Объект исследования - ООО «Убиратор» (г. Москва).
Основной вид деятельности - сбор неопасных отходов.
Проведен анализ деятельности за 2020-2022 годы.
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ 6
1.1. Понятие и содержание управления электронным документооборотом 6
1.2. Современные системы управления электронным документооборотом в организации 13
Выводы 19
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО УБИРАТОР 20
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия 20
2.2. Анализ управления электронного документооборота в организации 24
Выводы 39
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО УБИРАТОР 40
3.1. Основные направления усовершенствования эл док обороь.Мероприятия по повышению эффективности управления электронным документооборотом 40
3.2. Внедрение предложенных мероприятий 58
Выводы 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 70
ПРИЛОЖЕНИЯ 74
С каждым днём перед любым предприятием всё острее встаёт вопрос о повышении эффективности своей деятельности. В эпоху цифровизации и тотального внедрения информационных технологий во все сферы деятельности – это стараются делать именно через электронику, программные обеспечения, приложения и различные специфические информационные системы. В основе деятельности любого предприятия, учреждения или государственного органа лежит работа с документами, вследствие чего, неизбежен документооборот, что в значительной степени может влиять на замедление производительности. С каждодневным ростом количества документов возрастают затраты времени на их регистрацию, обработку, поиск, и т.д.
Разумеется, можно наглядно проследить связь между увеличением объёмов информации и спадом эффективности применения документов в бумажном виде. Осуществление поиска и обработки документов вручную значительно замедляют работу любого предприятия, учреждения или государственного органа. Опираясь на вышесказанное можно обозначить несколько недостатков, касающихся бумажного документооборота. Во-первых, длительная подготовка согласований, отсюда следует низкая скорость обработки поступившей информации и реагирование на новые воздействия. Во-вторых, низкая скорость передачи информации лицам, принимающим решения.
В современных условиях бумажный документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия, учреждения или государственного органа. Таким образом, бумажный документооборот становится большим препятствием на пути эффективной работы предприятия, учреждения или государственного органа.
Лучшим способом решения этой проблемы считается автоматизация документооборота, которая является важным шагом в повышении конкурентоспособности предприятия, учреждения или государственного органа, позволяет существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступностью и хранением документов. Для этого на предприятия, в учреждения или государственные органы внедряют автоматизированные системы электронного документооборота. Призвание таких систем заключается в облегчении работы с документами, в построении правильно организованного перемещения документов, а также в облегчении работы с ним. В связи с чем происходит снижение времени, затрачиваемого на поиск, тем самым повышая своевременность, точность информации и устраняя её избыточность.
В связи с вышесказанным можно отметить, что тема автоматизации документооборота актуальна, так как организация работы с документами влияет на эффективность управления, организацию и культуру труда, от того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой, а значит и производственной деятельности. Применение систем электронного документооборота — это радикальное решение, способствующее оптимизации делопроизводства и повышению эффективности деятельности предприятия, что выводит его (их) на новый уровень развития.
Объектом исследования работы является система электронного документооборота ООО «Убиратор».
Предметом исследования является подходы, методы, алгоритмы, используемые в системе электронного документооборота ООО «Убиратор».
Целью написания работы является разработка путей и направлений совершенствования управления электронным документооборотом в организации ООО «Убиратор».
Данная цель предусматривает постановку и решение следующих задач:
определить понятие и содержание управления электронным документооборотом;
рассмотреть современные системы управления электронным документооборотом в организации;
представить организационно-экономическую характеристику предприятия ООО «Убиратор»;
провести анализ системы электронного документооборота в организации ООО «Убиратор»;
разработать мероприятия по повышению эффективности управления электронным документооборотом в организации ООО «Убиратор»;
оценить эффективность предложенных мероприятий.
Теоретическую основу исследования составили работы российских
ученых, таких как: Ларин М.В., Рысков О.И., Мзокова Э. К., Подолина О., Арлазаров В. Л., Егорова О.В., Ефимова О.А., Карлаш Д.С., Черных Ю.А.
