Введение…………………………………………………………………………..3
1. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ 11
1.1. Основания для разработки концепции 11
1.2. Цели и задачи концепции 13
2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ 16
2.1. Риски и нарушения 21
2.2. Объемы хранения 24
3. КОНЦЕПЦИЯ ПО ТРАНСФОРМАЦИИ И ЦИФРОВИЗАЦИИ АРХИВНОГО И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА МК 27
3.1. Общее описание 27
3.2. Этапы и мероприятия по усовершенствованию архивных процессов при создании СКОУФЦХиЛ 29
3.2.1. Технология 29
3.2.2. Проектно-сметная документация 32
3.2.3. Оборудование и пусконаладочные работы 36
3.2.4. Начало эксплуатации 40
3.3. Стартовый этап 41
3.4. Приобретаемые преимущества от реализации проекта 41
4. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ 43
4.1. Статистика и прогноз 43
4.2. ХАБ логистики и диспетчеризации 48
4.3. Характеристики архивного терминала 49
4.4. Центр обработки данных 50
4.5. Методология 50
4.6. Программное обеспечение 51
4.7. Региональное развитие 54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 60
Купить

Актуальность темы обусловлена наметившимися тенденциями в оцифровке документов, изменениями и проблемами в сфере архивного дела в Российской Федерации. Данная тема пока слабо изучена в нашей стране, поскольку является достаточно новой не только с теоретической, но и с практической точки зрения. До сих пор не был поднят вопрос нормативного регулирования.
Проблема оцифровки значима, поскольку оригиналы документов могут подвергаться неправильному температурному режиму, агрессивному воздействию света при сканировании, а также естественному старению с течением времени. Поэтому документы важно сохранять и делать это правильно.
Активное использование компьютерных технологий позволило улучшить работу с архивными документами, однако по-прежнему остается много нерешенных вопросов, которые требуют разрешения для того, чтобы не только устранить текущие проблемы, но и предотвратить возможные трудности.
Архивы отражают историю страны, укрепляют права граждан, организаций и государств и поддерживают демократические принципы, включая право граждан на доступ к необходимой информации о деятельности учреждений на всех уровнях.
Сохранение и постоянное использование архивов Российской Федерации, содержащих 609 миллионов документов с начала XII века до XXI века, играет важную роль в сохранении документальной памяти государства и общества, обогащении информационных ресурсов и предоставлении услуг государству и гражданам.
Нынешние и будущие поколения граждан России могут получить доступ к архивным документам только при условии их надлежащего хранения. Поэтому обеспечение приоритетной сохранности архивных документов является обязанностью Архивного фонда Российской Федерации.
Историография проблемы оцифровки архивных документов в Российской Федерации на данный момент пока не имеет обширного состава работ, поскольку отечественный опыт оцифровки только начинает свои первые шаги. Теоретическую основу составляют аналитические статьи, которые пытаются охватить отечественный и зарубежный опыт по оцифровки архивных документов.
Условно можно выделить подготовительный и начальный этап изучения данной темы исследования. Подготовительный этап охватывает период конца XX века и представляет собой складывание предпосылок для анализа оцифровочной деятельности вследствие процессов, происходящих в обществе и архивах.
Оцифровка документации началась с разработки электронных каталогов в крупных библиотеках, музеях и архивах в 1980-х и 1990-х годах и продолжилась первоначально с использованием (мультимедийных) продуктов визуализации [35]. Проекты оцифровки вскоре стали самостоятельным источником финансирования, зависящим от капитала и науки, и основное внимание было уделено не регулированию «широкого использования» коллекций, включая проекты и программы оцифровки, а физическому сохранению оригиналов путем создания электронных копий и не распространению оригиналов непосредственно среди пользователей [20].
В данной работе рассматривается организация электронных архивов в Министерстве культуры РФ и его ведомствах.
Степень разработанности:
На Всероссийской научно-практической конференции, проходившей 30 ноября - 1 декабря 1999 года в рамках безопасности архивов и архивных фондов Г.З. Залаевым была освещена проблема влияния информационных технологий на безопасность архивных документов.
В начале 2000-х годов в журнале Отечественные архивы начали появляться статьи М.И. Пилипчука, Ю.В. Коростелева, А.П. Лисютина, которые писали о цифровке документации, которые также касались проблематики применения компьютерной технологии копирования информации для обеспечения сохранности фонодокументов [30].
Также был продолжен анализ вопросов и выпуск статей, связанных с внедрением автоматизированных технологий архивирования. Ходаковский Н.И.; Ткаченко Н.А.; Л.И. Левчук обсуждают внедрение и интеграцию баз данных, компьютеризацию архивов и использование мультимедийных технологий [33].
Эксперты Российского государственного архива научно-технической документации задали вопрос о принципах сохранения и распространения архивной информации. В итоге, Балакирев А.Н., Залаев Г.З., Лисютин А.П., Пилипчук М.И. [19] принялись за формирование рекомендаций по созданию оцифрованных копий фонда применения фото и фонодокументов. Залаев Г.З. и Глищинская Н.В. сформировали рекомендации по сканированию архивных фотодокументов для РГАНТД [24].
Исследования вполне описали проблематику применения технологии оцифрования документов Медведевой Г.А. [26], а также современное состояние проблемы оценки качества сканирования бумажных оригиналов документов в России и за рубежом Клещарь С.Н. [27].
Есть также подробные статьи о зарубежном опыте, который можно использовать для локальной оцифровки архивных документов, например, о работе польского архивиста Янковой В.Ф. по электронному архивированию документов [36].
Предложена и экспериментально проверена концепция прогнозирования долговечности документов на нетрадиционных носителях.
