Введение 3
Глава 1. Теоретические аспекты документирования деятельности учреждения на современном этапе 9
1.1. Виды документов и их оформление 9
1.2. Основы организации документооборота 22
Глава 2. Документирование деятельности государственного учреждения – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области 42
2.1. Общая характеристика ГУ – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области, его структура, нормативно и организационно-правовая основа деятельности. 42
2.2. Особенности документационного обеспечения управления государственного учреждения – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области 48
2.3. Рекомендации по усовершенствованию документационного обеспечения деятельности ГУ – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области 60
Заключение 74
Список сокращений 80
Список источников и использованной литературы 81
Приложения 85
Актуальность темы работы. В настоящее время корпорация, как организационная форма деятельности, приобретает все более важное значение. Преимущества в корпоративных систем позволяют таким структурам выживать и динамично развиваться в сложных условиях современного бизнеса. Под корпоративной системой в рамках данного исследования понимается такая организационная форма деятельности хозяйствующего субъекта, при которой структура субъекта предполагает наличие множества территориально распределенных объектов, взаимодействующих между собой в процессе деятельности и обменивающихся большими объемами информации, которая оказывает существенное влияние на принятие эффективных и рациональных решений в области управления финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами.
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
Документационное обеспечение управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.
Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.
На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса.
ГУ – Центр по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области входит в структуру отделения ПФР по Рязанской области. Центр был создан в 2001 году постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 22.10.2001 г. №166.
Документирование деятельности в Центре по выплате пенсий ПФ РФ по Рязанской области является сложным и трудоемким процессом. Причиной этому служит наличие значительного количества различных видов и форм документов, разница в построении аналогичных по содержанию форм, повторение отдельных показателей в различных документах, а также многоэтапность процесса документооборота.
Множество документов поступает в Центр ежедневно из различных организаций, учреждений и от населения. Все документы в Центре являются связанными документами, так как большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Но и внутренней документации, необходимой для реализации разнообразных проектов, достаточно. Каждый год происходит увеличение объема документов за счет изменений в законодательстве и расширении сферы деятельности ПФР.
Следовательно, учреждение с таким достаточно большим документооборотом нуждается в грамотно организованной работе с документами и в строго регламентируемой системе хранения документов. Совершенствование документирования деятельности учреждения предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Актуальность указанных вопросов определило выбор темы работы, ее цель и круг решаемых в процессе ее написания задач.
Целью работы является исследование и поиск путей рационализации документооборота в учреждении, его оптимизация по стоимостному критерию на примере ГУ-Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области.
Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:
рассмотреть теоретические аспекты документирования деятельности учреждения на современном этапе:
изучить основные видов документов используемых в деятельности учреждений и требования к их составлению и оформлению;
раскрыть основы организации документооборота;
провести анализ документирование деятельности государственного учреждения – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области;
представить общую характеристику ГУ – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области, его структура, нормативно и организационно-правовая основа деятельности;
раскрыть особенности документационного обеспечения управления государственного учреждения – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области;
на основании проведенного анализа разработать рекомендации по усовершенствованию документационного обеспечения деятельности ГУ – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области.
Объект исследования – Государственное учреждение – Центр по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области.
Предмет исследования – специфика документирования деятельности Государственного учреждения – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области.
При проведении исследования теоретическую базу составили следующие источники: законодательно-нормативные акты, регламентирующие процессы создания и придания юридической силы документам, инструктивно-методические материалы по созданию систем электронного документооборота, а также публикации по различным аспектам внедрения и эксплуатации данных систем в организациях.
Разработанность темы: Основной источниковой базой для написания ВКР являются документы ГУ – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области (Положения, Должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка, Приказы и др.); документы Правления ПФР( Постановления, Положения, Инструкции ).
Теоретические аспекты документирования деятельности организаций были изложены в учебно-методических изданиях в частности в учебном пособии Белова А.Н., Белова А.А. «Делопроизводство и документооборот» где раскрыты требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов; в книге Демина Ю.М. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов», где особое внимание уделено порядку и правилам оформления служебных документов с учетом требования ГОСТа Р6 30-2003. и в других изданиях.
В проведении исследования были использованы следующие методы: аналитический, синтетический, метод обобщения.
Объем и структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы, содержащего ___ наименований, и __ приложений. Объем ВКР ___ страницы.
В первой главе исследуются теоретические аспекты документирования деятельности учреждения на современном этапе, раскрывается характеристика основных видов документов, используемых в деятельности учреждений, изучаются требования по составлению а так же основы организации документооборота. Анализируется место и роль документооборота в управлении учреждением. Выделяются три основных блока задач, на решение которых направлено создание и внедрение систем документооборота учреждения в области обработки документов; в области контроля за исполнительской дисциплиной; в области организации доступа к информации. Рассматриваются основные подходы к классификации документов в учреждении.
Производится анализ основных факторов, за счет изменения которых
возможно повышение производительности и эффективности деятельности
к корпорации. Раскрываются общие требования к системе документооборота: масштабируемость, распределенность, модульность и открытость.
