Помощь студентам в учебе
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ 9
1.1. Понятие и особенности электронного документооборота 9
1.2. Преимущества и проблемы электронного документооборота 14
2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 24
2.1. Специфика электронного документооборота образовательной
организации 24
2.2. Характеристика методики исследования и анализ данных 28
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 36
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 46
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 50
ПРИЛОЖЕНИЯ 55
1. Анкета «Проблемы пользования системами электронного
документооборота (СЭД)» 55
2. Интервью с директором ДЮСШ № 16, А.Д. Мантуровой, об
электронном документообороте в образовательной организации 59
3. Конспект занятия: материал по теме «Внедрение СЭД» 61
4. Задания кейсов 69
5. Конспект занятия: материал по теме «Внедрение СЭД»
1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ 9
1.1. Понятие и особенности электронного документооборота 9
1.2. Преимущества и проблемы электронного документооборота 14
2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 24
2.1. Специфика электронного документооборота образовательной
организации 24
2.2. Характеристика методики исследования и анализ данных 28
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 36
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 46
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 50
ПРИЛОЖЕНИЯ 55
1. Анкета «Проблемы пользования системами электронного
документооборота (СЭД)» 55
2. Интервью с директором ДЮСШ № 16, А.Д. Мантуровой, об
электронном документообороте в образовательной организации 59
3. Конспект занятия: материал по теме «Внедрение СЭД» 61
4. Задания кейсов 69
5. Конспект занятия: материал по теме «Внедрение СЭД»
Тема данной дипломной работы является актуальной, так как электронный документ играет крайне важную роль в современном делопроизводстве и с каждым годом стабильно расширяет ареал своего применения. Число документов и компаний, вовлеченных в юридически значимый электронный документооборот, устойчиво возрастает. Это обусловлено развитием информационно-коммуникационных технологий, которые, с одной стороны, предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота, с другой, просто принуждающих делопроизводителей идти в ногу со временем: модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.
В первом полугодии 2013 года через систему «Контур.Диадок» передано примерно 1,5 миллионов электронных документов, а за шесть месяцев 2014 года - более 9 миллионов. Общий объем электронных документов, переданных через компанию «СКБ Контур» в первом полугодии 2014 года, перевалил за 17 миллионов .
В 2017 году доля электронного документооборота по отношению к бумажному еще больше изменилась в сторону электронного документооборота. По словам Анатолия Миклашевича, исполнительного директора ассоциации РОСЭУ, отечественные организации передают порядка 10 миллиардов бумажных документов в год, а количество юридически значимых электронных документов, по прогнозу, составит в 2017 году примерно 285 миллионов штук, то есть лишь 2,8%. Но в прошлом году эта доля составляла 1,5%, следовательно, можно сказать, что объем обмена электронными документами ежегодно растет двукратными темпами .
В 2018 году количество юридически значимых документов, переданных через сервисы обмена, возросло примерно на 100%, в сравнении с 2017 .
Нельзя не сказать и о том, что учреждения, в которых мне удалось побывать на экскурсиях в рамках учебного процесса, активно используют современные информационные технологии как для публикации своих материалов в электронном виде, так и для ведения документооборота в учреждении:
1. Центр документации общественных организаций публикует свои документы в том числе и в электронных СМИ, а также устраивает электронные выставки.
2. В Уральском таможенном управлении с 1996 года весь документооборот ведется в электронном виде (за исключением конфиденциальных и секретных документов, которые нельзя передавать в электронном виде). На момент 30 октября 2017 года в учреждении из 15 923 входящих документов, большая часть зарегистрирована по системе электронного документооборота.
Для эффективного управления электронными документами были созданы системы электронного документооборота (СЭД).
Объектом исследования является электронный документооборот как инструмент повышения оперативности работы с документами и сокращения общих расходов в организации.
Предметом исследования являются преимущества и недостатки электронного документооборота.
Цель дипломной работы - выявить преимущества и недостатки электронного документооборота в образовательных организациях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Раскрыть понятие, а также особенности электронного
документооборота.
2. Проанализировать проблемы, с которыми организация сталкивается в ходе использования СЭД и систематизировать их.
3. Классифицировать преимущества и недостатки электронного документооборота.
4. Провести опрос для анализа состояния электронного
документооборота в образовательных организациях Свердловской области.
