Помощь студентам в учебе
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ БЕЛГОРОДСКОЙ ТАМОЖНИ)
|
ВВЕДЕНИЕ
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 9
РАЗДЕЛ II. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРАКТИКА ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ БЕЛГОРОДСКОЙ ТАМОЖНИ) 29
РАЗДЕЛ III. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ 82
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 9
РАЗДЕЛ II. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРАКТИКА ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ БЕЛГОРОДСКОЙ ТАМОЖНИ) 29
РАЗДЕЛ III. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ 82
Актуальность темы дипломного исследования. В системе государственного управления внешнеторговыми связями основополагающая роль отведена таможенной системе России, поскольку в условиях сохранения функций единой системы таможенных органов, как регулятора внешнеэкономических отношений, возрастает роль эффективной организации её структурных компонентов. Система управления таможенными органами состоит из: Федеральной таможенной службы (ФТС России), региональных таможенных управлений (РТУ), таможен и таможенных постов (ТП).
Основой системы эффективного управления в таможенных органах являются единые и слаженные действия личного состава (должностных лиц и работников). Вся совокупная система должна работать в конкретном направлении, которая в свою очередь способна обеспечить решение всех поставленных задач.
Документооборот представляет собой постоянно возобновляемый процесс движения документов в таможенном органе с момента их создания (получения) и до завершения исполнения (отправки адресату). Практика ведения документооборота в таможенных органах вырабатывалась годами. Несоблюдение норм, правил и требований работы в документационной системе управления влечет за собой потерю важной и достоверной информации. А несвоевременное принятие управленческих решений грозит существенными потерями.
Таким образом, актуальность выбранной темы исследования обусловлена недостаточной изученностью проблемных вопросов в сфере документационного обеспечения, делопроизводства и документооборота.
Решение данных проблем в системе управления документами в настоящее время позволит целенаправленно развивать множество информационных ресурсов, а также осуществлять их продуктивное функционирование, и открывать доступ потребителям к информационным технологиям с наименьшими затратами времени и труда.
Степень изученности темы дипломного исследования. В настоящее время существуют исследования, которые представляют значительный и немаловажный интерес применительно к теме дипломной работы. Управление документооборотом отражено в многочисленных трудах отечественных представителей, которые изучают важные и значимые проблемы теоретических и практических аспектов, что позволяет объективно изучить и проанализировать имеющуюся информацию.
Основными направлениями организации процесса делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях таможенных органов являются современные подходы к управленческому процессу, учитывая особенности современного состояния внешнеторговой деятельности. Они описаны в работах Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Е.Н. Петрушко, М.В. Стенюкова, В.В. Шкилёва и др.
Существенное значение для проводимого исследования, которые в большей степени характеризует важность и значимость правильной организации документационного обеспечения в таможенных органах и необходимость применения методов контроллинга представлены работах О.А. Зайцевой, А.А. Костина, О.А. Москаленко и др.
Методологические основы организации документооборота, как процесса, раскрыты в трудах Д.Г. Зеркина, М.В. Какориной, В.В. Макрусева, М.А. Месяца, В.Н. Пчелинцева, Г.В. Эловой и др. Их исследования посвящены управлению развитием делопроизводства в единой системе таможенных органов Российской Федерации.
Особый интерес представляют работы в области совершенствования технологического процесса и автоматизации документационного обеспечения таможенных органов, которые рассмотрены Т.В. Кузнецовой, М.В. Лариным, Л.В. Санкиной и др.
Однако, в результате проведенных исследований не была должным образом систематизирована методологическая база построения эффективного организационного механизма документооборота в таможенных органах. Следовательно, исследуемая тема нуждается в дальнейшем анализе и модернизации.
В качестве проблемы исследования выступает противоречие между необходимостью совершенствования управлением документооборотом в единой системе таможенных органов и недостаточной разработанностью механизмов и методов решения данной задачи. На практике неразрешенность данного противоречия приводит к снижению качества и уровня таможенных услуг, предоставляемых таможенными органами Российской Федерации.
Объектом исследования является механизм ведения делопроизводства в единой системе таможенных органов Российской Федерации.
В качестве предмета исследования выступает технология организации документооборота в таможенных органах Российской Федерации.
Цель исследования дипломной работы заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию и повышению качественной составляющей организации процесса документооборота в таможенных органах Российской Федерации.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих
задач:
1) изучить теоретические основы организации документооборота в таможенных органах Российской Федерации;
2) проанализировать организацию и практику ведения документооборота в таможенных органах Российской Федерации (на примере Белгородской таможни);
3) систематизировать направления совершенствования организации документооборота в таможенных органах Российской Федерации.
