организации рабочего дня сотрудников
архива с целью получения знаний о потере рабочего времени.
2. Метод интервьюирования - получение информации посредством беседы с сотрудниками архива с целью подробного изучения направлений деятельности архива, организации работы по комплектованию (поиску источников комплектования, способах взаимодействия с фондообразователями, этапах документирования процедуры комплектования).
3. Метод анкетирования - письменный опрос обучающихся, посетивших архив Президентского центра с целью определения эффективности проведения экскурсии.
4. Метод моделирования - исследование процесса комплектования архива путем построения его графической модели в программе Bizagi Modeler.
Структура выпускной квалификационной работы строится в соответствии с поставленными целями и задачами и состоит из: введения, основной части, разделенной на три главы, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложения.
Жизнь и деятельность Б.Н. Ельцина внесла весомый вклад в основы государственного строительства Российской Федерации. Б.Н. Ельцин принял непосредственное участие в процессе отделения РСФСР от СССР, что впоследствии привело к распаду Советского союза. Он стремился создать демократическую страну, однако его решения во внутренней и внешней политике, на сегодняшний день, трактуются историками неоднозначно. Масштаб его личности, яркая индивидуальность и вклад в становление новой России послужили тому, что на его малой Родине - в городе Екатеринбурге, был создан комплексный центр, выявляющий и наглядно показывающий все грани этого уникального человека.
Архив, как одно из ключевых структурных подразделений Президентского центра Б.Н. Ельцина, был создан в соответствии с Федеральным законом № 68-ФЗ «О центрах исторического наследия
президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий» от 13 мая 2008 г. в целях сохранения, всестороннего изучения и использования наследия первого президента Российской Федерации в контексте политических и социальных событий 90-х гг. XX века .
Значение архива Президентского центра в современном обществе достаточно велико. Это определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, а также выполнением задач и функций, которые возложены на него государством через Федеральный закон. Данный архив является хранилищем исторической памяти эпохи первого Президента РФ, он должен непрерывно пополняться документами, отражающими жизнь общества в определенный промежуток времени, а также сведений о становлении и развитии гражданских свобод, вероисповедания, свободе собраний, т.е. прав человека, дарованных Конституцией РФ 1993 г.
На сегодняшний день архив Президентского центра Б.Н. Ельцина содержит около тридцати тысяч единиц хранения - это документы различные по способам и средствам документирования (кино-, видео-, фото-, фоно¬документы), а также по видовому и содержательному составу. Многие из этих документов являются уникальными, так как до передачи их в архив Президентского центра, они еще не входили в состав Архивного фонда РФ. Состав фондов архива продолжает пополняться изо дня в день. В целом, организация комплектования архива Президентского центра существенно отличается от типичного комплектования государственных архивов в плане состава поступающих документов, определения источников комплектования, документирования основных этапов приема документов. Именно поэтому следует уделить особое внимание изучению комплектования данного архива.
Используемую в работе литературу можно разделить на три группы:
1. Литература, освещаемая вопросы комплектования архивов. В учебнике Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М. раскрываются теоретические аспекты организации комплектования архивов. В статье Мещериной Т.А. описывается процесс комплектования документами 1990-х годов и проблемы организации их сохранности в тяжелый исторический период. Шипунов А.В. в своей работе выделяет основные этапы работы по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
2. Статьи, отражающие историю происхождения, детали строительства и формирования музея Президентского центра. Авторами данных статей выступают: Васильев В. и Пономарев А., Колчина М.А., а также Смирнов В.А.
Таким образом, можно сказать о том, что современные основы комплектования рассматриваются в учебных пособиях, посвященных архивному делу, недостаточно полно или в обобщенном виде, отражая специфику комплектования государственных и муниципальных архивов, не уделяя при этом должного внимания ведомственным. Отдельные статьи или главы в учебной литературе описывают основные положения комплектования, трудности, связанные с организацией данной деятельности в архиве. Так как Президентский центр создан сравнительно недавно, то научных трудов, посвященных его истории, развитию, организации работы в различных сферах сравнительно немного. Следует также отметить, что некоторые статьи о Президентском центре носят более рекламный характер и не содержат подробной информации об архиве. Таким образом, использование данных источников недостаточно для всецелого представления особенностей комплектования, необходимо более углубленное исследование практической деятельности изучаемого архива.
Объект исследования - архив Президентского центра Б.Н. Ельцина.
Предмет исследования - комплектование архива Президентского центра Б.Н. Ельцина.
Цель - выявить и охарактеризовать особенности комплектования архива Президентского центра Б.Н. Ельцина, проанализировать проблемы, связанные с организацией данной деятельности и предложить пути решения.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
1. Ознакомиться с основными направлениями деятельности Президентского центра и архива, в частности.
2. Изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую работу архива.
3. Охарактеризовать состав документов и основные фонды.
4. Определить основные источники комплектования архива.
5. Описать документирование процесса приема документов в архив.
6. Выявить проблемы организации комплектования архива и разработать рекомендации по их устранению.
7. Разработать план-конспект экскурсии в архив Президентского центра для обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» в системе среднего профессионального образования (СПО).
Источники, используемые в работе, можно разделить на две группы:
1. Законодательные акты, регламентирующие работу Президентского центра. Федеральный закон «О центрах исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий» определяет особенности создания и правового положения Президентских центров, а также их цели, задачи и функции, структуру и порядок управления. В силу того, что архив Президентского центра является хранителем не только документов, но и предметов, Федеральный закон «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» помогает разобраться в особенностях государственного учета музейных предметов и коллекций, а также в порядке их включения в состав государственного каталога. В Гражданском кодексе Российской Федерации дается трактовка понятия предприятия как объекта прав и раскрывается специфика заключения «лицензионного договора» и его назначение.
2. Локальные документы, созданные непосредственно в Президентском центре и содержащие информацию о его деятельности. Устав регламентирует основные цели, задачи и направления организации деятельности Фонда «Президентского центра Б.Н. Ельцина», а также определяет состав имущества и руководящие органы. Должностные инструкциисотрудников архива содержат перечень должностных обязанностей, их права и меры ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Концепция комплектования архива утверждает цели и принципы комплектования архива Президентского центра, а также критерии отбора документов и предметов, принимаемых на хранение. Положение об архиве регламентирует организацию работы структурного подразделения, определяет его функции, цели и задачи деятельности.
Таким образом, выявленные мной источники, которые в полной мере будут охарактеризованы в основной части работы, помогут раскрыть особенности организации работы по комплектованию в исследуемом архиве.
При реализации поставленных целей и задач мной будут использованы следующие методы:
1. Общенаучные методы.
- Анализ - всестороннее изучение архива Президентского центра,
путем анализа нормативной и локальной документации.
- Сравнение - сопоставление архивной практики в области
комплектования государственных и муниципальных архивов с организацией работы в этом направлении ведомственного архива Президентского центра.
- Наблюдение - изучение организации рабочего дня сотрудников
архива с целью получения знаний о потере рабочего времени.
2. Метод интервьюирования - получение информации посредством беседы с сотрудниками архива с целью подробного изучения направлений деятельности архива, организации работы по комплектованию (поиску источников комплектования, способах взаимодействия с фондообразователями, этапах документирования процедуры комплектования).
3. Метод анкетирования - письменный опрос обучающихся, посетивших архив Президентского центра с целью определения эффективности проведения экскурсии.
4. Метод моделирования - исследование процесса комплектования архива путем построения его графической модели в программе Bizagi Modeler.
Структура выпускной квалификационной работы строится в соответствии с поставленными целями и задачами и состоит из: введения, основной части, разделенной на три главы, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложения.
В результате проведенного анализа организации работы архива Фонда «Президентский центр Б.Н. Ельцина» можно сделать ряд выводов.
В своей работе Архив непосредственно реализует одну из основных задач Фонда «Президентский центр Б.Н. Ельцина» по сохранению, изучению и публичному представлению документов первого президента Российской Федерации. Стремясь следовать современному подходу к организации архивного дела, Архив преследует стратегическую цель - быть не просто хранилищем документов и предметов, а к 2020 году стать одним из ведущих информационных центров по изучению общественно-политических трансформаций последней четверти XX века, чему будет способствовать его деятельность в представление фондов и коллекций Архива на выставочных площадках, ориентация на дальнейшее комплектование Архива документами последней четверти XX века, а также предоставление пользователям широкого доступа к документам архива.
Архив Президентского центра представляет собой единство двух организаций - архива и библиотеки, с музеем он находится в тесной взаимосвязи, организуя хранение его предметных фондов. Именно поэтому фонды архива содержат не только документальный фонд, но и библиотечный и музейный. Данная особенность не типична для организации архивного дела в Российской Федерации. Модель такого тесного взаимодействия этих структурных подразделений заимствована с зарубежного опыта. Однако в связи с этим возникают и определенные трудности с нормативными документами архива. Специалистам необходимо усердно работать над созданием документов, которые бы объединили архивные, библиотечные и музейные нормативные акты.
Основу фондов архива составляет личный фонд Б.Н. Ельцина, который поступил из разных источников в момент создания Президентского центра и соответственно архива, то есть от родственников Б.Н. Ельцина (супруги Н.И. Ельциной и дочери Т.Б. Юмашевой), канцелярии и администрации Президента РФ. После чего архив также был дополнен документами его сподвижников. Спецификой состава документов и предметов архива является то, что они относятся не только к жизнедеятельности Б.Н. Ельцина (1952-2007 гг.), но и к наиболее раннему периоду (с начала XX века), отражая жизнь предков первого президента РФ, а также весь общественно-политический уклад того времени. В архив Президентского центра поступают не только подлинники документов, но и копии, что не типично для других архивов Российской Федерации.
