Помощь студентам в учебе
ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ (НА ПРИМЕРЕ БАНКА ВТБ В Г. БАРНАУЛЕ)
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА БАНКА ВТБ 10
1.1. История создания и развития банка ВТБ 10
1.2. Организационно-правовой статус и основные направления деятельности
банка ВТБ 17
1.3. Архив банка ВТБ - правовое положение, функции 26
ГЛАВА II. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В КОМЕРЧЕСКИХ
ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ПРИМЕРЕ БАНКА ВТБ 31
2.1. Нормативно-правовая база хранения документов 31
2.2. Порядок и организация хранения архивных документов в банке ВТБ. Пути
оптимизации 38
2.3. Использование информационных технологий при организации архивного
хранения документов 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ
ГЛАВА I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА БАНКА ВТБ 10
1.1. История создания и развития банка ВТБ 10
1.2. Организационно-правовой статус и основные направления деятельности
банка ВТБ 17
1.3. Архив банка ВТБ - правовое положение, функции 26
ГЛАВА II. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В КОМЕРЧЕСКИХ
ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ПРИМЕРЕ БАНКА ВТБ 31
2.1. Нормативно-правовая база хранения документов 31
2.2. Порядок и организация хранения архивных документов в банке ВТБ. Пути
оптимизации 38
2.3. Использование информационных технологий при организации архивного
хранения документов 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность работы. Деятельность любой организации не обходится без документации. Помимо правильной ее обработки, одним из важнейших аспектов документооборота является правильное и эффективное хранение документов. В настоящее время во многих организациях идет работа по переходу с бумажных на электронные носители. Так, с 2016 года в банке ВТБ произошёл запуск электронного хранения документов. На сегодня не все банковские документы оцифрованы.
В настоящее время архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает ее роль в принятии решений. В ситуации востребованности архивной информации при больших объемах ее хранения традиционные информационные технологии, сложившиеся в архивной отрасли, теряют свою эффективность.
Применение технологий и средств компьютерной техники дает новые возможности - позволяет использовать архивные документы, которые в силу своей значимости или физического состояния практически недоступны, создавать фонды пользования на основе баз данных с цифровыми копиями документов, осуществлять удаленный информационный поиск архивной информации в базах данных с передачей по телекоммуникационным каналам электронных копий документов и др.
Историография проблемы. Имеющуюся литературу мы условно разделили на две группы. В первую группу нами включены работы, посвященные теоретическим вопросам делопроизводства и архивного дела, во вторую - исследования, затрагивающие вопросы организации делопроизводства в банковской сфере.
В рамках первой группы можно отметить работы М.О. Сотова, М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, М.И. Басакова, Л.В. Ивановой, Ю.Н. Желновой и др., которые содержат теоретические основы документоведения и информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам. В работах рассмотрены вопросы хранения документации в контексте деятельности организации в целом, выделена общая специфика хранения документации в России, затронуты вопросы формирования современной российской системы хранения документации.
Современные проблемы в хранении архивной документации выделила Е.М. Барыгина.
Вклад в применении информационных технологий в практику работы архивов внесли исследования А.С. Шапошникова, который, в частности, разработал принципы построения АИПС на документы Архивного фонда. Работы М.И. Пилипчука и А.Н. Балакирева посвящены вопросам цифрового копирования фонодокументов и фотодокумент. В.А. Устиновым проведен ряд исследований по физико-химической сохранности современных носителей для хранения архивной информации.
К работам второй группы можно отнести публикации, затрагивающие вопросы ведения документации в банковской сфере. Отметим, исследования таких ученых как С. Б. Варламова, Е.Б. Герасимова, Н.Б. Глушкова, Л.П. Кроливецкая, Г.Н. Белоглазова и др. Авторами проанализирована законодательная база банковской деятельности, в том числе в области хранения документации, актуализированы терминологические проблемы и пр.
Сущность и специфику банковской деятельности, а также ее финансовую сторону рассмотрели О.И. Лаврушин и Е.Ф. Жуков . Работа в области кредитования и сопутствующая документация раскрыта А.А. Володиным, Д.И. Жиляковым.
