Помощь студентам в учебе
ЭВОЛЮЦИЯ ТЕРМИНОЛОГИИ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В РОССИИ В КОНЦЕ 1950-х — 2013 ГГ.
|
Введение 4
Глава 1. Терминосистема в области управления документами как объект изучения 24
§ 1. Понятие терминосистемы по отношению к терминам сферы управления
документами 24
§2. Состав, структура и особенности эволюции системы терминов 32
§3. Методы исследования терминологий и терминосистем 48
Глава 2. Формирование системы терминов и ее развитие в 60-х — нач. 90-х гг.
XX в 63
§ 1. Состояние понятийного аппарата делопроизводства и архивного дела в конце 50-х гг. XX в 63
§2. Эволюция основных понятий и теоретических подходов к терминам в
70 — 80-е гг. XX в 72
§3. Нормализация терминосистемы и стандартизация терминов 82
Глава 3. Эволюция терминосистемы в сфере управления документами с нач.
90-х гг. XX в. по настоящее время 92
§ 1. Общее состояние терминосистемы и факторы трансформации 92
§2. Научные дискуссии вокруг терминов сферы управления документами 98
§3. Нормализация терминосистемы в сфере управления документами на
современном этапе и ее законодательное закрепление 113
Начальный этап нормативного конструирования терминосистемы и ГОСТ Р 51141 — 98 113
Нормотворчество в сфере управления документами в 1999 — 2012 гг. 127
Современное состояние процессов нормализации системы терминов в сфере управления документами 141
Глава 4. Проблемы и перспективы развития терминосистемы в сфере управления документами 160
§1. Гармонизация отечественной системы терминов в сфере управления документами и терминосистемы СМК 160
§2. Проблема адаптации терминологии в сфере управления документами к современным технологиям 170
Заключение 192
Источники и литература 202
Приложения
Глава 1. Терминосистема в области управления документами как объект изучения 24
§ 1. Понятие терминосистемы по отношению к терминам сферы управления
документами 24
§2. Состав, структура и особенности эволюции системы терминов 32
§3. Методы исследования терминологий и терминосистем 48
Глава 2. Формирование системы терминов и ее развитие в 60-х — нач. 90-х гг.
XX в 63
§ 1. Состояние понятийного аппарата делопроизводства и архивного дела в конце 50-х гг. XX в 63
§2. Эволюция основных понятий и теоретических подходов к терминам в
70 — 80-е гг. XX в 72
§3. Нормализация терминосистемы и стандартизация терминов 82
Глава 3. Эволюция терминосистемы в сфере управления документами с нач.
90-х гг. XX в. по настоящее время 92
§ 1. Общее состояние терминосистемы и факторы трансформации 92
§2. Научные дискуссии вокруг терминов сферы управления документами 98
§3. Нормализация терминосистемы в сфере управления документами на
современном этапе и ее законодательное закрепление 113
Начальный этап нормативного конструирования терминосистемы и ГОСТ Р 51141 — 98 113
Нормотворчество в сфере управления документами в 1999 — 2012 гг. 127
Современное состояние процессов нормализации системы терминов в сфере управления документами 141
Глава 4. Проблемы и перспективы развития терминосистемы в сфере управления документами 160
§1. Гармонизация отечественной системы терминов в сфере управления документами и терминосистемы СМК 160
§2. Проблема адаптации терминологии в сфере управления документами к современным технологиям 170
Заключение 192
Источники и литература 202
Приложения
Важность управленческой деятельности для современного общества не вызывает сомнений, но, поскольку принятие и исполнение решений требуют документирования и информационной поддержки, этот вид деятельности оказывается тесно связанным с управлением документами. Для данной сферы терминология важна не только для осмысления природы документов, создания теорий по их наиболее эффективному использованию, но и для практических целей.
Постоянно обновляемая и уточняемая система терминов позволила бы избежать расхождений в трактовках и сделать управление документами максимально эффективным. Эта система сейчас не может в полной мере соответствовать управленческим потребностям, поскольку не у всех даже основных терминов есть стабильные толкования. Такая ситуация значительно затрудняет требующую ясности и однозначности документационную и информационную поддержку управленческих процессов. Кроме того, в связи с принятием международных стандартов в качестве национальных, возникает проблема соответствия значений отечественных и привнесенных из международной практики терминов.
Существование сферы управления документами само по себе — дискуссионный вопрос. По толкованию специализированного стандарта, управление документами близко по смыслу понятию «делопроизводство», но задачам данной работы более отвечает его трактовка как любой деятельности, направленной на создание документов и работу с ними. Управление документами в данном толковании охватывает область интересов документалистики, научной информации, библиотечных дисциплин, издательского дела и частично информатики, отражая полный жизненный цикл документов. Архивоведение и архивное дело включены, поскольку отвечают за его последнюю стадию.
Рассматриваемая область деятельности находится в стадии становления, поскольку управление документами начали исследовать в 70-х гг. XX в., а в 90-х гг. XX в. из-за смены политической и экономической систем она также начала трансформироваться. Чуть ранее появились собственно документоведение и наука о терминах (терминоведение) в качестве самостоятельных дисциплин. Помимо практических проблем, связанные с терминосистемой сложности вызваны недостаточной разработанностью теоретических вопросов. Однако это лишь подчеркивает необходимость целенаправленных терминологических исследований.
Несмотря на важность терминологии для достижения научных и практических целей, она остается малоизученной. Основные усилия в отечественном документоведении были направлены выработку общей теории документа и уточнение понятийного аппарата. Число работ, посвященных системе терминов в целом, сравнительно невелико. В литературе практически не освещена проблема соответствия отечественной и международной терминологии в сфере управления документацией. Новые термины, отражающие появившиеся недавно реалии, в большинстве своем не получили устойчивого толкования, их место в системе предстоит определить. Таким образом, в диссертации рассматривались проблемы эволюции системы терминов в области управления документами во второй половине XX - начале XXI вв., а также характеристики наиболее значимых факторов, влияющих на трансформацию ее объема и структуры.
Объект данного диссертационного исследования — система терминов документоведения и архивоведения, а также обеспечивающие управление документами термины из смежных отраслей деятельности, которые нашли отражение в законодательных и нормативных актах, терминологических словарях, научных трудах и учебниках. О системе терминов представляется возможным говорить, в первую очередь, из-за целенаправленных усилий по её формированию с помощью нормативных правовых актов, в которых закрепляются обязательные толкования терминов. Также она формируется с помощью связей понятий наук, в рамках которых ведутся исследования в сфере управления документами. Свою роль играют и потребности практической деятельности, обслуживаемой с помощью рассматриваемой терминосистемы.
Большую часть этой системы составляют термины, связанные с документированием, работой с оперативными и архивными документами. Частично входят в неё термины библиотечного дела и библиотековедения, компьютерных наук, издательского дела, а также технические термины, связанные как с процессами закрепления и считывания информации с носителей, так и с самими носителями. Группа технических терминов представляет собой наиболее спорную область исследуемой системы, так как не имеет выраженных границ.
