ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СПЕЦИФИКАЦИИ MOREQ2 И
СЕРТИФИКАЦИОННЫХ ТЕСТОВ 9
1.1. Европейская спецификация MoReq2: структура и сфера применения 9
1.2. Набор сертификационных тестов, как важный элемент спецификации MoReq2 16
2. ВЫБОР АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 25
2.1. Обзор отечественных автоматизированных систем хранения документов 25
2.2. Критерии выбора автоматизированных систем архивного хранения
документов 33
2.3. Оценка автоматизированной системы хранения документов на соответствие спецификации MoReq2 с помощью сертификационных тестов ... 40
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 69
ПРИЛОЖЕНИЯ 73
1. Набор сертификационных тестов для оценки автоматизированных систем хранения документов на соответствие спецификации MoReq2 73
2. Лабораторная работа «Возможности приложения Google Документы по
использованию и хранению электронных документов» 130
Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.
Когда речь заходит об автоматизированных системах хранения документов, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является автоматизированной системой хранения документов. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации автоматизированной системы хранения документов, является чрезвычайно важной задачей. Для того, чтобы внедрить ту или иную автоматизированную систему, для начала необходимо провести ознакомление со спецификацией MoReq2, а также после ознакомления с данной спецификацией обратиться к приложению с сертификационными тестами, затем по которым можно будет протестировать системы и выбрать наиболее подходящую для работы с обработкой и хранением электронной документацией.
Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации вручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.
Актуальность выпускной квалификационной работы: Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов1.
Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.
Все использованные работы по теме можно условно разделить на три группы:
- Работы, посвященные понятию и общей характеристике электронного документооборота в статьях таких авторов как Храмцовская Н.А., Жильникова А.Ю., Михайлова О.С. Например, в статье Н.А. Храмцовской2описывается, что теория и практика делопроизводства (в современной терминологии - управления документами) и архивного дела не соответствуют все ускоряющимся процессам, и этот разрыв быстро увеличивается, для его сокращения нужно обратить внимание на возможности новых автоматизированных систем хранения архивных документов. В статье
1 Думай об учёбе [Электронный ресурс] // DIPLOMBA. Режим доступа: http://diplomba.ru/work/12053.
2 Храмцовская Н.А. Создание современной нормативной правовой базы в области архивного дела [Электронный ресурс] // Портал архивы России. Режим доступа:http://www.rusarchives.ru/publikacii/otechestvennye-arhivy/5340/hramcovskaya-sozdanie-sovremennoy normativnoy-pravovoy-bazy-v-oblasti-deloproizvodstva-i-arhivnogo-dela.
Жильниковой А.Ю., Михайловой О.С1говорится, что в период развития инновационной информационно-ориентированной экономики актуальным становиться вопрос внедрения инновационных технологий в процесс управления, движения документов в организациях и их архивного хранения.
- Работы, посвященные функциональным требованиям к автоматизированным системам Стасевича А. и Корбена А. Например, в статье Стасевича А.2указывается, что одной из важных концепций, которую мы применяли при разработке требований, было разделение их на уровни. В работе Корбена А.3описывается, что вариант обращения с автоматизированными системами хранения документов не должен быть сложны, чтобы быть полезными. Даже простые варианты использования полезны, причем больше, чем многие конкурирующие с ними технические требования.
- Работы посвящённые спецификации MoReq2, Макарова С., Храмцовской Н.А., Загоруйко А.Е. Например в статье Макарова С.4, который в своей работе описывает, что MoReq2 - это не просто спецификации, это шаг на пути к стандартизации управления электронными документами во всех странах Евросоюза. Вполне вероятно, что сертификация по MoReq2 будет обязательной - на законодательном уровне или де-факто - для всех поставщиков программных продуктов, предназначенных для государственного сектора. В статье Храмцовской Н.А. говорится, что ситуация в России на данный момент такова, что по многим направлениям деятельности нормотворчество значительно отстает от потребностей общества и государства, да и сами документы нередко получаются недостаточно качественными. В статье Загуройко А.Е. говорится, что необходимо: разработать единые национальные требования к электронному документообороту и создать государственную систему сертификации информационных и организационных систем по работе с электронными официальными документами.