5. Разработать практическое занятие для сотрудников образовательной организации по внедрению СЭД.
Источниковая база:
- нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства (например, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» и т.д.), из которых в сравнительных целях будут взяты некоторые определения, связанные с документооборотом, а также будет взята информация конкретно связанная с электронной подписью;
- государственные стандарты сферы делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и т.д.), который послужат в качестве хорошей терминологической базы для нашего исследования.
Анализ изученности темы:
- общие работы по автоматизации документооборота Кузнецова С.Л. и Бобылевой М.П. , в которых рассматриваются общие принципы и проблемы электронного документооборота в организации. Для ВКР особое значение имеют преимущества автоматизированного документооборота перед документооборотом в традиционной форме, которые важно проанализировать.
- практические аспекты документооборота и хранения электронных документов (сайт Научно-технологического центра «ИРМ» (НТЦ ИРМ) , сайт компании-разработчика систем электронного документооборота «ЭОС» ). Для нашего исследования дынные источники будут важны, тем, что из них мы сможем почерпнуть статистические данные, связанные с затратами времени при выполнении различных операций, используя электронный документооборот, в сравнении с временем, затраченным на те же операции, выполняемые с использованием традиционного документооборота.
- особенности работы с электронными документами (В.И. Тихонов «Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов» , Бачило И.Л. «Современные правовые проблемы документирования информации» ). Для исследования отсюда мы почерпнем информацию об особенностях электронных документов и их носителей.
- проблемы внедрения СЭД. В рамках данного аспекта будет подробно разобран опыт таких специалистов рынка СЭД, как Пахчаян А. , Платко А.Ю., Калужина Е.С. Эти источники дадут представление о проблемах, возникающих при внедрении СЭД.
Как мы видим, данная тема является в достаточной степени изученной различными авторами, что, безусловно, поможет нам провести наше исследование наиболее точным образом. Перечисленные работы послужат опорой для проведения исследования. В них можно почерпнуть много полезной информации, связанной непосредственно с электронным документом.
С целью разработки занятия были изучены учебные пособия, материалы конференций, электронные ресурсы из библиотек и сайтов, научные журналы.
Методы исследования:
1. Теоретические методы:
- анализ позволил разложить понятие электронного документа и документооборота на составляющие, чтобы лучше понять их специфику;
- синтез применялся для того, чтобы сформулировать проблемы электронного документооборота на основании его особенностей;
- дедукция использовалась в ходе анализа результатов анкетирования;
- обобщение было важно для подведения итогов по результатам анкетирования и интервью;
- классификация помогла, например, разделить вопросы анкеты по смысловым блокам.
2. Практические методы:
- анкетирование использовались для анализа состояния электронного документооборота в образовательных организациях;
- интервью позволило получить дополнительные данные об электронном документообороте еще в одной образовательной организации;
- сравнение предоставило возможность сопоставить ответы на анкету различных образовательных организаций.
3. Педагогический эксперимент, в рамках которого разработано занятие для сотрудников организации.
Работа имеет следующую структуру:
Введение.
Теоретическая глава, состоящая из двух параграфов, в рамках которых рассмотрены понятие и особенности электронного документооборота, а также преимущества и проблемы электронного документооборота.
Практическая глава, в которой описана специфика электронного документооборота образовательных организаций, а также приведен анализ анкеты и интервью по теме электронного документооборота.
Методическая глава, в рамках которой будет представлена разработка для проведения занятия для сотрудников организации по теме «Внедрение СЭД».
Заключение.
Список использованных источников и литературы.
В первом полугодии 2013 года через систему «Контур.Диадок» передано примерно 1,5 миллионов электронных документов, а за шесть месяцев 2014 года - более 9 миллионов. Общий объем электронных документов, переданных через компанию «СКБ Контур» в первом полугодии 2014 года, перевалил за 17 миллионов .
В 2017 году доля электронного документооборота по отношению к бумажному еще больше изменилась в сторону электронного документооборота. По словам Анатолия Миклашевича, исполнительного директора ассоциации РОСЭУ, отечественные организации передают порядка 10 миллиардов бумажных документов в год, а количество юридически значимых электронных документов, по прогнозу, составит в 2017 году примерно 285 миллионов штук, то есть лишь 2,8%. Но в прошлом году эта доля составляла 1,5%, следовательно, можно сказать, что объем обмена электронными документами ежегодно растет двукратными темпами .
