ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ: ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ И ЗАРУБЕЖНЫЙ ПОДХОДЫ
|
Глава 1. Отечественный подход к описанию архивных документов 15
1.1. Становление отечественного подхода к описанию
15 архивных документов
1.2. Требования к описанию архивных документов в
38 Российской Федерации на современном этапе
Глава 2. Основной международный стандарт архивного описания
58 (2000 г.): история и основное содержание
Глава 3. Сравнительный анализ российских требований к архивному описанию и положений Основного международного стандарта 79
архивного описания (2000 г.)
Заключение 102
Источники и литература 112
1.1. Становление отечественного подхода к описанию
15 архивных документов
1.2. Требования к описанию архивных документов в
38 Российской Федерации на современном этапе
Глава 2. Основной международный стандарт архивного описания
58 (2000 г.): история и основное содержание
Глава 3. Сравнительный анализ российских требований к архивному описанию и положений Основного международного стандарта 79
архивного описания (2000 г.)
Заключение 102
Источники и литература 112
Современный период развития Российской Федерации отмечается объективно-закономерным процессом вхождения в мировое информационное пространство и формирования открытого правового гражданского общества. Характерной чертой данного процесса выступает усиление общественной роли информации, превращение ее в новую экономическую категорию, приоритетный ресурс социально-культурного развития общества.
В этих условиях большое значение приобретает задача формирования информационного пространства государства как необходимой среды становления и развития комплексной индустрии получения, генерирования, переработки и потребления информации, функционирования всех информационных процессов. Поэтому, особую актуальность приобретает проблема обеспечение доступа и создание условий использования культурно¬информационной базы нашего государства, важной частью которой являются архивные документы.
Основополагающим условием превращения архивных документов в информационные ресурсы является формирование единой и доступной информационной среды, которая базируется на архивном описании и создании на его основе развернутой системы научно-справочного аппарата. Дать оценку готовности российской системы научно-справочного аппарата к интеграции в единое информационное пространство, возможно методом проведения сравнительного анализа отечественного и зарубежного подходов к архивному описанию.
Сравнительный анализ отечественного и зарубежного подходов к архивному описанию позволит сделать обоснованный вывод о степени их соответствия. Важность данного вывода определяется тем, что в условиях нарастающей информатизации особую важность для Российской Федерации приобретает проблема получения доступа к мировым информационным ресурса, ключевым звеном которой является международное сотрудничество в сфере обмена описательной информацией.
Для научного обоснования результатов проведенного исследования, целесообразно обозначить основные терминологические единицы, использованные в нем.
Научно-справочный аппарат рассматривается как «совокупность описаний архивных документов» .
Система научно-справочного аппарата в свою очередь определена как «комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива» .
Под архивным описанием понимается «структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках» .
Целью диссертационной работы является исследование требований к описанию архивных документов на современном этапе, на базе сравнения отечественного и зарубежного подходов.
Исходя из цели исследования, были определены следующие задачи:
1. Изучить становление отечественной подхода к описанию архивной документной информации;
2. Проанализировать требования к описанию архивных документов в Российской Федерации на современном этапе;
3. Изучить методические основы и историю стандартизации описания ретроспективной документной информации на международном уровне;
4. Проанализировать положения Основного международного стандарта архивного описания в редакции 2000 г.;
5. Провести сравнительный анализ современных требований к архивному описанию в российских нормативно-правовых и методических актах и Основном международном стандарте архивного описания.
Объектом исследования данной диссертационной работы являются требования к описанию архивных документов.
Предметом исследования являются подходы к описанию архивных документов в Российской Федерации и за рубежом.
В качестве источника для изучения требований к архивному описанию за рубежом был выбран Основной международный стандарт архивного описания (2000 г.) . Соответствие стандарта задаче изучения требований к описанию архивных документов принятых за рубежом, определяется тем, что стандарт был создан на основе обобщения опыта архивного описания разных стран. Целью его создания было обеспечение процессов обмена описательной информацией на международном уровне. На основе положений Основного международного стандарта архивного описания были разработаны ряд национальных стандартов и правил, что может свидетельствовать о его универсальности и применимости.
Хронологические рамки исследования обусловлены становлением и развитием отечественного подхода к описанию архивной документной информации с 1918 г. по настоящее время, опытом международной стандартизации архивных описаний 1980-2000-х гг.
Исследование проблемы отечественного и зарубежного подходов к описанию ретроспективной документной информации основывается на широком круге источников, который делится на две группы: источники отечественного происхождения и зарубежные источники.
Группа источников отечественного происхождения делится на следующие подгруппы:
1. Законодательные нормативные акты;
2. Нормативно-методические документы, к ним относятся программы развития архивной отрасли, нормативно-методические документы по основным направлениям деятельности архивов или исключительно по описанию архивных документов, стандарты, средства лингвистического обеспечения, методические пособия и рекомендации.
Группа источников зарубежного происхождения состоит из следующих подгрупп:
1. Международные стандарты в области описания архивной документной информации;
2. Национальные стандарты и нормативные документы в области описания архивной документной информации.
Российский подход к описанию архивных документов развивался на прочной нормативно-правовой и методической базе, которая, в свою очередь, обогащалось теоретическими обобщениями и выводами.
Описание ретроспективной документной информации как часть общей теории отечественного архивоведения было разработано, в основном, в 1960-е - начало 1980-х гг. в трудах В.Н. Автократова , И.В. Волковой , Т.Н. Долгоруковой , А.В. Елпатьевского , К.И. Рудельсон . Основная заслуга в разработке теории описания, бесспорно, принадлежит В.Н. Автократову. Им были сформулированы общие принципы теории описания, рассмотрены наиболее важные критерии теории описания: научность описания, полнота и краткость, достоверность, необходимость и достаточность; разработаны важнейшие для описания понятия архивной информационной среды, информационного потенциала архивного фонда, документной ретроспективной информации, описательной статьи.
В.Н. Автократов открыл закономерную тенденцию старения справочных средств, при отсутствии старения архивных документов, обосновал необходимость наличия целесообразной избыточности при построении системы научно-справочного аппарата, как основного условия ее надежного функционирования, сформулировал важное для теории описания положение о фонде и его внутренней структуре, как единой предметной области.
Становление теории описания тесно связано с эволюцией дифференцированного подхода, сформулированного в конце 1960-х гг. как совокупность рациональных методических приемов подачи ретроспективной документной информации и резвившегося к концу 1990-х гг. до уровня универсального, в пределах теории архивного описания, методологического подхода.
Существенный вклад в развитие теории и методики описания архивной документной информации на основе дифференцированного подхода внесли работы И.В. Волковой. В них была показана объективная необходимость дифференцированного описания архивных фондов, уточнены критерии информативности и категории архивного фонда, раскрыта природа зависимости между информативностью архивного фонда и информативностью, создаваемой к нему системы научно-справочного аппарата. Кроме того, были сформулированы требования к информационному анализу и свертыванию документной информации, направленные на формализацию этих процессов.
