Проект внедрения сервиса «Бронирование переговорных комнат»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Теория управления проектами и анализ существующих систем бронирования 6
1.1 Основы информационно-технологических сервисов 6
1.2 Анализ методологии SCRUM 15
1.3 Особенности процесса бронирования переговорных комнат 19
1.4 Обзор зарубежного и отечественного программного обеспечения,
предназначенного для бронирования переговорных комнат 21
1.5 Описание схемы системы бронирования переговорных комнат ИТ-сервиса 30
1.6 Обнаружение присутствия сотрудников в переговорной комнате 33
2 Методология разработки сервиса бронирования переговорных комнат 36
2.1 Этап 1: анализ 36
2.1.1 Цели и задачи 36
2.1.2 Требования к продукту 36
2.1.3 Устав проекта 40
2.2 Этап 2: планирование 42
2.2.1 Разработка иерархической структуры проекта 42
2.2.2 Календарное планирование 44
2.3 Этап 3: исполнение 47
2.4 Этап 4: завершение 52
3 Внедрение сервиса бронирования переговорных комнат 57
3.1 Этап 1: анализ 57
3.2 Этап 2: планирование 60
3.3 Этап 3: исполнение 65
3.4 Этап 4: завершение 70
3.5 Экономическое обоснование проекта 72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 78
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1 Теория управления проектами и анализ существующих систем бронирования 6
1.1 Основы информационно-технологических сервисов 6
1.2 Анализ методологии SCRUM 15
1.3 Особенности процесса бронирования переговорных комнат 19
1.4 Обзор зарубежного и отечественного программного обеспечения,
предназначенного для бронирования переговорных комнат 21
1.5 Описание схемы системы бронирования переговорных комнат ИТ-сервиса 30
1.6 Обнаружение присутствия сотрудников в переговорной комнате 33
2 Методология разработки сервиса бронирования переговорных комнат 36
2.1 Этап 1: анализ 36
2.1.1 Цели и задачи 36
2.1.2 Требования к продукту 36
2.1.3 Устав проекта 40
2.2 Этап 2: планирование 42
2.2.1 Разработка иерархической структуры проекта 42
2.2.2 Календарное планирование 44
2.3 Этап 3: исполнение 47
2.4 Этап 4: завершение 52
3 Внедрение сервиса бронирования переговорных комнат 57
3.1 Этап 1: анализ 57
3.2 Этап 2: планирование 60
3.3 Этап 3: исполнение 65
3.4 Этап 4: завершение 70
3.5 Экономическое обоснование проекта 72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 78
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Переговоры - один из главных аспектов современного бизнеса. Практически в каждой компании сильно ограничено количество переговорных комнат, а от правильного использования данного ресурса в компании зависит продуктивность бизнеса.
Встреча является незаменимым событием в любой организации, где люди могут просто делиться знаниями и информацией или обсудить важные решения. Чтобы облегчить эту деятельность, большинство исследований сосредоточено на улучшении программного обеспечения, помогающего участникам выбрать оптимальное время встречи или на создание умных переговорных комнат, где аудиовизуальный контент автоматически записывается для просмотра в будущем.
Но существует очень ограниченное количество систем, которые могут управлять переговорными комнатами с точки зрения доступности и использования в режиме реального времени.
Это исследование нацелено на эту область и устранение существующих проблем. Прежде всего, поскольку переговорная комната может быть зарезервирована только для встречи, назначенной на определенное время, есть некоторые обстоятельства, что эти ресурсы используются недостаточно. Например, встреча может быть закончена раньше запланированного времени или даже не состояться вообще, но по-прежнему оставляет место в программном обеспечении для планирования и запрещает другим сотрудникам её использовать.
Кроме того, обычное программное обеспечение для планирования или бронирования встреч не поддерживает внезапные встречи, незапланированные собрания, посвященные определенной теме или обсуждению, потому что в реальном времени нет возможности найти свободную переговорную комнату. При таких встречах сотрудники тратят много времени, чтобы найти незанятую комнату, особенно когда они расположены в разных зданиях.
Чтобы решить эти проблемы выше, в этой диссертации рассматривается разработка умной системы управления и планирования помещений в режиме реального времени, мониторинг занятости помещений для поддержки специальных встреч и максимизации эффективности их загрузки.
