Помощь студентам в учебе
ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. МАГНИТОГОРСКА
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ВОЗМОЖНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ .. 10
1.1. Понятия и принципы электронного документооборота 10
1.2. Преимущества и недостатки электронного документооборота 16
2. ОРГАНИЗАЦИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА МАГНИТОГОРСКА 24
2.1. Особенности документооборота в органах местного самоуправления 24
2.2. Алгоритм и способы согласования документов в Администрации
города Магнитогорска 28
3. ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА МАГНИТОГОРСКА 36
3.1. Согласование документов в системе электронного документооборота
Docsvision 36
3.2. Регламент электронного согласования документов в администрации
города: роль, структура и этапы разработки 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 48
ПРИЛОЖЕНИЯ 53
1. Структура Администрации города Магнитогорска 53
2. Анкета на выявление проблем связанных с согласованием документов . 54
3. Регламент организации электронного согласования документов в системе
электронного документооборота
1. ВОЗМОЖНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ .. 10
1.1. Понятия и принципы электронного документооборота 10
1.2. Преимущества и недостатки электронного документооборота 16
2. ОРГАНИЗАЦИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА МАГНИТОГОРСКА 24
2.1. Особенности документооборота в органах местного самоуправления 24
2.2. Алгоритм и способы согласования документов в Администрации
города Магнитогорска 28
3. ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА МАГНИТОГОРСКА 36
3.1. Согласование документов в системе электронного документооборота
Docsvision 36
3.2. Регламент электронного согласования документов в администрации
города: роль, структура и этапы разработки 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 48
ПРИЛОЖЕНИЯ 53
1. Структура Администрации города Магнитогорска 53
2. Анкета на выявление проблем связанных с согласованием документов . 54
3. Регламент организации электронного согласования документов в системе
электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота актуально для любого государственного учреждения, особенно в свете государственной программы по созданию «электронного правительства», которое направленно на улучшение качества жизни населения, повышение эффективности государственного и муниципального управления, развитие гражданских инициатив и предпринимательской деятельности за счет применения информационных технологий.
Внедрение системы повысит уровень контроля выполнения сотрудниками своих обязанностей, повысится исполнительская дисциплина, а вместе с этим организация приобретет:
• прозрачность движения документов;
• единое информационное пространство, информационно связывающее подразделения Департамента и контрагентов;
• гарантированное наличие информация и моментальный доступ к ней;
• ускоренный обмен документами и сроки исполнения в виду отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении документов;
• управляемые и контролируемые информационные потоки и как следствие повышение управляемости организацией в целом;
• электронное согласование документов будет в ускоренном режиме с сокращением сроков подписания.
С каждым годом необходимость в автоматизации управления документацией возрастает, поэтому большинство Российских организаций и учреждений внедрили у себя системы электронного документооборота. Для тех, кто считает автоматизированный документооборот пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом.
Электронный документооборот эффективен тем, что он избавляет организации от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, становится возможным хранить информацию в компьютере и на дисках.
Объектом выпускной квалификационной работы является электронный документооборот, как процесс движения документов в органах местного самоуправления.
Предметом исследования является: организационно-правовые аспекты автоматизации согласования документов в органах местного самоуправления с использованием СЭД.
Цель исследования - анализ возможностей системы электронного документооборота по совершенствованию процесса согласования документов и его регламентирование в Администрации города Магнитогорска (далее Администрация города).
Обозначенная цель определила необходимость решения следующих задач:
• определить особенности электронного документооборота;
• сравнить электронный и бумажный документооборот;
• исследовать применения СЭД в органах местного самоуправления для совершенствования системы электронного документооборота;
• ознакомиться с практическим применением электронного согласования документов на примере Администрации города;
• разработать регламент организации электронного согласования документов для Администрации города.
В процессе написания выпускной квалификационной работы мы обращались к трудам отечественных документоведов, которыми накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах, М.В. Ларина 1 , где автор в своей работе «Управление документацией в организациях» решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в учреждениях различного типа, а так же в органах местного самоуправления...
Внедрение системы повысит уровень контроля выполнения сотрудниками своих обязанностей, повысится исполнительская дисциплина, а вместе с этим организация приобретет:
• прозрачность движения документов;
• единое информационное пространство, информационно связывающее подразделения Департамента и контрагентов;
• гарантированное наличие информация и моментальный доступ к ней;
• ускоренный обмен документами и сроки исполнения в виду отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении документов;
• управляемые и контролируемые информационные потоки и как следствие повышение управляемости организацией в целом;
• электронное согласование документов будет в ускоренном режиме с сокращением сроков подписания.
С каждым годом необходимость в автоматизации управления документацией возрастает, поэтому большинство Российских организаций и учреждений внедрили у себя системы электронного документооборота. Для тех, кто считает автоматизированный документооборот пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом.
Электронный документооборот эффективен тем, что он избавляет организации от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, становится возможным хранить информацию в компьютере и на дисках.
Объектом выпускной квалификационной работы является электронный документооборот, как процесс движения документов в органах местного самоуправления.