В деятельности архива задействованы шесть человек, каждый из которых выполняет определенные функции в организации комплектования архива. Так как архив Президентского центра является ведомственным, сотрудники архива могут самостоятельно организовывать некоторые аспекты своей деятельности. Например, они находят различные пути взаимодействия с другими организациями и физическими лицами (потенциальными источниками комплектования), а также могут осуществлять особый подход к отбору документов для пополнения существующих фондов. В большинстве случаев архив комплектуется за счет документов и предметов физических лиц.
В отличие от большинства государственных и муниципальных архивов, архив Президентского центра не ведет списки источников комплектования. Однако существует несколько схожих черт. Так, например, архивы РГАДА, РГИА, в настоящее время не комплектуются, потому что у них есть уже существующие фонды, с которыми они работают. Такую же аналогию можно провести и с архивом Президентского центра. На сегодняшний день его комплектование ведется не так интенсивно, в связи с тем, что его сотрудники заняты обработкой и описанием полученных фондов о Б.Н. Ельцине. Тем не менее, сотрудники архива продолжают вести переговоры с посетителями Президентского центра, желающими передать свои документы или предметы в его собственность.
Организация приема документов в Президентском центре больше соответствует музейной практике нежели архивной. Данная особенность обусловлена тем, что проведение экспертизы ценности документов осуществляется Экспертной фондово-закупочной комиссией и все дальнейшие процессы приема документов завязаны на отношениях купли-продажи. Специфичен и состав создаваемых при комплектовании архива документов. В первую очередь создаются документы, фиксирующие факт приема документов - заявление и акт, затем отражающие результаты проведения экспертизы ценности - экспертное заключение и протокол, и наконец, наиболее весомым документом является договор купли- продажи. Важность данного документа обусловлена тем, что в нем освещаются права собственности сторон договора, а также указан перечень документов и предметов, в соответствии с которым они поступают на хранение в архив.
Тем не менее, при изучении особенностей комплектования архива были выявлены следующие группы проблем:
1. Проблемы, связанные с распределением обязанностей между сотрудниками архива, а также с организацией рабочего времени. Наиболее рациональным решением данной проблемы может быть пересмотр должностных инструкций сотрудников и делегирование полномочий руководителя архива и привлекать сторонние организации для решения отдельных аспектов работ архива (определении подлинности документов).
2. Проблемы, связанные с взаимодействием сотрудников архива с потенциальными фондообразователями (неинформированностью, недоверием. удаленностью от Президентского центра). При решении данных ситуаций необходимо как можно больше информировать окружающих о деятельности архива, заключать договоры о сотрудничестве с организациями, учебными заведениями для осуществления отдельных функций архива за пределами города Екатеринбурга.
Важным аспектом деятельности архива является использование документов, в том числе в качестве экскурсионных предметов. Проведение профессионально-ориентированных экскурсий в архив Президентского центра для обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» способствовало формированию интереса обучающихся к выбранной профессии и воспитанию ответственного отношения к обеспечению сохранности документов.
Архив Президентского центра является ведомственным архивом, поэтому все документы и предметы, находящиеся в Президентском центре, является его собственностью, и он всецело распоряжается ими, действуя при этом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Тем не менее, на Президентском центре, так или иначе, лежит ответственность перед историей, будущим поколением, а также перед исследователями за сохранение документов и предметов, так как в фондах архива хранятся подлинники уникальных документов, которые со временем продолжают пополняться, и для организации данной деятельности комплектование играет не мало важную роль.
В своей работе Архив непосредственно реализует одну из основных задач Фонда «Президентский центр Б.Н. Ельцина» по сохранению, изучению и публичному представлению документов первого президента Российской Федерации. Стремясь следовать современному подходу к организации архивного дела, Архив преследует стратегическую цель - быть не просто хранилищем документов и предметов, а к 2020 году стать одним из ведущих информационных центров по изучению общественно-политических трансформаций последней четверти XX века, чему будет способствовать его деятельность в представление фондов и коллекций Архива на выставочных площадках, ориентация на дальнейшее комплектование Архива документами последней четверти XX века, а также предоставление пользователям широкого доступа к документам архива.