Хронологические рамки исследования охватывают период с конца 1950-х гг. до 2013 года. В качестве нижней границы принят конец 1950-х гг. Специалисты определяют это время как начало нового этапа в развитии архивоведения и документоведения : в 1958 г. вышел учебник по теории и практике архивного дела , на следующий год был опубликован учебник К. Г. Митяева «История и организация делопроизводства в СССР», благодаря которому документоведение оформилось в самостоятельную учебную и научную дисциплину со своим объектом и предметом исследования. В 1960 г. по приказу Министерства высшего и среднего специального образования в структуре Историко-архивного института была создана первая в стране кафедра советского делопроизводства. Все эти события в совокупности заложили основы для нормализации понятийного аппарата отрасли и разработки терминологического стандарта. Верхняя граница связана с 2013 г., когда был принят последний на данный момент значимый для понятийного аппарата документ — ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. Хронологические рамки диссертации расширены за счет краткого экскурса в более ранний период (XVIII — п. п. XX вв.), который необходим для понимания процессов терминообразования. Таким образом, в поле зрения оказывается процесс эволюции системы терминов на протяжении второй половины XX в. и нач. XXI в.
Территориальные рамки исследования определяются источниковой базой и охватывают до 1991 г. РСФСР, позднее — РФ. Именно в РСФСР были сосредоточены основные научные центры, прежде всего, ВНИИДАД и МГИАИ, занимавшиеся теоретическими исследованиями в области документоведения и архивоведения. Принимаемые в советский период нормативные документы в сфере архивного дела и ДОУ имели юридическую силу не только на территории РСФСР, но и СССР в целом, и определяли тенденции развития терминологии. После изменений 1991 г. все основные исследовательские центры остались работать на территории РФ. Нормативные акты РФ с 1991 г. обусловливают развитие терминов в рассматриваемой сфере деятельности.
В роли предмета исследования выступают эволюция, состав и структура терминосистемы, закономерности развития как системы в целом, так и ее наиболее важных терминов, составляющих ядро системы. Особое внимание стоит уделить трактовкам базовых терминов, в том числе в историческом контексте, поскольку это позволит проанализировать как сами термины, так и связи между ними. Неоднородный состав терминов подчеркивает необходимость изучения роли и функций конкретной разновидности в пределах рассматриваемой системы. Кроме того, важна структура терминосистемы, так как в ней выражаются взаимосвязи составляющих, принципы и направление происходящих изменений.
Цель настоящей работы — изучение становления и эволюции терминосистемы в сфере управления документами в конце 1950-х — 2013 гг., а также выявление тенденций ее дальнейшего развития.
Для достижения цели решаются следующие задачи:
- Обосновать применимость понятия «терминосистема» к совокупности терминов сферы управления документами;
- Проанализировать состав терминов, роль и место каждой группы в рамках терминосистемы, а также ее структуру;
- Проследить эволюцию системы на примере развития трактовок важнейших терминов;
- Проанализировать современные проблемы и перспективы терминосистемы в сфере управления документами.
Историография проблемы. Достижение цели и задач исследования осложняется весьма неравномерным освещением темы в литературе. Как уже было отмечено ранее, больше всего усилий направлено на разработку общей теории документа и осмысление ключевых терминов, особенно термина «документ». Изучению же именно системы терминов вплоть до недавнего времени уделялось немного внимания. Поскольку документоведение и архивоведение в нашей стране имеют значительную специфику, подавляющее большинство литературы составляет отечественная. Из зарубежной могут быть использованы только общетеоретические работы, и то в качестве основы для системно-структурного анализа рассматриваемой терминосистемы.
Серьезное влияние на обновленную версию документоведения оказали труды бельгийского ученого П. Отле . Они были посвящены в большей степени библиотечному делу и работе с информацией в целом, но ценны подходом к документу, под которым понимается все, что графическими знаками изображает какой-либо факт или идею. Эта широкая трактовка документа — часть концепции обобщающей науки о нем. Подход к документу и изучающей его дисциплине, предложенный П. Отле, в последние десятилетия стал весьма востребованным в связи популярностью междисциплинарных теоретических исследований документа.
Также интерес для анализа системы терминов представляют исследования по управление документацией и информационный
менеджмент, также базируются во многом на зарубежных исследованиях. Большая часть специалистов признают управление документацией функцией управления организацией, то есть информационным ресурсом . Среди них особенно стоит выделить исследования Р. Бакленда , Ф. Хортона и К. Леннона , которые одними из первых обратили внимание на связь управления документацией и управления информацией и их влияние на получение прибыли. В связи с этим, пристальное влияние в исследованиях данной направленности уделяется именно работе с информационными ресурсами с применением новейших технологий.
Управление информацией также рассматривается в рамках направления «информационный менеджмент», которое широко представлено в зарубежной литературе . Несмотря на признаваемую большей частью специалистов связь управления документацией и управления информацией, в имеющихся исследованиях по информационному менеджменту не прослеживается попыток применить положения этой концепции к управлению документацией.
В нашей стране историю разработки вопроса можно условно разделить на ряд этапов в зависимости от методологического подхода к термину «документ» и терминосистеме в целом, обусловленного изменением смыслового наполнения соответствующего термину понятия. В 50—60-е гг. XX в. понятие «документ» было признано ключевым для рассматриваемой сферы деятельности. В работах основателя документоведения К. Г. Митяева началось осмысление его сущности и функций. Им была сформулирована первая научная трактовка документа, определены предмет и задачи документоведения, что заложило базис этой науки. Кроме того, началось изучение документа с точки зрения его информационной сущности. Эти работы полезны не только с точки зрения истории документоведения, но и крайне важны для истории понятия «документ», поскольку являются отправной точкой исследований понятия и термина «документ» в отечественном документоведении. Предложенный К. Г. Митяевым в статье «Документоведение, его задачи и перспективы развития» подход к документу как к результату процесса документирования задал направление развития научной мысли на последующие два десятилетия.
В 60—80-е гг. XX в. (второй этап) складывается информационно-генетический подход к изучению документа, согласно которому он рассматривался как результат информационного процесса — документирования. Первоочередное внимание уделяется трактовке понятия «документирование» и его способам. В появившихся в это время работах В. Н. Автократова и Б. С. Илизарова сформировался документный подход к архивоведению, была исследована информационная структура документа. Это составляет ценность для трактовки понятия и термина «документ» вообще и «архивный документ» в частности.
Документной классификации и систематике были посвящены исследования К. И. Рудельсон и А. Н. Соковой . Они остались одними из немногих работ, которые посвящены вопросам системы номенов, обозначающих виды и разновидности документов. Для конструирования терминосистемы упорядочение входящих в нее номенов — задача важная, хотя и вспомогательная. Также в статье А. Н. Соковой «К вопросу о документной систематике» были введены термины «система документации», «вид документа», которым другие исследователи практически не уделяли внимания . Статья крайне важна для исследования подсистемы терминов и номенов, связанных с этими терминами.
Общей теории документоведения и терминологии также уделено значительное внимание в работах В. Д. Банасюкевича и уже упомянутой А. Н. Соковой . Эти исследования позволяют получить представление и об истории важнейших понятий рассматриваемой сферы, и об общем уровне исследованности терминосистемы того периода. Иными словами, они представляют в большей степени историческую ценность, однако без них будет сложно анализировать динамику развития системы терминов.
В это же время (вт. п. 60—70-е гг. XX в.) складываются альтернативные подходы к понятию «документ» в контексте наук об информации, предложенные Г. Г. Воробьевым , А. И. Михайловым , А. В. Соколовым . Теоретическое обоснование такого взгляда на документ полезно для сопоставления с документоведческими трактовками и исследования перспектив подсистемы терминов, связанных с электронным документом, уже на современном этапе, поскольку значительная часть высказанных идей не была развита в дальнейшем.