Большое значение для развития теории описания имели работы Л.В. Елпатьевского, в которых были разграничены понятия «научно-исторической ценности» и «информационной значимости архивных фондов», сформулированы понятия «содержание документа» и «содержание дела», установлены взаимоотношения понятий «содержание документа» и «документная информация». Им был сделан важный вывод о том, что в практической деятельности могут существовать недокументные формы информации, но архивоведение всегда имеет дело с документной информацией, причем упорядоченной в рамках определенной формы. Это положение принципиально важно в связи с распространением электронных документов в настоящее время.
Отечественный и зарубежный опыт унификации и стандартизации описания архивной документной информации в 1960-1990-х гг. был сопоставлен в исследовательской работе С.Г. Еремеева . Стоит отметить, что основное внимание при изучении зарубежного опыта автор уделил достижениям архивного дела США. В работе были исследованы становление и развитие унификации и стандартизации описания ретроспективной документной информации в 1960 1990-е гг., на их основе были предприняты попытки выявления общих закономерностей и тенденций дальнейшего развития унификации описания архивной документной информации в отечественном и зарубежном архивоведении, проанализированы теоретические и методические аспекты проблемы влияния глобальных информационных сетей на процессы формирования общего информационного пространства.
Итоги развития теории описания в 1990-е гг. были сформулированы в научном докладе «Описание архивной документной информации. Теория и методика», который был подготовлен в 1999 г. специалистами ВНИИДАД,. В нем были сформулированы современные принципы и методы описания, представлено становление терминосистемы описания, исследована история отечественных традиций описания ретроспективной информации в теоретическом и методическом аспектах, теоретически обоснована необходимость современной регламентации описания на базе унификации и разработаны стандартизированные форматы описания для всех типов архивных справочников и их видов.
Теоретическое осмысление эволюции дифференцированного подхода к описанию архивной информации привело авторов доклада к выводу о том, что к настоящему времени дифференцированный подход к описанию архивных документов сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника (для каждого уровня описания).
В границах архивной информационной среды была сформулирована сущность критерия необходимости и достаточности, когда под необходимостью понимается минимальный объем информации (минимальное число элементов описания), позволяющий определить общий контур информационной модели описываемого объекта, а под достаточностью понимается тот объем информации, превышение которого приводит к избыточности, дублированию информации.
Авторами доклада был сформулирован принцип унификации и стандартизации описания, который тесно связан с проблемой разработки типологии описания объекта на различных уровнях - на уровне документа, дела, фонда. Соблюдение принципа унификации и стандартизации понимается как применение единых приемов описания ко всем видам первичной информации, как разработка оптимальных типов описательных статей (форматов описания) со стандартным набором элементов в зависимости от типа и вида научно-справочного аппарата.
Вопросы архивного описания в связи с применением информационных технологий рассматриваются в работах И.Н. Киселева. В частности, теоретические и методические аспекты применения единых программных средств автоматизации основных направлений деятельности архивов. Разрабатывая вопрос информационной модели данных, которая должна быть заложена в основу единого программного обеспечения, автор пришел к выводу, что такая модель должна строиться по принципу реляционных баз данных, в соответствии с которым предполагается выделение главных информационных объектов (фонд) и связанных с ними подчиненных (опись, единица хранения, документ).
История и методические основы создания Основного международного стандарта архивного описания 1994 г. были раскрыты в выступлении французского исследователя К. Сибиль на Международном семинаре по архивному описанию, проходившем в Москве в феврале 2005 г. Автором были рассмотрены история стандартизации описания ретроспективной документной информации на международном уровне, нормативные и методические акты, которые легли в основу создания первой редакции единого стандарта архивного описания 1994 г., дана общая характеристика ряда национальных стандартов в области архивного описания. Кроме этого, в докладе К. Сибиль была показана объективная необходимость дальнейшего создания и развития международных стандартов описания.
Дальнейшие теоретические и методические вопросы архивного описания были раскрыты в исследовательских работах В.Г. Лариной . В них описание рассматривается комплексно, в связи с интеграционными информационными процессами в нашей стране и в мире (внедрение Интернет во многие сферы общественной жизни, информатизация органов государственной власти и управления, появление электронных библиотек и хранилищ данных). В этих работах затронут один из наиболее актуальных, с точки зрения теории описания, вопросов - классификация архивной документной информации, сформулированы принципы современной схемы классификации документной информации. Теоретические и методические результаты ее исследований были использованы при создании Единого классификатора документной информации Архивного Фонда Российской Федерации , так как В.Г. Ларина стала руководителем разработки классификатора.
Стоит так же отметить, что В.Г. Ларина является активным участником научно-исследовательских проектов ВНИИДАД. Так в 2014 г. при ее непосредственном участии, коллективом авторов, состоящим из Ж.Л. Инглисман, Е.А. Романовой, Е.А. Сахаровой и М.В. Тарасовой, был подготовлен аналитический обзор «Изучение опыта представления системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в сети Интернет» . Основной целью исследования стало определение полноты и комплексности представления удаленного доступа к системе научно-справочного аппарата российских архивов. Объектом исследования стали сайты федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и сайты муниципальных архивов, а также размещенная на них система научно-справочного аппарата.
В ходе составления аналитического обзора было выявлено, что на современном этапе многоуровневые информационно-поисковые системы отечественных архивов на данный момент не могут полноценно заменить традиционные типы и виды справочников. Основной причиной сложившейся ситуации является отсутствие нормативно-методического регулирования в области создания и ведения сайтов государственных и муниципальных архивов и представления на них научно-справочного аппарата к архивным документам архивов.
На основе проведенного анализа составители обзора разработали модель электронной системы, теоретико-методическая разработка и внедрение которой должна преодолеть отставание электронной справочно - поисковой системы архива от традиционного научно-справочного аппарата. Так наиболее эффективной реализацией всех информационных ресурсов и функций системы научно-справочного аппарата архива должна стать такая электронная система, которая содержит иерархически организованные данные на пяти уровнях - фонд, опись в целом (как комплекс единиц хранения), единица хранения (единица учета), документ, текст (изображение) документа. Подобный подход к поэтапному размещению архивами вторичной документной информации в информационно-поисковых системах сначала на уровне фонда, затем на уровне описи и единицы хранения, а далее, при необходимости, на уровне документа, позволит комплексно показать всю структуру Архивного фонда Российской Федерации в электронной среде, практически обеспечив тем самым доступ ко всему информационному потенциалу Архивного фонда страны.
Значительный вклад в разработку современной отечественной теории и методики описания архивных документов внесли исследования Ю.Ю. Юмашевой. Основная тематика работ автора посвящена исследованию существующих стандартов описания объектов историко-культурного наследия в автоматизированных информационных системах. Стоит отметить, что Ю.Ю. Юмашевой был проведен сравнительный анализ основных используемых архивных, библиографических и музейных стандартов описания, применяемых в автоматизированных информационно-поисковых системах, на основе которого автор пришел к выводу о невозможности их использования для описания отечественных архивных и музейных документов.
