ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ И РАБОТА С НИМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ЕКАТЕРИНБУРГСКОЙ ТАМОЖНЕ
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА 11
1.1. История появления термина «электронный документ» 11
1.2. Дефиниции электронного документа 15
1.3. Особенности электронного документа 27
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЕКАТЕРИНБУРГСКОЙ
ТАМОЖНЕ 35
2.1. История, структура и направления деятельности Екатеринбургской
таможни 35
2.2. Характеристика документооборота Екатеринбургской
таможни 41
3. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «УКИД-2» КАК СРЕДСТВО ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ В
ЕКАТЕРИНБУРГСКОЙ ТАМОЖНЕ 46
3.1. Характеристика автоматизированной системы «УКИД-2» 46
3.2. Особенности работы с электронными документами в таможне 49
3.3. Совершенствование электронного документооборота в
Екатеринбургской таможне 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 58
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
1. СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА 11
1.1. История появления термина «электронный документ» 11
1.2. Дефиниции электронного документа 15
1.3. Особенности электронного документа 27
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЕКАТЕРИНБУРГСКОЙ
ТАМОЖНЕ 35
2.1. История, структура и направления деятельности Екатеринбургской
таможни 35
2.2. Характеристика документооборота Екатеринбургской
таможни 41
3. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «УКИД-2» КАК СРЕДСТВО ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ В
ЕКАТЕРИНБУРГСКОЙ ТАМОЖНЕ 46
3.1. Характеристика автоматизированной системы «УКИД-2» 46
3.2. Особенности работы с электронными документами в таможне 49
3.3. Совершенствование электронного документооборота в
Екатеринбургской таможне 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 58
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
В наше время все организации заинтересованы в повышении эффективности управления. Для достижения положительных результатов, нужно уделять значительное внимание совершенствованию работы с документами, так как именно на документированной информации основываются управленческие решения.
На настоящем этапе развития информационных технологий электронные документы и переход к электронному документообороту приобрели очень большое значение, и поэтому вокруг них ведутся многочисленные споры.
Хотя электронные документы имеют ряд проблем, таких как нормативноправое закрепление, аутентичность, реализация юридической силы, защита информации, долговременное хранение, у них множество преимуществ перед бумажным документооборотом.
Внедрение электронного документа обеспечит рациональную организацию делопроизводства и сокращение времени на выполнения работ, что положительно повлияет на анализ и принятие управленческих решений. Однако, для этого нужна модификация процессов управления документами.
Тема выпускной квалификационной работы представляет теоретический и практический интерес, так как в ней достаточно внимания уделено делопроизводству в ведомственном учреждении, которое должно опираться и строго следовать как национальным, так и международным стандартам, современным мировым тенденциям.
Объектом выпускной квалификационной работы является электронные документы.
Предметом выпускной квалификационной работы является организация работы с электронными документами в Екатеринбургской таможне.
Цель выпускной квалификационной работы выявить особенности работы с электронными документами в Екатеринбургской таможне.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
• изучить историю появления электронного документа;
• охарактеризовать различные подходы к понятию «электронный документ»;
• выявить особенности электронного документа;
• изучить историю, структуру и направления деятельности Екатеринбургской таможни;
• дать характеристику документообороту Екатеринбургской таможни;
• дать характеристику автоматизированной системе «УКИД-2»;
• определить особенности работы с электронными документами в таможне;
• показать совершенствование электронного документооборота при использовании АС «УКИД-2».
При написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников и литературы. В Большом юридическом словаре В. Н. Донова, в Экономикоматематическом слове Л. И. Лопатникова, в словаре-справочнике «Управление документами. Термины и определения», подготовленным ВНИИДАД, а также в справочном издании «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях» есть место определению «электронный документ».
Проблему особенностей электронного документа затрагивают Н. Б. Зиновьева, М. В. Бородин, В. И. Тихонов, В. Ф. Янковая. Ученые выявили, что характерными чертами электронного документа являются реквизиты, метаданные и формат. Согласно ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 электронная подпись относится как к метаданным, так и к реквизитам электронного документа.
...
На настоящем этапе развития информационных технологий электронные документы и переход к электронному документообороту приобрели очень большое значение, и поэтому вокруг них ведутся многочисленные споры.