Можно отметить работы Г.В. Солдатенкова, А.В. Гребенниковой, М.Г. Кудиновой, посвященные деятельности банка ВТБ Основы финансовой деятельности банка ВТБ изложены в оперативном журнале банковской группы «ВТБ». Так же в исследовании использовались данные из банковских Интернет-справочников и справочников по кредитным организациям 19. В исследовании значительную роль сыграл анализ стратегии развития банка ВТБ и перспективы его развития .
Целью работы является изучение процесса организации архивного хранения документов в коммерческих организациях на примере банка ВТБ.
Для реализации поставленной цели решались следующие задачи:
- изучить историю создания и развития банка ВТБ;
- исследовать основные направления деятельности банка ВТБ;
- рассмотреть правовое положение и функции архива банка ВТБ;
- проанализировать нормативно-правовую базу хранения документов в коммерческих организациях на примере ВТБ;
- выявить специфику хранения архивных документов в банке ВТБ и предложить пути оптимизации работы,
- определить основные возможности использования информационных технологий при организации архивного хранения документов в банке ВТБ.
В качестве объекта исследования выступает архив коммерческой организации, предметом исследования являются особенности организации архивного хранения документов в коммерческих организациях на примере банка ВТБ.
Хронологические рамки работы охватывают период с 1990 г. и до настоящего времени. Нижняя граница обусловлена временем появления банка ВТБ. Верхнюю временную границу условно можно обозначить сегодняшним днем.
Источниковую базу работы составили: Конституция Российской Федерации , федеральное законодательство. В частности, использовались нормы таких федеральных законов как: Федеральный закон Российской Федерации №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г., регулирующий вопросы хранения документации, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» от 02 декабря 1990 г. № 95-1, Федеральный закон от 22 апреля 1996 г. № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» и др.
Нашли применение нормы подзаконных актов, таких как: Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно -технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» , Постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг Российской Федерации от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и др.
Подробный анализ правовой базы приведен в основной части работы (п. 2.1.).
Методологическая основа. В исследовании мы исходим из системного подхода, базирующегося на принципе диалектической взаимосвязи части и целого, а также частей в целом, при изучении объектов как динамичных, эволюционирующих систем. Принцип системности применялся при выявлении взаимосвязи между качественными изменениями, происходившими в системе организации архивного хранения документов в банке ВТБ.
Для решения поставленных в работе задач использованы общенаучные методы (анализ, синтез и др.). В работе также использовался проблемно - хронологический метод, позволяющий изучить последовательное развитие структуры и правового статуса организации, которые менялись на протяжении периода его истории.
Структура работы. Настоящая работа включает введение, две главы, разделенные на параграфы, заключение и список использованных источников и литературы, приложения.
В настоящее время архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает ее роль в принятии решений. В ситуации востребованности архивной информации при больших объемах ее хранения традиционные информационные технологии, сложившиеся в архивной отрасли, теряют свою эффективность.
Применение технологий и средств компьютерной техники дает новые возможности - позволяет использовать архивные документы, которые в силу своей значимости или физического состояния практически недоступны, создавать фонды пользования на основе баз данных с цифровыми копиями документов, осуществлять удаленный информационный поиск архивной информации в базах данных с передачей по телекоммуникационным каналам электронных копий документов и др.
Историография проблемы. Имеющуюся литературу мы условно разделили на две группы. В первую группу нами включены работы, посвященные теоретическим вопросам делопроизводства и архивного дела, во вторую - исследования, затрагивающие вопросы организации делопроизводства в банковской сфере.
В рамках первой группы можно отметить работы М.О. Сотова, М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, М.И. Басакова, Л.В. Ивановой, Ю.Н. Желновой и др., которые содержат теоретические основы документоведения и информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам. В работах рассмотрены вопросы хранения документации в контексте деятельности организации в целом, выделена общая специфика хранения документации в России, затронуты вопросы формирования современной российской системы хранения документации.