Теоретико-методологической основой исследования выступают основные положения количественного подхода, которые изложены в исследованиях и научных трудах Ю.А. Панасенко, О.П. Сологуб, М.В. Стенюкова и др., которые позволили рассмотреть процесс документооборота как целостную систему, изменяющуюся в результате взаимодействия отдельных элементов со внешней средой.
Для проведения анализа некоторых практических данных дипломной работы важную роль в процессе исследования играли такие методы как: анализ и синтез, сравнение и сопоставление, графический и экономико¬статистический.
Эмпирическую базу исследования составили: документы ЕАЭС, Евразийской экономической комиссии (ЕЭК), Таможенный кодекс Таможенного союза (ТК ТС), Конституция Российской Федерации , федеральные законы , указы Президента Российской Федерации , постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы и распоряжения Федеральной таможенной службы (ФТС России), Центрального таможенного управления (ЦТУ) , а также Белгородской таможни .
Практическая значимость исследования заключается в том, что все выводы, полученные в результате исследования, могут в дальнейшем использоваться в управленческой деятельности таможенных органов Российской Федерации, поскольку они обосновывают необходимость в проведении систематической модернизации документооборота.
Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, а также приложений.
Основой системы эффективного управления в таможенных органах являются единые и слаженные действия личного состава (должностных лиц и работников). Вся совокупная система должна работать в конкретном направлении, которая в свою очередь способна обеспечить решение всех поставленных задач.
Документооборот представляет собой постоянно возобновляемый процесс движения документов в таможенном органе с момента их создания (получения) и до завершения исполнения (отправки адресату). Практика ведения документооборота в таможенных органах вырабатывалась годами. Несоблюдение норм, правил и требований работы в документационной системе управления влечет за собой потерю важной и достоверной информации. А несвоевременное принятие управленческих решений грозит существенными потерями.
Таким образом, актуальность выбранной темы исследования обусловлена недостаточной изученностью проблемных вопросов в сфере документационного обеспечения, делопроизводства и документооборота.
Решение данных проблем в системе управления документами в настоящее время позволит целенаправленно развивать множество информационных ресурсов, а также осуществлять их продуктивное функционирование, и открывать доступ потребителям к информационным технологиям с наименьшими затратами времени и труда.
Степень изученности темы дипломного исследования. В настоящее время существуют исследования, которые представляют значительный и немаловажный интерес применительно к теме дипломной работы. Управление документооборотом отражено в многочисленных трудах отечественных представителей, которые изучают важные и значимые проблемы теоретических и практических аспектов, что позволяет объективно изучить и проанализировать имеющуюся информацию.
Основными направлениями организации процесса делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях таможенных органов являются современные подходы к управленческому процессу, учитывая особенности современного состояния внешнеторговой деятельности. Они описаны в работах Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Е.Н. Петрушко, М.В. Стенюкова, В.В. Шкилёва и др.
Существенное значение для проводимого исследования, которые в большей степени характеризует важность и значимость правильной организации документационного обеспечения в таможенных органах и необходимость применения методов контроллинга представлены работах О.А. Зайцевой, А.А. Костина, О.А. Москаленко и др.
Методологические основы организации документооборота, как процесса, раскрыты в трудах Д.Г. Зеркина, М.В. Какориной, В.В. Макрусева, М.А. Месяца, В.Н. Пчелинцева, Г.В. Эловой и др. Их исследования посвящены управлению развитием делопроизводства в единой системе таможенных органов Российской Федерации.
Особый интерес представляют работы в области совершенствования технологического процесса и автоматизации документационного обеспечения таможенных органов, которые рассмотрены Т.В. Кузнецовой, М.В. Лариным, Л.В. Санкиной и др.
Однако, в результате проведенных исследований не была должным образом систематизирована методологическая база построения эффективного организационного механизма документооборота в таможенных органах. Следовательно, исследуемая тема нуждается в дальнейшем анализе и модернизации.
В качестве проблемы исследования выступает противоречие между необходимостью совершенствования управлением документооборотом в единой системе таможенных органов и недостаточной разработанностью механизмов и методов решения данной задачи. На практике неразрешенность данного противоречия приводит к снижению качества и уровня таможенных услуг, предоставляемых таможенными органами Российской Федерации.