Под руководством Ю.Ю. Юмашевой в 2014 г., коллективом авторов, состоящим из Е.А. Романовой, Е.Н. Сахаровой, М.В. Тарасовой, был реализован научно-исследовательский проект ВНИИДАД по подготовке аналитического обзора «Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде». В работе на основе на основе проведенного изучения историографии проблемы, а также практического опыта исследования цифровых копий исторических форм учетной документации федеральных и государственных архивов и анализа подлинников подобной документации разработана общая типология исторических форм архивной учетной документации, активно используемых в практике архивов, описана ее эволюция и выработаны общие подходы к переносу сведений из документации в программный комплекс «Архивный фонд», являющийся базовым элементом Единой автоматизированной информационной системы отечественной архивной отрасли.
В результате изучения источников и литературы была разработана следующая структура диссертационной работы: она состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.
В первой главе «Отечественный подход к описанию архивных документов» исследовано становление отечественной теории описания архивной документной информации на основе анализа теоретических работ посвященных различным аспектам описания ретроспективной документной информации. Изучено формирование отечественной нормативно правовой и методической базы описания архивных документов. Проведен анализ современных российских требований к архивному описанию в положениях нормативно-правовых и методических актов, регламентирующих исследуемую сферу.
Во второй главе «Основной международный стандарт архивного описания (2000 г.): история и основное содержание» исследован международный опыт стандартизации архивного описания, изучены методические основы создания Основного международного стандарта архивного описания. Проведен подробный анализ положений Основного международного стандарта архивного описания в редакции 2000 г.
В третьей главе «Сравнительный анализ российских требований к архивному описанию и положений Основного международного стандарта архивного описания (2000 г.)» как логическое завершение исследования, сопоставлены требования к описанию ретроспективной документной информации в Российской Федерации и в положениях международного стандарта описания, на основе которых сделаны выводы о степени их соответствия.
В заключении приведены обобщенные результаты проведения этапов исследования, на основе которых сформулированы выводы и обозначены перспективные направления теоретических и методических разработок в сфере описания архивных документов.
В этих условиях большое значение приобретает задача формирования информационного пространства государства как необходимой среды становления и развития комплексной индустрии получения, генерирования, переработки и потребления информации, функционирования всех информационных процессов. Поэтому, особую актуальность приобретает проблема обеспечение доступа и создание условий использования культурно¬информационной базы нашего государства, важной частью которой являются архивные документы.
Основополагающим условием превращения архивных документов в информационные ресурсы является формирование единой и доступной информационной среды, которая базируется на архивном описании и создании на его основе развернутой системы научно-справочного аппарата. Дать оценку готовности российской системы научно-справочного аппарата к интеграции в единое информационное пространство, возможно методом проведения сравнительного анализа отечественного и зарубежного подходов к архивному описанию.
Сравнительный анализ отечественного и зарубежного подходов к архивному описанию позволит сделать обоснованный вывод о степени их соответствия. Важность данного вывода определяется тем, что в условиях нарастающей информатизации особую важность для Российской Федерации приобретает проблема получения доступа к мировым информационным ресурса, ключевым звеном которой является международное сотрудничество в сфере обмена описательной информацией.
Для научного обоснования результатов проведенного исследования, целесообразно обозначить основные терминологические единицы, использованные в нем.
Научно-справочный аппарат рассматривается как «совокупность описаний архивных документов» .
Система научно-справочного аппарата в свою очередь определена как «комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива» .
Под архивным описанием понимается «структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках» .
Целью диссертационной работы является исследование требований к описанию архивных документов на современном этапе, на базе сравнения отечественного и зарубежного подходов.
Исходя из цели исследования, были определены следующие задачи:
1. Изучить становление отечественной подхода к описанию архивной документной информации;
2. Проанализировать требования к описанию архивных документов в Российской Федерации на современном этапе;
3. Изучить методические основы и историю стандартизации описания ретроспективной документной информации на международном уровне;
4. Проанализировать положения Основного международного стандарта архивного описания в редакции 2000 г.;
5. Провести сравнительный анализ современных требований к архивному описанию в российских нормативно-правовых и методических актах и Основном международном стандарте архивного описания.
Объектом исследования данной диссертационной работы являются требования к описанию архивных документов.
Предметом исследования являются подходы к описанию архивных документов в Российской Федерации и за рубежом.
В качестве источника для изучения требований к архивному описанию за рубежом был выбран Основной международный стандарт архивного описания (2000 г.) . Соответствие стандарта задаче изучения требований к описанию архивных документов принятых за рубежом, определяется тем, что стандарт был создан на основе обобщения опыта архивного описания разных стран. Целью его создания было обеспечение процессов обмена описательной информацией на международном уровне. На основе положений Основного международного стандарта архивного описания были разработаны ряд национальных стандартов и правил, что может свидетельствовать о его универсальности и применимости.
Хронологические рамки исследования обусловлены становлением и развитием отечественного подхода к описанию архивной документной информации с 1918 г. по настоящее время, опытом международной стандартизации архивных описаний 1980-2000-х гг.
Исследование проблемы отечественного и зарубежного подходов к описанию ретроспективной документной информации основывается на широком круге источников, который делится на две группы: источники отечественного происхождения и зарубежные источники.
Группа источников отечественного происхождения делится на следующие подгруппы:
1. Законодательные нормативные акты;
2. Нормативно-методические документы, к ним относятся программы развития архивной отрасли, нормативно-методические документы по основным направлениям деятельности архивов или исключительно по описанию архивных документов, стандарты, средства лингвистического обеспечения, методические пособия и рекомендации.
Группа источников зарубежного происхождения состоит из следующих подгрупп:
1. Международные стандарты в области описания архивной документной информации;
2. Национальные стандарты и нормативные документы в области описания архивной документной информации.
Российский подход к описанию архивных документов развивался на прочной нормативно-правовой и методической базе, которая, в свою очередь, обогащалось теоретическими обобщениями и выводами.
Описание ретроспективной документной информации как часть общей теории отечественного архивоведения было разработано, в основном, в 1960-е - начало 1980-х гг. в трудах В.Н. Автократова , И.В. Волковой , Т.Н. Долгоруковой , А.В. Елпатьевского , К.И. Рудельсон . Основная заслуга в разработке теории описания, бесспорно, принадлежит В.Н. Автократову. Им были сформулированы общие принципы теории описания, рассмотрены наиболее важные критерии теории описания: научность описания, полнота и краткость, достоверность, необходимость и достаточность; разработаны важнейшие для описания понятия архивной информационной среды, информационного потенциала архивного фонда, документной ретроспективной информации, описательной статьи.
В.Н. Автократов открыл закономерную тенденцию старения справочных средств, при отсутствии старения архивных документов, обосновал необходимость наличия целесообразной избыточности при построении системы научно-справочного аппарата, как основного условия ее надежного функционирования, сформулировал важное для теории описания положение о фонде и его внутренней структуре, как единой предметной области.
Становление теории описания тесно связано с эволюцией дифференцированного подхода, сформулированного в конце 1960-х гг. как совокупность рациональных методических приемов подачи ретроспективной документной информации и резвившегося к концу 1990-х гг. до уровня универсального, в пределах теории архивного описания, методологического подхода.