Во второй главе поставлена задача анализа документирования деятельности государственного учреждения – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области. Рассмотрена общая характеристика ГУ – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области, его структура, нормативно и организационно-правовая основа деятельности. Изучены особенности документационного обеспечения управления государственного учреждения – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области. Производится анализ вариантов решений, используемых при выборе композитного показателя, применяемого для оптимизации передачи и хранения документов.
На основании проведенного во второй главе выпускной квалификационной работы исследования разработаны рекомендации по усовершенствованию документационного обеспечения деятельности ГУ – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области.
В заключении ВКР подводятся итоги проведенного исследования и оцениваются перспективы развития стратегии применения методов оптимизации при проектировании и внедрении систем электронного документооборота в корпоративных системах.
Практическая значимость исследования заключается в том, что его результаты могут быть использованы:
1) в работе ГУ – Центра по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области как материал обобщающий опыт документирования деятельности;
2) а также в учебном процессе в рамках дисциплин «Документоведение», «Организация и технология ДОУ» как рекомендации по написанию подобных работ.
Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск.
Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы.
Государственное учреждение – Центр по выплате пенсий Пенсионного фонда Российской Федерации по Рязанской области осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Управлениями (Отделами) ПФР по Рязанской области и городу Рязани, учреждениями социального обслуживания населения, исправительными и психиатрическими учреждениями, ежемесячно производит начисление сумм пенсий и других социальных выплат, а также формирование документов для доставки через организации федеральной почтовой связи и другие кредитные организации. На Центр возложены функции по организации выплаты пенсий и иных социальных выплат по всей области, что влечет выполнение значительного объема работы с документами.
Все документы в Центре по выплате пенсий являются связанными документами, так как большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Так же в деятельности Центра встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу), это объясняется большей частью особенностью деятельности ГУ.
В ходе исследования были сделаны выводы, о том что Документооборот в Государственное учреждении – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда Российской Федерации по Рязанской области осуществляет отдел (группа) учета пенсионной документации Центра, а так же сотрудники ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в пределах своей компетенции на основе Инструкции по ведению делопроизводства в Центре. Комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности обеспечивает программное обеспечение «Система электронного документооборота ПФР», с помощью которого регистрация и контроль работы сотрудников с документами становится более контролируемым.
На Центр возложены функции по организации выплаты пенсий и иных социальных выплат по всей области, что влечет выполнение значительного объема работ.
В целях повышения качества оказания услуг по доставке пенсий и других социальных выплат, сокращения сроков обработки выплатных документов, а также обеспечения автоматизированного формирования и обработки отчетов и учета использования денежных средств ПФР с сентября 2012 года в Рязанской области введена система электронного документооборота по выплате и доставке через организации почтовой связи (СЭД).
Наличием Центра обеспечивается надежность, прозрачность и усиление контроля за пенсионным процессом, в связи с чем, исключается коррупционная деятельность в процессе назначения и выплаты пенсий.
Функции службы ДОУ в ГУ – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области выполняет отдел (группа) учета пенсионной документации, который действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно начальнику Центра и его заместителю.
В состав документов систем документации, используемых и образовывающихся в деятельности Центра входят: как типовые документы(организационные, распорядительные, информационно-справочные) так и специфичные документы пенсионного назначения.
В Центре принятая форма работа с документами носит смешанный характер, т.е. часть основных операций по работе с документами выполняется централизованно в Отделе учета пенсионной документации, а часть в других структурных подразделениях Центра. Форма регистрации документов в Центре компьютерная (электронная), но также, по меньшей мере, используют журнальную форму. Для регистрации документации в Центре используется программа « Регистрация документов организации ARAXGROUP 3.5» В ней осуществляется регистрация входящей, исходящей и внутренней документации на бумажных носителях и в электронном виде.
В целях правильного формирования дел Центра, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел заводимых в делопроизводстве Центра с указанием сроков их хранения.
Комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности обеспечивает программное обеспечение «Система электронного документооборота ПФР», с помощью которого регистрация и контроль работы сотрудников с документами становится более контролируемым.
На основании проведенного анализа можно сделать вывод, что в общем отношении существующий процесс документирования в Центре налажен в достаточной мере, однако имеются отдельные замечания и недостатки в организации работы Архива Центра.
Для совершенствования работы Архива Центра нами было предложено внедрить эффективную стратегию автоматизации, включая верный выбор программных продуктов. Обеспечить архив компьютером и принтером, ксероксом, сканером. В качестве рекомендуемого программного продукта для архива можно предложить систему автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций - «Архивное дело»(версия 4.0.) Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. С помощью этой системы будут усовершенствованы функции:
Поиск по всем реквизитам дел и документов.
Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем.
Выдача дел и документов во временное пользование.
Групповая выдача и возврат дел.
Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело.
Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы в ручную.
Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата.
Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.