Третий этап (80—90-е гг. XX в.) характеризуется повышенным вниманием к изучению понятий информации и материального носителя, их соотношению, что связано с реализацией информационно-структурного подхода. В это время в работах Э. И. Ханпиры была впервые в отечественной науке исследована подсистема терминоэлементов, производимых от термина «документ». В пособии «Архивоведческое терминоведение» он предложил целостную концепцию терминологии архивного дела . Эта работа осталась единственной в своем роде по сей день. Она использовалась для уточнения подсистемы архивных терминов и исследования истории важнейших сопоставленных им понятий. Б. С. Илизаров продолжил исследование теоретических вопросов архивного дела и впервые выдвинул концепцию документологии как обобщающей теоретической дисциплины для изучения документа . Это предложение было использовано для сопоставления с теориями и концепциями, развивавшимися уже в современных условиях.
Выделенные выше этапы развития теории документа получили развитие в советской науке и были связаны между собой парадигмальным единством, поэтому можно говорить об общности многих развиваемых в литературе идей и подходов. Начиная с 90-х гг. XX в., во всех сферах жизни российского общества произошли серьёзные изменения, что выразилось в оформлении новых теоретических подходов к изучению документа.
Постоянно обновляемая и уточняемая система терминов позволила бы избежать расхождений в трактовках и сделать управление документами максимально эффективным. Эта система сейчас не может в полной мере соответствовать управленческим потребностям, поскольку не у всех даже основных терминов есть стабильные толкования. Такая ситуация значительно затрудняет требующую ясности и однозначности документационную и информационную поддержку управленческих процессов. Кроме того, в связи с принятием международных стандартов в качестве национальных, возникает проблема соответствия значений отечественных и привнесенных из международной практики терминов.
Существование сферы управления документами само по себе — дискуссионный вопрос. По толкованию специализированного стандарта, управление документами близко по смыслу понятию «делопроизводство», но задачам данной работы более отвечает его трактовка как любой деятельности, направленной на создание документов и работу с ними. Управление документами в данном толковании охватывает область интересов документалистики, научной информации, библиотечных дисциплин, издательского дела и частично информатики, отражая полный жизненный цикл документов. Архивоведение и архивное дело включены, поскольку отвечают за его последнюю стадию.
Рассматриваемая область деятельности находится в стадии становления, поскольку управление документами начали исследовать в 70-х гг. XX в., а в 90-х гг. XX в. из-за смены политической и экономической систем она также начала трансформироваться. Чуть ранее появились собственно документоведение и наука о терминах (терминоведение) в качестве самостоятельных дисциплин. Помимо практических проблем, связанные с терминосистемой сложности вызваны недостаточной разработанностью теоретических вопросов. Однако это лишь подчеркивает необходимость целенаправленных терминологических исследований.
Несмотря на важность терминологии для достижения научных и практических целей, она остается малоизученной. Основные усилия в отечественном документоведении были направлены выработку общей теории документа и уточнение понятийного аппарата. Число работ, посвященных системе терминов в целом, сравнительно невелико. В литературе практически не освещена проблема соответствия отечественной и международной терминологии в сфере управления документацией. Новые термины, отражающие появившиеся недавно реалии, в большинстве своем не получили устойчивого толкования, их место в системе предстоит определить. Таким образом, в диссертации рассматривались проблемы эволюции системы терминов в области управления документами во второй половине XX - начале XXI вв., а также характеристики наиболее значимых факторов, влияющих на трансформацию ее объема и структуры.
Объект данного диссертационного исследования — система терминов документоведения и архивоведения, а также обеспечивающие управление документами термины из смежных отраслей деятельности, которые нашли отражение в законодательных и нормативных актах, терминологических словарях, научных трудах и учебниках. О системе терминов представляется возможным говорить, в первую очередь, из-за целенаправленных усилий по её формированию с помощью нормативных правовых актов, в которых закрепляются обязательные толкования терминов. Также она формируется с помощью связей понятий наук, в рамках которых ведутся исследования в сфере управления документами. Свою роль играют и потребности практической деятельности, обслуживаемой с помощью рассматриваемой терминосистемы.
Большую часть этой системы составляют термины, связанные с документированием, работой с оперативными и архивными документами. Частично входят в неё термины библиотечного дела и библиотековедения, компьютерных наук, издательского дела, а также технические термины, связанные как с процессами закрепления и считывания информации с носителей, так и с самими носителями. Группа технических терминов представляет собой наиболее спорную область исследуемой системы, так как не имеет выраженных границ.
Хронологические рамки исследования охватывают период с конца 1950-х гг. до 2013 года. В качестве нижней границы принят конец 1950-х гг. Специалисты определяют это время как начало нового этапа в развитии архивоведения и документоведения : в 1958 г. вышел учебник по теории и практике архивного дела , на следующий год был опубликован учебник К. Г. Митяева «История и организация делопроизводства в СССР», благодаря которому документоведение оформилось в самостоятельную учебную и научную дисциплину со своим объектом и предметом исследования. В 1960 г. по приказу Министерства высшего и среднего специального образования в структуре Историко-архивного института была создана первая в стране кафедра советского делопроизводства. Все эти события в совокупности заложили основы для нормализации понятийного аппарата отрасли и разработки терминологического стандарта. Верхняя граница связана с 2013 г., когда был принят последний на данный момент значимый для понятийного аппарата документ — ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. Хронологические рамки диссертации расширены за счет краткого экскурса в более ранний период (XVIII — п. п. XX вв.), который необходим для понимания процессов терминообразования. Таким образом, в поле зрения оказывается процесс эволюции системы терминов на протяжении второй половины XX в. и нач. XXI в.
Территориальные рамки исследования определяются источниковой базой и охватывают до 1991 г. РСФСР, позднее — РФ. Именно в РСФСР были сосредоточены основные научные центры, прежде всего, ВНИИДАД и МГИАИ, занимавшиеся теоретическими исследованиями в области документоведения и архивоведения. Принимаемые в советский период нормативные документы в сфере архивного дела и ДОУ имели юридическую силу не только на территории РСФСР, но и СССР в целом, и определяли тенденции развития терминологии. После изменений 1991 г. все основные исследовательские центры остались работать на территории РФ. Нормативные акты РФ с 1991 г. обусловливают развитие терминов в рассматриваемой сфере деятельности.
В роли предмета исследования выступают эволюция, состав и структура терминосистемы, закономерности развития как системы в целом, так и ее наиболее важных терминов, составляющих ядро системы. Особое внимание стоит уделить трактовкам базовых терминов, в том числе в историческом контексте, поскольку это позволит проанализировать как сами термины, так и связи между ними. Неоднородный состав терминов подчеркивает необходимость изучения роли и функций конкретной разновидности в пределах рассматриваемой системы. Кроме того, важна структура терминосистемы, так как в ней выражаются взаимосвязи составляющих, принципы и направление происходящих изменений.
Цель настоящей работы — изучение становления и эволюции терминосистемы в сфере управления документами в конце 1950-х — 2013 гг., а также выявление тенденций ее дальнейшего развития.
Для достижения цели решаются следующие задачи:
- Обосновать применимость понятия «терминосистема» к совокупности терминов сферы управления документами;
- Проанализировать состав терминов, роль и место каждой группы в рамках терминосистемы, а также ее структуру;
- Проследить эволюцию системы на примере развития трактовок важнейших терминов;
- Проанализировать современные проблемы и перспективы терминосистемы в сфере управления документами.
