Тема: Правила и особенности оформления протоколов

Управленческая деятельность как функция организованной системы может быть построена на принципе единоначалия и коллегиальности. На предприятии, построенном на принципе единства учреждений, организаций и командования, все управленческие решения принимаются только руководителем и несут личную ответственность. В организациях, построенных на принципе коллегиальности, решения принимаются коллективным большинством голосов. Но даже в организации, построенной на принципе единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, как необходимость привлечения множества специалистов для обмена информацией, выявления мнений по новым вопросам и совместного анализа сложных ситуаций.
Коллективное обсуждение и принятие решений происходит на собраниях, конференциях, пленумах, симпозиумах, консилиумах, коллегиальных собраниях, конференциях и т.д. Важным этапом является документирование заседания, то есть процесс обсуждения вопросов повестки дня. Во время и после заседания необходимо собрать тексты выступлений, которые не были представлены заранее. Как правило, такие собрания оформляются протоколом. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступления, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами.
Цель работы – анализ правил и особенностей оформления протоколов. Задачи исследования:
 изучить особенности протокола в управленческой деятельности;
 рассмотреть структуру и порядок оформления протоколов.
Объект исследования – протоколы в управленческой деятельности. Предмет исследования – правила и нормы оформления протоколов.
Основными методами исследования стали сравнительный анализ, системный подход. Основной информационной базой исследования служат общая информация о развитии объекта исследования. Теоретической базой исследования явились фундаментальные работы в области рассмотрения вопросов относительно порядка составления и оформления протоколов, научная литература и периодические издания, относящиеся к теме данного исследования.
Структура работы состоит из введения, основной части, заключения, библиографического списка.

Купить

Правила оформления протокола подразумевают разделение текста на 2 части: вводную и основную. Следует также отметить, что на собраниях и конференциях, в которых принимает участие большое количество людей, их состав указывается только количественно, а список фамилий впоследствии прилагается к протоколу. Основная часть текста Протокола состоит из разделов, соответствующих пункту повестки дня. В каждом абзаце могут быть такие части: «слушал», «определили». Эти слова написаны заглавными буквами, каждое из которых имеет новую строку, за которой следует двоеточие, так что текст визуально разделен.
Только правильная процедура регистрации протокола может полностью гарантировать юридическую силу решений, принятых по принципу коллегиальности. Если форма для оформления первого листа протокола не используется, детали обычно прорисовываются строго в продольном направлении (по верхнему краю бумаги) по центру. Детали оформления обязательных реквизитов протокола, наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов определяются требованиями действующего законодательства, исходя из оборота бизнеса или конкретной административной ситуации. Однако все функции проектирования основаны на общем алгоритме, разработанном в процессе составления и обработки протоколов как одного из основных типов управленческих документов.
Регистрация протоколов собраний требует, чтобы вы указали вопросы, которые были решены в ходе собрания. В основной части протокола указывается повестка дня, ее содержание и номер вопроса в соответствии с решениями, принятыми в ходе заседания.
Название вопроса должно быть напечатано в центре страницы и подчеркнуто тире. Кроме того, под этой строкой следует указать имя сотрудника, который выступал во время обсуждения этого вопроса. Затем указывается решение.
Копии протокола следует при необходимости разослать организациям и должностным лицам, присутствовавшим на собрании. Список рассылки должен быть составлен ответственным исполнителем отдела, который занимался подготовкой вопроса.

Купить