Существенный вклад в развитие теории и методики описания архивной документной информации на основе дифференцированного подхода внесли работы И.В. Волковой. В них была показана объективная необходимость дифференцированного описания архивных фондов, уточнены критерии информативности и категории архивного фонда, раскрыта природа зависимости между информативностью архивного фонда и информативностью, создаваемой к нему системы научно-справочного аппарата. Кроме того, были сформулированы требования к информационному анализу и свертыванию документной информации, направленные на формализацию этих процессов.
Большое значение для развития теории описания имели работы Л.В. Елпатьевского, в которых были разграничены понятия «научно-исторической ценности» и «информационной значимости архивных фондов», сформулированы понятия «содержание документа» и «содержание дела», установлены взаимоотношения понятий «содержание документа» и «документная информация». Им был сделан важный вывод о том, что в практической деятельности могут существовать недокументные формы информации, но архивоведение всегда имеет дело с документной информацией, причем упорядоченной в рамках определенной формы. Это положение принципиально важно в связи с распространением электронных документов в настоящее время.
Отечественный и зарубежный опыт унификации и стандартизации описания архивной документной информации в 1960-1990-х гг. был сопоставлен в исследовательской работе С.Г. Еремеева . Стоит отметить, что основное внимание при изучении зарубежного опыта автор уделил достижениям архивного дела США. В работе были исследованы становление и развитие унификации и стандартизации описания ретроспективной документной информации в 1960 1990-е гг., на их основе были предприняты попытки выявления общих закономерностей и тенденций дальнейшего развития унификации описания архивной документной информации в отечественном и зарубежном архивоведении, проанализированы теоретические и методические аспекты проблемы влияния глобальных информационных сетей на процессы формирования общего информационного пространства.
Итоги развития теории описания в 1990-е гг. были сформулированы в научном докладе «Описание архивной документной информации. Теория и методика», который был подготовлен в 1999 г. специалистами ВНИИДАД,. В нем были сформулированы современные принципы и методы описания, представлено становление терминосистемы описания, исследована история отечественных традиций описания ретроспективной информации в теоретическом и методическом аспектах, теоретически обоснована необходимость современной регламентации описания на базе унификации и разработаны стандартизированные форматы описания для всех типов архивных справочников и их видов.
Теоретическое осмысление эволюции дифференцированного подхода к описанию архивной информации привело авторов доклада к выводу о том, что к настоящему времени дифференцированный подход к описанию архивных документов сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника (для каждого уровня описания).
В границах архивной информационной среды была сформулирована сущность критерия необходимости и достаточности, когда под необходимостью понимается минимальный объем информации (минимальное число элементов описания), позволяющий определить общий контур информационной модели описываемого объекта, а под достаточностью понимается тот объем информации, превышение которого приводит к избыточности, дублированию информации.
Авторами доклада был сформулирован принцип унификации и стандартизации описания, который тесно связан с проблемой разработки типологии описания объекта на различных уровнях - на уровне документа, дела, фонда. Соблюдение принципа унификации и стандартизации понимается как применение единых приемов описания ко всем видам первичной информации, как разработка оптимальных типов описательных статей (форматов описания) со стандартным набором элементов в зависимости от типа и вида научно-справочного аппарата.
Вопросы архивного описания в связи с применением информационных технологий рассматриваются в работах И.Н. Киселева. В частности, теоретические и методические аспекты применения единых программных средств автоматизации основных направлений деятельности архивов. Разрабатывая вопрос информационной модели данных, которая должна быть заложена в основу единого программного обеспечения, автор пришел к выводу, что такая модель должна строиться по принципу реляционных баз данных, в соответствии с которым предполагается выделение главных информационных объектов (фонд) и связанных с ними подчиненных (опись, единица хранения, документ).
История и методические основы создания Основного международного стандарта архивного описания 1994 г. были раскрыты в выступлении французского исследователя К. Сибиль на Международном семинаре по архивному описанию, проходившем в Москве в феврале 2005 г. Автором были рассмотрены история стандартизации описания ретроспективной документной информации на международном уровне, нормативные и методические акты, которые легли в основу создания первой редакции единого стандарта архивного описания 1994 г., дана общая характеристика ряда национальных стандартов в области архивного описания. Кроме этого, в докладе К. Сибиль была показана объективная необходимость дальнейшего создания и развития международных стандартов описания.
Дальнейшие теоретические и методические вопросы архивного описания были раскрыты в исследовательских работах В.Г. Лариной . В них описание рассматривается комплексно, в связи с интеграционными информационными процессами в нашей стране и в мире (внедрение Интернет во многие сферы общественной жизни, информатизация органов государственной власти и управления, появление электронных библиотек и хранилищ данных). В этих работах затронут один из наиболее актуальных, с точки зрения теории описания, вопросов - классификация архивной документной информации, сформулированы принципы современной схемы классификации документной информации. Теоретические и методические результаты ее исследований были использованы при создании Единого классификатора документной информации Архивного Фонда Российской Федерации , так как В.Г. Ларина стала руководителем разработки классификатора.
Стоит так же отметить, что В.Г. Ларина является активным участником научно-исследовательских проектов ВНИИДАД. Так в 2014 г. при ее непосредственном участии, коллективом авторов, состоящим из Ж.Л. Инглисман, Е.А. Романовой, Е.А. Сахаровой и М.В. Тарасовой, был подготовлен аналитический обзор «Изучение опыта представления системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в сети Интернет» . Основной целью исследования стало определение полноты и комплексности представления удаленного доступа к системе научно-справочного аппарата российских архивов. Объектом исследования стали сайты федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и сайты муниципальных архивов, а также размещенная на них система научно-справочного аппарата.
В ходе составления аналитического обзора было выявлено, что на современном этапе многоуровневые информационно-поисковые системы отечественных архивов на данный момент не могут полноценно заменить традиционные типы и виды справочников. Основной причиной сложившейся ситуации является отсутствие нормативно-методического регулирования в области создания и ведения сайтов государственных и муниципальных архивов и представления на них научно-справочного аппарата к архивным документам архивов.
На основе проведенного анализа составители обзора разработали модель электронной системы, теоретико-методическая разработка и внедрение которой должна преодолеть отставание электронной справочно - поисковой системы архива от традиционного научно-справочного аппарата. Так наиболее эффективной реализацией всех информационных ресурсов и функций системы научно-справочного аппарата архива должна стать такая электронная система, которая содержит иерархически организованные данные на пяти уровнях - фонд, опись в целом (как комплекс единиц хранения), единица хранения (единица учета), документ, текст (изображение) документа. Подобный подход к поэтапному размещению архивами вторичной документной информации в информационно-поисковых системах сначала на уровне фонда, затем на уровне описи и единицы хранения, а далее, при необходимости, на уровне документа, позволит комплексно показать всю структуру Архивного фонда Российской Федерации в электронной среде, практически обеспечив тем самым доступ ко всему информационному потенциалу Архивного фонда страны.