По данной теме не так много литературы, откуда была взята необходимая информация для изучения данной темы. На данный момент, представленная тема выпускной квалификационной работы требует дальнейшего и тщательного изучения, чтобы в скором времени отечественные автоматизированные системы хранения документов были протестированы по данной спецификации, и были адаптированы и затем использованы также, как и в странах Европейского Союза.
Таким образом данная тема требует более глубоко и тщательного изучения, чтобы затем стараться адаптировать поученную информацию под требования для успешного полного перехода от традиционного и смешанного к электронному документообороту.
Объект: автоматизированная система хранения документов под которой понимается информационная система, призванная повысить эффективность и производительность хранении и использовании документов в архиве1.
Предмет: сертификационные тесты, как методы оценки автоматизированной системы хранения документов.
Цель выпускной квалификационной работы: проанализировать основные отечественные автоматизированные системы хранения документов («Архивное дело» и «Архивный фонд») на соответствие спецификации MoReq2 посредством тестирования.
Задачи выпускной квалификационной работы:
- охарактеризовать спецификацию MoReq2, как набор функциональных требований к автоматизированным системам хранения документов;
- описать сертификационные тесты, как инструмент для проверки на соответствие требованиям MoReq2 автоматизированных систем хранения документов;
- охарактеризовать основные отечественные автоматизированные системы хранения документов («Архивный фонд» и «Архивное дело»).
- определить критерии выбора автоматизированных систем хранения документов
- оценить автоматизированные системы хранения документов на соответствие спецификации MoReq2
- разработать комбинированный урок по обучению студентов работе с сервисами GOOGLE, как примером автоматизации хранения документов.
В данной работе главным источником является сама спецификация MoReq2, в которой подробно описываются необходимые требования для анализа систем электронного документооборота и автоматизированных системы хранения электронных документов на пригодность для работы как с традиционным, так и с электронным документооборотом. Приложением к данной работе были выпущены сертификационные тесты, которые используют унифицированную структуру, для того чтобы проводить тесты по адаптации автоматизированных систем хранения электронных документов для работы с электронными документами. К тестам была выпущено дополнительная инструкция, в которой описывается как ими пользоваться, но как и тесты под русский язык оно не была адаптирована.
Также в изучении данного вопроса, были использованы работы специалиста ВНИИДАД Юмашевой Ю.Ю «Функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций» и «Сравнительный анализ программных продуктов, предназначенных для информатизации внутриархивной деятельности», в которых говорится что е на основе проведенного изучения законодательной и нормативно - методической базы, историографии проблемы, автоматизированные системы смотрения присутствующих на российского рынка коммерческих программных продуктов типа «электронный архив», а также на основе результатов уже реализованных ВНИИДАД исследований и разработок, сформулированы функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций (ИСАЭД).
Также к дополнительным источникам можно отнести как критерии выбора автоматизированных системы хранения электронных документов, так и сертификационные тесты, с помощью которого можно провести проверки на соответствие таких систем как Архивный фонд и Архивное дело, которые являются самыми востребованными продуктами для работы с электронным документооборотом.
В данной работе были использованы такие методы как:
- Анализ, который позволил выделить системные требования и функции, предъявляемые для автоматизированных систем хранения электронных документов.
- Синтез. Попытка обобщить информацию о соответствии автоматизированных систем хранения документов с требованиями спецификации MoReq2.
- Сравнение автоматизированных систем хранения электронных документов («Архивный фонд» и «Архивное дело»), чтобы выяснить как из двух предложенных систем больше соответствует спецификации MoReq2.
Структура работы, которая строится в соответствии с поставленными целями и задачами. В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны автоматизированные системы хранения документов.
Во второй главе (технической) проведен анализ, обзор и выбор существующих автоматизированных систем хранения документов и определенна наиболее подходящая по техническим требованиям сертификационных тестов.
