Проведено исследование на тему: «Разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы (на примере ООО «Завод ЖБИ Флоркон»)».
Первая глава работы раскрывает теоретические основы совершенствования системы ДОУ кадровой службы. В работе проанализирована система ДОУ. Определено, что роль кадрового делопроизводства очень значительна в системе управления персоналом. Раскрыты определения таких слов как «документ», «документирование», «обеспечение управления». Также в первой главе уделено внимание нормативно-правовой базе, на которой базируется ведение делопроизводства. Приведен некоторый перечень Федеральных законов, ГОСТов, Правил, Постановлений и других нормативно-правовых актов. Кадровая служба координирует деятельность по управлению человеческими ресурсами.
Вторая глава отражает анализ системы ДОУ кадровой службы ООО «Завод ЖБИ Флоркон». В результате данного анализа было установлено, что основной вид деятельности компании - производство сборных строительных конструкций из бетона, цемента и искусственного камня. Организация присутствует в реестре малого и среднего бизнеса как микропредприятие с 10 апреля 2017 г. Организационная структура компании - линейно-функциональная.
Проведен анализ основных организационно-экономических показателей. Он говорит, что выручка увеличивается каждый год из-за того, что завод новый, только набирает обороты и увеличивает производственный процесс и создание продуктов производства. Повышается показатель себестоимости продаж, валовая прибыль сначала уменьшается на 20,1% в 2019 году, а в 2020 происходит резкий скачек и она увеличивается на 561%, это происходит из-за снижения себестоимости продаж. Прибыль чистая в 2019 году снижается на 45,8%, а в 2020 повышается до 770%.
Количество персонала с каждым годом усиленно растет. Так, в 2018 году количество работников составило 18 человек, в 2019 резко возросло до 48 и в 2020 году также произошло серьезное увеличение - до 95 человек. Среднегодовая зарплата работников также стабильно растет и в 2019 году увеличивается на 133%, а в 2020 на 107%.
Работа с документами в компании строится так, что каждое подразделение и его работники создают документы в пределах своей компетенции по тем направлениям деятельности, которые отражены в Положениях о подразделении. Работники осуществляют взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами, с внешними источниками по различным каналам связи: Viber, Whats App, электронная почта и другими.
Кадровая служба в лице менеджера по персоналу отвечает за кадровый блок документов. В компании проведен кадровый аудит документов, создающихся и хранящихся в кадровой службе. Он показал, что в кадровой службе присутствуют обязательные документы и много документов рекомендательного характера. Большинство обязательных документов в компании ведется и находится на хранении. Некоторые документы в компании не разработаны или находятся в стадии разработки. Анализ содержания документов кадровой службы показал, что по большей части документы составлены правильно. Каждый документ имеет определенный формуляр - индивидуальный набор реквизитов, которые расположены в определенной последовательности. Значительная часть документов имеются в наличии в компании, оформлены они надлежащим образом и соответствуют требованиям законодательства.
Анализ документов кадровой службы показал некоторые недоработки со стороны менеджера по персоналу:
• некоторые документы оформлены не в соответствии с ГОСТ 7.0.97­2016;
• ознакомление работников с документами происходит несвоевременно;
• личные документы работников скомпонованы в разные папки, личное дело не заводится;
• отсутствуют обязательные согласия работников на разделение отпусков;
• отсутствует номенклатура дел;
• отсутствует программа 1С-ЗУП.
Предлагается разработать проект, включающий в себя мероприятия по устранению выявленных недостатков. Наименование проекта: Проект по оптимизации документирования и делопроизводства кадровой службы.
В проекте детально будут представлены мероприятия по созданию оптимальной системы документирования и делопроизводства кадровой службы, определены ответственные лица за разработку и проведение мероприятий, сроки их исполнения, а также произвести подсчет затрат каждого мероприятия, а в конце подвести итоги и просчитать эффективность предлагаемых мероприятий.
Предполагается, что разработанные мероприятия помогут оптимизировать документирование и делопроизводство кадровой службы, что данные мероприятия обеспечат базовый документооборот и сэкономят рабочее время менеджеру по персоналу. Измененная система движения документов, текущего и архивного хранения и уничтожения документов будет экономить время не только работника кадровой службы, но и других подразделений. Программный комплекс 1С-ЗУП обеспечить быстрый ввод и получение информации и снизить вероятность ошибок.
Проведен расчет экономической эффективности предложенных мероприятий. Вывод на основании расчета следующий: эффективность проекта доказана. Он положительно эффективен, и в этом случае можно дать рекомендации по его реализации в компании ООО «Завод ЖБИ Флоркон».

Купить