Историография проблемы. Достижение цели и задач исследования осложняется весьма неравномерным освещением темы в литературе. Как уже было отмечено ранее, больше всего усилий направлено на разработку общей теории документа и осмысление ключевых терминов, особенно термина «документ». Изучению же именно системы терминов вплоть до недавнего времени уделялось немного внимания. Поскольку документоведение и архивоведение в нашей стране имеют значительную специфику, подавляющее большинство литературы составляет отечественная. Из зарубежной могут быть использованы только общетеоретические работы, и то в качестве основы для системно-структурного анализа рассматриваемой терминосистемы.
Серьезное влияние на обновленную версию документоведения оказали труды бельгийского ученого П. Отле . Они были посвящены в большей степени библиотечному делу и работе с информацией в целом, но ценны подходом к документу, под которым понимается все, что графическими знаками изображает какой-либо факт или идею. Эта широкая трактовка документа — часть концепции обобщающей науки о нем. Подход к документу и изучающей его дисциплине, предложенный П. Отле, в последние десятилетия стал весьма востребованным в связи популярностью междисциплинарных теоретических исследований документа.
Также интерес для анализа системы терминов представляют исследования по управление документацией и информационный
менеджмент, также базируются во многом на зарубежных исследованиях. Большая часть специалистов признают управление документацией функцией управления организацией, то есть информационным ресурсом . Среди них особенно стоит выделить исследования Р. Бакленда , Ф. Хортона и К. Леннона , которые одними из первых обратили внимание на связь управления документацией и управления информацией и их влияние на получение прибыли. В связи с этим, пристальное влияние в исследованиях данной направленности уделяется именно работе с информационными ресурсами с применением новейших технологий.
Управление информацией также рассматривается в рамках направления «информационный менеджмент», которое широко представлено в зарубежной литературе . Несмотря на признаваемую большей частью специалистов связь управления документацией и управления информацией, в имеющихся исследованиях по информационному менеджменту не прослеживается попыток применить положения этой концепции к управлению документацией.
В нашей стране историю разработки вопроса можно условно разделить на ряд этапов в зависимости от методологического подхода к термину «документ» и терминосистеме в целом, обусловленного изменением смыслового наполнения соответствующего термину понятия. В 50—60-е гг. XX в. понятие «документ» было признано ключевым для рассматриваемой сферы деятельности. В работах основателя документоведения К. Г. Митяева началось осмысление его сущности и функций. Им была сформулирована первая научная трактовка документа, определены предмет и задачи документоведения, что заложило базис этой науки. Кроме того, началось изучение документа с точки зрения его информационной сущности. Эти работы полезны не только с точки зрения истории документоведения, но и крайне важны для истории понятия «документ», поскольку являются отправной точкой исследований понятия и термина «документ» в отечественном документоведении. Предложенный К. Г. Митяевым в статье «Документоведение, его задачи и перспективы развития» подход к документу как к результату процесса документирования задал направление развития научной мысли на последующие два десятилетия.
В 60—80-е гг. XX в. (второй этап) складывается информационно-генетический подход к изучению документа, согласно которому он рассматривался как результат информационного процесса — документирования. Первоочередное внимание уделяется трактовке понятия «документирование» и его способам. В появившихся в это время работах В. Н. Автократова и Б. С. Илизарова сформировался документный подход к архивоведению, была исследована информационная структура документа. Это составляет ценность для трактовки понятия и термина «документ» вообще и «архивный документ» в частности.
Документной классификации и систематике были посвящены исследования К. И. Рудельсон и А. Н. Соковой . Они остались одними из немногих работ, которые посвящены вопросам системы номенов, обозначающих виды и разновидности документов. Для конструирования терминосистемы упорядочение входящих в нее номенов — задача важная, хотя и вспомогательная. Также в статье А. Н. Соковой «К вопросу о документной систематике» были введены термины «система документации», «вид документа», которым другие исследователи практически не уделяли внимания . Статья крайне важна для исследования подсистемы терминов и номенов, связанных с этими терминами.
Общей теории документоведения и терминологии также уделено значительное внимание в работах В. Д. Банасюкевича и уже упомянутой А. Н. Соковой . Эти исследования позволяют получить представление и об истории важнейших понятий рассматриваемой сферы, и об общем уровне исследованности терминосистемы того периода. Иными словами, они представляют в большей степени историческую ценность, однако без них будет сложно анализировать динамику развития системы терминов.
В это же время (вт. п. 60—70-е гг. XX в.) складываются альтернативные подходы к понятию «документ» в контексте наук об информации, предложенные Г. Г. Воробьевым , А. И. Михайловым , А. В. Соколовым . Теоретическое обоснование такого взгляда на документ полезно для сопоставления с документоведческими трактовками и исследования перспектив подсистемы терминов, связанных с электронным документом, уже на современном этапе, поскольку значительная часть высказанных идей не была развита в дальнейшем.
Третий этап (80—90-е гг. XX в.) характеризуется повышенным вниманием к изучению понятий информации и материального носителя, их соотношению, что связано с реализацией информационно-структурного подхода. В это время в работах Э. И. Ханпиры была впервые в отечественной науке исследована подсистема терминоэлементов, производимых от термина «документ». В пособии «Архивоведческое терминоведение» он предложил целостную концепцию терминологии архивного дела . Эта работа осталась единственной в своем роде по сей день. Она использовалась для уточнения подсистемы архивных терминов и исследования истории важнейших сопоставленных им понятий. Б. С. Илизаров продолжил исследование теоретических вопросов архивного дела и впервые выдвинул концепцию документологии как обобщающей теоретической дисциплины для изучения документа . Это предложение было использовано для сопоставления с теориями и концепциями, развивавшимися уже в современных условиях.
Выделенные выше этапы развития теории документа получили развитие в советской науке и были связаны между собой парадигмальным единством, поэтому можно говорить об общности многих развиваемых в литературе идей и подходов. Начиная с 90-х гг. XX в., во всех сферах жизни российского общества произошли серьёзные изменения, что выразилось в оформлении новых теоретических подходов к изучению документа.
В сфере управления документами в нашей стране в результате длительной эволюции сформировалась терминосистема, основанная на трактовке документа как информации на носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, то есть, относится, в первую очередь, к управленческой деятельности, где особенно важна верифицируемость информации. В рамках изучаемой сферы деятельности есть и другие подходы к трактовке этого термина-доминанты, кроме того, на нее оказывают влияние токования документа в терминосистемах смежных областей деятельности.
Система терминов сознательно формируется как в нормативных правовых актах, в первую очередь, законах и стандартах, так и в научных исследованиях, учебных пособиях и специализированных
терминологических словарях. Эти факторы позволяют утверждать, что оформление понятийного аппарата сферы управления документами миновало этап стихийного складывания терминологии.
Система терминов в сфере управления документами конструируется в рамках современной теории документоведения и архивоведения, чему способствует большая часть стандартизированных определений в нормативных актах. Она находится в непрерывном процессе формирования и нуждается в нормализации. Этому способствуют классификации, предложенные в терминологических стандартах, пособии С. Ю. Кабашова и словниках терминологических словарей по архивному делу и управлению документами. Они не могут быть непосредственно использованы в исследовательских целях, так как выполняют другие задачи. Классификации терминов как инструмента научного исследования пока не предложено, поэтому возникает необходимость в доработке существующих классификаций.