Значительный вклад в разработку современной отечественной теории и методики описания архивных документов внесли исследования Ю.Ю. Юмашевой. Основная тематика работ автора посвящена исследованию существующих стандартов описания объектов историко-культурного наследия в автоматизированных информационных системах. Стоит отметить, что Ю.Ю. Юмашевой был проведен сравнительный анализ основных используемых архивных, библиографических и музейных стандартов описания, применяемых в автоматизированных информационно-поисковых системах, на основе которого автор пришел к выводу о невозможности их использования для описания отечественных архивных и музейных документов.
Под руководством Ю.Ю. Юмашевой в 2014 г., коллективом авторов, состоящим из Е.А. Романовой, Е.Н. Сахаровой, М.В. Тарасовой, был реализован научно-исследовательский проект ВНИИДАД по подготовке аналитического обзора «Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде». В работе на основе на основе проведенного изучения историографии проблемы, а также практического опыта исследования цифровых копий исторических форм учетной документации федеральных и государственных архивов и анализа подлинников подобной документации разработана общая типология исторических форм архивной учетной документации, активно используемых в практике архивов, описана ее эволюция и выработаны общие подходы к переносу сведений из документации в программный комплекс «Архивный фонд», являющийся базовым элементом Единой автоматизированной информационной системы отечественной архивной отрасли.
В результате изучения источников и литературы была разработана следующая структура диссертационной работы: она состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.
В первой главе «Отечественный подход к описанию архивных документов» исследовано становление отечественной теории описания архивной документной информации на основе анализа теоретических работ посвященных различным аспектам описания ретроспективной документной информации. Изучено формирование отечественной нормативно правовой и методической базы описания архивных документов. Проведен анализ современных российских требований к архивному описанию в положениях нормативно-правовых и методических актов, регламентирующих исследуемую сферу.
Во второй главе «Основной международный стандарт архивного описания (2000 г.): история и основное содержание» исследован международный опыт стандартизации архивного описания, изучены методические основы создания Основного международного стандарта архивного описания. Проведен подробный анализ положений Основного международного стандарта архивного описания в редакции 2000 г.
В третьей главе «Сравнительный анализ российских требований к архивному описанию и положений Основного международного стандарта архивного описания (2000 г.)» как логическое завершение исследования, сопоставлены требования к описанию ретроспективной документной информации в Российской Федерации и в положениях международного стандарта описания, на основе которых сделаны выводы о степени их соответствия.
В заключении приведены обобщенные результаты проведения этапов исследования, на основе которых сформулированы выводы и обозначены перспективные направления теоретических и методических разработок в сфере описания архивных документов.
Глобальный процесс формирования информационного общества, в котором ведущее место занимают системы сбора, хранения, обработки и распространения информации, существенным образом затрагивает архивную информационную среду. При этом архивная информационная среда рассматривается как совокупность структурированной первичной документной информации, то есть хранящихся в архивах документов, и вторичной документной информации, то есть архивных справочников, в разных аспектах раскрывающих состав и содержание архивных документов.
Условием превращения архивных документов в информационные ресурсы является формирование единой и доступной информационной среды, которое базируется на описании ретроспективной документной информации. Описание понимается как «создание вторичной документной информации архивов», то есть информации о составе, содержании и поисковых данных архивных документов.
Описание можно рассматривать как процесс преобразования первичной документной информации - информации архивных документов, во вторичную документную информацию - справочно-поисковые средства, при котором информация, заключенная в объекте описания, обобщается и уплотняется, и в преобразованном виде, выходя за пределы объекта описания, становится элементом системы научно-справочного аппарата. Описание выступает средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе, единице хранения, фонде, архиве, Архивном фонде России в целом; подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов.
Отечественное архивоведение на протяжении многих лет успешно разрабатывало принципы, методы и методику описательных работ, типы и виды описаний. Взятые в совокупности эти принципы, методы, методика и соответствующий им понятийный аппарат составили один из ведущих разделов архивоведения - теорию описания.
На рубеже 1920-1930-х гг. в нашей стране сформировались требования к научно справочному аппарату архивов, на основе которых в 1930 гг. появились первые удачные попытки разработки и внедрения, единых для всей архивной отрасли, методов и подходов к архивному описанию.
Середина 1960-х гг. в отечественном архивоведении связана с появлением дифференцированного подхода к созданию архивных справочников, что означало отказ от единообразного описания разных по информативности, значимости, сохранности документов архивных фондов и переход к использованию рациональных методических приемов описания архивной документной информации на всех этапах ее обработки.
Описание ретроспективной документной информации как часть общей теории архивоведения было разработано, в основном, в 1970 - начале 1980-х гг. в трудах В.Н. Автократова , И.В. Волковой , Т.Н. Долгоруковой , А.В. Елпатьевского , К.И. Рудельсон.
Главной тенденцией середины 1960-1980-х гг., определившей развитие отечественного архивного дела вперед на долгие годы , стала автоматизация. В этот период были заложены теоретические и методические основы архивной классификации, началась активная разработка принципов автоматизации справочно-поисковых средств архива.
К концу 1980-х гг. дифференцированный подход сформировался как полноценная методическая основа построения системы научно-справочного аппарата, включающая как традиционные, так и автоматизированные справочники.
Период 1990-х гг. связан пересмотром принципов категорирования фондов и разработкой автоматизированных архивных технологий. Важным событием в архивной сфере конца 1990-х гг. стала реализация Программы информатизации архивного дела, в рамках которой в государственных и муниципальных архивах был внедрен программный комплекс «Архивный Фонд» и определены основные направления теоретических и методических разработок в сфере архивного описания на ближайшие годы1.
К концу XX века в отечественном архивоведении сформировался полноценный подход к описанию ретроспективной документной информации, который требовал переработки нормативно-правового и методического обеспечения, так как существующие акты не учитывали существенные изменения в социально-политической и экономической жизни страны.
В 2000-2010-е гг. были созданы ряд нормативно-правовых и методических актов, в положениях которых, были закреплены все основные аспекты современного отечественного подхода к архивному описанию.
Особенностью современной российской регламентации описания архивной документной информации является отсутствие единого нормативно-методического акта. Российские требования к архивному описанию сформулированы в следующей совокупности нормативно-правовых и методических актов:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»2
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.) ;
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ;
4. Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.) ;
5. Методические рекомендации «Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода» (2002 г.) ;
6. Методически рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (2013 г.) .
В настоящее время деление архивных фондов на категории проводится разными архивными учреждениями дифференцированно, на основе комплексного подхода к оценке конкретной совокупности хранящихся у них фондов и является внутренним делом архива.
В современных условиях описание архивной документной информации по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников, определением состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами в зависимости от их информативности.
Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.
В настоящее время все элементы описания современных справочных средств можно условно разделить на идентификационные и интеллектуальные.
«Идентификационные элементы описания архивных справочников - это минимальная совокупность элементов описания, позволяющая идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных, установить полное соответствие между единицей описания и представляющим ее архивным описанием» .