Методологическую основу исследования составили: общенаучные и
специальные методы познания объекта исследования, такие как: системный,
формально-логический, комплексного анализа, сравнительного
правоведения. Обоснованность выводов проведенного исследования
обеспечивалась системным подходом к решению поставленной проблемы;
применением комплекса методов и методик, адекватных задачам
исследования.
Нормативно-правовой основой исследования являются Федеральный закон Об информации, информационных технологиях и о защите информации, Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. № 1494 Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия.
Эмпирической базой исследования архивные данные системы электронного документооборота ООО «Убиратор», опросы и анкетирования, проведенные среди работников, непосредственно обслуживающих систему электронного документооборота.
Структура работы: выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав (включающих по два параграфа каждая), заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
Изучение теоретических аспектов развития систем электронного документооборота позволило выделить ключевые признаки СУЭД: информационная система (поиск необходимой информации по документу); ограничение доступа к информации (с данным документом может работать только исполнитель); комплексность охвата различных фаз жизненного цикла документа (работа с документом от момента его получения или создания и до самого его завершения и направления в дело); функциональное назначение.
В процессе исследования отмечено, что электронный документооборот несет в себе массу преимуществ, которые, безусловно, смогут улучшить не только качество документооборота, но и управления в целом. Однако, при всех преимуществах, СУЭД имеет свои недостатки и определенные сложности, которые обязательно следует брать во внимание при принятии решения о внедрении какой-либо СУЭД.
Изучение особенностей работы ООО «Убиратор» свидетельствует, что несмотря на рост выручки от предоставления услуг и прибыли ООО «Убиратор», показатели эффективности работы компании (а именно рентабельность работы и рентабельность продаж) в 2020-2022 годах продемонстрировали негативную тенденцию к снижению. Таким образом, для ООО «Убиратор» необходимо разрабатывать мероприятия, направленные на повышение эффективности работы компании, в том чисел и за счет совершенствования коммуникаций и процессов документооборота.
Изучение особенностей коммуникаций между сотрудниками ООО «Убиратор» свидетельствует, что на протяжении 2020-2022 гг. объем документооборота увеличивается на персонал всех отделов компании ООО «Убиратор». При этом растет как поток входящей, так и поток исходящей документации. Основной проблемой в документообороте ООО «Убиратор» является превышение сроков обработки документов, что снижает оперативность работы и качество принимаемых решений.
По мнению самих сотрудников ООО «Убиратор», основными направлениями внедрения современных информационных технологий в систему управления организации является использование систем электронного документооборота (считают необходимым 33% сотрудников), а также автоматизация использования систем BPM и CRM (считают необходимым 24% сотрудников).
Для ООО «Убиратор» был разработан проект внедрения системы электронного документооборота с целью повышения эффективности управления компанией. Необходимые ресурсы проекта – персонал и финансовые ресурсы ООО «Убиратор», а также ресурсы компании-разработчика СЭД. Длительность проекта разработки и внедрения СЭД в работу компании ООО «Убиратор» составит 26 недель.
К моменту завершения проекта ООО «Убиратор» получит налаженную и эффективно функционирующую систему электронного документооборота, которая будет способствовать повышению эффективности информационных процессов и коммуникации персонала, будет создана единая база опыта работы компании. Персонал получит возможность своевременной обработки документов и информирования о бизнес-процессах компании, ООО «Убиратор» будет иметь единое информационное пространство для коллективной работы над задачами и бизнес-процессами, выработки управленческих решений. Изменения в текущих задачах и бизнес-процессах будут оперативно согласовываться между различными подразделениями, повысится прозрачность работы подразделений компании.
Проектирование внутреннего электронного документооборота в ООО «Убиратор» требует затрат компании на разработку СЭД, приобретение дополнительного серверного оборудования, обучение персонала, а также обучение администратора системы, которым будет выступать ИТ-специалист ООО «Убиратор». Проведенная экономическая оценка разработанных мероприятий свидетельствует о целесообразности и эффективности внедрения СЭД в работу компании ООО «Убиратор».
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
