ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В КАДАСТРОВОЙ
ПАЛАТЕ 7
1.1. Создание Кадастровой палаты, ее функции и структура 7
1.2. Архив как структурное подразделение филиала Кадастровой палаты по
Челябинской области 22
2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ФИЛИАЛЕ КАДАСТРОВОЙ ПАЛАТЫ 27
2.1. Организация приема и проведения экспертизы ценности документов 27
2.2. Учет и описание документов в архиве 35
2.3. Условия хранения документов 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 49
Ценность архивов, как основного элемента информационной структуры современного общества, постоянно возрастает. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории России архивные фонды, исторически или логически связанные между собой, а также архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Как пишут авторы учебного пособия, «архивы являются национальным богатством любой страны, основной составляющей социальной памяти общества, позволяющей проникнуть в тайны прошлого для лучшего понимания настоящего и прогнозирования будущего»1.
Тема настоящей выпускной квалификационной работы связана с архивом особого учреждения - Кадастровой палаты. Учет земель начался еще на Руси, что стало основой для создания кадастровой службы, так как власть всегда интересовал вопрос о том, кто и чем владеет. Благодаря описанию земель и установлению границ, которые начались еще с Руси, сегодня мы имеем государство с четким землеописанием и границами.
Кадастровая палата - уникальная организация, которая регистрирует все сделки по объектам недвижимости: строения, садовые участки, капитальные гаражи и т.д., а также земельным участкам. В результате этой деятельности образуется большой поток документов, который нужно правильно принять, обработать, описать, провести экспертизу ценности и передать на архивное хранение. В архиве кадастровой палаты хранятся не только документы делопроизводства предприятия, а также в нем хранятся кадастровые и учетные дела, государственные акты и свидетельство о праве собственности на землю, постановления органов местного самоуправления, книги регистрации государственных актов и свидетельств на земельные участки, которые составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.
В своей работе кадастровая палата опирается на законы, административные регламенты, приказы, положения, одним из самых важных является Федеральный закон «О государственной регистрации недвижимости» от 13.07.2015 № 218-ФЗ 1.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена важностью самих кадастровых документов, играющих большую роль в жизни общества, а также востребованных для различных справок гражданам.
Объект исследования - архив филиала Кадастровой палаты по Челябинской области. Предмет исследования - архивное хранение документов указанной Кадастровой палаты.
Целью написания выпускной квалификационной работы является анализ архивного хранения документов, образующихся в деятельности Кадастровой палаты, для выработки рекомендаций по его улучшению.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• показать важность кадастровой службы, историю ее появления;
• рассмотреть функции конкретной Кадастровой палаты, ее структуру;
• описать процесс приема документов в архив Палаты;
• выяснить, как определяется ценность кадастровых и учетных дел и сроки их хранения;
• рассмотреть процессы учета и описания документов;
• определить технологии и условия хранения кадастровых и учетных дел в архиве.
В процессе исследования был изучен комплекс федеральных нормативнометодических материалов по архивному хранению документов. Основная работа с документами Архивного фонда Российской Федерации, в том числе в органах государственной власти и различных организациях, являющихся источниками комплектования этого Фонда подробно прописаны в Правилах, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 за № 526. В них говорится об организации хранения, комплектования, учета и использования этих документов 1. Функции и структура учреждения кадастровой палаты прописаны в Уставе Федеральной службы государственной регистрации кадастра и картографии кадастровой палаты, утвержденном Минэкономразвития в 2017 г. 2 3....
Сохранность документов одна из главных задач кадастровой палаты. В архиве хранятся не только дела законченного делопроизводства, но и кадастровые и учетные дела, свидетельства о праве собственности на землю и государственные акты собственности. И все эти документы должны хранится по всем нормам и правилам, что бы не потеряли свою ценность. Особо ценными документами считаются свидетельства о праве собственности на землю и государственные акты собственности, так как хранятся в оригинале и в единственном экземпляре. Эти документы содержат сведения о собственности земельного участка и координаты данного участка. Поэтому вопрос сохранности этих документов является важной задачей работников архива кадастровой палаты. Сохранность документов обеспечивается за счет правильных режимов хранения, оборудования архива, а так же качество самого помещения в котором расположен архив. К сожалению, в современном мире к сохранности документов относятся халатно, документы могут хранить в коробках на полу, в сырых помещениях, а так же в архиве могут стоять холодильники и другие бытовые предметы. Вот и архив кадастровой палаты не является исключение. В помещении архива, где хранятся документы оборудовано место для приема пищи, стоит холодильник и микроволновая печь. А так же с помещение архива и комната, которая является, местом для курения сообщается дверью. Все это является огромнейшей ошибкой в обеспечении сохранности документов, и эти ошибки могут быть роковыми для документов.
Я считаю, что нужно разработать свод законов, которые бы установили четкую ответственность за сохранность документов. Так же этот закон бы предусматривал бы наказания за порчу, утерю хранившихся документов в организации. Наказание могло бы быть в виде штрафа и или даже уголовной ответственности, если были утрачены особо ценные документы.