«Интеллектуальные элементы описания архивных справочников - это набор элементов описания, раскрывающий историю формирования и хранения единицы описания, ее состав и содержание» .
Методика архивного описания напрямую зависит от уровня описания. В нашей стране исторически сложились три уровня описания: «фонд»- «дело»-«документ». Для идентификации единицы описания на каждом из уровней соответствует определенный состав описательных элементов, который определяется целевым назначением справочного средства, для которого оно составляется. Обязательными элементами описания являются:
поисковые данные единицы описания, ее наименование, хронологические рамки, показатели объема.
Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного пространства.
Четкая дифференциация элементов описания на обязательные и дополнительные для всех архивных справочников, их строгая упорядоченность в пределах каждого типа и вида, создают благоприятные возможности для внедрения современных автоматизированных архивных технологий, условия для формирования единого, общего для всех архивных учреждений информационного пространства, продолжают углубленное развитие дифференцированного подхода на современном этапе.
Подводя итоги исследования современного подхода описанию архивных документов за рубежом, на основе изучения истории создания и положений Основного международного стандарта архивного описания 2000 г. , следует отметить следующее:
В рамках Международного Совета Архивов в конце 1980-х гг. началась разработка единых правил архивного описания, которые в 1994 г. оформились в Основной международный стандарт архивного описания . Это событие стало знаком международной кооперации в области архивного описания. Принятые правила описания ретроспективной документной информации сразу же начали входить в повседневную практику архивных учреждений многих стран мира.
Появление в 2000 г. второй редакции стандарта архивного описания1 стало результатом пятилетней работы по доработке первого издания. В стандарт были внесены уточнения, на основе национального опыта его применения. В 2011 г. в соответствии с разрешением Международного Совета Архивов была издана русскоязычная версия стандарта.
Основной международный стандарт архивного описания представляет собой общее руководство по подготовке архивных описаний. Он не предъявляет требований к способам, с помощью которых элементы содержания представляются в конкретных видах архивных справочников.
Стандарт основывается на применении концепции многоуровневого описания, в соответствии с которой, органическое структурирование групп документов в процессе архивной систематизации, предполагает перенос этой иерархической структуры в научно-справочный аппарат.
Основной международный стандарт архивного описания приводит иерархическую модель уровней описания фонда: «фонд»-«опись»-«дело»- единица», кроме того, уровни могут делиться на подуровни, в зависимости от сложности архивных материалов.
На основе сравнительного анализа нормативной базы архивного описания ряда стран, в стандарте были идентифицированы 26 элементов описания. Все элементы описания рассматриваются применительно к каждому из уровней описания. Идентификационными элементами, которые должно содержать каждое архивное описание являются: код идентификации; заглавие, дата(ы), уровень описания, объем и носитель единицы описания. Предполагается что состав и количество дополнительных элементов, которые будут включены в отдельное архивное описание, помимо основных элементов, должно определяться национальными нормативными и методическими актами.
Неотъемлемой частью стандарта являются приложения, в которых даны иерархическая модель уровней организации фонда; модель отношений между описательными и авторитетными записями, полные примеры описаний, созданных на основе применения стандарта.
Поскольку Основной международный стандарт архивного описания был создан на основе обобщения опыта архивного описания разных стран и стал основой для разработки ряда национальных стандартов и правил, можно сделать вывод о том, что в настоящее время он является основным элементом международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.
На основе изучения отечественного и зарубежного подхода описанию ретроспективной документной информации, как логическое продолжение исследования был проведен сравнительный анализ отечественных требований к описанию архивных документов и положений Основного международного стандарта архивного описания (2000 г.).
На основе результатов сравнительного анализа предполагалось получить обоснованный вывод о степени их соответствия. Важность данного вывода была обусловлена тем, что в условиях нарастающей информатизации особую важность для Российской Федерации приобретает проблема получения доступа к мировым информационным ресурсам, ключевым звеном которой является международное сотрудничество в сфере обмена описательной информацией.
На основе проведенного сравнительного анализа российского подхода к архивному описанию и положений Основного международного стандарта описания были сделаны следующие выводы:
Терминологическая база архивного описания в российском и зарубежном подходах сопоставима. Большинство терминов, приведенных в Основном международном стандарте архивного описания, имеют смысловые аналоги в отечественных нормативно-правовых и методических актах, касающихся архивного описания. Выявленные терминологические расхождения не являются существенными и в основном связаны с национальной спецификой архивного дела стран, на основе опыта которых был создан Основной международный стандарт архивного описания1.
Российский подход к архивному описанию полностью соответствует положениям концепции многоуровневого описания, на которой основывается Основной международный стандарт архивного описания. Все отечественные нормативно-правовые и методические акты, касающиеся вопросов архивного описания, учитывают иерархию организации архивного фонда и направлены на ее перенос в научно-справочные средства архивов. Концепцию многоуровневого описания и ее основные принципы можно назвать фундаментальной не только для подхода к архивному описанию, но и для всего российского архивоведения.
Выявленные несоответствия в уровнях архивного описания не является существенным препятствием для применения положений Основного международного стандарта архивного описания в нашей стране. Поскольку правила для каждого элемента описания в положениях стандарта сформулированы в наиболее общем смысле, то есть они могут быть применены вне зависимости от уровня описания.
Большую часть элементов архивного описания, закрепленных в отечественных нормативно-правовых и методических актах, и положениях международного стандарта можно считать сопоставимыми. Элементы описания, которые отсутствуют в отечественных нормативно-правовых и методических актах не влияют на качество архивных описаний для обеспечения внутригосударственных нужд, но их отсутствие является препятствием для международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.
На основе результатов проведенного сравнительного анализа был сделан вывод об общем соответствии принципов российского подхода к описанию архивных документов положениям Основного международного стандарта архивного описания1. Выявленные расхождения в требованиях к архивному описанию не влияют на их качество для обеспечения внутригосударственных нужд, но их отсутствие является препятствием для международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.
Кроме этого, полученные результаты позволили выделить перспективные направления отечественных разработок в сфере архивного описания. К ним относится:
- создание единого нормативно-методического акта, регламентирующего сферу описания архивной документной информации;
- дальнейшая разработка теории и методики автоматизации справочно-поисковых средств к архивным ресурсам Российской Федерации;
- внедрение системы кодов идентификации архивной информации и единых описательных форматов для обеспечения взаимодействия в сфере государственного и международного обмена описательной информацией.
Все это позволяет с оптимизмом продолжать работу в направлении развития отечественного подхода к архивному описанию, который, с одной стороны, обеспечивает все необходимые теоретические и методические аспекты описания ретроспективной документной информации в нашей стране, а с другой - гармонирует со стандартами мирового сообщества и обеспечивает результативное продвижение в общем направлении интеграции в мировое информационное пространство.
Условием превращения архивных документов в информационные ресурсы является формирование единой и доступной информационной среды, которое базируется на описании ретроспективной документной информации. Описание понимается как «создание вторичной документной информации архивов», то есть информации о составе, содержании и поисковых данных архивных документов.