Объектом исследования является механизм ведения делопроизводства в единой системе таможенных органов Российской Федерации.
В качестве предмета исследования выступает технология организации документооборота в таможенных органах Российской Федерации.
Цель исследования дипломной работы заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию и повышению качественной составляющей организации процесса документооборота в таможенных органах Российской Федерации.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих
задач:
1) изучить теоретические основы организации документооборота в таможенных органах Российской Федерации;
2) проанализировать организацию и практику ведения документооборота в таможенных органах Российской Федерации (на примере Белгородской таможни);
3) систематизировать направления совершенствования организации документооборота в таможенных органах Российской Федерации.
Теоретико-методологической основой исследования выступают основные положения количественного подхода, которые изложены в исследованиях и научных трудах Ю.А. Панасенко, О.П. Сологуб, М.В. Стенюкова и др., которые позволили рассмотреть процесс документооборота как целостную систему, изменяющуюся в результате взаимодействия отдельных элементов со внешней средой.
Для проведения анализа некоторых практических данных дипломной работы важную роль в процессе исследования играли такие методы как: анализ и синтез, сравнение и сопоставление, графический и экономико¬статистический.
Эмпирическую базу исследования составили: документы ЕАЭС, Евразийской экономической комиссии (ЕЭК), Таможенный кодекс Таможенного союза (ТК ТС), Конституция Российской Федерации , федеральные законы , указы Президента Российской Федерации , постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы и распоряжения Федеральной таможенной службы (ФТС России), Центрального таможенного управления (ЦТУ) , а также Белгородской таможни .
Практическая значимость исследования заключается в том, что все выводы, полученные в результате исследования, могут в дальнейшем использоваться в управленческой деятельности таможенных органов Российской Федерации, поскольку они обосновывают необходимость в проведении систематической модернизации документооборота.
Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, а также приложений.
Документационное обеспечение в таможенных органах - это управленческая деятельность, которая охватывает все процедуры по подготовке, организации, контролю, а также исполнению документов в единой системе таможенных органов Российской Федерации на всех ее уровнях (ФТС России, РТУ, таможни, таможенные посты).
Сам процесс работы с документами является неотъемлемой частью деятельности таможенных органов. Он включает в себя сохранность, учет, систематизацию документов, а также формирование и оформление дел. Отправка, передача, хранение дел в архив осуществляется в соответствии нормативно-правовой базой, предусмотренной с этой целью (документы Федерального архивного агентства, а также ФТС России).
Все документы, которые поступают в структурное подразделение таможенного органа независимо от их способа отправки (бумажные носители, электронные документы, электронные сообщения, электронные образы документов) проходят определенные этапы подготовки и обработки:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение с дальнейшим распределением документов;
- регистрация документов уполномоченным лицом;
- рассмотрение документов высшего руководства;
- направление документов на исполнение;
- снятие документов с контролирующей базы данных.
На современном этапе, Белгородская таможня является одной из крупнейших таможен в Центральном таможенном управлении Российской Федерации. Она является таможенным органом, которая входит в единую федеральную централизованную систему таможенных органов Российской Федерации и обеспечивает осуществление многочисленных задач и функций ФТС России в регионе деятельности в пределах своей компетенции.
Белгородская таможня является самой крупной по сравнению с приграничными таможнями Центрального таможенного управления. Она организованно реагирует на необходимые потребности государства в развитии экономики, на защиту национальных, интеграционных и экономических интересов страны, а также активно способствует международным интересам. Незамедлительно внедряются и применяются инновационные технологии, при использовании которых существует направленность на создание наиболее благоприятных условий для ведения бизнеса участниками ВЭД.
В зависимости от того с какой эффективностью ведется документооборот в подразделении таможенного органа, зависит успех всего государственного органа в целом. За процесс документооборота в Белгородской таможне отвечает структурное подразделение ОДО (отдел документационного обеспечения). Сам отдел находится в непосредственном подчинении начальнику таможни.
На сегодняшний день, Белгородская таможня не уступает среди таможен России по использованию новейших технологий в сфере электронного документооборота.
Так, с переходом на инновационный тип работы в таможне были достаточно упрощены процедуры оформления необходимой документации. Это, в свою очередь, стало удобно не только сотрудникам таможенных органов, но и участникам ВЭД. Для них теперь нет никакой необходимости представлять все необходимые документы в бумажном виде. Но, не смотря на это, все же традиционный вид поступления документов остался неизменным.
