ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОБЛАЧНЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 7
1.1. Понятие облачных технологий 8
1.2. Преимущества использования облачных систем хранения электронных
документов 16
1.3. Недостатки использования облачных систем хранения электронных
документов 21
2. ЗАЩИТА ДАННЫХ В ОБЛАЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 27
2.1. Проблемы защиты данных в облачных технологиях работы с
электронными документами 28
2.2. Методы защиты данных в облачных технологиях работы с
электронными документами 33
2.3 Применение облачных технологий в электронной подписи 41
2.4 Защита данных в облачной системе электронного документооборота
DirectumRX 48
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
В настоящее время методы работы с электронными документами приобретают все большую актуальность в связи с внедрением информационно - компьютерных технологий в документооборот организации.
В связи с переходом на электронный документооборот возникли два очень важных вопроса, касающихся аспектов хранения и обработки электронных документов - это поиск оптимальной технологии, предоставляющей разнообразный функционал по работе с документами, а также выбор надежного, защищенного носителя информации, обеспечивающего её долговременное хранение.
В данный момент существует несколько методов работы с электронными документами в зависимости от технологии хранения:
- внешние носители;
- локальный сервер или локальный компьютер в организации;
- программа электронного архива;
- облачная система.
Именно последнему методу - облачной технологии работы с электронными документами будет посвящена моя работа, поскольку данная технология является одной из самых современных и перспективных.
Мировая практика демонстрирует, что все больше зарубежных архивов переходит на хранение электронных документов с применением облачных систем. Облачное хранение документов - аспект, вызывающий одновременно опасения и любопытство среди будущих пользователей.
В данный момент многие компании ценят возможность хранения данных таким способом для более удобного управления, разгрузки собственной системы документооборота и потенциальной экономии средств по обслуживанию внутриорганизационной инфраструктуры. Однако существует ряд факторов, останавливающий потенциального клиента от использования «облака», в первую очередь, вопрос безопасности данных, которые хранятся вне организации и добросовестности поставщика облачных услуг.
Для обеспечения информационной безопасности в облачных вычислениях используется множество различных современных методов защиты, в которых необходимо ориентироваться. В этом аспекте еще много проблем, в которых предстоит разобраться.
Выбор облачных технологий для работы с документами актуален в связи с тем, что он предполагает принципиально иной механизм доступа к электронным документам, значительно отличающийся от иных механизмов.
Электронные документы могут сдаваться на государственное хранение по электронным каналам связи, доступ к данным документам может осуществляться через электронный виртуальный читальный зал в сети Интернет, что позволит любому пользователю в любом субъекте Российской Федерации легко получить доступ к необходимым ему электронным документам, где бы они физически не находились .
Актуальность работы обусловлена необходимостью разбираться и ориентироваться современном методе работы с электронными документами - облачных технологиях.
Объект исследования - электронные документы как документированная информация в электронной форме, созданная с помощью электронно - вычислительных машин для обработки в информационных системах.
Предмет исследования - облачные технологии как современный метод работы с электронными документами
Цель работы - выявить достоинства и риски использования облачных технологий работы с электронными документами.
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи работы:
1. Рассмотреть преимущества использования облачных систем хранения электронных документов.
2. Выявить недостатки использования облачных систем хранения электронных документов.
3. Рассмотреть проблемы защиты данных в облачных технологиях работы с электронными документами.
4. Изучить методы защиты данных в облачных технологиях работы с электронными документами.
5. Рассмотреть методы защиты данных в облачной системе электронного документооборота DirectumRX.
При написании выпускной квалификационной работы была исследована различная литература. Значительную роль для меня сыграли такие авторы как Р.К. Читчян, которая рассмотрела оптимизацию документооборота на предприятии при помощи облачных технологий, С.А. Овчинников, в научной статье которого, облачные технологии рассматриваются как фактор политического риска для электронного государственного управления, а также И.А. Котяшичев, в работе которого описаны проблемы защиты информации в облачных технологиях.
Такие авторы как Е.А. Широкова, Ф.А. Мурзин, Т.В. Батура, Д.Ф. Семич в своих научных трудах помогли сформировать понятие облачных технологий, а также их значение в хранении электронных документов.
В.А. Догваль и А.С. Хажиева в своих научных статьях рассмотрели вопросы безопасности информации в облаке.
Многие из этих авторов, отмечают, что облачные вычисления в аспекте хранения документов представляют в данный момент большой интерес как для больших корпораций, так и для мелких предприятий, для сфер науки, образования и государственного сектора.
Цель и задачи выпускной квалификационной работы обусловили выбор её структуры. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.
Таким образом, облачные вычисления - современный и перспективный способ работы с электронными документами, который активно развивается как за рубежом, так и в нашей стране.
В данной работе мы рассмотрели понятие облачных технологий, их преимущества и недостатки. Рассмотрели проблемы безопасности в облачных сервисах работы с документами, проанализировали методы защиты информации, подробно изучили применение облачных технологий в электронной подписи, рассмотрели защиту информации в облачной системе электронного документооборота DirectumRX.
Облака представляют множество уникальных преимуществ для работы документами. Это касается в основном их высокой гибкости, мобильности, возможности совместной работы, а также доступности с любого устройства и практически с любой точки планеты.
Облачные технологии работы с документами являются оптимальным решением для работников, деятельность которых связана с постоянным движением - сменой рабочего места, командировками, переездами.
Облачные технологии используются предприятиями и организациями для оптимизации своего документооборота, что способствует повышению производительности бизнеса. Не отстают в этом плане и государственные учреждения.
Особенности облачных технологий, которые подвергаются постоянной критике - это то, что данные хранятся у стороннего поставщика, а также то, что доступ к ним осуществляется только через Сеть. Это означает, что контроль над этими данными ограничен, а также пользователь становиться зависимым от Интернет-соединения. Поднимается вопрос о том, какому провайдеру доверять и каким образом должна быть обеспечена защита.
Основные требования, которые предъявляются сейчас к облачным системам - это обеспечение максимальной беспрерывности соединения, наличие специальных сертификатов и лицензий у компаний, предоставляющих такие услуги, а также гарантии полной безопасности облачных сред.
Безопасность облачных систем невозможна без использования профессиональных методов по защите данных - электронной подписи документа, шифрования информации, мониторинга угроз, аутентификации и идентификации пользователя, мониторинга угроз и прочих методов и программ защиты информации.
В нашем исследовании мы разработали рекомендации для пользователей таких систем, которых стоит придерживаться, чтобы повысить безопасность своего документооборота.
Помимо применения инновационных методов защиты, также очень важно учитывать человеческий фактор. Нужно, чтобы каждый участник процесса понимал свою роль системе защиты данных, поскольку обеспечение безопасности облачной системы хранения электронных документов - это совместная работа провайдера и пользователя.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