Включенные в описываемую терминосистему термины делятся по степени важности и обслуживаемой сфере на ядро и подсистемы делопроизводственных и архивных терминов соответственно . Также по роли в системе термины делятся на базовые, основные и производные с первого по пятый порядок. Ядро составляют актуальные для системы в целом термины базовой и основной групп. Особенно важны термин-доминанта «документ» и производные от него. Несмотря на продолжительную дискуссию, термину «документ» пока не подобрано такого стандартизированного определения, которое в полной мере удовлетворяло бы и исследователей, и практиков.
Производные от него делятся на производные прилагательные (терминоэлементы) и составные термины и номены. Последние отражают виды и формы бытования документа и формировались вместе с понятийным аппаратом сферы управления документами, в то время как система терминоэлементов разрабатывалась уже в новейшее время в русле обновленного документоведения Ю. Н. Столяровым, О. П. Коршуновым и Н. Б. Швецовой-Водкой. В их работах предлагаются четкие толкования и рекомендации по употреблению конкретных терминоэлементов, иногда с примерами. Тем не менее, результаты их исследований пока не нашли отражения в нормативных правовых актах.
Специализированные подсистемы включают в себя основные и производные всех порядков термины, направленные на обслуживание конкретного вида деятельности. Помимо терминов, в состав системы включаются вспомогательные лексические единицы: номены и
терминоэлементы.
Рассматриваемая терминосистема не является статичным образованием и прошла ряд этапов в своем развитии, начиная с формирования представления о документе и складывания терминологии в XVIII в. Документ в XVIII — нач. XX вв. воспринимался как теоретический конструкт, хотя представления о нем эволюционировали от средства подтверждения фактов и обязательств до инструмента управления уже к вт. п.
XIX в. В п. п. XX в. в практике стал употребляться термин «документ», сформирована терминология делопроизводства и архивного дела. Трансформация терминологии в терминосистему произошла в 60—70-е гг.
XX в., когда она окончательно стала объектом научного изучения и нормативного регулирования. Развитие терминосистемы обуславливалось влиянием ряда факторов, таких как широкое распространение машиночитаемых документов в 70—80-е гг. XX в., изменение модели управления в 90-е гг. XX в., международная интеграция и унификация терминов в нач. XXI вв. Эти переломные моменты и внешние влияния и определяют основные этапы ее эволюции.
Научные исследования терминов сферы управления до начала 90-х гг. XX в. велись в рамках нескольких сменяющих друг друга подходов, которые существовали в рамках сходных представлений о документе. Документу как термину-доминанте уделялось наибольшее внимание. Первым был сформировавшийся к концу 60-х гг. XX в. информационно-генетический подход, сторонники которого изучали документирование и его способы. Выработанные ими термины и определения вошли в первый терминологический стандарт, упорядочивший терминоупотребление, сам термин «документ» стал использоваться и в смежных областях деятельности, в первую очередь, в архивном деле. Эти два обстоятельства позволяют говорить о начале процесса целенаправленного формирования терминосистемы в сфере управления документами, куда входили как делопроизводственные, так и архивоведческие термины.
В 70 — 80-е гг. XX в. основные усилия теоретиков уже в рамках информационно-структурного подхода были направлены на исследование структуры документа и родовых для него понятий «информация», «материальный носитель». Не были обойдены вниманием и терминоэлементы-производные от слова «документ», начата разработка документной систематики. В это время были созданы терминологические словари и стандарты, в которых были закреплены практически все стандартизированные термины и номены сферы управления документами. Многие термины, с поправкой на произошедшие изменения, используются в современных стандартах, пособиях и словарях.
Несмотря на успехи в конструировании терминосистемы, не было достигнуто соглашения по поводу трактовки ключевого понятия «документ». Даже боле того, объем соответствующего понятия в документоведении и отчасти в архивоведении сузился до представлений об официальном или управленческом документе. Из-за противоречий между официальной и научной трактовками документа в исследованиях наметился методологический кризис.
Поиски выхода из него проводились уже в новых условиях в рамках управленческого документоведения и обновленной версии документоведения, или документологии с общим базисом, но различным видением терминосистемы в целом и документа в частности. Еще одна трактовка появилась в связи с проблемой гармонизации отечественной и заимствованной терминологии в сфере управления документами и основывается на европейских традициях осмысления документа. Ее также необходимо учитывать из-за принятия международных стандартов в качестве национальных в нашей стране.
Несмотря на спад теоретических исследований в 90-е гг. XX в., в управленческом документоведении не было стагнации, что доказывают работы К. Б. Гельман-Виноградова, А. Н. Соковой, М. В. Ларина, В. Ф. Янковой и многих других. Были предложены подходы, которые расширяют предмет дисциплины или изменяют подход к документу. Т. В. Кузнецовой была выдвинута идея, что документ — продукт социальных институций, которые обеспечивают его создание, использование, хранение и другие аспекты бытования. К. Б. Гельман-Виноградовым предложено видение документа как носителя памяти ноосферы. В результате документы воспринимаются как объект практически любой дисциплины, чем закладывается основа для междисциплинарных исследований.
Комплексный анализ истории понятия и термина «документ», проведенный К. Б. Гельман-Виноградовым и М. В. Лариным в рамках управленческого документоведения, позволяет углубить и систематизировать накопленные знания в данной предметной области. М. В. Лариным и А. Н. Соковой были актуализированы и изучены такие основные для современной сферы управления документами понятия и термины как «документация», «управление документами», «управление документацией».
Второй подход представлен обновленной версией документоведения, сторонники которой также пытались построить общую теорию документа и осмыслить термин-доминанту «документ», но в ином ключе. Внимания заслуживают взгляд на документ как инструмент для социальной коммуникации (А. В. Соколов, Н. Н. Кушнаренко и др.) и процессный подход к нему как к результату документирования (теория документирования Н. Б. Зиновьевой). В книговедческих и библиотечно-библиографических дисциплинах много внимания уделено теоретической разработке понятия «документ» как междисциплинарного и соотношения трактовок документа и книги (А. Н. Столяров. Н. Б. Швецова-Водка), даже предложен вариант упорядоченной терминосистемы. Получили дальнейшее развитие исследования терминоэлементов, производных от термина «документ», даже были предложены несколько систем для них. Сдвинулась с мертвой точки разработка понятия «реквизит документа». Тем не менее, подавляющее большинство разработок исследователей данного направления остается на уровне теории, практически не находя применения в нормативных правовых актах, конструирующих системы терминов.
Результатами дискуссий о содержании понятия «документ» и усилий по выработке оптимальной стандартизированной трактовки обозначающего его термина стали определения в стандартах и федеральных законах, затрагивающих вопросы архивного дела и документоведения. Они далеко не всегда согласуются между собой, иногда даже противореча друг другу. Подобная ситуация способствует развитию теоретических исследований, но неблагоприятна для стандартизации и дезорганизует терминосистему.
Признанные приоритетными трактовки в федеральных законах из -за их ориентации на наиболее общие понятия и вспомогательной для них роли терминологии зачастую менее приспособлены для практической
деятельности, чем определения в нормативных актах с более низким статусом, особенно терминологических стандартах. Что касается правил и инструкций, то в силу направленности непосредственно на процессы работы с документами, в них трактовки терминов конкретизируются и адаптируются. При их разработке частично учитываются теоретические исследования терминов, но в нормативных актах находят отражение далеко не все идеи исследователей. Например, неоднократно подвергаемое критике определение термина «документ» не было пересмотрено, в то время как термину «документированная информация» была сопоставлена заново сформулированная трактовка, получили распространение термины «электронный документ», «управление документами».