В последние годы важным вопросом стала разработка программного обеспечения для автоматизации и интеграции баз данных с целью поддержки цифровой деятельности.
В целом, исследования по оцифровке архивных документов в Российской Федерации очень фрагментарны и неполны. Это связано с отсутствием стандартов оцифровки документов в стране. Из-за отсутствия основных стандартов, исследователи полагаются на свои знания в этой области и пытаются получить необходимую информацию из них.
Цель работы: разработка проекта создания организации электронного архива в Министерстве культуры России и его подведомственных организациях.
Объект: архивный фонд Министерства культуры России и его подведомственных организаций.
Предмет: процесс и мероприятия по организации электронного архива в Министерстве культуры России и его подведомственных организациях.
Задачи:
- рассмотреть основания для разработки концепции;
- проанализировать цели и задачи концепции;
- рассмотреть риски и нарушения;
- проанализировать объемы хранения;
- рассмотреть общее описание;
- проанализировать этапы и мероприятия по усовершенствованию архивных процессов при создании СКОУФЦХиЛ;
- рассмотреть технологию;
- проанализировать проектно-сметную документацию;
- рассмотреть необходимое оборудование и пусконаладочные работы;
- рассмотреть начало эксплуатации ;
- проанализировать стартовый этап ;
- проанализировать приобретаемые преимущества от реализации проекта;
- осуществить анализ статистики и прогноз;
- проанализировать ХАБ логистики и диспетчеризации;
- рассмотреть характеристики архивного терминала;
- рассмотреть центр обработки данных;
- проанализировать методологию;
- рассмотреть программное обеспечение;
- рассмотреть региональное развитие.
База исследования:
Описание научного подхода, использованного для достижения задач в работе, показывает, что были использованы три основных метода:
- системный;
- историко-сравнительный метод;
- информационный.
Системный метод позволяет показать причинно-следственные связи в закономерности исторического развития, что поможет определить характеристику процесса оцифрования документной информации.
Процесс оцифрования включает в себя: o создание проекта дигитализации; o подготовку кадров архива к планируемой работе; o оцифрование архивных документов, отобранных по определенным критериям (актуальность, значимость, плохое физическое состояние), согласно установленным в проекте правилам; o внесение оцифрованных копий документов в систему и проведение их описания по требуемым храктеристикам; o обеспечение сохранности документов; o организация доступа для пользователей.
Системный метод ориентирован на изучение структуры, функций и свойств системы, а также факторов, влияющих на нее, и закономерностей развития, что в итоге позволит лучше понять суть процесса оцифрования.
Историко-сравнительный метод предполагает раскрытие сущности изучаемых явлений и по сходству, и по различию присущих им свойств, а также проводить сравнение в пространстве и во времени. В целом метод обладает широкими познавательными возможностями.
Позволяет раскрыть сущность исследуемых явлений в тех случаях, когда она неочевидна, на основе имеющихся фактов: выявлять необходимое и закономерное, с одной стороны, и качественно отличное с другой.
Сравнение программ и отдельных аспектов процесса оцифрования позволит лучше понять текущее положение дел в сфере отечественной дигиталиции, выявить её сильные и слабые стороны.
Информационный метод подразумевает применение положений теорий информатизации к информационным аспектам в области оцифрования.
Суть метода заключается в выделении количественных и качественных характеристик информации, необходимой для определения ценности архивных документов для их отбора с целью их последующего оцифрования.
Дополнительно для достижения целей исследования планируется использовать другие вспомогательные методы исторического исследования, такие как: генетический метод (для выявления основных этапов и критериев исследования, проведения системного описания); типологический метод (для выявлений конкретных характеристик процесса оцифрования документной информации).
Итак, на начальном этапе исследования планируется изучить исторический аспект проблемы, нормативное и методическое регулирование оцифрования архивных документов в Министерстве культуры России и его подведомственных организациях.
На следующем этапе планируется детально исследовать программы по оцифрованию документов в Министерстве культуры России и его подведомственных организациях.
На заключительном этапе планируется выделить все существующие проблемы с оцифрованием на основе полученных сведений и предложить решения этих проблем с учётом международного передового опыта других стран, преуспевших в данной области.
В результате исследования планируется получить практический опыт анализа проблем оцифрования архивных документов в Министерстве культуры России и его подведомственных организациях, на основе которого можно будет получить методику их решения для того, чтобы отладить работу на всех этапах процесса оцифрования.
Работа состоит из введения, четырех глав, поделенных на пункт, заключения и списка использованных источников.
Введении раскрыта актуальность, определена цель, задачи, объект, предмет, раскрыта степень разработанности исследуемой темы работы, а также методы, которые будут применены в ходе работы.
В первой главе: Предметная область, раскрыты методологические, правовые проблемы, которые способствовали разработки концепции, а также определены цели и задачи.
Во второй главе: Общая характеристика текущего состояния, определены риски нарушения и объемы хранения.
В третьей главе: Концепция по трансформации и цифровизации архивного и электронного документооборота МК, раскрыты общие тенденции, а также рассмотрены этапы и мероприятия по усовершенствованию процессов при создании СКОУФЦХиЛ.
Кроме того, в главе рассмотрена технология, проектно-сметная документация, необходимое оборудование и сопутствующие пусконаладочные работы, а также подробно освещены начало эксплуатации, стартовые этап и определены получаемые преимущества в ходе реализации проекта.
В четвертой части работы Технико-экономическое обоснование, рассмотрена статистика и прогноз работы предложенного проекта, дана характеристика архивного терминала, центра обработки данных, а также их методологическое и программное обоснование, а также региональное развитие проекта.
В заключении даны краткие вывод по полученным результатам в ходе работы.

Купить