Предметом исследования является: организационно-правовые аспекты автоматизации согласования документов в органах местного самоуправления с использованием СЭД.
Цель исследования - анализ возможностей системы электронного документооборота по совершенствованию процесса согласования документов и его регламентирование в Администрации города Магнитогорска (далее Администрация города).
Обозначенная цель определила необходимость решения следующих задач:
• определить особенности электронного документооборота;
• сравнить электронный и бумажный документооборот;
• исследовать применения СЭД в органах местного самоуправления для совершенствования системы электронного документооборота;
• ознакомиться с практическим применением электронного согласования документов на примере Администрации города;
• разработать регламент организации электронного согласования документов для Администрации города.
В процессе написания выпускной квалификационной работы мы обращались к трудам отечественных документоведов, которыми накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах, М.В. Ларина 1 , где автор в своей работе «Управление документацией в организациях» решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в учреждениях различного типа, а так же в органах местного самоуправления...
Таким образом, система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Системы электронного документооборота имеют особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.
В данной работе было проведено исследование на предмет выявления преимуществ и недостатков, а также целесообразность внедрения модуля согласования в систему электронного документооборота в Администрации города.
Администрация города Магнитогорска - это орган местного самоуправления, осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.
Управленческая деятельность администрации выражается посредством издания нормативных документов. Основными нормативными правовыми актами администрации являются постановления и распоряжения главы города.
Сравнительный анализ показал, что электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажными, основными его преимуществами является:
• единая система хранения всех документов Администрации города;
• минимальные затраты времени на поиск информации;
• отслеживание о вносимых изменениях в данную информацию;
• контроль за сроками согласования исполнения документов.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений, так же одним из недостатков бумажного документа является его безопасность.
Ознакомившись с практическим применением электронного согласования документов на примере программного обеспечения Docsvision, пришли к выводу, что модуль согласования в данной СЭД включает набор инструментов, при помощи которых можно реализовать согласование документов по заранее настроенным маршрутам любой степени сложности, в том числе с выбором типа согласования: последовательное или параллельное, смешанным (последовательно-параллельным).
В ходе работы было проведено анкетирование на предмет выявления недостатков, связанных с «ручным» способом согласования документов в Администрации города. Исходя из результатов анкетирования сотрудников, удалось выяснить, что при отсутствии электронного согласования документов, необходимость вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, поиск в бумажных архивах, проектов подготовленных документов как распорядительных, так и иных; существенным образом снижает трудозатраты исполнителей документов. Для осуществления полномочий сотрудников органов в процессе исполнения своих должностных обязанностей в ходе согласования документов в электронном виде был разработан проект регламента электронного согласования документов.
Регламент будет основным нормативно-правовым актом, который установит порядок действий (решений) органов администрации города и должностных лиц, направленный на осуществление их полномочий в процессе исполнения своих должностных обязанностей в ходе согласования документов в электронном виде.
К основным правилам согласования документов указанных в данном регламенте можно отнести:
• документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ;...
Системы электронного документооборота имеют особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.
В данной работе было проведено исследование на предмет выявления преимуществ и недостатков, а также целесообразность внедрения модуля согласования в систему электронного документооборота в Администрации города.
Администрация города Магнитогорска - это орган местного самоуправления, осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.
Управленческая деятельность администрации выражается посредством издания нормативных документов. Основными нормативными правовыми актами администрации являются постановления и распоряжения главы города.
Сравнительный анализ показал, что электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажными, основными его преимуществами является:
• единая система хранения всех документов Администрации города;
• минимальные затраты времени на поиск информации;
• отслеживание о вносимых изменениях в данную информацию;
• контроль за сроками согласования исполнения документов.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений, так же одним из недостатков бумажного документа является его безопасность.
Ознакомившись с практическим применением электронного согласования документов на примере программного обеспечения Docsvision, пришли к выводу, что модуль согласования в данной СЭД включает набор инструментов, при помощи которых можно реализовать согласование документов по заранее настроенным маршрутам любой степени сложности, в том числе с выбором типа согласования: последовательное или параллельное, смешанным (последовательно-параллельным).
В ходе работы было проведено анкетирование на предмет выявления недостатков, связанных с «ручным» способом согласования документов в Администрации города. Исходя из результатов анкетирования сотрудников, удалось выяснить, что при отсутствии электронного согласования документов, необходимость вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, поиск в бумажных архивах, проектов подготовленных документов как распорядительных, так и иных; существенным образом снижает трудозатраты исполнителей документов. Для осуществления полномочий сотрудников органов в процессе исполнения своих должностных обязанностей в ходе согласования документов в электронном виде был разработан проект регламента электронного согласования документов.
Регламент будет основным нормативно-правовым актом, который установит порядок действий (решений) органов администрации города и должностных лиц, направленный на осуществление их полномочий в процессе исполнения своих должностных обязанностей в ходе согласования документов в электронном виде.
К основным правилам согласования документов указанных в данном регламенте можно отнести:
• документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ;...