Проведенный анализ документирования деятельности ГУ – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области показал, что наряду с огромным потоком документов, обрабатываемых центром в единицу времени, основные операции существующей системы документооборота не автоматизированы. В результате с ростом трудозатрат, снижается пропускная способность центра по обработки входящих и исходящих документов, увеличивается вероятность возникновения ошибки, ввиду человеческого фактора. Необходима комплексная автоматизация всей системы документооборота учреждения и переводе всех документов в электронный вид.
В целях рекомендации работы с документами ГУ-Центра по выплате пенсий ПФ РФ по РО автоматизации всей системы документооборота в целом предлагается модели БД с использованием СУБД Lotus Notes технологии.
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) // Российская газета, № 7, 21.01.2009.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ, часть третья от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ и часть четвертая от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ (с изменениями) // Собрание законодательства РФ, 05.12.1994, № 32, ст. 3301 (первая часть), Собрание законодательства РФ, 29.01.1996, № 5, ст. 410 (вторая часть), Собрание законодательства РФ, 03.12.2001, № 49, ст. 4552 (третья часть), Собрание законодательства РФ, 25.12.2006, № 52 (1 ч.), ст. 5496 (четвертая часть).
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) (с изменениями) // Российская газета от 31 декабря 2001 г. № 256.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
6. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1984.
7. ГОСТ 9327-60. Бумага. Потребительские форматы. М.: Изд-во стандартов, 1960.
8. ИСО 216-1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В.
9. Байкова И. Ю. Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2010. -320 с.
10. Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство / М.И. Басакова, О.И. Замыцкова. - М.: «Феникс», 2011. - 450 c.
11. Бондырева Т.Н. Секретарское дело /Т.Н. Бондырева. - М.: Высш. шк., 2014. - 152 с.
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991. - 147 с.
13. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие / В.П. Барановский. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2011г. - 211 с.
14. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т. / М.Т. Лихачев. - М.: «Экономика», 2011. - 94 с.
15. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенков. – М.: Вершина, 2005 г. – 217 с.
16. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия / Н.Б. Зиновьев, Н.А. Сояпина. - М.: ПРИОР, 2015 г. 349 с.
17. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд России, 2000. – 143 с.
18. Кибанова А. Я. Делопроизводство в кадровой службе. Учебно-практическое пособие / А.Я. Кибанова. –М.: «Проспект», 2011. 194 c.
19. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова Ю.М. Аксенов. – М.: «ИНФРА-М», 2014. 141 c.
20. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / И.К. Корнеев. – М.: «Инфра-М», 2011. - 204 с.
21. Кудряев В. А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. М.: ПРИОР, 2012. – 157 с.
22. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. Учебник. Издательство: «Юрайт-Издат», 2011. - 194 с.
23. Кузнецова Т.В Делопроизводство / Т.В. Кузнецова. М.: «Инфра-М», 2013. – 219 с.
24. Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - М.: Знание, 2014. – 167 с.
25. Лукашевич В. В. Основы управления персоналом / В.В. Лукашевич. – М.: «КноРус», 2014. – 261 c.
26. Майкл Дж., Саттон Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / Дж. Майкл, Д. Саттон. - М.: Б. Микро, Азбука, 2014. – 217 с.
27. Организация работы с документами. – М.: Инфра М., 2013 г. 114 c.
28. Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2014. - 257 c.
29. Писенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса / А.В. Писенко. –М.: Инфра М., Учебное пособие., 2013. – 114 с.
30. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. М.: ПРИОР, 2012. - 94 с.
31. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков. М.: ПРИОР, 2012. – 197 с.
32. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. 148 с.
33. Трофимова О. В., Купчик Е. В. Основы делового письма. Учебное пособие / О. В. Трофимова, Е.В. Купчик. Издательство: «Флинта», 2013. - 146 с.
34. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В.Н. Чернов, РАГС, 2013.- 194 с.
35. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты М.:ИНИОН РАН, 2014. - 218 с.
36. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. – 2011.
37. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота / А. Гавердовский. М.: Открытые системы, 2015. №1. - 247 с.
38. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива / Кузнецов С.Л. Секретарское дело – 2013. №3
39. Максимович В.И., Берестова Г.Ю. «Принципы автоматизации делопроизводства» // Секретарское дело № 2. 2015.
40. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2011. №2.
41. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства [ Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html (дата обращения 15.03.2015).
42. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения [ Электронный ресурс] .- Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html (дата обращения 17.04.2015)
43. Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления [ Электронный ресурс] .- Режим доступа: http://www.IT.ru/ (дата обращения 10.04.2015).
44. Автоматизированные системы управления предприятием [ Электронный ресурс] .- Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/ (дата обращения 15.04.2015).
45. Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом №-System [ Электронный ресурс] .- Режим доступа: http://www.cland.ru / (дата обращения 15.04.2015).
46. Электронные офисные системы. Системы документационного обеспечения [ Электронный ресурс] .- Режим доступа: http.//www.eos.ru/ (дата обращения 15.04.2015).