В большинстве компаний бронирование переговорных комнат происходит или по принципу «кто первый занял», или с помощью записей на бумаге, с использованием офис-менеджера, или, в лучшем случае, в корпоративных порталах.
По статистике, без использования автоматизированных систем бронирования средняя загрузка переговорных комнат составляет не более 50%, а при внедрении таких систем помогает увеличить загруженность минимум на 20%.
Не так много систем бронирования на рынке представлено в российском сегменте, хотя инструмент для бронирования переговорных комнат является важным и востребованным.
Системы бронирования, которые будут проанализированы в рамках диссертации:
- EVOKO (Швейцарской компания);
- CUE Systems (Чешская компания);
- Reserva Room Signage (Английская компания);
- Навигатор.Момент (Российская компания);
- Condeco Meeting Room Booking.
Параметры диссертации:
- Объект исследования - внутренняя система сервисного обслуживания сотрудников.
- Предмет исследований - процесс бронирования переговорных комнат.
- Методы исследования - методы исследования систем управления, методы системного анализа, исследования операций и принятия решений, методы имитационного моделирования.
- Новизны полученных результатов - система продукционных правил для системы поддержки принятия решения при бронировании переговорной комнаты сотрудника компании; исследовано существование гарантирующих решений в задаче оптимизации процесса бронирования переговорных комнат.
- Практическая значимость разработки сервиса бронирования переговорных комнат заключается в возможности внедрения её в компаниях.
- Личный вклад автора выпускной квалификационной работы - самостоятельно выявил и сформулировал актуальные проблемы области исследования, нашел и собрал необходимую информацию для проводимого исследования, сформировал требования к сервису бронирования переговорных комнат, составил план разработки проекта, по которому в результате разработал и внедрил сервис.
Встреча является незаменимым событием в любой организации, где люди могут просто делиться знаниями и информацией или обсудить важные решения. Чтобы облегчить эту деятельность, большинство исследований сосредоточено на улучшении программного обеспечения, помогающего участникам выбрать оптимальное время встречи или на создание умных переговорных комнат, где аудиовизуальный контент автоматически записывается для просмотра в будущем.
Но существует очень ограниченное количество систем, которые могут управлять переговорными комнатами с точки зрения доступности и использования в режиме реального времени.
Это исследование нацелено на эту область и устранение существующих проблем. Прежде всего, поскольку переговорная комната может быть зарезервирована только для встречи, назначенной на определенное время, есть некоторые обстоятельства, что эти ресурсы используются недостаточно. Например, встреча может быть закончена раньше запланированного времени или даже не состояться вообще, но по-прежнему оставляет место в программном обеспечении для планирования и запрещает другим сотрудникам её использовать.
Кроме того, обычное программное обеспечение для планирования или бронирования встреч не поддерживает внезапные встречи, незапланированные собрания, посвященные определенной теме или обсуждению, потому что в реальном времени нет возможности найти свободную переговорную комнату. При таких встречах сотрудники тратят много времени, чтобы найти незанятую комнату, особенно когда они расположены в разных зданиях.
Чтобы решить эти проблемы выше, в этой диссертации рассматривается разработка умной системы управления и планирования помещений в режиме реального времени, мониторинг занятости помещений для поддержки специальных встреч и максимизации эффективности их загрузки.
В большинстве компаний бронирование переговорных комнат происходит или по принципу «кто первый занял», или с помощью записей на бумаге, с использованием офис-менеджера, или, в лучшем случае, в корпоративных порталах.
По статистике, без использования автоматизированных систем бронирования средняя загрузка переговорных комнат составляет не более 50%, а при внедрении таких систем помогает увеличить загруженность минимум на 20%.
Не так много систем бронирования на рынке представлено в российском сегменте, хотя инструмент для бронирования переговорных комнат является важным и востребованным.
Системы бронирования, которые будут проанализированы в рамках диссертации:
- EVOKO (Швейцарской компания);
- CUE Systems (Чешская компания);
- Reserva Room Signage (Английская компания);
- Навигатор.Момент (Российская компания);
- Condeco Meeting Room Booking.
Параметры диссертации:
- Объект исследования - внутренняя система сервисного обслуживания сотрудников.
- Предмет исследований - процесс бронирования переговорных комнат.
- Методы исследования - методы исследования систем управления, методы системного анализа, исследования операций и принятия решений, методы имитационного моделирования.