Современные проблемы в хранении архивной документации выделила Е.М. Барыгина.
Вклад в применении информационных технологий в практику работы архивов внесли исследования А.С. Шапошникова, который, в частности, разработал принципы построения АИПС на документы Архивного фонда. Работы М.И. Пилипчука и А.Н. Балакирева посвящены вопросам цифрового копирования фонодокументов и фотодокумент. В.А. Устиновым проведен ряд исследований по физико-химической сохранности современных носителей для хранения архивной информации.
К работам второй группы можно отнести публикации, затрагивающие вопросы ведения документации в банковской сфере. Отметим, исследования таких ученых как С. Б. Варламова, Е.Б. Герасимова, Н.Б. Глушкова, Л.П. Кроливецкая, Г.Н. Белоглазова и др. Авторами проанализирована законодательная база банковской деятельности, в том числе в области хранения документации, актуализированы терминологические проблемы и пр.
Сущность и специфику банковской деятельности, а также ее финансовую сторону рассмотрели О.И. Лаврушин и Е.Ф. Жуков . Работа в области кредитования и сопутствующая документация раскрыта А.А. Володиным, Д.И. Жиляковым.
Можно отметить работы Г.В. Солдатенкова, А.В. Гребенниковой, М.Г. Кудиновой, посвященные деятельности банка ВТБ Основы финансовой деятельности банка ВТБ изложены в оперативном журнале банковской группы «ВТБ». Так же в исследовании использовались данные из банковских Интернет-справочников и справочников по кредитным организациям 19. В исследовании значительную роль сыграл анализ стратегии развития банка ВТБ и перспективы его развития .
Целью работы является изучение процесса организации архивного хранения документов в коммерческих организациях на примере банка ВТБ.
Для реализации поставленной цели решались следующие задачи:
- изучить историю создания и развития банка ВТБ;
- исследовать основные направления деятельности банка ВТБ;
- рассмотреть правовое положение и функции архива банка ВТБ;
- проанализировать нормативно-правовую базу хранения документов в коммерческих организациях на примере ВТБ;
- выявить специфику хранения архивных документов в банке ВТБ и предложить пути оптимизации работы,
- определить основные возможности использования информационных технологий при организации архивного хранения документов в банке ВТБ.
В качестве объекта исследования выступает архив коммерческой организации, предметом исследования являются особенности организации архивного хранения документов в коммерческих организациях на примере банка ВТБ.
Хронологические рамки работы охватывают период с 1990 г. и до настоящего времени. Нижняя граница обусловлена временем появления банка ВТБ. Верхнюю временную границу условно можно обозначить сегодняшним днем.
Источниковую базу работы составили: Конституция Российской Федерации , федеральное законодательство. В частности, использовались нормы таких федеральных законов как: Федеральный закон Российской Федерации №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г., регулирующий вопросы хранения документации, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» от 02 декабря 1990 г. № 95-1, Федеральный закон от 22 апреля 1996 г. № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» и др.
Нашли применение нормы подзаконных актов, таких как: Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно -технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» , Постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг Российской Федерации от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и др.
Подробный анализ правовой базы приведен в основной части работы (п. 2.1.).
Методологическая основа. В исследовании мы исходим из системного подхода, базирующегося на принципе диалектической взаимосвязи части и целого, а также частей в целом, при изучении объектов как динамичных, эволюционирующих систем. Принцип системности применялся при выявлении взаимосвязи между качественными изменениями, происходившими в системе организации архивного хранения документов в банке ВТБ.
Для решения поставленных в работе задач использованы общенаучные методы (анализ, синтез и др.). В работе также использовался проблемно - хронологический метод, позволяющий изучить последовательное развитие структуры и правового статуса организации, которые менялись на протяжении периода его истории.
Структура работы. Настоящая работа включает введение, две главы, разделенные на параграфы, заключение и список использованных источников и литературы, приложения.
Можно сформулировать основные выводы, которые были получены в ходе исследования.
Банк ВТБ является одним из крупнейших коммерческих банков с государственным участием (60,9 % - принадлежит государству) на территории России.