В 2018 году количество юридически значимых документов, переданных через сервисы обмена, возросло примерно на 100%, в сравнении с 2017 .
Нельзя не сказать и о том, что учреждения, в которых мне удалось побывать на экскурсиях в рамках учебного процесса, активно используют современные информационные технологии как для публикации своих материалов в электронном виде, так и для ведения документооборота в учреждении:
1. Центр документации общественных организаций публикует свои документы в том числе и в электронных СМИ, а также устраивает электронные выставки.
2. В Уральском таможенном управлении с 1996 года весь документооборот ведется в электронном виде (за исключением конфиденциальных и секретных документов, которые нельзя передавать в электронном виде). На момент 30 октября 2017 года в учреждении из 15 923 входящих документов, большая часть зарегистрирована по системе электронного документооборота.
Для эффективного управления электронными документами были созданы системы электронного документооборота (СЭД).
Объектом исследования является электронный документооборот как инструмент повышения оперативности работы с документами и сокращения общих расходов в организации.
Предметом исследования являются преимущества и недостатки электронного документооборота.
Цель дипломной работы - выявить преимущества и недостатки электронного документооборота в образовательных организациях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Раскрыть понятие, а также особенности электронного
документооборота.
2. Проанализировать проблемы, с которыми организация сталкивается в ходе использования СЭД и систематизировать их.
3. Классифицировать преимущества и недостатки электронного документооборота.
4. Провести опрос для анализа состояния электронного
документооборота в образовательных организациях Свердловской области.
5. Разработать практическое занятие для сотрудников образовательной организации по внедрению СЭД.
Источниковая база:
- нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства (например, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» и т.д.), из которых в сравнительных целях будут взяты некоторые определения, связанные с документооборотом, а также будет взята информация конкретно связанная с электронной подписью;
- государственные стандарты сферы делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и т.д.), который послужат в качестве хорошей терминологической базы для нашего исследования.
Анализ изученности темы:
- общие работы по автоматизации документооборота Кузнецова С.Л. и Бобылевой М.П. , в которых рассматриваются общие принципы и проблемы электронного документооборота в организации. Для ВКР особое значение имеют преимущества автоматизированного документооборота перед документооборотом в традиционной форме, которые важно проанализировать.
- практические аспекты документооборота и хранения электронных документов (сайт Научно-технологического центра «ИРМ» (НТЦ ИРМ) , сайт компании-разработчика систем электронного документооборота «ЭОС» ). Для нашего исследования дынные источники будут важны, тем, что из них мы сможем почерпнуть статистические данные, связанные с затратами времени при выполнении различных операций, используя электронный документооборот, в сравнении с временем, затраченным на те же операции, выполняемые с использованием традиционного документооборота.
- особенности работы с электронными документами (В.И. Тихонов «Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов» , Бачило И.Л. «Современные правовые проблемы документирования информации» ). Для исследования отсюда мы почерпнем информацию об особенностях электронных документов и их носителей.
- проблемы внедрения СЭД. В рамках данного аспекта будет подробно разобран опыт таких специалистов рынка СЭД, как Пахчаян А. , Платко А.Ю., Калужина Е.С. Эти источники дадут представление о проблемах, возникающих при внедрении СЭД.
Как мы видим, данная тема является в достаточной степени изученной различными авторами, что, безусловно, поможет нам провести наше исследование наиболее точным образом. Перечисленные работы послужат опорой для проведения исследования. В них можно почерпнуть много полезной информации, связанной непосредственно с электронным документом.
С целью разработки занятия были изучены учебные пособия, материалы конференций, электронные ресурсы из библиотек и сайтов, научные журналы.
Методы исследования:
1. Теоретические методы:
- анализ позволил разложить понятие электронного документа и документооборота на составляющие, чтобы лучше понять их специфику;
- синтез применялся для того, чтобы сформулировать проблемы электронного документооборота на основании его особенностей;
- дедукция использовалась в ходе анализа результатов анкетирования;
- обобщение было важно для подведения итогов по результатам анкетирования и интервью;
- классификация помогла, например, разделить вопросы анкеты по смысловым блокам.