Архив Президентского центра представляет собой единство двух организаций - архива и библиотеки, с музеем он находится в тесной взаимосвязи, организуя хранение его предметных фондов. Именно поэтому фонды архива содержат не только документальный фонд, но и библиотечный и музейный. Данная особенность не типична для организации архивного дела в Российской Федерации. Модель такого тесного взаимодействия этих структурных подразделений заимствована с зарубежного опыта. Однако в связи с этим возникают и определенные трудности с нормативными документами архива. Специалистам необходимо усердно работать над созданием документов, которые бы объединили архивные, библиотечные и музейные нормативные акты.
Основу фондов архива составляет личный фонд Б.Н. Ельцина, который поступил из разных источников в момент создания Президентского центра и соответственно архива, то есть от родственников Б.Н. Ельцина (супруги Н.И. Ельциной и дочери Т.Б. Юмашевой), канцелярии и администрации Президента РФ. После чего архив также был дополнен документами его сподвижников. Спецификой состава документов и предметов архива является то, что они относятся не только к жизнедеятельности Б.Н. Ельцина (1952-2007 гг.), но и к наиболее раннему периоду (с начала XX века), отражая жизнь предков первого президента РФ, а также весь общественно-политический уклад того времени. В архив Президентского центра поступают не только подлинники документов, но и копии, что не типично для других архивов Российской Федерации.
В деятельности архива задействованы шесть человек, каждый из которых выполняет определенные функции в организации комплектования архива. Так как архив Президентского центра является ведомственным, сотрудники архива могут самостоятельно организовывать некоторые аспекты своей деятельности. Например, они находят различные пути взаимодействия с другими организациями и физическими лицами (потенциальными источниками комплектования), а также могут осуществлять особый подход к отбору документов для пополнения существующих фондов. В большинстве случаев архив комплектуется за счет документов и предметов физических лиц.
В отличие от большинства государственных и муниципальных архивов, архив Президентского центра не ведет списки источников комплектования. Однако существует несколько схожих черт. Так, например, архивы РГАДА, РГИА, в настоящее время не комплектуются, потому что у них есть уже существующие фонды, с которыми они работают. Такую же аналогию можно провести и с архивом Президентского центра. На сегодняшний день его комплектование ведется не так интенсивно, в связи с тем, что его сотрудники заняты обработкой и описанием полученных фондов о Б.Н. Ельцине. Тем не менее, сотрудники архива продолжают вести переговоры с посетителями Президентского центра, желающими передать свои документы или предметы в его собственность.
Организация приема документов в Президентском центре больше соответствует музейной практике нежели архивной. Данная особенность обусловлена тем, что проведение экспертизы ценности документов осуществляется Экспертной фондово-закупочной комиссией и все дальнейшие процессы приема документов завязаны на отношениях купли-продажи. Специфичен и состав создаваемых при комплектовании архива документов. В первую очередь создаются документы, фиксирующие факт приема документов - заявление и акт, затем отражающие результаты проведения экспертизы ценности - экспертное заключение и протокол, и наконец, наиболее весомым документом является договор купли- продажи. Важность данного документа обусловлена тем, что в нем освещаются права собственности сторон договора, а также указан перечень документов и предметов, в соответствии с которым они поступают на хранение в архив.
Тем не менее, при изучении особенностей комплектования архива были выявлены следующие группы проблем:
1. Проблемы, связанные с распределением обязанностей между сотрудниками архива, а также с организацией рабочего времени. Наиболее рациональным решением данной проблемы может быть пересмотр должностных инструкций сотрудников и делегирование полномочий руководителя архива и привлекать сторонние организации для решения отдельных аспектов работ архива (определении подлинности документов).
2. Проблемы, связанные с взаимодействием сотрудников архива с потенциальными фондообразователями (неинформированностью, недоверием. удаленностью от Президентского центра). При решении данных ситуаций необходимо как можно больше информировать окружающих о деятельности архива, заключать договоры о сотрудничестве с организациями, учебными заведениями для осуществления отдельных функций архива за пределами города Екатеринбурга.
Важным аспектом деятельности архива является использование документов, в том числе в качестве экскурсионных предметов. Проведение профессионально-ориентированных экскурсий в архив Президентского центра для обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» способствовало формированию интереса обучающихся к выбранной профессии и воспитанию ответственного отношения к обеспечению сохранности документов.
Архив Президентского центра является ведомственным архивом, поэтому все документы и предметы, находящиеся в Президентском центре, является его собственностью, и он всецело распоряжается ими, действуя при этом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Тем не менее, на Президентском центре, так или иначе, лежит ответственность перед историей, будущим поколением, а также перед исследователями за сохранение документов и предметов, так как в фондах архива хранятся подлинники уникальных документов, которые со временем продолжают пополняться, и для организации данной деятельности комплектование играет не мало важную роль.
Подобные работы
- Управление библиотечным делом
Контрольные работы, библиотечное дело. Язык работы: Русский. Цена: 900 р. Год сдачи: 2014