В 1997 году банк ВТБ был преобразован из формы закрытого акционерного общества в ОАО, при этом, ЦБ РФ стал крупнейшим акционером банка с долей 96,8%. В 2004 году ВТБ присоединил к себе Гута-банк, а в 2005 году ВТБ запустил на его основе специализированный розничный банк ВТБ 24.
В 2007 году банк ВТБ впервые разместил свои акции на фондовом рынке, и оказался первопроходцем в этой области среди других банков. За первые семь месяцев 2018 года банк ВТБ продемонстрировал значительные результаты работы: способствовали этому стремительный рост сферы розничного бизнеса и снижение издержек, связанные с объединением ВТБ24 и банка ВТБ.
В последнее время, позиции банка ВТБ в банковском секторе значительно укрепились, а сам банк стал вторым в России после Сбербанка по множеству параметров. Оставаясь при этом универсальным банком, ВТБ планирует обеспечивать переход сети отделений и других традиционных каналов на новый технологический уровень и предоставлять клиенту разнообразие способов взаимодействия с банком. у группы ВТБ довольно амбициозные планы по развитию и росту финансовых показателей до 2022 года. При этом, по мнению аналитиков, нынешнее положение банка говорит о снижении его показателей, и данная ситуация будет сохраняться.
Деятельность Банка ВТБ (ПАО) регламентирует главная лицензия Банка России № 1000 от 08.07.2015 г., помимо этого у банка имеется лицензия на привлечение вкладов и размещение драгоценных металлов (от 25.03.2003. г.) и несколько лицензий профессионального участника фондового рынка.
Организация группы ВТБ устроена как стратегический холдинг, что предполагает наличие одной общей стратегии развития членов Группы, одного бренда, централизованного финансового управления, обобщенных систем контроля. С 2019 года ВТБ создал самый крупный в России объединённый зерновой холдинг. В непрофильный зерновой бизнес банк вошёл с целью объединить связанные с экспортом и хранением зерна активы, включая терминалы на Чёрном море.
Банк ВТБ является коммерческим банком, специализацией которого является предоставление различных финансовых услуг физическим и юридическим лицам, по своей организационно -правовой форме - это публичное акционерное общество. Основным акционером банка ВТБ является Правительство Российской Федерации, которому в лице Федерального агентства по управлению государственным имуществом принадлежит 60,9 % акционерного капитала группы.
Основным направлением деятельности Банка ВТБ является предоставление множества различных банковских продуктов и услуг населению, а также субъектам малого, среднего и крупного бизнеса. Деятельность Банка ВТБ (ПАО) регламентирует главная лицензия Банка России № 1000 от 08.07.2015 г., помимо этого у банка имеется лицензия на привлечение вкладов и размещение драгоценных металлов (от 25.03.2003. г.) и несколько лицензий профессионального участника фондового рынка.
С 1990 года ВТБ развивался как крупный специализированный банк, ориентированный на работу с корпоративными клиентами, преимущественно российскими предприятиями-экспортерами. На сегодняшний день, диверсифицируя свою деятельность, группа ВТБ расширяет круг проводимых на российском рынке операций и предоставляет клиентам широкий комплекс услуг, принятых в международной банковской практике. Из узкоспециализированного банка с небольшой филиальной сетью ВТБ превратился в один из крупнейших системообразующих кредитных институтов страны общефедерального значения. Сегодня ВТБ занимает в России второе место по размеру активов, капитала, ресурсной базы, объемам кредитования предприятий и населения, величине чистой прибыли.
Архив Банка ВТБ (ПАО) представляет собой информационно-емкое подразделение, которое способствует построению эффективной деятельности банка в целом. Правовое положение и функции архива Банка ВТБ (ПАО) закреплены в Положении об архиве, разработанном в соответствии с действующим законодательством.
Ответственность за организацию хранения документов архивного фонда Банка ВТБ, которая включает в себя систему мероприятий по рациональному размещению документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, возлагаются: в филиале - на управляющих филиалами; во внутренних структурных подразделениях, осуществляющих самостоятельное архивное хранение, - на руководителей подразделений. Ответственность за соблюдение установленного порядка работы с архивными документами возлагается на работника, осуществляющего обслуживание архива в территориальном подразделении.