В терминосистеме в сфере управления документами отразились современные проблемы этой области, включая формирование связанных с электронными документами подсистемы терминов. Основной для нее термин «электронный документ», несмотря на важность как для практической деятельности, так и для научных исследований, дисскуссионен и не получил трактовки, удовлетворяющей большинство ученых и практиков. Многообразные определения укладываются в один из двух подходов: электронный документ — разновидность документа со своей спецификой и электронный документ — новое явление, которое определяется без опоры на накопленные знания о документе.
Первый подход получил распространение в документоведении, именно на нем основано нормативное определение документа в действующем терминологическом стандарте. Термины связанной с электронным документом в данной трактовке подсистемы закреплены в нормативных актах избирательно, поэтому рано говорить об их целенаправленной систематизации. Так, не нашлось места для терминов «система электронного документооборота», «электронный архив». Второй подход более востребован в сфере информатики, на нем строится специфичная, связанная с компьютерными сетями, терминосистема. Из-за большого количества узкоспециальных недавно возникших терминов у нее нечетко выраженная структура и она сама по себе — предмет дискуссии.
Еще одна система терминов конструируется на основе теории менеджмента качества. Она также располагает несколькими объединенными в подсистему стандартизированными определениями, но собственно терминам сферы управления документами уделяется немного внимания. С этой подсистемой тесно связана проблема гармонизации терминологии, в большей степени обусловленная трудностями перевода и подбора соответствия терминов заимствуемого стандарта отечественной практике. Тем не менее, рассматриваемые нормативные акты ориентируются на текущее делопроизводство, весьма опосредованно касаясь архивного дела. В рамках стандартов системы СМК и специализированного стандарта по управлению документацией гармонизация проведена в разной степени, что создает терминологическую путаницу при возможном параллельном применении и может послужить причиной проблем в будущем для архивной сферы.
В стандартах СМК не решена проблема разграничения терминов «документ» и «запись» для отечественной практики. В более поздних по времени нормативных актах уровень гармонизации оказался еще меньше за счет оставления дословного перевода термина «спецификация» (в первом стандарте ему был подобран более отвечающий отечественным условиям термин). В последнем стандарте не был учтен опыт по адаптации понятий «документ» и «запись» и их производных, хотя, возможно, это позволило бы унифицировать терминологию и избежать вероятных проблем.
В стандарте 2007 г., специально предназначенном для управления документацией, была решена проблема соотношения терминов «документ» и «запись» и подобран адекватный аналог англоязычному понятию «records management». Трактовка метаданных, приведенная в стандарте, вполне может стать толчком к развитию весьма нечетко сформулированного определения реквизитов документа, хотя она и не была учтена в более поздних определениях.
Действующий терминологический стандарт ГОСТ Р 7.0.8 — 2013, в большей степени, направлен на и уточнение заданной предшествующими нормативно-правовыми актами системы терминов. О сколько-нибудь существенном изменении парадигмы говорить пока недостаточно оснований, в том числе, из-за неизменного толкования ключевого термина «документ».
Для решения поставленных задач был обновлен состав терминов, некоторые из них исключены, уточнены формулировки и определения. Большую часть среди введенных терминов составляют не термины- неологизмы, появившиеся в результате изменений в сфере документоведения и архивоведения, а уже сложившиеся термины. Это, безусловно, стабилизирует терминосистему, но, в то же время, отчасти консервирует ее, затрудняя адаптацию к изменившимся условиям. Именно этими изменениями, в первую очередь, внедрением новых технологий, и обусловлена значительная часть терминологических проблем. Данная особенность стандарта снижает эффективность их решения.
Наряду с устаревшими и малоиспользуемыми терминами, такими как «документ на машинном носителе», «машинописный документ», есть термины, чье исключение из стандарта может быть воспринято неоднозначно. В таких ситуациях либо не предложено адекватного термина (особенно если на него сохраняются отсылки в определениях и есть производные термины), либо формулировка термина и наполнение обозначаемого им понятия дискуссионны. При наличии термина «электронный документ», не нашли своего отражения некоторые широко обсуждаемые термины, например, «электронный архив».
Часть новых терминов была заимствована из действующих нормативных правовых актов, иногда с измененными по сравнению с источником толкованиями. Этот факт может вызывать юридические затруднения, если данные акты — федеральные законы с более высоким статусом, чем стандарт. Проблема же гармонизации терминов практически не отражена в стандарте, несмотря на введение нескольких терминов из ГОСТ Р ИСО 15489 — 1 — 2007, поскольку заимствование было
неадаптированным к основной для рассматриваемого акта трактовке термина «документ». Простое перенесение терминов из одной терминосистемы (в данном случае — системы терминов ИСО) в другую, конструируемую в отраслевом терминологическом стандарте, лишь дезорганизует последнюю. Кроме того, значение некоторых терминов было сужено по сравнению со стандартом-источником. Также были пересмотрены, часто в лучшую сторону, некоторые трактовки терминов, однако сделано это было очень избирательно .
Обновление терминосистемы, столь необходимое в условиях динамично развивающихся управления документами и архивного дела, в стандарте было поведено лишь частично, иногда с нарушением ее структуры. Кроме того, не решена проблема гармонизации терминов, что при введении в стандарт терминов из нормативных актов ИСО, выглядит лишь полумерой. Частично учтены последние исследования в сфере управления документами, что выразилось в уточнении трактовок и формулировок терминов, частичном обновлении терминосистемы, но проведены изменения были не всегда последовательно и не в том объеме, который помог бы справиться хотя бы с частью терминологических проблем. Тем не менее, шаг вперед все же был сделан, и стандарт можно считать основанием для дальнейших усилий по уточнению терминов и конструированию терминосистемы.
В целом, формирование терминосистем в сфере управления документами проходит не так гладко, как могло бы, не в последнюю очередь из-за недостаточной разработанности теоретических положений и где-то недоучета накопленного в отечественном документоведении и архивном деле опыта при составлении толкований терминов. Кроме того, множественность подходов способствует возникновению противоречий из-за параллельного использования нескольких теорий в практической деятельности. Такая ситуация обусловлена как особенностями строения терминосистем, так и ситуацией вокруг осмысления понятия «документ» и обозначающего его термина.
Перспектива развития терминосистемы в сфере управления документами складывается из двух противоречивых тенденций. С одной стороны, это интеграция терминов различных сфер деятельности, включая зарубежные специальные слова, и стремление создать междисциплинарную терминосистему, основанную на общей теории документа. На это направлены усилия ученых-документоведов, в том числе и по гармонизации терминов. С другой стороны — дифференциация терминов, создание локальных систем на основе специализированных трактовок документа. Такими системами могут стать как терминосистема стандартов СМК, так и термины, обслуживающие создание электронных документов и работу с ними.
Данная обстановка осложняется отставанием теоретических исследований от развития технологий и нужд практики и противоречивыми трактовками терминов в нормативных актах. Кризис может быть преодолен благодаря постепенному разрешению противоречий и выбору одной из двух тенденций в качестве приоритета для развития.
Система терминов сознательно формируется как в нормативных правовых актах, в первую очередь, законах и стандартах, так и в научных исследованиях, учебных пособиях и специализированных
терминологических словарях. Эти факторы позволяют утверждать, что оформление понятийного аппарата сферы управления документами миновало этап стихийного складывания терминологии.