2. Практические методы:
- анкетирование использовались для анализа состояния электронного документооборота в образовательных организациях;
- интервью позволило получить дополнительные данные об электронном документообороте еще в одной образовательной организации;
- сравнение предоставило возможность сопоставить ответы на анкету различных образовательных организаций.
3. Педагогический эксперимент, в рамках которого разработано занятие для сотрудников организации.
Работа имеет следующую структуру:
Введение.
Теоретическая глава, состоящая из двух параграфов, в рамках которых рассмотрены понятие и особенности электронного документооборота, а также преимущества и проблемы электронного документооборота.
Практическая глава, в которой описана специфика электронного документооборота образовательных организаций, а также приведен анализ анкеты и интервью по теме электронного документооборота.
Методическая глава, в рамках которой будет представлена разработка для проведения занятия для сотрудников организации по теме «Внедрение СЭД».
Заключение.
Список использованных источников и литературы.
Электронный документ получает все большее и большее распространение. Это обусловлено развитием информационных технологий, которые предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота, а также принуждают модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.
Для эффективного управления электронными документами были созданы системы электронного документооборота (СЭД).
В качестве итога данного исследования разобран электронный документооборот как в теории, так и рассмотрены его преимущества и недостатки; проанализированы проблемы организаций в ходе использования СЭД, а также разработано занятие на тему «Внедрение СЭД» для сотрудников организации с целью создания почвы для внедрения СЭД в образовательной организации.
Выделены следующие составляющие электронного документа: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. Наряду с традиционным документом, электронный документ имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю.
Понятие «электронный документооборот» имеет существенные отличия от традиционного представления о документообороте, т.к. предполагает использование технических и программных средств, управление всеми формами документов и системами документации, автоматизацию всех этапов документооборота организации, выход за пределы организации, большую широту контента.
Обеспечение юридической силы электронного документа - главная сложно регуляции электронного документооборота. Для решения этой проблемы предусмотрена электронная подпись.
Проблемы электронного документооборота условный характер и поддаются решению при грамотном подходе, а преимущества, получаемые организацией, использующей СЭД, перекрывают недостатки и неудобства. Все больше организаций начинают применять СЭД по той причине, что эффект от них заключается не только в прямой экономии ресурсов, а в том числе и в повышении качества работы организации в целом. Для образовательных организаций это является фактором обеспечения более высокого качества образования. СЭД позволяют сделать управление организации более отлаженным, оперативным и информативным.
Для решения проблем, связанных с внедрением электронного документооборота в образовательные учреждения, необходимо повысить уровень технологической современности. Это значит, что информационные технологии должны войти в организацию как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы и т.д.). Также важно повышение уровня квалификации работников образования в области Интернет-технологий.
Создание отлаженной СЭД в образовательной организации в наше время становится необходимым, но функционирование СЭД в образовательных организациях имеет свою специфику.
В ряде образовательных организаций Свердловской области было проведено анкетирование, направленное на определение степени актуальности проблем, возникающих у сотрудников, при пользовании СЭД, а также на получение информации о том, насколько в принципе в образовательных организациях используют электронный документооборот.
Проанализировав полученные в результате проведения анкетирования ответы, можно выделить главные выводы:
1. В большинстве образовательных организаций смешанный тип электронного документооборота, ни в одной из опрошенных организации нет электронного документооборота в чистом виде.
2. СЭД в образовательных организациях слабо распространены, наиболее часто используются лишь отдельно выбранные элементы системы. Наиболее распространены: электронная почта, текстовый редактор, программы для работы с электронными таблицами и информационно-поисковые системы.
3. Главные задачи, которая решается использованием СЭД или ее элементов - экономия времени и повышение эффективности организации.
4. Проблемы использования электронного документооборота связаны с отсутствием обучения сотрудников по работе с СЭД, а также с интеграцией различных модулей СЭД.
5. Организации хотят повысить уровень налаженности электронного документооборота (для этого необходимо установить именно СЭД).
Организации отмечают повышение эффективности после внедрения СЭД, таким образом, подтверждается то, что СЭД действительно может помочь функционированию организации. Проблемы с СЭД же возникают, когда система работает неотлаженно, либо когда присутствует человеческий фактор.
Также было проведено интервью в образовательной организации ДЮСШ №16, в результате которого подтвердились выводы, сделанные на основании результатов анкетирования.