Руководитель архива и лица, ответственные за архив, назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя банка. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
Зоны ответственности Руководителя архива и лиц, ответственных за архив, разграничиваются Положением об архиве. Такое разграничение позволяет проводить четкие параллели между должностными обязанностями ответственных сотрудников и при необходимости своевременно прибегать к мерам, направленным на улучшение работы архива в целом.
В архиве ВТБ хранятся документы действующих и реорганизованных филиалов банка ВТБ, а также документы структурных подразделений.
Документы, образующиеся в процессе деятельности банка, хранятся в пределах сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
В задачи архива банка входит комплектование архивными документами, учет и обеспечение сохранности архивных документов, создание научно - справочного аппарата к документам архива, использование хранящихся в архиве документов, подготовка и передача документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными органами управления архивным делом в России.
Основу правовой базы, регламентирующей правила хранения документов в банке ВТБ, составляет ряд нормативно-правовых и методических документов. Организовывая архивное хранение документов, банк руководствуется не только законодательством в области организации архивного хранения, но и специальным законодательством, регламентирующим деятельность всей организации. Специфика организационно-правовой формы отражена в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Перечень документов, подлежащих архивному хранению в акционерных обществах, имеет отличия от подобного списка в коммерческих организациях иного вида. Так, в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг РФ 2003 «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» рассмотрены сроки хранения документов, порядок хранения документов, порядок отбора документов на хранение и уничтожение, порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения.
Основополагающим является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов. Федеральным законом 2011 г. «О бухгалтерском учете» определены нюансы хранения первичных учетных документов.
Важными локальными правовыми актами, которые регулирует архивные вопросы в рамках компании ВТБ, являются Инструкция о порядке архивного хранения документов в территориальных подразделениях Банка ВТБ, а также Положение об Объединенном архиве Банка ВТБ. Эти документы имеют важное значение, позволяя регламентировать и координировать работу архива Банка ВТБ для наиболее эффективной работы.
Документы, образующиеся в процессе деятельности ВТБ, хранятся в пределах сроков, установленных российским законодательством. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (5 лет и выше) срока хранения, также по личному составу, подлежат оформлению и описанию для последующей передачи на хранение в архив. Хранение архивных документов осуществляется в специально оборудованном помещении, обеспечивающим оптимальные условия хранения документов и их сохранность. Архив обеспечивает учёт всех дел, переданных на архивное хранение, а также осуществляет подбор затребованных архивных дел, при необходимости оказывает помощь в выполнении копировальных работ.
Хранение документации в Банке ВТБ имеет свою специфику. С 2008 года документы по личному составу и информационные документы (счета на оплату, товарные накладные) из операционных офисов г. Барнаула стали передаваться непосредственно в структурные подразделения банка ВТБ в г Красноярск. В 2019-2020 гг. оставшиеся документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности до 2008 года и хранящиеся непосредственно в отделениях, были переданы на хранение в г. Москва.
Банк ВТБ обязан хранить документы, подтверждающие получение доходов и расходов, а также подтверждение уплаты налогов в течение пяти лет. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Архивное хранение документов банка ВТБ подразумевает определенный вариант систематизации, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных. Архивохранилища оборудованы специальными стеллажами и другим необходимым инвентарем. В хранилищах архива поддерживается чистота и оптимальный температурный режим для правильного обеспечения сохранности документов.
Количество документов архива ВТБ с каждым годом возрастает: за 2016-2017 годы число единиц хранения увеличилось на 35%, за 2017-2018 гг. - на 18%, за 2018-2019 гг. - на 19%. Это свидетельствует об успешной деятельности и в тоже время говорит о необходимости приложения огромных усилий для обеспечения сохранности такого массива документов. В связи с этим в перспективные задачи деятельности архива банка входят мероприятия по преодолению сложившихся недостатков, а также улучшению и оптимизации работы.