Описание можно рассматривать как процесс преобразования первичной документной информации - информации архивных документов, во вторичную документную информацию - справочно-поисковые средства, при котором информация, заключенная в объекте описания, обобщается и уплотняется, и в преобразованном виде, выходя за пределы объекта описания, становится элементом системы научно-справочного аппарата. Описание выступает средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе, единице хранения, фонде, архиве, Архивном фонде России в целом; подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов.
Отечественное архивоведение на протяжении многих лет успешно разрабатывало принципы, методы и методику описательных работ, типы и виды описаний. Взятые в совокупности эти принципы, методы, методика и соответствующий им понятийный аппарат составили один из ведущих разделов архивоведения - теорию описания.
На рубеже 1920-1930-х гг. в нашей стране сформировались требования к научно справочному аппарату архивов, на основе которых в 1930 гг. появились первые удачные попытки разработки и внедрения, единых для всей архивной отрасли, методов и подходов к архивному описанию.
Середина 1960-х гг. в отечественном архивоведении связана с появлением дифференцированного подхода к созданию архивных справочников, что означало отказ от единообразного описания разных по информативности, значимости, сохранности документов архивных фондов и переход к использованию рациональных методических приемов описания архивной документной информации на всех этапах ее обработки.
Описание ретроспективной документной информации как часть общей теории архивоведения было разработано, в основном, в 1970 - начале 1980-х гг. в трудах В.Н. Автократова , И.В. Волковой , Т.Н. Долгоруковой , А.В. Елпатьевского , К.И. Рудельсон.
Главной тенденцией середины 1960-1980-х гг., определившей развитие отечественного архивного дела вперед на долгие годы , стала автоматизация. В этот период были заложены теоретические и методические основы архивной классификации, началась активная разработка принципов автоматизации справочно-поисковых средств архива.
К концу 1980-х гг. дифференцированный подход сформировался как полноценная методическая основа построения системы научно-справочного аппарата, включающая как традиционные, так и автоматизированные справочники.
Период 1990-х гг. связан пересмотром принципов категорирования фондов и разработкой автоматизированных архивных технологий. Важным событием в архивной сфере конца 1990-х гг. стала реализация Программы информатизации архивного дела, в рамках которой в государственных и муниципальных архивах был внедрен программный комплекс «Архивный Фонд» и определены основные направления теоретических и методических разработок в сфере архивного описания на ближайшие годы1.
К концу XX века в отечественном архивоведении сформировался полноценный подход к описанию ретроспективной документной информации, который требовал переработки нормативно-правового и методического обеспечения, так как существующие акты не учитывали существенные изменения в социально-политической и экономической жизни страны.
В 2000-2010-е гг. были созданы ряд нормативно-правовых и методических актов, в положениях которых, были закреплены все основные аспекты современного отечественного подхода к архивному описанию.
Особенностью современной российской регламентации описания архивной документной информации является отсутствие единого нормативно-методического акта. Российские требования к архивному описанию сформулированы в следующей совокупности нормативно-правовых и методических актов:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»2
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.) ;
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ;
4. Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.) ;
5. Методические рекомендации «Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода» (2002 г.) ;
6. Методически рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (2013 г.) .
В настоящее время деление архивных фондов на категории проводится разными архивными учреждениями дифференцированно, на основе комплексного подхода к оценке конкретной совокупности хранящихся у них фондов и является внутренним делом архива.
В современных условиях описание архивной документной информации по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников, определением состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами в зависимости от их информативности.
Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.
В настоящее время все элементы описания современных справочных средств можно условно разделить на идентификационные и интеллектуальные.
«Идентификационные элементы описания архивных справочников - это минимальная совокупность элементов описания, позволяющая идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных, установить полное соответствие между единицей описания и представляющим ее архивным описанием» .
«Интеллектуальные элементы описания архивных справочников - это набор элементов описания, раскрывающий историю формирования и хранения единицы описания, ее состав и содержание» .
Методика архивного описания напрямую зависит от уровня описания. В нашей стране исторически сложились три уровня описания: «фонд»- «дело»-«документ». Для идентификации единицы описания на каждом из уровней соответствует определенный состав описательных элементов, который определяется целевым назначением справочного средства, для которого оно составляется. Обязательными элементами описания являются:
поисковые данные единицы описания, ее наименование, хронологические рамки, показатели объема.
Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного пространства.
Четкая дифференциация элементов описания на обязательные и дополнительные для всех архивных справочников, их строгая упорядоченность в пределах каждого типа и вида, создают благоприятные возможности для внедрения современных автоматизированных архивных технологий, условия для формирования единого, общего для всех архивных учреждений информационного пространства, продолжают углубленное развитие дифференцированного подхода на современном этапе.
Подводя итоги исследования современного подхода описанию архивных документов за рубежом, на основе изучения истории создания и положений Основного международного стандарта архивного описания 2000 г. , следует отметить следующее:
В рамках Международного Совета Архивов в конце 1980-х гг. началась разработка единых правил архивного описания, которые в 1994 г. оформились в Основной международный стандарт архивного описания . Это событие стало знаком международной кооперации в области архивного описания. Принятые правила описания ретроспективной документной информации сразу же начали входить в повседневную практику архивных учреждений многих стран мира.
Появление в 2000 г. второй редакции стандарта архивного описания1 стало результатом пятилетней работы по доработке первого издания. В стандарт были внесены уточнения, на основе национального опыта его применения. В 2011 г. в соответствии с разрешением Международного Совета Архивов была издана русскоязычная версия стандарта.
Основной международный стандарт архивного описания представляет собой общее руководство по подготовке архивных описаний. Он не предъявляет требований к способам, с помощью которых элементы содержания представляются в конкретных видах архивных справочников.
Стандарт основывается на применении концепции многоуровневого описания, в соответствии с которой, органическое структурирование групп документов в процессе архивной систематизации, предполагает перенос этой иерархической структуры в научно-справочный аппарат.
Основной международный стандарт архивного описания приводит иерархическую модель уровней описания фонда: «фонд»-«опись»-«дело»- единица», кроме того, уровни могут делиться на подуровни, в зависимости от сложности архивных материалов.
На основе сравнительного анализа нормативной базы архивного описания ряда стран, в стандарте были идентифицированы 26 элементов описания. Все элементы описания рассматриваются применительно к каждому из уровней описания. Идентификационными элементами, которые должно содержать каждое архивное описание являются: код идентификации; заглавие, дата(ы), уровень описания, объем и носитель единицы описания. Предполагается что состав и количество дополнительных элементов, которые будут включены в отдельное архивное описание, помимо основных элементов, должно определяться национальными нормативными и методическими актами.
Неотъемлемой частью стандарта являются приложения, в которых даны иерархическая модель уровней организации фонда; модель отношений между описательными и авторитетными записями, полные примеры описаний, созданных на основе применения стандарта.
Поскольку Основной международный стандарт архивного описания был создан на основе обобщения опыта архивного описания разных стран и стал основой для разработки ряда национальных стандартов и правил, можно сделать вывод о том, что в настоящее время он является основным элементом международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.