Главное, что, по моему мнению, нужно попробовать, так это грамотно выстроить отлаженную систему электронного документооборота, которая будет подходить под требования конкретной организации.
Важным моментом является то, что для сотрудников образовательных организаций было разработано занятие, направленное на повышение знаний сотрудников о внедрении СЭД и на более успешное внедрение СЭД в образовательную организацию, так как выяснилось, что в подавляющем большинстве образовательных организаций нет СЭД. Данное занятие, является лишь базой для того, чтобы в дальнейшем продолжать обучение сотрудников по взаимодействию с СЭД.
Занятие организовано в формате практического занятия.
В рамках занятия происходит повторение основ электронного документооборота: каким он бывает, какие имеет преимущества; также рассказывается об основных этапах внедрения СЭД. Помимо этого, доносится информация о вариантах жизненного цикла проекта внедрения СЭД, а именно о том, какими они бывают и как наиболее грамотно их реализовать.
При грамотном подходе разработанное занятие произведет на сотрудников должный эффект и принесет предполагаемый конструктивный результат.
Таким образом в результате данного исследования не только закреплена информация об электронном документообороте и СЭД, а также содержится информация, имеющая практическое значение. Она как отражает текущее положение электронного документооборота в образовательных организациях Свердловской области, так и предлагает действия для улучшения данного положения.
Информационные технологии - неизбежная реальность нашего времени, которая заполняет все сферы человеческой деятельности, в том числе и делопроизводство. Во многих организациях уже отлажены системы электронного документооборота, но не во всех. Мы искренне надеемся, что организации, в которых еще не внедрены СЭД, не будут стараться избежать столкновения с неизбежным, а все-таки займутся модернизацией документооборота в своей организации. Речь идет и об образовательных организациях, для которых нами и было разработано занятие.
Электронный документооборот - очень практичный инструмент, позволяющий сэкономить большое количество ресурсов. Важно просто уметь грамотно взаимодействовать с этим инструментом.
Для эффективного управления электронными документами были созданы системы электронного документооборота (СЭД).
В качестве итога данного исследования разобран электронный документооборот как в теории, так и рассмотрены его преимущества и недостатки; проанализированы проблемы организаций в ходе использования СЭД, а также разработано занятие на тему «Внедрение СЭД» для сотрудников организации с целью создания почвы для внедрения СЭД в образовательной организации.
Выделены следующие составляющие электронного документа: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. Наряду с традиционным документом, электронный документ имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю.
Понятие «электронный документооборот» имеет существенные отличия от традиционного представления о документообороте, т.к. предполагает использование технических и программных средств, управление всеми формами документов и системами документации, автоматизацию всех этапов документооборота организации, выход за пределы организации, большую широту контента.
Обеспечение юридической силы электронного документа - главная сложно регуляции электронного документооборота. Для решения этой проблемы предусмотрена электронная подпись.
Проблемы электронного документооборота условный характер и поддаются решению при грамотном подходе, а преимущества, получаемые организацией, использующей СЭД, перекрывают недостатки и неудобства. Все больше организаций начинают применять СЭД по той причине, что эффект от них заключается не только в прямой экономии ресурсов, а в том числе и в повышении качества работы организации в целом. Для образовательных организаций это является фактором обеспечения более высокого качества образования. СЭД позволяют сделать управление организации более отлаженным, оперативным и информативным.
Для решения проблем, связанных с внедрением электронного документооборота в образовательные учреждения, необходимо повысить уровень технологической современности. Это значит, что информационные технологии должны войти в организацию как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы и т.д.). Также важно повышение уровня квалификации работников образования в области Интернет-технологий.
Создание отлаженной СЭД в образовательной организации в наше время становится необходимым, но функционирование СЭД в образовательных организациях имеет свою специфику.
В ряде образовательных организаций Свердловской области было проведено анкетирование, направленное на определение степени актуальности проблем, возникающих у сотрудников, при пользовании СЭД, а также на получение информации о том, насколько в принципе в образовательных организациях используют электронный документооборот.
Проанализировав полученные в результате проведения анкетирования ответы, можно выделить главные выводы:
1. В большинстве образовательных организаций смешанный тип электронного документооборота, ни в одной из опрошенных организации нет электронного документооборота в чистом виде.