Вместе с тем, нельзя не констатировать тот факт, что на сегодняшний день в архивной сфере Банка ВТБ имеется ряд проблем; на основании проведенного исследования можно предложить несколько вариантов решения сложившихся трудностей.
Оптимизацию архивного хранения документации в ВТБ рекомендуется осуществлять по следующим направлениям -оптимизация состава хранимых документов и перевод части хранимых документов в электронный вид.
Отдельно следует проработать вопрос об обеспечении необходимым оборудованием для поддержания климатических условий для хранения архивных документов, а также о необходимости расширения архивных площадей.
Кроме того, важен и тот факт, что все сотрудники архива должны иметь профильное образование.
Так же, в целях эффективной организации работы архива ВТБ рекомендуется обеспечить его сотрудников необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Особое внимание следует уделить использованию информационных технологий при организации архивного хранения документов. В качестве инструмента автоматизации Банк ВТБ выбрал платформу Docsvision.
Сегодня Docsvision в ВТБ - это более десяти различных подсистем, связанных с хранением и обработкой клиентских и внутренних документов банка и глубоко интегрированных в слой различных банковских систем. Весной 2013 года компания Syntellect завершила в кредитной организации новый масштабный проект на платформе Docsvision, включающий в себя электронный архив документов.
В настоящее время в ВТБ организован электронный документооборот B2B. Электронный документооборот В2В доступен клиентам Банка, подключенным к сервису «Интернет-Клиент». На данный момент во ведении компании Syntellect находится система управления архивом ВТБ из более чем 15 функциональных блоков, внедрение которых началось еще в 2009 году.
Функциональный блок «Электронный архив РКО для ЮЛ и ИП» был создан компанией Syntellect на базе платформы управления документами Tessa.
Таким образом, исходя их вышесказанного, можно заключить, архив Банка ВТБ соблюдает требования, закрепленные в федеральных нормативно - правовых актах Российской Федерации.
Банк ВТБ является одним из крупнейших коммерческих банков с государственным участием (60,9 % - принадлежит государству) на территории России.
В 1997 году банк ВТБ был преобразован из формы закрытого акционерного общества в ОАО, при этом, ЦБ РФ стал крупнейшим акционером банка с долей 96,8%. В 2004 году ВТБ присоединил к себе Гута-банк, а в 2005 году ВТБ запустил на его основе специализированный розничный банк ВТБ 24.
В 2007 году банк ВТБ впервые разместил свои акции на фондовом рынке, и оказался первопроходцем в этой области среди других банков. За первые семь месяцев 2018 года банк ВТБ продемонстрировал значительные результаты работы: способствовали этому стремительный рост сферы розничного бизнеса и снижение издержек, связанные с объединением ВТБ24 и банка ВТБ.
В последнее время, позиции банка ВТБ в банковском секторе значительно укрепились, а сам банк стал вторым в России после Сбербанка по множеству параметров. Оставаясь при этом универсальным банком, ВТБ планирует обеспечивать переход сети отделений и других традиционных каналов на новый технологический уровень и предоставлять клиенту разнообразие способов взаимодействия с банком. у группы ВТБ довольно амбициозные планы по развитию и росту финансовых показателей до 2022 года. При этом, по мнению аналитиков, нынешнее положение банка говорит о снижении его показателей, и данная ситуация будет сохраняться.
Деятельность Банка ВТБ (ПАО) регламентирует главная лицензия Банка России № 1000 от 08.07.2015 г., помимо этого у банка имеется лицензия на привлечение вкладов и размещение драгоценных металлов (от 25.03.2003. г.) и несколько лицензий профессионального участника фондового рынка.
Организация группы ВТБ устроена как стратегический холдинг, что предполагает наличие одной общей стратегии развития членов Группы, одного бренда, централизованного финансового управления, обобщенных систем контроля. С 2019 года ВТБ создал самый крупный в России объединённый зерновой холдинг. В непрофильный зерновой бизнес банк вошёл с целью объединить связанные с экспортом и хранением зерна активы, включая терминалы на Чёрном море.