Спецификация MoReq2 - это комплекс типовых требований к системам электронного документооборота, впервые переведенный на русский язык силами «Гильдии управляющих документацией» в 2002 году
Спецификация содержит 716 требований к управлению электронными (и частично - не электронными) документами, которые объединены в 12 модулей: обязательные(содержат функциональные требования к основным процессам управления документами в автоматизированных системах хранения документов), опциональные (необязательные требования, расширяющие функциональность автоматизированных систем хранения документов), и нефункциональные требования (характерны для любой информационной системы, а не только автоматизированные системы хранения документов):классификационная схема и упорядочивание дел; управление доступом и безопасность; сроки хранения, уничтожение и передача документов; ввод и регистрация документов; идентификаторы объектов; поиск.
К особенностям спецификации MoReq2 можно отнести:
- модульный принцип построения содержания;
- высокий теоретический уровень стандарта, помимо требований содержащего глоссарий, концептуальное введение к базовым модулям, модели взаимосвязей между объектами системы и управления доступом, а также ссылочный аппарат;
- обобщенный характер требований, не связанных с конкретной технологией, обеспечивает универсальность стандарта;
- гармонизация используемой в MoReq2 терминологии (и процессов управления документами) в соответствии с международным стандартом ИСО 15489;
- метамодель;
- возможность учета национальных особенностей делопроизводства (законодательства, традиций, терминологии) в т. н. «нулевой главе»;
- методика тестирования и сертификации существующих программных продуктов на соответствие требованиям MoReq2.
Одной из особенностей МоРек2 является возможность сертификационного тестирования таких автоматизированных систем хранения документов, как «Архивный фонд» и «Архивное дело».
Структура тестов как набор модулей, каждая из которых состоит из одной или нескольких подразделов. Структура этих тестовых модулей и подразделов соответствует непосредственно к структуре спецификации MoReq2.
- Общая информация о тесте, в которую входит:
- Ход тестирования.
- Результат тестирования.
Проводя анализ текущего состояния рынка, автоматизированных систем хранения документов мы приходим к выводу, что автоматизированные системы такие как «Архивный фонд» и «Архивное дело» на отечественном рынке чрезвычайно востребованы и очень распространены.
К функциям автоматизированной систем относятся основные и дополнительные. Основные функции: хранение информации; уровень защищённости; передача информации, к дополнительным же функциям можно отнести следующие: ведение учета всех видов архивных документов на уровнях фонд, опись, единица учета/ единица хранения /документ; формирование паспорта архива и паспорта архивохранилища; каталогизация (в т.ч. по ЕКДИ); ведение топографии; отслеживание состояния сохранности; формирование отчетов; поиск информации (стандартный, полнотекстовый, по актам, по местоположению в архивохранилище, по классификаторам и т.п.); редактирование справочников.
Проведя сравнительный анализ автоматизированных систем хранения документов «Архивный фонд» и «Архивное дело» можно сказать, что каждая система по-своему выполняет все поставленные ей функции по работе с электронными и бумажными документами.
Также в самой работе были проведены тестирования, связанные с проверкой на соответствие требованиям, указанным как в специи MoReq2, так и самих сертификационных тестах. Данные тесты были проведены по разделу, который связан со схемами классификации. Тесты в зависимости от объекта оценки (виды оцениваемых функций) были подразделены на 22 группы тестовых разделов, в который входило по несколько тестов, которые полностью или частично удалось пройти, или же наоборот не смогли пройти автоматизированные системы хранения документов «Архивный фонд» и «Архивное дело».
Таким образом, по данным результатам сертификационных тестов, относящихся к разделу «Схемы классификации» видно, что автоматизированные системы хранения документов «Архивный фонд» и «Архивное дело» соответствуют как выдвинутым требования спецификации MoReq2, так и сертификационным тестам, приведённым в данном разделе.
Также в данной работе представлен методическая разработка комбинированного урока, связанная с применением сервисов GOOGLE, так как в данный сервис (Google Документы) функционально напоминает собой автоматизированною систему хранения документов.
Таким образом, адаптированный нами набор сертификационных тестов может быть использован при оценке соответствия требованиям MoReq2 любой автоматизированной системы хранения документов.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
