Объект исследования - Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 2» (Красноярский край, г. Шарыпово).
Введение 3
1 ТЕОРЕТИКО–МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 7
1.1 Понятие и сущность кадрового документооборота 7
1.2 Основные элементы системы кадрового документооборота 11
1.3 Цифровые тренды в системах кадрового документооборота 18
2 АНАЛИЗ СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ И ВОЗМОЖНОСТЕЙ АВТОМАТИЗАЦИИ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБОУ СОШ № 2 24
2.1 Общая характеристика деятельности МБОУ СОШ № 2 24
2.2 Анализ и оценка состояния системы кадрового документооборота 28
2.3 Ключевые проблемы в организации системы кадрового документооборота 37
3 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО ВНЕДРЕНИЮ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СИСТЕМУ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБОУ СОШ № 2 42
3.1 Обоснование необходимости проектных предложений 42
3.2 Ресурсное обеспечение реализации проекта 46
3.3 Оценка социально–экономических выгод реализации проекта 50
Заключение 56
Список использованных источников 60
Актуальность проблемы исследования обусловлена тем, что в последние годы, в связи с непрерывным развитием цифровых технологий, кадровый документооборот переживает волну цифровых преобразований. Цифровая трансформация позволяет бюджетным учреждениям более эффективно хранить кадровые документы, управлять ими и обмениваться с другими пользователями. Цифровая трансформация кадрового документооборота привела к появлению множества новых технологий и инструментов, включая систему управления базами знаний.
Система управления базой знаний – это платформа, которая может помочь общеобразовательным учреждениям создавать, хранить, систематизировать знания и обмениваться ими. Кроме того, автоматизация позволяет формировать онлайн–базу знаний, управление документами, поиск, контроль версий, настройку разрешений и другие функции. Система управления базами знаний может помочь хранить большой объем информации и управлять им, а также быстро извлекать кадровые документы и обмениваться ею, что полезно для управления информацией и знаниями в бюджетных учреждениях.
База знаний является частью системы управления кадровой документацией и представляет собой совокупность всей информации об учреждении, включая документы о приеме и увольнения сотрудников, стандартные процессы управления кадрами и т.д. Можно подчеркнуть, что база знаний позволяет кадровым специалистам быстро приобретать знания, решать проблемы, повышать эффективность работы и конкурентоспособность образовательных учреждениях.
Автоматизация позволяет управлять кадровым документооборотом с использованием цифровых средств и инструментов. Благодаря применению интеллектуальных алгоритмов и технологий автоматизации общеобразовательные учреждения могут лучше управлять кадровыми документами. Интеллектуальное управление документами позволяет автоматически классифицировать, архивировать и маркировать документы, анализируя их содержимое, тем самым повышая эффективность и точность управления кадровой документацией.
Кроме того, автоматизация также предоставляет бюджетным учреждениям больше возможностей для обмена документами и совместной работы. В современных условиях сотрудники могут обмениваться своими собственными документами через облако и могут легко взаимодействовать с коллегами для совместного редактирования кадровой документации, повышая эффективность работы и коммуникации между отдельными подразделениями и отделами.
Можно отметить, что касается будущих перспектив, то внедрение информационного системы кадрового документооборота постепенно станет более интеллектуальной и автоматизированной. В будущем, благодаря постоянному развитию технологий обработки естественного языка и машинного обучения, система управления кадровой документацией сможет отражать содержание и назначение файла, что позволит обрабатывать документы более точно и автоматически. Кроме того, цифровая трансформация также приведет к повышению уровня безопасности и защиты частной жизни, и бюджетные учреждения смогут лучше защищать свои права на интеллектуальную собственность и конфиденциальные данные.
Теоретическая значимость исследования обусловлена тем, что на сегодняшний день цифровая трансформация кадрового документооборота также принесла много преимуществ, одним из которых является значительное снижение эксплуатационных расходов. В прошлом кадровый документооборот требовал большого количества ручного вмешательства и офисного пространства для хранения документов. Теперь, благодаря цифровой трансформации, кадровые документы могут храниться на серверах, больше не занимать слишком много места и легко поддаваться резервному копированию и восстановлению, что значительно снижает издержки.
Объектом исследования выступает муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 2» (МБОУ СОШ №2 г. Шарыпово Красноярского края).
Предметом исследования является эффективность системы кадрового документооборота.
Цель выпускной квалификационной работы заключается в разработке основных направлений повышения эффективности кадрового документооборота на основе автоматизации системы в МБОУ СОШ №2.
В свою очередь задачи исследования включают в себя:
изучить теоретико-методологические аспекты автоматизации кадрового документооборота;
дать общую организационно–экономическую характеристику объекту исследования
на основе анализа, выделить ключевые проблемы в организации системы кадрового документооборота учреждения;
разработать направления повышения эффективности кадрового документооборота МБОУ СОШ №2;
обосновать целесообразность реализации предлагаемого проекта автоматизации кадрового документооборота МБОУ СОШ №2.
Информационная база исследования сформирована нормативно–правовыми актами, учебными пособиями и периодическими изданиями.
Практическая значимость исследования обусловлена разработкой рекомендаций по оптимизации системы кадрового документооборота в МБОУ СОШ №2. Проект изменений можно использовать в учреждениях аналогичной отрасли и масштабов деятельности.
Методы исследования включают в себя анализ научно–учебной литературы, нормативно–правовых актов, графический метод, метод абсолютных и относительных величин и др.