Банк ВТБ является коммерческим банком, специализацией которого является предоставление различных финансовых услуг физическим и юридическим лицам, по своей организационно -правовой форме - это публичное акционерное общество. Основным акционером банка ВТБ является Правительство Российской Федерации, которому в лице Федерального агентства по управлению государственным имуществом принадлежит 60,9 % акционерного капитала группы.
Основным направлением деятельности Банка ВТБ является предоставление множества различных банковских продуктов и услуг населению, а также субъектам малого, среднего и крупного бизнеса. Деятельность Банка ВТБ (ПАО) регламентирует главная лицензия Банка России № 1000 от 08.07.2015 г., помимо этого у банка имеется лицензия на привлечение вкладов и размещение драгоценных металлов (от 25.03.2003. г.) и несколько лицензий профессионального участника фондового рынка.
С 1990 года ВТБ развивался как крупный специализированный банк, ориентированный на работу с корпоративными клиентами, преимущественно российскими предприятиями-экспортерами. На сегодняшний день, диверсифицируя свою деятельность, группа ВТБ расширяет круг проводимых на российском рынке операций и предоставляет клиентам широкий комплекс услуг, принятых в международной банковской практике. Из узкоспециализированного банка с небольшой филиальной сетью ВТБ превратился в один из крупнейших системообразующих кредитных институтов страны общефедерального значения. Сегодня ВТБ занимает в России второе место по размеру активов, капитала, ресурсной базы, объемам кредитования предприятий и населения, величине чистой прибыли.
Архив Банка ВТБ (ПАО) представляет собой информационно-емкое подразделение, которое способствует построению эффективной деятельности банка в целом. Правовое положение и функции архива Банка ВТБ (ПАО) закреплены в Положении об архиве, разработанном в соответствии с действующим законодательством.
Ответственность за организацию хранения документов архивного фонда Банка ВТБ, которая включает в себя систему мероприятий по рациональному размещению документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, возлагаются: в филиале - на управляющих филиалами; во внутренних структурных подразделениях, осуществляющих самостоятельное архивное хранение, - на руководителей подразделений. Ответственность за соблюдение установленного порядка работы с архивными документами возлагается на работника, осуществляющего обслуживание архива в территориальном подразделении.
Руководитель архива и лица, ответственные за архив, назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя банка. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
Зоны ответственности Руководителя архива и лиц, ответственных за архив, разграничиваются Положением об архиве. Такое разграничение позволяет проводить четкие параллели между должностными обязанностями ответственных сотрудников и при необходимости своевременно прибегать к мерам, направленным на улучшение работы архива в целом.
В архиве ВТБ хранятся документы действующих и реорганизованных филиалов банка ВТБ, а также документы структурных подразделений.
Документы, образующиеся в процессе деятельности банка, хранятся в пределах сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
В задачи архива банка входит комплектование архивными документами, учет и обеспечение сохранности архивных документов, создание научно - справочного аппарата к документам архива, использование хранящихся в архиве документов, подготовка и передача документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными органами управления архивным делом в России.
Основу правовой базы, регламентирующей правила хранения документов в банке ВТБ, составляет ряд нормативно-правовых и методических документов. Организовывая архивное хранение документов, банк руководствуется не только законодательством в области организации архивного хранения, но и специальным законодательством, регламентирующим деятельность всей организации. Специфика организационно-правовой формы отражена в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Перечень документов, подлежащих архивному хранению в акционерных обществах, имеет отличия от подобного списка в коммерческих организациях иного вида. Так, в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг РФ 2003 «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» рассмотрены сроки хранения документов, порядок хранения документов, порядок отбора документов на хранение и уничтожение, порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения.
Основополагающим является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов. Федеральным законом 2011 г. «О бухгалтерском учете» определены нюансы хранения первичных учетных документов.