Для того, чтобы повысить общую оперативность работы с поступающей документацией, в таможенных органах была создана ЕАИС ТО. Она является отличным информационно-технологическим продуктом. Благодаря данной программе, можно упростить совершение таможенных операций, а также уменьшить объем работы при таможенном контроле товаров и транспортных средств.
ЕАИС ТО непосредственно связана с международными интересами во внешнеэкономической деятельности. Также она охватывает такие сферы как законодательная (изменение законодательства) и инновационная (внедрение новых технологий). Специфика действия данной программы заключается в полном отказе от традиционного метода документирования. Т. е. ЕАИС ТО предусматривает электронное декларирование с обязательным предварительным информированием и автоматическим выпуском товаров.
Также, в сфере инноваций были и другие нововведения. Так, 1 февраля 2016 года в структурное подразделение ввели программу АС «УКИД-2». Ее целью является повышение эффективности контроля над исполнением документов таможенных и иных органов (приказы, распоряжения, поручения, письма и т. д.). Также благодаря данному нововведению был создан автоматизированный учет и контроль поступающей документации.
Сегодня, развитие новых инновационных продуктов не стоит на месте. В большинстве государственных учреждениях внедряются электронные системы по управлению документооборотом. Таможенные органы здесь не исключение. Особенностью документационного обеспечения в ФТС России, как системы делопроизводственного обеспечения управления, является полное его отражение управленческих процессов в документальной форме. Таким образом, процесс документационного обеспечения является важной составляющей всей таможенной деятельности, и поэтому требует собственную систему управления.
Процесс управления документационным обеспечением в системе таможенных органов занимает ведущее место. Т. к. на сегодняшний день в развитии таможенной службы большое внимание уделяется законодательству и нормативно-правовому регулированию. И в настоящее время ведется контроль по соблюдению правил и требований к служебному поведению работников и государственных служащих.
При достижении внедрения в деятельность таможенных органов полноценного электронного документооборота появится не только больше времени на другую работу, но также возможно оптимизировать организационно-штатную структуру подразделения, благодаря чему сократится экономическая сфера деятельности. Таким образом, ФТС России будет достаточно легче заниматься управленческими делами или же вовсе ими не заниматься. Структурное подразделение можно будет сократить, оставив только архив, который хранит в себе бумажные документы.
Для создания наиболее упрощенного варианта поиска нужной документации, в таможенных органах создана информационно-поисковая система, которая содержит в себе информацию обо всех имеющихся документах. Данная система удобна для использования справочной работы, а также для контроля над исполнением документацией.
Также, в настоящее время стало актуальным применение подхода контроллинг, с помощью которого управление документооборотом становится значительно легче. Он представляет собой такую систему управления, при которой решение невозможных стратегических задач становится возможным. Т. е. контроллинг помогает проанализировать сложившуюся информацию и принимает правильное решение в определенных условиях, что, в свою очередь, повышает общую результативность деятельности таможенных органов.
Таким образом, чтобы повысить эффективность организации документооборота в таможенных органах необходимо:
- полностью перейти от механизированной системы управления документооборотом к автоматизированной, за исключением работы архива (в нем хранятся бумажные документы обязательные к хранению);
- улучшить систему контроллинга, что позволит деятельности таможенных органов избегать сложные и непредвиденные ситуации.
Сам процесс работы с документами является неотъемлемой частью деятельности таможенных органов. Он включает в себя сохранность, учет, систематизацию документов, а также формирование и оформление дел. Отправка, передача, хранение дел в архив осуществляется в соответствии нормативно-правовой базой, предусмотренной с этой целью (документы Федерального архивного агентства, а также ФТС России).
Все документы, которые поступают в структурное подразделение таможенного органа независимо от их способа отправки (бумажные носители, электронные документы, электронные сообщения, электронные образы документов) проходят определенные этапы подготовки и обработки:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение с дальнейшим распределением документов;
- регистрация документов уполномоченным лицом;
- рассмотрение документов высшего руководства;
- направление документов на исполнение;
- снятие документов с контролирующей базы данных.
На современном этапе, Белгородская таможня является одной из крупнейших таможен в Центральном таможенном управлении Российской Федерации. Она является таможенным органом, которая входит в единую федеральную централизованную систему таможенных органов Российской Федерации и обеспечивает осуществление многочисленных задач и функций ФТС России в регионе деятельности в пределах своей компетенции.