- Новизны полученных результатов - система продукционных правил для системы поддержки принятия решения при бронировании переговорной комнаты сотрудника компании; исследовано существование гарантирующих решений в задаче оптимизации процесса бронирования переговорных комнат.
- Практическая значимость разработки сервиса бронирования переговорных комнат заключается в возможности внедрения её в компаниях.
- Личный вклад автора выпускной квалификационной работы - самостоятельно выявил и сформулировал актуальные проблемы области исследования, нашел и собрал необходимую информацию для проводимого исследования, сформировал требования к сервису бронирования переговорных комнат, составил план разработки проекта, по которому в результате разработал и внедрил сервис.
Выпускная квалификационная работа состоит из трех частей:
- Теоретическая, где происходит ознакомление с предметной областью проекта;
- Практическая, где идет разработка проекта;
- Внедренческая, где разработанный проект внедряют в инфраструктуру определенной компании.
В ходе теоретической части было проведено исследование предметной области проекта, а именно, ознакомление с теорией разработки проектов и анализ существующих информационных систем бронирования переговорных комнат, что помогло в дальнейшем разработать сервис.
Далее в рамках практической части был разработан сервис «Бронирование переговорных комнат», который был расписан поэтапно - анализ, планирование, исполнение, завершение.
В результате был разработан сервис с возможностями:
- Быстрого бронирования с подбором свободных переговорок по фильтру.
- Автоматическим оповещением о запланированной встречи и напоминание о её начале.
- Моментальным созданием инцидентов при обнаружении проблем или неисправностей, связанных с переговорной комнатой.
- Регулярным контролем и анализом загрузки переговорных комнат.
- Быстрым внедрением и подключением к процессам компании.
- Интеграцией во всю сервисную деятельность компании, которая обеспечивает автоматизацию передачи собранных данных и возможность их хранения и обработки.
В ходе внедренческой части была представлена полная модель архитектуры предприятия на каждом этапе проекта, также проведено эконмическое обоснование и подведены результаты эксплуатации.
Результаты эксплуатации сервиса «Бронирование переговорных комнат»:
- Совершено 921 бронирование (20% от общего количества бронирований через другие способы).
- Увеличилось количество пользователей внутренней системы сервисного обслуживания сотрудников на 107 сотрудников.
- Освобождена загруженность офис-менеджеров.
- Были получены положительные отзывы о сервисе и пожелание о дальнейшем его развитии.
- Внедрение сервиса был продемонстрирован клиенту, как пример решения его потребности, в результате чего было организовано внедрение этого решения в их инфраструктуру компании.
- Теоретическая, где происходит ознакомление с предметной областью проекта;
- Практическая, где идет разработка проекта;
- Внедренческая, где разработанный проект внедряют в инфраструктуру определенной компании.
В ходе теоретической части было проведено исследование предметной области проекта, а именно, ознакомление с теорией разработки проектов и анализ существующих информационных систем бронирования переговорных комнат, что помогло в дальнейшем разработать сервис.
Далее в рамках практической части был разработан сервис «Бронирование переговорных комнат», который был расписан поэтапно - анализ, планирование, исполнение, завершение.
В результате был разработан сервис с возможностями:
- Быстрого бронирования с подбором свободных переговорок по фильтру.
- Автоматическим оповещением о запланированной встречи и напоминание о её начале.
- Моментальным созданием инцидентов при обнаружении проблем или неисправностей, связанных с переговорной комнатой.
- Регулярным контролем и анализом загрузки переговорных комнат.
- Быстрым внедрением и подключением к процессам компании.
- Интеграцией во всю сервисную деятельность компании, которая обеспечивает автоматизацию передачи собранных данных и возможность их хранения и обработки.
В ходе внедренческой части была представлена полная модель архитектуры предприятия на каждом этапе проекта, также проведено эконмическое обоснование и подведены результаты эксплуатации.
Результаты эксплуатации сервиса «Бронирование переговорных комнат»:
- Совершено 921 бронирование (20% от общего количества бронирований через другие способы).
- Увеличилось количество пользователей внутренней системы сервисного обслуживания сотрудников на 107 сотрудников.
- Освобождена загруженность офис-менеджеров.
- Были получены положительные отзывы о сервисе и пожелание о дальнейшем его развитии.
- Внедрение сервиса был продемонстрирован клиенту, как пример решения его потребности, в результате чего было организовано внедрение этого решения в их инфраструктуру компании.