2. СЭД в образовательных организациях слабо распространены, наиболее часто используются лишь отдельно выбранные элементы системы. Наиболее распространены: электронная почта, текстовый редактор, программы для работы с электронными таблицами и информационно-поисковые системы.
3. Главные задачи, которая решается использованием СЭД или ее элементов - экономия времени и повышение эффективности организации.
4. Проблемы использования электронного документооборота связаны с отсутствием обучения сотрудников по работе с СЭД, а также с интеграцией различных модулей СЭД.
5. Организации хотят повысить уровень налаженности электронного документооборота (для этого необходимо установить именно СЭД).
Организации отмечают повышение эффективности после внедрения СЭД, таким образом, подтверждается то, что СЭД действительно может помочь функционированию организации. Проблемы с СЭД же возникают, когда система работает неотлаженно, либо когда присутствует человеческий фактор.
Также было проведено интервью в образовательной организации ДЮСШ №16, в результате которого подтвердились выводы, сделанные на основании результатов анкетирования.
Главное, что, по моему мнению, нужно попробовать, так это грамотно выстроить отлаженную систему электронного документооборота, которая будет подходить под требования конкретной организации.
Важным моментом является то, что для сотрудников образовательных организаций было разработано занятие, направленное на повышение знаний сотрудников о внедрении СЭД и на более успешное внедрение СЭД в образовательную организацию, так как выяснилось, что в подавляющем большинстве образовательных организаций нет СЭД. Данное занятие, является лишь базой для того, чтобы в дальнейшем продолжать обучение сотрудников по взаимодействию с СЭД.
Занятие организовано в формате практического занятия.
В рамках занятия происходит повторение основ электронного документооборота: каким он бывает, какие имеет преимущества; также рассказывается об основных этапах внедрения СЭД. Помимо этого, доносится информация о вариантах жизненного цикла проекта внедрения СЭД, а именно о том, какими они бывают и как наиболее грамотно их реализовать.
При грамотном подходе разработанное занятие произведет на сотрудников должный эффект и принесет предполагаемый конструктивный результат.
Таким образом в результате данного исследования не только закреплена информация об электронном документообороте и СЭД, а также содержится информация, имеющая практическое значение. Она как отражает текущее положение электронного документооборота в образовательных организациях Свердловской области, так и предлагает действия для улучшения данного положения.
Информационные технологии - неизбежная реальность нашего времени, которая заполняет все сферы человеческой деятельности, в том числе и делопроизводство. Во многих организациях уже отлажены системы электронного документооборота, но не во всех. Мы искренне надеемся, что организации, в которых еще не внедрены СЭД, не будут стараться избежать столкновения с неизбежным, а все-таки займутся модернизацией документооборота в своей организации. Речь идет и об образовательных организациях, для которых нами и было разработано занятие.
Электронный документооборот - очень практичный инструмент, позволяющий сэкономить большое количество ресурсов. Важно просто уметь грамотно взаимодействовать с этим инструментом.
Подобные работы
- Разработка информационно-аналитического обеспечения для совершенствования системы документооборота в органах исполнительной власти региона
Бакалаврская работа, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 5750 р. Год сдачи: 2017 - СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Дипломные работы, ВКР, история . Язык работы: Русский. Цена: 4290 р. Год сдачи: 2022 - Система электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА»
ОАО «Сургутнефтегаз»
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2017 - Организация документооборота: состояние и проблемы совершенствования
Курсовые работы, делопроизводство. Язык работы: Русский. Цена: 600 р. Год сдачи: 2019 - ПРОЕКТИРОВАНИЕ СРЕДСТВ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ В РАМКАХ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ПРОЦЕДУР ООО «КОНТИНЕНТ СТРОЙ»
Бакалаврская работа, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 4380 р. Год сдачи: 2016 - Разработка системы электронного документооборота лесопромышленной компании на платформе 1С Предприятие
Дипломные работы, ВКР, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2021 - Методы и алгоритмы оптимизации и защиты электронного документооборота
Магистерская диссертация, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 4830 р. Год сдачи: 2022 - Организация системы электронного документооборота
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 1800 р. Год сдачи: 2023 - Методы и алгоритмы оптимизации электронного документооборота в корпоративных системах
Магистерская диссертация, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 4985 р. Год сдачи: 2020