Белгородская таможня является самой крупной по сравнению с приграничными таможнями Центрального таможенного управления. Она организованно реагирует на необходимые потребности государства в развитии экономики, на защиту национальных, интеграционных и экономических интересов страны, а также активно способствует международным интересам. Незамедлительно внедряются и применяются инновационные технологии, при использовании которых существует направленность на создание наиболее благоприятных условий для ведения бизнеса участниками ВЭД.
В зависимости от того с какой эффективностью ведется документооборот в подразделении таможенного органа, зависит успех всего государственного органа в целом. За процесс документооборота в Белгородской таможне отвечает структурное подразделение ОДО (отдел документационного обеспечения). Сам отдел находится в непосредственном подчинении начальнику таможни.
На сегодняшний день, Белгородская таможня не уступает среди таможен России по использованию новейших технологий в сфере электронного документооборота.
Так, с переходом на инновационный тип работы в таможне были достаточно упрощены процедуры оформления необходимой документации. Это, в свою очередь, стало удобно не только сотрудникам таможенных органов, но и участникам ВЭД. Для них теперь нет никакой необходимости представлять все необходимые документы в бумажном виде. Но, не смотря на это, все же традиционный вид поступления документов остался неизменным.
Для того, чтобы повысить общую оперативность работы с поступающей документацией, в таможенных органах была создана ЕАИС ТО. Она является отличным информационно-технологическим продуктом. Благодаря данной программе, можно упростить совершение таможенных операций, а также уменьшить объем работы при таможенном контроле товаров и транспортных средств.
ЕАИС ТО непосредственно связана с международными интересами во внешнеэкономической деятельности. Также она охватывает такие сферы как законодательная (изменение законодательства) и инновационная (внедрение новых технологий). Специфика действия данной программы заключается в полном отказе от традиционного метода документирования. Т. е. ЕАИС ТО предусматривает электронное декларирование с обязательным предварительным информированием и автоматическим выпуском товаров.
Также, в сфере инноваций были и другие нововведения. Так, 1 февраля 2016 года в структурное подразделение ввели программу АС «УКИД-2». Ее целью является повышение эффективности контроля над исполнением документов таможенных и иных органов (приказы, распоряжения, поручения, письма и т. д.). Также благодаря данному нововведению был создан автоматизированный учет и контроль поступающей документации.
Сегодня, развитие новых инновационных продуктов не стоит на месте. В большинстве государственных учреждениях внедряются электронные системы по управлению документооборотом. Таможенные органы здесь не исключение. Особенностью документационного обеспечения в ФТС России, как системы делопроизводственного обеспечения управления, является полное его отражение управленческих процессов в документальной форме. Таким образом, процесс документационного обеспечения является важной составляющей всей таможенной деятельности, и поэтому требует собственную систему управления.
Процесс управления документационным обеспечением в системе таможенных органов занимает ведущее место. Т. к. на сегодняшний день в развитии таможенной службы большое внимание уделяется законодательству и нормативно-правовому регулированию. И в настоящее время ведется контроль по соблюдению правил и требований к служебному поведению работников и государственных служащих.
При достижении внедрения в деятельность таможенных органов полноценного электронного документооборота появится не только больше времени на другую работу, но также возможно оптимизировать организационно-штатную структуру подразделения, благодаря чему сократится экономическая сфера деятельности. Таким образом, ФТС России будет достаточно легче заниматься управленческими делами или же вовсе ими не заниматься. Структурное подразделение можно будет сократить, оставив только архив, который хранит в себе бумажные документы.
Для создания наиболее упрощенного варианта поиска нужной документации, в таможенных органах создана информационно-поисковая система, которая содержит в себе информацию обо всех имеющихся документах. Данная система удобна для использования справочной работы, а также для контроля над исполнением документацией.
Также, в настоящее время стало актуальным применение подхода контроллинг, с помощью которого управление документооборотом становится значительно легче. Он представляет собой такую систему управления, при которой решение невозможных стратегических задач становится возможным. Т. е. контроллинг помогает проанализировать сложившуюся информацию и принимает правильное решение в определенных условиях, что, в свою очередь, повышает общую результативность деятельности таможенных органов.
Таким образом, чтобы повысить эффективность организации документооборота в таможенных органах необходимо:
- полностью перейти от механизированной системы управления документооборотом к автоматизированной, за исключением работы архива (в нем хранятся бумажные документы обязательные к хранению);
- улучшить систему контроллинга, что позволит деятельности таможенных органов избегать сложные и непредвиденные ситуации.