Важными локальными правовыми актами, которые регулирует архивные вопросы в рамках компании ВТБ, являются Инструкция о порядке архивного хранения документов в территориальных подразделениях Банка ВТБ, а также Положение об Объединенном архиве Банка ВТБ. Эти документы имеют важное значение, позволяя регламентировать и координировать работу архива Банка ВТБ для наиболее эффективной работы.
Документы, образующиеся в процессе деятельности ВТБ, хранятся в пределах сроков, установленных российским законодательством. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (5 лет и выше) срока хранения, также по личному составу, подлежат оформлению и описанию для последующей передачи на хранение в архив. Хранение архивных документов осуществляется в специально оборудованном помещении, обеспечивающим оптимальные условия хранения документов и их сохранность. Архив обеспечивает учёт всех дел, переданных на архивное хранение, а также осуществляет подбор затребованных архивных дел, при необходимости оказывает помощь в выполнении копировальных работ.
Хранение документации в Банке ВТБ имеет свою специфику. С 2008 года документы по личному составу и информационные документы (счета на оплату, товарные накладные) из операционных офисов г. Барнаула стали передаваться непосредственно в структурные подразделения банка ВТБ в г Красноярск. В 2019-2020 гг. оставшиеся документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности до 2008 года и хранящиеся непосредственно в отделениях, были переданы на хранение в г. Москва.
Банк ВТБ обязан хранить документы, подтверждающие получение доходов и расходов, а также подтверждение уплаты налогов в течение пяти лет. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Архивное хранение документов банка ВТБ подразумевает определенный вариант систематизации, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных. Архивохранилища оборудованы специальными стеллажами и другим необходимым инвентарем. В хранилищах архива поддерживается чистота и оптимальный температурный режим для правильного обеспечения сохранности документов.
Количество документов архива ВТБ с каждым годом возрастает: за 2016-2017 годы число единиц хранения увеличилось на 35%, за 2017-2018 гг. - на 18%, за 2018-2019 гг. - на 19%. Это свидетельствует об успешной деятельности и в тоже время говорит о необходимости приложения огромных усилий для обеспечения сохранности такого массива документов. В связи с этим в перспективные задачи деятельности архива банка входят мероприятия по преодолению сложившихся недостатков, а также улучшению и оптимизации работы.
Вместе с тем, нельзя не констатировать тот факт, что на сегодняшний день в архивной сфере Банка ВТБ имеется ряд проблем; на основании проведенного исследования можно предложить несколько вариантов решения сложившихся трудностей.
Оптимизацию архивного хранения документации в ВТБ рекомендуется осуществлять по следующим направлениям -оптимизация состава хранимых документов и перевод части хранимых документов в электронный вид.
Отдельно следует проработать вопрос об обеспечении необходимым оборудованием для поддержания климатических условий для хранения архивных документов, а также о необходимости расширения архивных площадей.
Кроме того, важен и тот факт, что все сотрудники архива должны иметь профильное образование.
Так же, в целях эффективной организации работы архива ВТБ рекомендуется обеспечить его сотрудников необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Особое внимание следует уделить использованию информационных технологий при организации архивного хранения документов. В качестве инструмента автоматизации Банк ВТБ выбрал платформу Docsvision.
Сегодня Docsvision в ВТБ - это более десяти различных подсистем, связанных с хранением и обработкой клиентских и внутренних документов банка и глубоко интегрированных в слой различных банковских систем. Весной 2013 года компания Syntellect завершила в кредитной организации новый масштабный проект на платформе Docsvision, включающий в себя электронный архив документов.
В настоящее время в ВТБ организован электронный документооборот B2B. Электронный документооборот В2В доступен клиентам Банка, подключенным к сервису «Интернет-Клиент». На данный момент во ведении компании Syntellect находится система управления архивом ВТБ из более чем 15 функциональных блоков, внедрение которых началось еще в 2009 году.
Функциональный блок «Электронный архив РКО для ЮЛ и ИП» был создан компанией Syntellect на базе платформы управления документами Tessa.
Таким образом, исходя их вышесказанного, можно заключить, архив Банка ВТБ соблюдает требования, закрепленные в федеральных нормативно - правовых актах Российской Федерации.