ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 7
1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, роль в
деятельности организации, нормативно-правовая база 7
1.2 Документооборот, как узловое звено системы документационного
обеспечения управления 13
1.3 Смешанный документооборот в организации 23
ГЛАВА 2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ КАМЫШЛОВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА .... 33
2.1Характеристика деятельности администрации Камышловского городского округа и структурного подразделения, занимающегося документооборотом 33
2.2 Анализ системы документооборота в муниципальном органе власти 42
2.3 План мероприятий по совершенствованию документооборота в
администрации Камышловского городского округа 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 62
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 64
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 71
Актуальность исследования. Деятельность, касающаяся управления в нашей стране, реализуется непосредственно через документацию, которая в свою очередь есть источник и результат такой деятельности. Работа с документацией имеет тесную связь с главным производственным процессом организации.
Важнейший недостаток классического управления документами - отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени. Чтобы это реализовать требуются колоссальные трудозатраты как на подробное ведение журналов и картотек всех подразделений, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
В целях повышения качества жизни российских граждан на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий, Правительством утверждена федеральная программа по развитию информационного общества на 2011-2020 годы [7]. В ее задачи входит: наращивание качества и доступности услуг государственных органов; уменьшение цифрового неравенства, то есть услуги в электронном виде будут доступны всем категориям граждан; выход российского рынка электронных технологий на общемировой конкурентно способный уровень; ощутимое сокращение издержек в экономике за счет введения стандартных процессов обслуживания граждан. Программа является важной и значимой, так как переход учреждений на электронный документационный оборот должен производиться постепенно, чтобы не вызвать неудобств у граждан.
В связи со стремительным развитием электронных технологий появляется необходимость цифровизации документооборота. Это позволит повысить гибкость работы с документами, а также модернизирует процессы в организации.
Актуальность выбранной темы обуславливается цифровизацией оборота документов, развитием информационных технологий и современными требованиями к документационному обеспечению управления в муниципальных органах власти. В организации документооборота в администрации Камышловского городского округа имеются следующие проблемы:
• невозможность отследить движение документов из-за отсутствия единой электронной системы;
• утеря документов в связи с большим документопотоком и сложной структурой организации (маршрутизаторы устарели);
• слишком затянутая процедура согласования, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов.
В российских государственных и муниципальных учреждениях, в целом, в связи с постоянно меняющейся нормативной базой возникают такие проблемы:
• утеря документации;
• невозможность быстро отследить передвижение документов;
• невозможность в установленные законом сроки предоставить нужную информацию;
• дублирование документации;
• отсутствие своевременного контроля.
Устранение обозначенных проблем даст возможность для более эффективного ведения документооборота, правильно распоряжаться информационными ресурсами учреждений и минимизирует утрату (порчу) документации, что в свою очередь положительно отразится на скорости работы с документами, а вследствие этого произойдет ускорение оказания услуг гражданам.
Противоречие: между необходимостью совершенствовать процесс документооборота в соответствии с меняющейся нормативно-правовой базой и сложившейся деятельностью по ведению документооборота в администрации Камышловского городского округа.
Проблема данной работы состоит в необходимости совершенствования процесса документооборота в администрации муниципального образования.
Цель: систематизация опыта и разработка мероприятий по
совершенствованию документооборота в администрации муниципального образования.
Объект работы: цифровизация организации документооборота в администрации муниципального образования.
Предметом работы является внедрение системы электронного документооборота в администрации муниципального образования.
Для достижения цели данной работы необходимо решить ряд задач:
1) рассмотреть содержание понятия «Документационное обеспечение управления» его сущность, роль в деятельности организации и нормативно-правовую базу;
2) изучить особенности смешанного документооборота в муниципальной организации в современных условиях;
3) дать характеристику деятельности администрации Камышловского городского округа;
4) проанализировать систему документооборота в муниципальном органе власти;
5) разработать и обосновать мероприятия по совершенствованию документооборота администрации Камышловского городского округа.
В данной работе были использованы следующие методы исследования:
1) теоретические - изучение экономической и управленческой литературы, сравнение, описание;
2) эмпирические - это сбор и анализ информации посредством изучения документов администрации Камышловского городского округа;
3) экономико-математические - расчеты абсолютных и относительных показателей;
4) комплексные - определение проблем и способов их решения.
Тема работы рассматривалась в 2017 году Жильниковым А. Ю. и Михайловой О. С. В работе были освещены проблемы внедрения электронного документооборота (его достоинства и недостатки), сделаны выводы о необходимости его внедрения.
Также тема рассматривалась в 2018 году доктором экономических наук А. М. Могзоевым. В его работе дан анализ состояния дел в организации делопроизводства на примере администрации города Бийска, сделаны выводы о текущем состоянии электронного оборота документов, предложены рекомендации по выбору СЭД.
Работа состоит из введения, раскрывающего актуальность темы дипломной работы; двух глав: первая глава «Особенности организации документооборота в государственных и муниципальных организациях», вторая глава «Пути совершенствования документооборота в администрации Камышловского городского округа»; заключения, содержащего основные выводы. Работа содержит: 10 таблиц, 11 рисунков, 4 диаграммы,1 приложение и список литературы, состоящий из 57 источников.
На основе проведенного анализа документооборота администрации Камышловского городского округа и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в администрации города Камышлова позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом и всех его подразделениях в частности.
Организация документооборота в органах власти является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления в целом. Поэтому автоматизированный оборот документов важен для:
• формирования целостной картины деятельности
муниципалитета;
• повышения эффективности работы сотрудников
(автоматизации рутинных операций);
• координирования действий структурных подразделений в рамках единого управленческого процесса;
• мониторинга движения документов;
• оперативной обработки информации, поддержки ее актуальности, достоверности и непротиворечивости;
• коллективной работы с документами; контроля исполнения; организации поиска, хранения и архивирования документов;
• эффективного использования людских, коммуникационных, технических и информационных ресурсов.
При изучении теоретико-методологической базы, в которой были рассмотрены: сущность, принципы, этапы документооборота, его место в документационном обеспечении управления и пути совершенствования, были выявлены положения, послужившие основой для реализации поставленных задач.
Принятие управленческих решений - главная задача каждой государственной организации. Чтобы принимать решения первичные данные и необходимая информация для этого предоставляются в учреждения в документальном виде.
Объем оборота документов и работы с ними с каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому загораживает, заменяет основную деятельность. Следовательно, автоматизация документооборота позволит существенно повысить эффективность деятельности администрации Камышлова. Не следует забывать, что бумажный оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы по- прежнему будут издаваться в бумажном виде.
Однако имеются интегрированные бумажно-электронные технологии, в них работа с документом производится непосредственно в электронном виде, а бумажная копия просто передается в указанную организацию. Принятие закона об электронной подписи гарантирует ее юридическую значимость и полностью приравнивает ее к обычной подписи, дает возможность обмениваться документами в электронном виде, не требуя их дублирования бумажной копией. Это позволяет ощутимо уменьшить затраты на документацию. При разработке систем по работе с электронными документами можно столкнуться с разного рода трудностями, однако уже сейчас становится ясно, что документооборот в государственных учреждениях в будущем будет в большей степени автоматизированным.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