Система терминов в сфере управления документами конструируется в рамках современной теории документоведения и архивоведения, чему способствует большая часть стандартизированных определений в нормативных актах. Она находится в непрерывном процессе формирования и нуждается в нормализации. Этому способствуют классификации, предложенные в терминологических стандартах, пособии С. Ю. Кабашова и словниках терминологических словарей по архивному делу и управлению документами. Они не могут быть непосредственно использованы в исследовательских целях, так как выполняют другие задачи. Классификации терминов как инструмента научного исследования пока не предложено, поэтому возникает необходимость в доработке существующих классификаций.
Включенные в описываемую терминосистему термины делятся по степени важности и обслуживаемой сфере на ядро и подсистемы делопроизводственных и архивных терминов соответственно . Также по роли в системе термины делятся на базовые, основные и производные с первого по пятый порядок. Ядро составляют актуальные для системы в целом термины базовой и основной групп. Особенно важны термин-доминанта «документ» и производные от него. Несмотря на продолжительную дискуссию, термину «документ» пока не подобрано такого стандартизированного определения, которое в полной мере удовлетворяло бы и исследователей, и практиков.
Производные от него делятся на производные прилагательные (терминоэлементы) и составные термины и номены. Последние отражают виды и формы бытования документа и формировались вместе с понятийным аппаратом сферы управления документами, в то время как система терминоэлементов разрабатывалась уже в новейшее время в русле обновленного документоведения Ю. Н. Столяровым, О. П. Коршуновым и Н. Б. Швецовой-Водкой. В их работах предлагаются четкие толкования и рекомендации по употреблению конкретных терминоэлементов, иногда с примерами. Тем не менее, результаты их исследований пока не нашли отражения в нормативных правовых актах.
Специализированные подсистемы включают в себя основные и производные всех порядков термины, направленные на обслуживание конкретного вида деятельности. Помимо терминов, в состав системы включаются вспомогательные лексические единицы: номены и
терминоэлементы.
Рассматриваемая терминосистема не является статичным образованием и прошла ряд этапов в своем развитии, начиная с формирования представления о документе и складывания терминологии в XVIII в. Документ в XVIII — нач. XX вв. воспринимался как теоретический конструкт, хотя представления о нем эволюционировали от средства подтверждения фактов и обязательств до инструмента управления уже к вт. п.
XIX в. В п. п. XX в. в практике стал употребляться термин «документ», сформирована терминология делопроизводства и архивного дела. Трансформация терминологии в терминосистему произошла в 60—70-е гг.
XX в., когда она окончательно стала объектом научного изучения и нормативного регулирования. Развитие терминосистемы обуславливалось влиянием ряда факторов, таких как широкое распространение машиночитаемых документов в 70—80-е гг. XX в., изменение модели управления в 90-е гг. XX в., международная интеграция и унификация терминов в нач. XXI вв. Эти переломные моменты и внешние влияния и определяют основные этапы ее эволюции.
Научные исследования терминов сферы управления до начала 90-х гг. XX в. велись в рамках нескольких сменяющих друг друга подходов, которые существовали в рамках сходных представлений о документе. Документу как термину-доминанте уделялось наибольшее внимание. Первым был сформировавшийся к концу 60-х гг. XX в. информационно-генетический подход, сторонники которого изучали документирование и его способы. Выработанные ими термины и определения вошли в первый терминологический стандарт, упорядочивший терминоупотребление, сам термин «документ» стал использоваться и в смежных областях деятельности, в первую очередь, в архивном деле. Эти два обстоятельства позволяют говорить о начале процесса целенаправленного формирования терминосистемы в сфере управления документами, куда входили как делопроизводственные, так и архивоведческие термины.
В 70 — 80-е гг. XX в. основные усилия теоретиков уже в рамках информационно-структурного подхода были направлены на исследование структуры документа и родовых для него понятий «информация», «материальный носитель». Не были обойдены вниманием и терминоэлементы-производные от слова «документ», начата разработка документной систематики. В это время были созданы терминологические словари и стандарты, в которых были закреплены практически все стандартизированные термины и номены сферы управления документами. Многие термины, с поправкой на произошедшие изменения, используются в современных стандартах, пособиях и словарях.
Несмотря на успехи в конструировании терминосистемы, не было достигнуто соглашения по поводу трактовки ключевого понятия «документ». Даже боле того, объем соответствующего понятия в документоведении и отчасти в архивоведении сузился до представлений об официальном или управленческом документе. Из-за противоречий между официальной и научной трактовками документа в исследованиях наметился методологический кризис.
Поиски выхода из него проводились уже в новых условиях в рамках управленческого документоведения и обновленной версии документоведения, или документологии с общим базисом, но различным видением терминосистемы в целом и документа в частности. Еще одна трактовка появилась в связи с проблемой гармонизации отечественной и заимствованной терминологии в сфере управления документами и основывается на европейских традициях осмысления документа. Ее также необходимо учитывать из-за принятия международных стандартов в качестве национальных в нашей стране.
Несмотря на спад теоретических исследований в 90-е гг. XX в., в управленческом документоведении не было стагнации, что доказывают работы К. Б. Гельман-Виноградова, А. Н. Соковой, М. В. Ларина, В. Ф. Янковой и многих других. Были предложены подходы, которые расширяют предмет дисциплины или изменяют подход к документу. Т. В. Кузнецовой была выдвинута идея, что документ — продукт социальных институций, которые обеспечивают его создание, использование, хранение и другие аспекты бытования. К. Б. Гельман-Виноградовым предложено видение документа как носителя памяти ноосферы. В результате документы воспринимаются как объект практически любой дисциплины, чем закладывается основа для междисциплинарных исследований.
Комплексный анализ истории понятия и термина «документ», проведенный К. Б. Гельман-Виноградовым и М. В. Лариным в рамках управленческого документоведения, позволяет углубить и систематизировать накопленные знания в данной предметной области. М. В. Лариным и А. Н. Соковой были актуализированы и изучены такие основные для современной сферы управления документами понятия и термины как «документация», «управление документами», «управление документацией».
Второй подход представлен обновленной версией документоведения, сторонники которой также пытались построить общую теорию документа и осмыслить термин-доминанту «документ», но в ином ключе. Внимания заслуживают взгляд на документ как инструмент для социальной коммуникации (А. В. Соколов, Н. Н. Кушнаренко и др.) и процессный подход к нему как к результату документирования (теория документирования Н. Б. Зиновьевой). В книговедческих и библиотечно-библиографических дисциплинах много внимания уделено теоретической разработке понятия «документ» как междисциплинарного и соотношения трактовок документа и книги (А. Н. Столяров. Н. Б. Швецова-Водка), даже предложен вариант упорядоченной терминосистемы. Получили дальнейшее развитие исследования терминоэлементов, производных от термина «документ», даже были предложены несколько систем для них. Сдвинулась с мертвой точки разработка понятия «реквизит документа». Тем не менее, подавляющее большинство разработок исследователей данного направления остается на уровне теории, практически не находя применения в нормативных правовых актах, конструирующих системы терминов.
Результатами дискуссий о содержании понятия «документ» и усилий по выработке оптимальной стандартизированной трактовки обозначающего его термина стали определения в стандартах и федеральных законах, затрагивающих вопросы архивного дела и документоведения. Они далеко не всегда согласуются между собой, иногда даже противореча друг другу. Подобная ситуация способствует развитию теоретических исследований, но неблагоприятна для стандартизации и дезорганизует терминосистему.