На основе изучения отечественного и зарубежного подхода описанию ретроспективной документной информации, как логическое продолжение исследования был проведен сравнительный анализ отечественных требований к описанию архивных документов и положений Основного международного стандарта архивного описания (2000 г.).
На основе результатов сравнительного анализа предполагалось получить обоснованный вывод о степени их соответствия. Важность данного вывода была обусловлена тем, что в условиях нарастающей информатизации особую важность для Российской Федерации приобретает проблема получения доступа к мировым информационным ресурсам, ключевым звеном которой является международное сотрудничество в сфере обмена описательной информацией.
На основе проведенного сравнительного анализа российского подхода к архивному описанию и положений Основного международного стандарта описания были сделаны следующие выводы:
Терминологическая база архивного описания в российском и зарубежном подходах сопоставима. Большинство терминов, приведенных в Основном международном стандарте архивного описания, имеют смысловые аналоги в отечественных нормативно-правовых и методических актах, касающихся архивного описания. Выявленные терминологические расхождения не являются существенными и в основном связаны с национальной спецификой архивного дела стран, на основе опыта которых был создан Основной международный стандарт архивного описания1.
Российский подход к архивному описанию полностью соответствует положениям концепции многоуровневого описания, на которой основывается Основной международный стандарт архивного описания. Все отечественные нормативно-правовые и методические акты, касающиеся вопросов архивного описания, учитывают иерархию организации архивного фонда и направлены на ее перенос в научно-справочные средства архивов. Концепцию многоуровневого описания и ее основные принципы можно назвать фундаментальной не только для подхода к архивному описанию, но и для всего российского архивоведения.
Выявленные несоответствия в уровнях архивного описания не является существенным препятствием для применения положений Основного международного стандарта архивного описания в нашей стране. Поскольку правила для каждого элемента описания в положениях стандарта сформулированы в наиболее общем смысле, то есть они могут быть применены вне зависимости от уровня описания.
Большую часть элементов архивного описания, закрепленных в отечественных нормативно-правовых и методических актах, и положениях международного стандарта можно считать сопоставимыми. Элементы описания, которые отсутствуют в отечественных нормативно-правовых и методических актах не влияют на качество архивных описаний для обеспечения внутригосударственных нужд, но их отсутствие является препятствием для международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.
На основе результатов проведенного сравнительного анализа был сделан вывод об общем соответствии принципов российского подхода к описанию архивных документов положениям Основного международного стандарта архивного описания1. Выявленные расхождения в требованиях к архивному описанию не влияют на их качество для обеспечения внутригосударственных нужд, но их отсутствие является препятствием для международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.
Кроме этого, полученные результаты позволили выделить перспективные направления отечественных разработок в сфере архивного описания. К ним относится:
- создание единого нормативно-методического акта, регламентирующего сферу описания архивной документной информации;
- дальнейшая разработка теории и методики автоматизации справочно-поисковых средств к архивным ресурсам Российской Федерации;
- внедрение системы кодов идентификации архивной информации и единых описательных форматов для обеспечения взаимодействия в сфере государственного и международного обмена описательной информацией.
Все это позволяет с оптимизмом продолжать работу в направлении развития отечественного подхода к архивному описанию, который, с одной стороны, обеспечивает все необходимые теоретические и методические аспекты описания ретроспективной документной информации в нашей стране, а с другой - гармонирует со стандартами мирового сообщества и обеспечивает результативное продвижение в общем направлении интеграции в мировое информационное пространство.
содержание магистерской диссертации – ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ: ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ И ЗАРУБЕЖНЫЙ ПОДХОДЫ
выдержки из магистерской диссертации – ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ: ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ И ЗАРУБЕЖНЫЙ ПОДХОДЫ
Подобные работы
- ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
НА ПРИМЕРЕ АРХИВА ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2021 - Особенности делопроизводства в коммерческих организациях на
примере общества с ограниченной ответственностью
«Байкитская нефтегазоразведочная экспедиция»
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2017 - Россия в международном совете архивов (1956 - 2019 гг.)
Магистерская диссертация, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5500 р. Год сдачи: 2019 - Совершенствование системы архивного хранения документов в ГУФСИН России по Красноярскому краю
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5900 р. Год сдачи: 2018 - ГОСУДАРСТВЕННЫЕ И ОБЩЕСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ: ОПЫТ И УРОКИ ВОСПИТАНИЯ РАБОЧЕЙ МОЛОДЕЖИ 60-80-е гг. XX в. (НА МАТЕРИАЛАХ СТАВРОПОЛЬСКОГО И КРАСНОДАРСКОГО КРАЕВ)
Диссертация , история . Язык работы: Русский. Цена: 500 р. Год сдачи: 2004 - ГОСУДАРСТВЕННЫЕ И ОБЩЕСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ: ОПЫТ И УРОКИ ВОСПИТАНИЯ РАБОЧЕЙ МОЛОДЕЖИ 60-80-е гг. XX в. (НА МАТЕРИАЛАХ СТАВРОПОЛЬСКОГО И КРАСНОДАРСКОГО КРАЕВ)
Диссертация , история . Язык работы: Русский. Цена: 500 р. Год сдачи: 2004 - Бумага как археологический источник: технологии производства, научные принципы и методы реставрации и консервации
Магистерская диссертация, история . Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2018 - МЕДРЕСЕ «МУХАММАДИЯ» В КОНТЕКСТЕ СТАНОВЛЕНИЯ
ИСЛАМСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ В РЕСПУБЛИКЕ ТАТАРСТАН
Магистерская диссертация, религиоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5700 р. Год сдачи: 2019 - СОВРЕМЕННАЯ РОССИЙСКАЯ И ЗАРУБЕЖНАЯ (АНГЛОЯЗЫЧНАЯ) ИСТОРИОГРАФИЯ ВНЕШНЕЙ ПОЛИТИКИ ПАВЛА 1
Дипломные работы, ВКР, педагогика. Язык работы: Русский. Цена: 4275 р. Год сдачи: 2017
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
Каталог работ (152561)
- Бакалаврская работа (38868)
- Диссертация (978)
- Магистерская диссертация (22489)
- Дипломные работы, ВКР (62279)
- Главы к дипломным работам (2139)
- Курсовые работы (10693)
- Контрольные работы (6269)
- Отчеты по практике (1357)
- Рефераты (1488)
- Задачи, тесты, ПТК (631)
- Ответы на вопросы (155)
- Статьи, Эссе, Сочинения (942)
- Бизнес-планы (51)
- Презентации (106)
- РГР (84)
- Авторефераты (РГБ) (1692)
- Диссертации (РГБ) (1882)
- Прочее (458)
Новости
06.01.2018
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь в выполнении учебных и научных работ на заказ ОФОРМИТЬ ЗАКАЗ
дальше»» Все новости
Статьи
- Где лучше заказывать диссертации и дипломные?
- Выполнение научных статей
- Подготовка диссертаций
- Подводные камни при написании магистерской работы
- Помощь в выполнении дипломных работ
»» Все статьи
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