Хотя электронные документы имеют ряд проблем, таких как нормативноправое закрепление, аутентичность, реализация юридической силы, защита информации, долговременное хранение, у них множество преимуществ перед бумажным документооборотом.
Внедрение электронного документа обеспечит рациональную организацию делопроизводства и сокращение времени на выполнения работ, что положительно повлияет на анализ и принятие управленческих решений. Однако, для этого нужна модификация процессов управления документами.
Тема выпускной квалификационной работы представляет теоретический и практический интерес, так как в ней достаточно внимания уделено делопроизводству в ведомственном учреждении, которое должно опираться и строго следовать как национальным, так и международным стандартам, современным мировым тенденциям.
Объектом выпускной квалификационной работы является электронные документы.
Предметом выпускной квалификационной работы является организация работы с электронными документами в Екатеринбургской таможне.
Цель выпускной квалификационной работы выявить особенности работы с электронными документами в Екатеринбургской таможне.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
• изучить историю появления электронного документа;
• охарактеризовать различные подходы к понятию «электронный документ»;
• выявить особенности электронного документа;
• изучить историю, структуру и направления деятельности Екатеринбургской таможни;
• дать характеристику документообороту Екатеринбургской таможни;
• дать характеристику автоматизированной системе «УКИД-2»;
• определить особенности работы с электронными документами в таможне;
• показать совершенствование электронного документооборота при использовании АС «УКИД-2».
При написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников и литературы. В Большом юридическом словаре В. Н. Донова, в Экономикоматематическом слове Л. И. Лопатникова, в словаре-справочнике «Управление документами. Термины и определения», подготовленным ВНИИДАД, а также в справочном издании «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях» есть место определению «электронный документ».
Проблему особенностей электронного документа затрагивают Н. Б. Зиновьева, М. В. Бородин, В. И. Тихонов, В. Ф. Янковая. Ученые выявили, что характерными чертами электронного документа являются реквизиты, метаданные и формат. Согласно ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 электронная подпись относится как к метаданным, так и к реквизитам электронного документа.
...
С каждым годом все более важным становится вопрос об оптимизации документооборота, использовании электронных документов, а также о создании современных систем делопроизводства.
Рациональное управление электронными документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников, следовательно, приводит к общему повышению качества управления и облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений. От того, насколько профессионально ведется электронная документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Термин «электронный документ» в российском документоведении начал активно использоваться лишь в 1990-е годы. До этого общепринятыми были термины «машиночитаемый документ», «документ на машинном (магнитном) носителе», «машиноориентированный документ» и «машинограмма». Сегодня появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла в электронном виде. Так возникло понятие «электронный документ». Анализируя нормативно-правовую базу, следует отметить, что при даче определения акцент делается на информационную составляющую понятия. Также отмечаются тенденции развития данного понятия, как в России, так и за рубежом: на Западе развитие технологий привело к тому, что информация стала оторвана от носителя, а в нашей стране технические работы с документами на электронных носителях повторяют одни и те же операции, что и с бумажными. Отличительными чертами электронных документов являются реквизиты, метаданные и формат.
Исследуя организацию делопроизводства в Екатеринбургской таможне, следует подчеркнуть, что данному учреждению присущ смешанный документооборот. Электронные документы пока не преобладают в виде исходящих. Зато как внутренние документы их достаточно. То есть управленческая деятельность в организации выполняется с помощью 58
автоматизированной системы и ее модуля и имеет отражение всех процессов в документальной форме.
В данном учреждении используется система электронного документооборота «УКИД-2» и модуль «АРМ руководителя (исполнителя)». Основная цель АС «УКИД-2» состоит в том, чтобы автоматизировать учет и контроль прохождения и исполнения документов в подразделениях ФТС России. АРМ руководителя (исполнителя), учитывая сложную многоуровневую систему учреждения, позволяет организовать работу с электронными документами. Модуль помогает оперативно взаимодействовать между таможенными органами и сторонними организациями. Программные продукты разработаны только для таможенных органов, что проявляется в специфике интерфейса программ. Также работа в них доступна не только руководству, но и должностным лицам-исполнителям.
