Проведенное исследование на тему: «Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами (на примере ООО «Базис КОМ»)», можно сформулировать следующие выводы и предложения.
ООО «Базис КОМ» - небольшая динамично развивающаяся компания, которая успешно работает на мебельном рынке Московской области, и занимается производством и реализацией качественной мебели для офисов и предприятий торговли на заказ, отличающейся от аналогов широким выбором моделей, цветов и более доступной ценой.
Показатели финансовой деятельности компании характеризуются следующими данными: выручка от продаж ООО «Базис КОМ» в 2017 г. увеличилась на сумму 75414 тыс.руб. к уровню 2016 г., или на 49,9%, за счет увеличения стоимости материальных ресурсов и транспортных расходов за последние годы, себестоимость продукции выросла на 47%, тем не менее, рост затрат не опережает рост выручки предприятия, что характеризует деятельность предприятия положительно, поскольку чистая прибыль по отношению к 2016 г. выросла на сумму 9026 тыс.руб., или практически в два раза, что также связано и с тем, что рост прочих доходов, значительно ниже прочих расходов, по этой причине, рентабельность продаж у предприятия увеличилась с 5,6% до 7,7% или на 2,1 процентных пункта. При росте численности персонала на 21,1%, рост выработки составил - 23,8%, и не опережает роста средней заработной платы работников, ее рост составил - 5,1%.
Для обеспечения текущей деятельности ООО «Базис КОМ» именно через подотчетных лиц оплачивается достаточно большое количество различных видов хозяйственных расходов: для выдачи заработной платы, транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов и 61 т.д., а также в виде аванса на командировочные расходы, представительские расходы.
В бухгалтерском учете ООО «Базис КОМ» расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, остаток которого показывает состояние расчетов с подотчетными лицами: дебетовый остаток - сумму задолженности подотчетных лиц перед компанией, кредитовый остаток - сумму задолженности компании перед подотчетными лицами. Аналитический учет ООО «Базис КОМ» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведут по каждой сумме, выданной под отчет.
В целом, проведенное исследование состояния учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Базис КОМ» показало, что в учете данной группы внутрихозяйственных операций имеют место случаи нарушения методологических принципов ведения бухгалтерского учета и требований нормативных документов. Так, бухгалтерской службой ООО «Базис КОМ» не ведутся аналитические регистры по учету расчетов с подотчетными лицами. Такое положение приводит к тому, что, во-первых, практически отсутствует контроль за выданными под отчет суммами, а во-вторых, - в бухгалтерской отчетности сальдо по счету 71, отражающее состояние расчетов с подотчетными лицами, показывается в «свернутом» виде, что искажает реальную картину состояния расчетов. Не соблюдаются установленные требованиями нормативных документов сроки сдачи авансовых отчетов по суммам, полученным на командировочные расходы, выдачи подотчета работнику с незакрытой задолженностью, встречаются случаи, когда остатки неизрасходованных сумм, выданных под отчет, еще достаточно длительное время после предоставления авансового отчета находятся у подотчетного лица, отсутствие инвентаризации расчетов с «подотчетниками».
Выявленные в ООО «Базис КОМ» нарушения организации расчетов с подотчетными лицами, следует рассматривать как следствие низкого уровня 62
внутреннего контроля за денежными средствами и необходимостью расширения объема выборки по кассовым операциям в случае аудиторской проверки. Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Базис КОМ», можно предложить по нескольким направлениям:
1. Разработать приложения к учетной политике организации, утвердить список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. В этом документе нужно подробно изложить, что обязательно должно быть написано на товарных чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы потраченные на хозяйственные нужды деньги, налоговая учла в расходах компании, а не поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
2. Доработать положение, закрепляющее порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет. В данном положении необходимо отразить, на какие цели могут выдаваться денежные средства в подотчет, каким образом в бухгалтерском учете должны отражаться эти операции, кто ответственен за их проведение и другие аспекты учета расчетов с подотчетными лицами.
3. Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами рекомендуется разработать журнал ведения учета подотчетных сумм в хронологической последовательности в разрезе подотчетных лиц и сроков отчета. Если наличные, выдаваемые авансом в подотчет, превышают установленный законом лимит при расчетах с подотчетными лицами, то бухгалтеру в момент выдачи денег следует обратить внимание сотрудника на то, чтобы он не нарушал этого правила. Об этом также рекомендуется написать в инструкции для подотчетников.
4. Внести в документообороте организации новые изменения, касательно командировок. Для того чтобы обоснованно списывать за счет чистой прибыли дополнительные услуги, включенные и оплаченные в счета
по командировочным расходам, рекомендуется делать это на основании Положения о служебных командировках, утвержденного приказом руководителя.
5. Разработать график документооборота. Соблюдение графика документооборота упрощает контроль фактов хозяйственной жизни, необходимый бухгалтеру, в том числе, для подготовки отчетности и снижения налоговых рисков.
6. Установление ответственности подотчетных лиц. При подборе персонала предприятия необходимо точно определить меру ответственности конкретных исполнителей за правильное оформление и составление первичных учетных документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете. Для наиболее раскрытого аналитического учета подотчетных сумм к счету 71 можно открыть субсчета.
7. Необходимо повышение квалификации персонала в части правил приемки и отпуска материальных ценностей и денежных средств, технике составления и оформления первичной учетной документации в соответствии с положениями и требованиями действующего законодательства. Профессионализм и опыт сотрудников позволит не только избежать проблем с разного рода проверками, но и максимально эффективно управлять бизнесом, взвешенно и своевременно оценивать риски и принимать безошибочные управленческие решения.
Основной целью внутреннего аудита ООО «Базис КОМ» при проверке расчетов с подотчетными лицами, является определение сильных сторон контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют. В ООО «Базис КОМ» нет специально организованной службы внутреннего аудита, так как руководство считает нецелесообразным создавать такую службу, связанную с дополнительными расходами на ее содержание, а организация внутреннего контроля возложена на бухгалтерию. В этой связи система внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами на предприятии находится на низком уровне (60% положительных ответов находится в
диапазоне «менее 70»).
Направления развития внутреннего аудита и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Базис КОМ», предусматривают:
1. Необходимо доработать учетную политику организации, указав в ней срок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица - привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ с выданных сумм.
2. Перераспределить зоны ответственности за ведение участка учета с подотчетными лицами. Разработать должностную инструкцию для бухгалтера по учету расчетов с подотчетными лицами.
3. Внутренний аудит, осуществляемый специальной службой организации, является одним из путей повышения надежности системы внутрихозяйственного контроля в ООО «Базис КОМ». И, независимо от того, как именно осуществляется внутренний аудит в компании, и как он организован (создание службы внутреннего аудита, аутсорсинг или косорсинг), его основополагающим принципом является повышение эффективности бизнеса в целом.
4. Для совершенствования бухгалтерского учета и учета в ООО «Базис КОМ», предлагается внедрение новой автоматизированной информационной системы «Инфо-Предприятие: Бухгалтерия» - это новый шаг в развитии автоматизированных систем бухгалтерского учета на малых предприятиях. Ее преимущество по сравнению с программой, как «1С:Бухгалтерии 7.7» в том, что в работе пользователь оперирует не конкретными объектами учета, а произвольным набором аналитик. Другим важным преимуществом программы является то, что она оптимизирована на ведение бухгалтерии в единой базе данных, а не в нескольких отдельных базах, в которых ведут зарплату, склад и т.д. Это является основой для прозрачности бухгалтерии и управляемости бизнеса.
Совершенствование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами поможет организовать в ООО «Базис КОМ» необходимый контроль движения средств, выданных под отчет, их целевого использования, а также позволит избежать ошибок и недочетов, которые могут привести к претензиям со стороны контролирующих органов.


Купить