Работа сделана на примере «Управления специальной связи по Пермскому краю
ВВЕДЕНИЕ 3
1 НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ IT-ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 6
1.1 Федеральные законы Российской Федерации 6
1.2 Иные нормативно-методические документы 9
1.3 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии», их взаимодействие. Информационные системы11
2 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ЦИФРОВИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА (на примере «Управления специальной связи по Пермскому краю») 15
2.1 Автоматизация делопроизводства и информационные технологии в управлении15
2.2 Деятельность организации «Управление специальной связи по Пермскому краю». Использование IT-технологий в документообороте 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 31
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
Актуальность темы исследования. Тема использования IT-технологий в делопроизводстве становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны, к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами в определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.
Целью научно-исследовательской работы является рассмотрение процессов внедрения IT-технологий в делопроизводстве, на примере организации «Управление специальной связи по Пермскому краю», а также предложения по решению возникающих проблем в цифровизации документооборота.
Объектом изучения в работе являются: делопроизводство и IT-технологии. Предметом – изучение аспектов внедрения новых информационных систем в делопроизводство.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• описать нормативные акты (федеральные законы, национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), так или иначе регулирующие применение новых информационных технологий в делопроизводстве организаций;
• изучить термины «делопроизводство» и «новые информационные технологии»;
• рассмотреть принципы автоматизации делопроизводства;
• рассмотреть принципы организации электронного документооборота;
• проанализировать практическое применение IT-технологий в «Управлении специальной связи по Пермскому краю»;
• выявить проблемы автоматизации делопроизводства;
• предложить решения выявленных проблем.
Методы исследования:
Эмпирический метод, включающий в себя изучение литературы по данной тем; Теоретический метод, включающий сравнение, обобщение, систематизацию, анализ.
Практическая значимость научно-исследовательской работы состоит в дополнении уже существующих рекомендаций по внедрению новых информационных технологий в делопроизводство с учетом проблем, которые могут возникнуть при его внедрении.
Материалом изучения послужили: литература по делопроизводству, журналы, Интернет ресурсы, Федеральные законы и ГОСТы.
Структура научно-исследовательской работы состоит из введения, двух разделов, заключения и списка использованных источников.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Использование новых, современных технологий в документировании, в том числе организация электронного документооборота, позволяют поднять на высокий уровень управление процессами в современной организации, поддержать актуальность информации за счет проведения изменений (обновлений) для всех участников организации на всех стадиях жизненного цикла документа. Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество ИТ для руководителя состоит не только в экономии времени и средств, а в построении новой, более четкой организации бизнес-процессов компании. От внедрения ИТ получают выигрыш не только отдельные службы, но и вся организация в целом.
При выполнении научно-исследовательской работы были выполнены поставленные задачи:
• описаны нормативные акты по делопроизводству в Российской Федерации;
• изучены термины «делопроизводство», «IT-технологии»;
• рассмотрены принципы автоматизации делопроизводства, организации электронного документооборота;
• изучены основные задачи информационных технологий;
• проанализировано практическое применение IT-технологий в «Управлении специальной связи по Пермскому краю»;
• предложены пути решения проблем автоматизации процессов в управлении.
Принципиально важное для современного этапа развития общества значение развития информационных технологий заключается в том, что их использование может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечества и, прежде всего, проблем, связанных с необходимостью преодоления переживаемого кризиса цивилизации. Ведь именно методы информационного моделирования глобальных процессов, особенно в сочетании с методами космического информационного мониторинга, могут обеспечить уже сегодня возможность прогнозирования многих кризисных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, а также в районах экологического бедствия, в местах природных катастроф и крупных технологических аварий, представляющих повышенную для общества.
Таким образом, правильно организованное делопроизводство и документооборот, а также современные информационные технологии играют очень важную роль в работе организации. Их применение позволяет достичь точности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности всех специалистов организации.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
