Тема: ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРОМЫШЛЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ

Движение документов образует документооборот. Соответственно мы понимаем, что документооборот существует на каждом предприятии или в организации. От того как организован документооборот зависит вся работа в целом на предприятии, особенно в больших организациях.
Промышленные предприятия отличаются большим количеством различных документов, что соответственно приводит к тому, что документооборот на таких предприятиях является сложным. В этом случае типичным становится увеличение документооборота.
Одним из способов улучшения делопроизводственных процессов является его автоматизация. Для большинства российских учреждений и организаций в последние годы стало реальностью осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно- технологических форм. Но наряду с этим необходимо применять и другие способы совершенствования документооборота, например, регламентацию типовых делопроизводственных процессов.
На данном этапе современного делопроизводства деятельность в области улучшения документоведения направлена на переход к полностью электронному документообороту. Однако существует много нюансов в вопросах перехода к электронному документообороту и очевидна важность также и традиционного бумажного делопроизводства. Специалисты в области делопроизводства и IT- технологий усиленно работают над решением данного вопроса.
Таким образом, актуальность данной темы в том, что проблема документооборота в целом изучена, но специфика документооборота на промышленном предприятии не указана. При большом объеме документов, свойственном промышленным предприятиям, обеспечение процессов документооборота является более сложным и многоступенчатым. Требует выстраивания правильного регламентированного подхода при работе с различными видами документов.
Объект дипломной работы - постановка делопроизводства на Магнитогорском металлургическом комбинате.
Предмет - документооборот на Магнитогорском металлургическом комбинате.
Цель - определить проблемы в организации документооборота на Магнитогорском металлургическом комбинате и предложить мероприятия по их устранению.
Для осуществления поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть структуру комбината, дать характеристику предприятия и службы ДОУ.
2. Дать характеристику документооборота на Комбинате в целом, а также его основным потокам: входящих, исходящих, внутренних документов.
3. Проанализировать документооборот на ПАО ММК» и предложить мероприятия по улучшению документооборота на предприятии.
Анализ изученности темы показывает, что книги по делопроизводству описывают в целом процесс документооборота без учета специфики работы промышленного предприятия. В книгах по делопроизводству таких авторов как Т.В. Кузнецова, Т.А. Быкова, Л.В. Санкина1, В.Ф. Янковая1 2, освещается общее знание о документообороте, принципах работы, совершенствованию документооборота. Материал из учебных пособий по делопроизводству, авторами которых являются указанные выше специалисты, служит теоретической основой знания о документообороте, принципах и правилах его организации.
Исследование электронного документооборота, тенденции развития, достоинства и недостатки бумажного и электронного документооборота можно проследить в трудах таких специалистов как М.П. Бобылева,1 С.Л. Кузнецов.3 4 Автоматизация процессов делопроизводства в целом является характерной особенностью современного делопроизводства. Анализ учебного материала дал общее понимание применения специальных автоматизированных систем в делопроизводстве, а также послужил материалом к сравнению существующей на ПАО «ММК» системы электронного документооборота....
Купить

Для раскрытия темы квалификационной работы были поставлены несколько задач. В ходе выполнения первой задачи о структуре комбината, характеристике работы комбината и службы ДОУ, было определено, что промышленные предприятия масштабны по величине, так как работа таких предприятий подразумевает сложный технологический процесс и выход готового продукта. Управление на таких предприятиях требует многоуровневой структуры и строгой регламентации рабочих процессов. Регламентация рабочих процессов осуществляется посредством организации информационного поля документной информации. Исходя из масштабов предприятия, для ведения методического руководства документированием, осуществления контроля за соблюдением требований и правил организации делопроизводства и ряда других важных задач целесообразно выделять в самостоятельное структурное подразделение службу документационного управления или отдел.
Основной базой нормативно-методической регламентации службы ДОУ или отдела являются общегосударственные законы и стандарты, на основе этих первоисточников предприятия разрабатывают нормативные документы (стандарты и инструкции внутри организации) с учетом специфики выполняемой деятельности предприятия в целом, а также деятельности функциональных отделов внутри предприятия.
Согласно решению второй задачи о характеристике документооборота на комбинате в целом, а также его основным потокам (входящие, исходящие, внутренние документы) было выявлено, что объем документооборота на промышленных предприятиях довольно значительный. Согласование и исполнение документов проходит в соответствии со строгой иерархией системы управления от низшего звена к высшему.
На комбинате, как и в других крупных промышленных предприятиях, существует необходимость использования документов как в электронном (большей частью), так и в бумажном виде. Соответственно на комбинате смешанный документооборот, который состоит из следующих видов документов:
• Организационно-распорядительных:
организационные (устав, организационная структура и штатное расписание, положения и инструкции;
распорядительные (приказы и распоряжения; протоколы, содержащие решения).
• Информационно-справочных (письма, акты, справки, объяснительные записки, докладные (служебные) записки, факсы, телеграммы, номенклатура дел и др.).
Для того, чтобы ускорить процессы делопроизводства при организации входящего, исходящего, внутреннего документопотоков широко применяется внедрение электронных систем. На комбинате для организации документопотоков используются СЭД Tesla и Informix, созданных на базе СЭД «Босс-Референт».
Проанализировав документооборот на ПАО ММК», были представлены мероприятия по совершенствованию документооборота на предприятии.
Так как тенденцией современного делопроизводства, в том числе и на промышленных предприятиях, является переход к электронному документообороту, то приоритетными задачами постановки делопроизводства являются:
4. Безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно. Внедрение электронно-цифровой поможет решить данную задачу.
5. Оперативность в составлении и прохождении документа улучшит качественная и функциональная система электронного документооборота.
6. Оптимальность документооборота и недопустимость многократного дублирования документов достигается посредством рассылки документов в электронном виде исполнителям и другим структурным подразделениям.
7. Архивное хранение электронных баз данных по документопотокам документов должно осуществляться в структурных подразделениях, с единым центром хранения общих баз данных всех структурных подразделений в архиве комбината.
Купить