Структура выпускной квалификационной работы включает введение, две главы, заключение и список использованной литературы. Во введении обосновывается актуальность темы исследования, определяется цель и задачи работы. В первой главе даны теоретико–методологические аспекты автоматизации системы кадрового документооборота. Вторая глава посвящена анализу действующего механизма кадрового документооборота в МБОУ СОШ №2. В рамках третьей главы разрабатывается проект по внедрению цифровых технологий в систему кадрового документооборота в МБОУ СОШ №2. В заключении обобщены результаты исследования и представлены выводы.
В процессе написания выпускной квалификационной работы были получены следующие результаты:
1. управление кадровым документооборотом – это деятельность по сбору, организации, хранению, идентификации, подсчету и обеспечению использования кадровых дел. В ходе деятельности по управлению персоналом формируются личные дела, которые описывают и отражают личный опыт и моральные качества, и объединяются в группы отдельных лиц для подготовки документов и материалов для проверки. В основном документооборот формируется кадровыми, организационными, трудовыми и управленческими материалами в процессе трудовой деятельности по воспитанию, отбору и использованию персонала. В условиях новой рыночной ситуации, в связи с изменениями в содержании и требованиях социального управления и менеджмента бюджетного учреждения, содержание кадровых документов также претерпело значительные изменения и нуждается в обновлении в новых секторах с учетом тенденций в автоматизации.
2. в целом цифровая трансформация сыграла ключевую роль в изменении кадрового документооборота. В результате можно не только повысить эффективность работы, сэкономить затраты и повысить безопасность, но и облегчить обмен информацией и сотрудничество между подразделениями в бюджетном учреждении. Поэтому, когда учреждение осуществляют цифровую трансформацию, то важно обратить внимание на работу системы кадрового документооборота и принять действенные меры для повышения качества и эффективности бизнес–процессов. Только так можно лучше адаптироваться к развитию цифровой эры и повысить конкурентоспособность бюджетных учреждений.
3. в рамках данного исследования проводится анализ деятельности МБОУ СОШ № 2, в частности отражены основные виды оказываемых услуг и выполняемых работ. Немаловажное значение имеет организационная структура управления, которая имеет важное значение для управления персоналом. На сегодняшний день на развитие МБОУ СОШ № 2 город Шарыпово оказывает влияние ряд факторов внешней и внутренней среды, в том числе государственная образовательная политика. Представлено нормативно–правовое обеспечение работы общеобразовательного учреждения, а также анализ лицензионной деятельности.
4. в условиях современной волны цифровизации управление кадровым документооборотом на базе бумажных носителей значительно сокращается эффективность процессов в общеобразовательном учреждении. На сегодняшний день система кадрового документооборота предполагает систему хранения, управления и сопровождения кадровой документации. Важно отметить, что кадровая документация включает персональные данные, записи об обучении и развитии, оценка эффективности работы и др.
5. анализ узких мест показал, что больше времени уходит на анализ заявки в плане приема на работу и ее согласование, подбор кандидатов происходит не упорядочено, нет выбранной методики подбора, не осуществлен поиск по внутренним и внешним источникам, кроме этого неправильно распределили временные ресурсы. Большая длительность подписания необходимых документов, а также их обработка. В своей работе МБОУ СОШ № 2 сталкивается со многими проблемами в области управления кадровым документооборотом. Однако с помощью передовых технических средств и стандартизированных методов управления эти проблемы могут быть решены оперативно и с минимизацией финансовых и временных ресурсов. Среди них наиболее популярными методами управления кадровыми документами в настоящее время являются облачные технологии хранения данных и платформа интеллектуального управления. Полученные результаты свидетельствуют о необходимости автоматизации кадрового делопроизводства на базе системы «EnDocs».
6. система управления кадровыми ресурсами является частью цифрового управления МБОУ СОШ № 2, поэтому в качестве решения можно обозначить внедрение информационной системе. Ее внедрение не только повышает эффективность работы, но и обеспечивает бюджетным учреждениям более научную поддержку при принятии решений. Благодаря постоянному прогрессу науки и техники цифровая система будет продолжать играть ключевую роль в оказании помощи бюджетным учреждениям в более эффективном управлении человеческими ресурсами и стимулировании их потенциала.
7. управление кадровым документооборотом оказывает важное влияние на эффективность работы, особенно в условиях эпохи цифровых преобразований. В современной рабочей среде сотрудники сталкиваются с большим количеством документов и данных. Исследования показали, что эффективное управление кадровым документооборотом может помочь сократить временные затраты, повысить эффективность работы и расширить возможности совместной работы. Управление файлами имеет важное значение для оптимизации эффективности работы. Рационально классифицируя кадровые документы, используя цифровые инструменты, регулярно очищая и упорядочивая данные, а также адаптируясь к тенденциям цифровой трансформации, можно повысить эффективность работы кадрового отдела исследуемого образовательного учреждения.
8. можно обратить внимание на реализуемость предлагаемой информационной системы и полное освоение бюджетных средств на ее реализацию, что позволяет оцифровывать бумажные документы, осуществлять онлайн–хранение и резервное копирование, а также предоставлять интеллектуальные функции поиска и классификации кадровых документов. Прежде всего, благодаря сканированию и распознаванию текста бумажных документов система управления файлами background может преобразовывать бумажные документы в электронные для онлайн–хранения и резервного копирования. Во–вторых, фоновая автоматизированная система может обеспечить мощную функцию поиска, с помощью поиска по ключевым словам и полнотекстового поиска быстро находить нужные файлы, что значительно повышает эффективность кадрового документооборота. Кроме того, фоновая система управления файлами может автоматически классифицировать и архивировать файлы на основе содержимого, атрибутов и другой информации о файлах, сокращая количество ручных операций.
В результате поставленная цель выпускной квалификационной работы достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