Признанные приоритетными трактовки в федеральных законах из -за их ориентации на наиболее общие понятия и вспомогательной для них роли терминологии зачастую менее приспособлены для практической
деятельности, чем определения в нормативных актах с более низким статусом, особенно терминологических стандартах. Что касается правил и инструкций, то в силу направленности непосредственно на процессы работы с документами, в них трактовки терминов конкретизируются и адаптируются. При их разработке частично учитываются теоретические исследования терминов, но в нормативных актах находят отражение далеко не все идеи исследователей. Например, неоднократно подвергаемое критике определение термина «документ» не было пересмотрено, в то время как термину «документированная информация» была сопоставлена заново сформулированная трактовка, получили распространение термины «электронный документ», «управление документами».
В терминосистеме в сфере управления документами отразились современные проблемы этой области, включая формирование связанных с электронными документами подсистемы терминов. Основной для нее термин «электронный документ», несмотря на важность как для практической деятельности, так и для научных исследований, дисскуссионен и не получил трактовки, удовлетворяющей большинство ученых и практиков. Многообразные определения укладываются в один из двух подходов: электронный документ — разновидность документа со своей спецификой и электронный документ — новое явление, которое определяется без опоры на накопленные знания о документе.
Первый подход получил распространение в документоведении, именно на нем основано нормативное определение документа в действующем терминологическом стандарте. Термины связанной с электронным документом в данной трактовке подсистемы закреплены в нормативных актах избирательно, поэтому рано говорить об их целенаправленной систематизации. Так, не нашлось места для терминов «система электронного документооборота», «электронный архив». Второй подход более востребован в сфере информатики, на нем строится специфичная, связанная с компьютерными сетями, терминосистема. Из-за большого количества узкоспециальных недавно возникших терминов у нее нечетко выраженная структура и она сама по себе — предмет дискуссии.
Еще одна система терминов конструируется на основе теории менеджмента качества. Она также располагает несколькими объединенными в подсистему стандартизированными определениями, но собственно терминам сферы управления документами уделяется немного внимания. С этой подсистемой тесно связана проблема гармонизации терминологии, в большей степени обусловленная трудностями перевода и подбора соответствия терминов заимствуемого стандарта отечественной практике. Тем не менее, рассматриваемые нормативные акты ориентируются на текущее делопроизводство, весьма опосредованно касаясь архивного дела. В рамках стандартов системы СМК и специализированного стандарта по управлению документацией гармонизация проведена в разной степени, что создает терминологическую путаницу при возможном параллельном применении и может послужить причиной проблем в будущем для архивной сферы.
В стандартах СМК не решена проблема разграничения терминов «документ» и «запись» для отечественной практики. В более поздних по времени нормативных актах уровень гармонизации оказался еще меньше за счет оставления дословного перевода термина «спецификация» (в первом стандарте ему был подобран более отвечающий отечественным условиям термин). В последнем стандарте не был учтен опыт по адаптации понятий «документ» и «запись» и их производных, хотя, возможно, это позволило бы унифицировать терминологию и избежать вероятных проблем.
В стандарте 2007 г., специально предназначенном для управления документацией, была решена проблема соотношения терминов «документ» и «запись» и подобран адекватный аналог англоязычному понятию «records management». Трактовка метаданных, приведенная в стандарте, вполне может стать толчком к развитию весьма нечетко сформулированного определения реквизитов документа, хотя она и не была учтена в более поздних определениях.
Действующий терминологический стандарт ГОСТ Р 7.0.8 — 2013, в большей степени, направлен на и уточнение заданной предшествующими нормативно-правовыми актами системы терминов. О сколько-нибудь существенном изменении парадигмы говорить пока недостаточно оснований, в том числе, из-за неизменного толкования ключевого термина «документ».
Для решения поставленных задач был обновлен состав терминов, некоторые из них исключены, уточнены формулировки и определения. Большую часть среди введенных терминов составляют не термины- неологизмы, появившиеся в результате изменений в сфере документоведения и архивоведения, а уже сложившиеся термины. Это, безусловно, стабилизирует терминосистему, но, в то же время, отчасти консервирует ее, затрудняя адаптацию к изменившимся условиям. Именно этими изменениями, в первую очередь, внедрением новых технологий, и обусловлена значительная часть терминологических проблем. Данная особенность стандарта снижает эффективность их решения.
Наряду с устаревшими и малоиспользуемыми терминами, такими как «документ на машинном носителе», «машинописный документ», есть термины, чье исключение из стандарта может быть воспринято неоднозначно. В таких ситуациях либо не предложено адекватного термина (особенно если на него сохраняются отсылки в определениях и есть производные термины), либо формулировка термина и наполнение обозначаемого им понятия дискуссионны. При наличии термина «электронный документ», не нашли своего отражения некоторые широко обсуждаемые термины, например, «электронный архив».
Часть новых терминов была заимствована из действующих нормативных правовых актов, иногда с измененными по сравнению с источником толкованиями. Этот факт может вызывать юридические затруднения, если данные акты — федеральные законы с более высоким статусом, чем стандарт. Проблема же гармонизации терминов практически не отражена в стандарте, несмотря на введение нескольких терминов из ГОСТ Р ИСО 15489 — 1 — 2007, поскольку заимствование было
неадаптированным к основной для рассматриваемого акта трактовке термина «документ». Простое перенесение терминов из одной терминосистемы (в данном случае — системы терминов ИСО) в другую, конструируемую в отраслевом терминологическом стандарте, лишь дезорганизует последнюю. Кроме того, значение некоторых терминов было сужено по сравнению со стандартом-источником. Также были пересмотрены, часто в лучшую сторону, некоторые трактовки терминов, однако сделано это было очень избирательно .
Обновление терминосистемы, столь необходимое в условиях динамично развивающихся управления документами и архивного дела, в стандарте было поведено лишь частично, иногда с нарушением ее структуры. Кроме того, не решена проблема гармонизации терминов, что при введении в стандарт терминов из нормативных актов ИСО, выглядит лишь полумерой. Частично учтены последние исследования в сфере управления документами, что выразилось в уточнении трактовок и формулировок терминов, частичном обновлении терминосистемы, но проведены изменения были не всегда последовательно и не в том объеме, который помог бы справиться хотя бы с частью терминологических проблем. Тем не менее, шаг вперед все же был сделан, и стандарт можно считать основанием для дальнейших усилий по уточнению терминов и конструированию терминосистемы.
В целом, формирование терминосистем в сфере управления документами проходит не так гладко, как могло бы, не в последнюю очередь из-за недостаточной разработанности теоретических положений и где-то недоучета накопленного в отечественном документоведении и архивном деле опыта при составлении толкований терминов. Кроме того, множественность подходов способствует возникновению противоречий из-за параллельного использования нескольких теорий в практической деятельности. Такая ситуация обусловлена как особенностями строения терминосистем, так и ситуацией вокруг осмысления понятия «документ» и обозначающего его термина.
Перспектива развития терминосистемы в сфере управления документами складывается из двух противоречивых тенденций. С одной стороны, это интеграция терминов различных сфер деятельности, включая зарубежные специальные слова, и стремление создать междисциплинарную терминосистему, основанную на общей теории документа. На это направлены усилия ученых-документоведов, в том числе и по гармонизации терминов. С другой стороны — дифференциация терминов, создание локальных систем на основе специализированных трактовок документа. Такими системами могут стать как терминосистема стандартов СМК, так и термины, обслуживающие создание электронных документов и работу с ними.
Данная обстановка осложняется отставанием теоретических исследований от развития технологий и нужд практики и противоречивыми трактовками терминов в нормативных актах. Кризис может быть преодолен благодаря постепенному разрешению противоречий и выбору одной из двух тенденций в качестве приоритета для развития.