В соответствии с намеченной целью итогом представленного диссертационного исследования стал проект комплекса мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления Издательско-полиграфического центра УрФУ (ИПЦ УрФУ).
Следует особо подчеркнуть, что руководство ИПЦ УрФУ объективно оценивает роль и значение документирования и организации работы с документами, с пониманием относятся к предложениям по оптимизации ДОУ. Но в сложных экономических условиях руководство ИПЦ не планирует вкладывать средства в эту обеспечивающую сферу деятельности. Основное условие, сформулированное директором ИПЦ, совершенствование делопроизводственных процессов без дополнительных финансовых затрат.
Поэтому необходимо было выбрать такие методы оптимизации ДОУ ИПЦ, которые не требуют финансовых вложений, привлечения сторонних консультантов, предполагают минимальное отвлечение персонала предприятия от выполнения своих основных обязанностей.
Отечественным делопроизводством накоплен богатый опыт совершенствования документирования и организации работы с документами различных организаций. Но в последние десятилетия совершенствование документационного обеспечения управления организациями связывается почти исключительно с внедрением систем электронного документооборота. Об этом свидетельствует множество журнальных публикаций на эту тему. Традиционные малобюджетные методы оптимизации ДОУ постепенно забываются.
Потребовалось углубленное изучение различных методов обследования, анализа текущего состояния и последующей оптимизации ДОУ. Наибольшую помощь в процессе изучения оказали публикации в специализированных периодических изданиях. В результате изучения журнальных публикаций различных лет удалось выявить методы, наиболее подходящие для реализации малобюджетного проекта оптимизации документационного обеспечения малого предприятия.
Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения ИПЦ УрФУ, необходимо было получить, возможно, более полное представление о его состоянии на текущий момент. Для этого проводилось обследование документной деятельности организации. Начиналось обследование с изучения комплекса документов предприятия. Это один из основных методов обследования, который обязательно используется наряду с прочими методами. Одним из важных методов обследования был метод интервьюирования управленческого персонала ИПЦ. Широко использовался и метод личных наблюдений.
Анализ результатов обследования позволил выявить имеющиеся недостатки и сделать выводы о необходимой степени реорганизации и совершенствования документационного обеспечения ИПЦ. На этапе анализа состояния ДОУ активно использовался статистический метод.
Исследование и анализ системы ДОУ ИПЦ выявили ряд существенных проблем, требующих системного решения. Удалось выявить и основные причины сложившейся ситуации:
• Отсутствие структурного звена, на которое официально возложены функции по ведению ДОУ;
• Отсутствие должностной инструкции офис-менеджера, фактически выполняющего делопроизводственные функции;
• Отсутствие собственная инструкция по делопроизводству ИПЦ и невыполнение требований Методической инструкции по делопроизводству УрФУ;
• Отсутствие номенклатура дел предприятия;
• Использование неэффективной журнальной системы регистрации документов;
• Отсутствие какой-либо системы в хранении и использовании документов.
Результаты анализа стали основой для разработки комплекса мероприятий по оптимизации ДОУ ИПЦ.
Предложения по совершенствованию документационного обеспечения ИПЦ можно разделить на три группы.
Во-первых, это меры по совершенствованию локальной нормативной базы делопроизводства предприятия и повышению эффективности использования существующих нормативно-методических документов.
Автором магистерской диссертации были разработаны проекты должностной инструкции офис-менеджера административно­
управленческого отдела (фактически выполняющего функции по ведению делопроизводства) и номенклатуры дел ИПЦ УрФУ на 2017 г.
Для облегчения восприятия сотрудниками ИПЦ положений Методической инструкции по делопроизводству УрФУ (сложного для неспециалистов многостраничного документа) использовался метод визуализации, т.е. представления информации в виде наглядных схем, таблиц, рисунков, графиков, диаграмм. Автор разработал для сотрудников ИПЦ несколько графических памяток, в сжатой и доступной форме представляющих положения инструкции. Например, наглядную графическую памятку «Оформление писем ИПЦ УрФУ». Памятки не заменяют Инструкцию, а дополняют ее, делая ее более удобной для восприятия.
Во-вторых, это меры по совершенствованию документирования деятельности ИПЦ УрФУ.
Автором внесены необходимые изменения и уточнения в бланк письма ИПЦ УрФУ, разработан общий бланк и бланк служебной записки.
При разработке бланков учитывалось, что ИПЦ является обособленным структурным подразделением Уральского федерального университета, следовательно, оформление бланков ИПЦ должно соответствовать графике и общим принципам построения бланков УрФУ.
В целях ликвидации ошибок составления и оформления документов сотрудниками предприятия, автором магистерского сочинения разработаны (как уже упоминалось) наглядные графические памятки по оформлению наиболее используемых документов ИПЦ УрФУ.
В-третьих, меры по оптимизации работы с документами предприятия.
В целях совершенствования регистрации и учета документов и формирования эффективной информационно-поисковой системы по документам предприятия, предлагается перейти от регистрации документам в бумажных журналах к электронной регистрации. Автором предлагается удобная система регистрации документов с помощью электронных журналов, ведущихся в табличном процессоре MS Excel. Ведение электронных журналов не только оптимизирует процесс регистрации, но и существенно повысит оперативность поиска информации о документах и самих документов...

Купить