Объект исследования - ООО «Технопласт». Это торгово-производственное предприятие.
Основной вид деятельность - обработка металлов и нанесение покрытий на металлы.
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ………………….8
1.1. Автоматизация организационно-распорядительного (административного) делопроизводства…………………………………………………………………8
1.2. Автоматизация архивного делопроизводства……………………………..11
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ТЕХНОПЛАСТ.15
2.1. Характеристика и организационная структура ООО «Технопласт»….....15
2.2. Текущее состояние ведения делопроизводства в ООО «Технопласт»….17
2.3. Предпосылки для автоматизации делопроизводства в ООО «Технопласт»……25
2.4. Анализ и выбор системы автоматизации делопроизводства для ООО «Технопласт»…26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………….……....35
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК………………………38
ПРИЛОЖЕНИЕ …………………………………………………………….…...40
Организационно-управленческая работа почти всех сфер человеческой деятельности основывается на документации – контрольно-исполнительном механизме реализации управленческих решений или иначе, на делопроизводстве. В условиях современной офисной деятельности, одной из важнейших задач является рациональная организация работы служащих, которые управляют получением информации, её обработкой, анализом, подготовкой и принятием решений, учётом и контролем принятых решений. Следовательно, увеличение оперативности обработки информации и повышение эффективности работы в офисе является актуальным на сегодняшний день вопросом.
Процесс совершенствования традиционной системы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в первую очередь предполагает повышение уровня эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости их обработки. Исходя из этого, необходимыми являются разработка и внедрение в практику документационного обеспечения комплексных автоматизированных систем, призванных решить указанные задачи за счет образования единого информационного пространства организации, который дает работникам средства для эффективной совместной работы с документами на любом рабочем месте и в любое время.
Объектом исследования в рамках данной работы является ООО «Технопласт». В свою очередь, предмет исследования составляют процессы, связанные с автоматизацией делопроизводства в организации.
Цель работы – изучить аспекты автоматизации делопроизводства в организациях на современном этапе и сопоставить полученные знания с действующим уровнем автоматизации в ООО «Технопласт». Следовательно, задачи заключаются в следующем:
1) изучить теоретические основы автоматизации делопроизводства в организации, а именно:
– автоматизацию организационного делопроизводства;
– автоматизацию архивного делопроизводства;
– законодательную базу электронного делопроизводства.
2) провести анализ ведения делопроизводства в ООО «Технопласт»:
– охарактеризовать ООО, представляя его организационную структуру;
– описать состояние ведения делопроизводства в ООО «Технопласт».
3) предложить методы автоматизации делопроизводства в ООО «Технопласт», посредством:
– определения предпосылок для автоматизации делопроизводства в ООО «Технопласт»;
– анализа и выбора системы автоматизации делопроизводства для ООО «Технопласт».
Теоретическая значимость заключается в обобщении теоретических представлений об автоматизации делопроизводства организаций на современном этапе. Практическая значимость исследования заключается в разработке рекомендаций по усовершенствованию делопроизводственной деятельности в ООО «Технопласт».
К числу методов исследования, используемых в работе, относятся анализ, синтез, обобщение, проектные методы.
Теоретическая часть исследования написана на основе материалов специальной, учебной и научной литературе российских авторов в области документационного обеспечения и архивоведения, а также некоторых законодательных и нормативно-методических актов Российской Федерации в области электронного делопроизводства. Практическая часть исследования составлена на основе локальных нормативных актов ООО «Технопласт».
Автоматизация делопроизводства обеспечивается совокупностью автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Данные системы могут автоматизировать делопроизводство в целом, только документооборот, только архивные и поисковые функции, контроль и учет документов.
Автоматизация делопроизводства способствует ведению оперативного и объективного контроля документооборота. При автоматизированной системе регистрации документов можно довольно быстро узнать стадию обработки того или иного документа, его исполнителя, внесенные промежуточные резолюции. Таким образом, автоматизация информационно-справочной работы делает ее «прозрачной».
Одним из важнейших аспектов автоматизации является упорядоченное хранение документов в электронной форме. Следовательно, создание автоматизированной системы делопроизводства подразумевает также и решение вопросов обеспечения сохранности документов. Электронный архив является системой автоматизации, предназначенной, прежде всего, для физического хранения электронных копий документов и их поиска, которая также может выполнять функции автоматизированной системы контроля исполнения документов. Отличие электронных архивов от систем делопроизводства заключается в том, что они не подразумевают организацию движения документов.
Объектом исследования темы выступало ООО «Технопласт» – торгово-производственное предприятие, основной деятельностью которого является обработка металлов и нанесение покрытий на металлы.
Организационная структура предприятия имеет небольшую численность сотрудников. За ведение делопроизводства предприятия ответственен администратор, на которого также возложены функции секретаря. Главная задача администратора – обеспечивать учет и прохождение документов в установленные сроки, информировать руководство о состоянии их исполнения, организовывать хранение документов, обеспечивать бездокументное обслуживание руководителя предприятия.
В делопроизводстве ООО «Технопласт» вся документация соответствует требованиям законодательства. Потоки информации внутри организации четко сформированы и налажены. Локальные нормативные акты присутствуют в полном объеме. Однако, анализируя документооборот предприятия за последний год, была выявлена тенденция к его росту, что может отразиться на работе администратора (возможна утеря документов, нарушения контроля исполнения, перенасыщение бумажными документами).
Существенным минусом документооборота, осуществляемого на предприятии можно назвать то, что оно ведет бумажный документооборот. На сегодняшний день бумажный документооборот является уже «прошлым веком», и несет в себе ряд следующих значительных неудобств.
Исходя из вышеописанного, наиболее эффективным вариантом для оптимизации действующего в организации документооборота будет являться внедрение системы электронного документооборота. Самым важным критерием для производственного коммерческого предприятия при выборе системы электронного документооборота является стоимость покупки и внедрения системы. В этом отношении были определены важные аспекты.
Предприятие ООО «Технопласт» относится к субъекту малого предпринимательства, действует сравнительно недавно, большую часть сотрудников предприятия составляют мастера, а объем документооборота небольшой (что позволяет администратору справляться со своими обязанностями). В том числе, на предприятии практически нет конфиденциальной документации. Следовательно, в данный момент у предприятия нет цели оптимизации делопроизводства, их цель – получение прибыли от реализации и сбыта изготавливаемой продукции, дальнейшее развитие и конкурентоспособность.
Однако если предприятие планирует развиваться и, следовательно, расширяться, то вопрос автоматизации делопроизводства в ООО «Технопласт» все же коснется руководства предприятия. И поскольку пока что у предприятия имеется небольшой архив документов, оцифровать их будет гораздо легче и быстрее сейчас, нежели спустя несколько лет, когда, возможно, у предприятия появятся филиалы. Все же, если на данный момент предприятие не готово выделять какие-либо средства на покупку системы электронного документооборота, можно рассмотреть внедрение бесплатной системы. Сегодня можно выделить два таких продукта: NauDoc и Alfresco.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