Делопроизводство в таможне имеет свои отличительные черты. Работа с электронными образами осуществляется в АС «УКИД-2». Путем сканирования документы прикрепляются к РКК. В модуле «АРМ руководителя (исполнителя) создаются проекты электронных документов. Специфика работы с ними проявляется в создании документа, его согласовании и утверждении, а также подписании электронной подписью. Екатеринбургская таможня все больше упрощает работу и эффективно использует систему электронного документооборота.
Анализ работы с электронными документами показал, что автоматизированная система и ее модуль дополняют друг друга по функциям и обеспечивают ведение электронного документооборота. Комплексная система электронного документооборота объединяет большое количество подразделений и пользователей. Этим она позволяет повысить эффективность взаимодействия между ФТС, управлениями, таможнями и таможенными постами. С ее помощью совершенствуется ведение делопроизводства в таможенных органах. Это происходит путем сокращения традиционных документов и приведения процессов к единообразию.
Таким образом, информационные технологии идут по пути прогресса и не снижают свои обороты. От оптимизации работы с электронными документами, в значительной мере, зависит надлежащая организация управления Екатеринбургской таможней.
Рациональное управление электронными документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников, следовательно, приводит к общему повышению качества управления и облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений. От того, насколько профессионально ведется электронная документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Термин «электронный документ» в российском документоведении начал активно использоваться лишь в 1990-е годы. До этого общепринятыми были термины «машиночитаемый документ», «документ на машинном (магнитном) носителе», «машиноориентированный документ» и «машинограмма». Сегодня появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла в электронном виде. Так возникло понятие «электронный документ». Анализируя нормативно-правовую базу, следует отметить, что при даче определения акцент делается на информационную составляющую понятия. Также отмечаются тенденции развития данного понятия, как в России, так и за рубежом: на Западе развитие технологий привело к тому, что информация стала оторвана от носителя, а в нашей стране технические работы с документами на электронных носителях повторяют одни и те же операции, что и с бумажными. Отличительными чертами электронных документов являются реквизиты, метаданные и формат.
Исследуя организацию делопроизводства в Екатеринбургской таможне, следует подчеркнуть, что данному учреждению присущ смешанный документооборот. Электронные документы пока не преобладают в виде исходящих. Зато как внутренние документы их достаточно. То есть управленческая деятельность в организации выполняется с помощью 58
автоматизированной системы и ее модуля и имеет отражение всех процессов в документальной форме.
В данном учреждении используется система электронного документооборота «УКИД-2» и модуль «АРМ руководителя (исполнителя)». Основная цель АС «УКИД-2» состоит в том, чтобы автоматизировать учет и контроль прохождения и исполнения документов в подразделениях ФТС России. АРМ руководителя (исполнителя), учитывая сложную многоуровневую систему учреждения, позволяет организовать работу с электронными документами. Модуль помогает оперативно взаимодействовать между таможенными органами и сторонними организациями. Программные продукты разработаны только для таможенных органов, что проявляется в специфике интерфейса программ. Также работа в них доступна не только руководству, но и должностным лицам-исполнителям.
Делопроизводство в таможне имеет свои отличительные черты. Работа с электронными образами осуществляется в АС «УКИД-2». Путем сканирования документы прикрепляются к РКК. В модуле «АРМ руководителя (исполнителя) создаются проекты электронных документов. Специфика работы с ними проявляется в создании документа, его согласовании и утверждении, а также подписании электронной подписью. Екатеринбургская таможня все больше упрощает работу и эффективно использует систему электронного документооборота.
Анализ работы с электронными документами показал, что автоматизированная система и ее модуль дополняют друг друга по функциям и обеспечивают ведение электронного документооборота. Комплексная система электронного документооборота объединяет большое количество подразделений и пользователей. Этим она позволяет повысить эффективность взаимодействия между ФТС, управлениями, таможнями и таможенными постами. С ее помощью совершенствуется ведение делопроизводства в таможенных органах. Это происходит путем сокращения традиционных документов и приведения процессов к единообразию.
Таким образом, информационные технологии идут по пути прогресса и не снижают свои обороты. От оптимизации работы с электронными документами, в значительной мере, зависит надлежащая организация управления Екатеринбургской таможней.
