ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ОБУХОВСКИЙ МЯСОКОМБИНАТ»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ООО «ОБУХОВСКИЙ
МЯСОКОМБИНАТ» 13
1.1. История и основные направления деятельности 13
1.2. Организационная структура, функции 19
1.3. Видовой состав управленческой документации 26
2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ОБУХОВСКИЙ
МЯСОКОМБИНАТ» 49
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря 49
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 67
ПРИЛОЖЕНИЯ 75
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ООО «ОБУХОВСКИЙ
МЯСОКОМБИНАТ» 13
1.1. История и основные направления деятельности 13
1.2. Организационная структура, функции 19
1.3. Видовой состав управленческой документации 26
2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ОБУХОВСКИЙ
МЯСОКОМБИНАТ» 49
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря 49
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 67
ПРИЛОЖЕНИЯ 75
Актуальность темы выпускной квалификационной работы. Создание единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.
Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, формировать документы по группам назначения и принципам подготовки и оформления. При всей необходимости и важности знания того, как составлять и оформлять документы, не менее значимым является умение организовать работу с ними на всех этапах прохождения документов от момента создания до реализации управленческого или иного действия.
Проблема организации делопроизводства актуальна на современном этапе. Мы ежедневно сталкиваемся с документами и их неправильным оформлением, что приводит к многочисленным проблемам. Существует достаточное количество нормативно-методических документов,
законодательных актов для правильной организации делопроизводства и докумеентооборота в целом.
В организации любой организационно-правовой формы необходимость правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-правовой базы объясняется тем, что невозможно справиться с потоком документов, быстро найти необходимый документ и получить информацию о нем, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Также, важно отметить, что без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление. От того, насколько организованы делопроизводство и документооборот, зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Именно поэтому тема организации
делопроизводства в государственных организациях как никогда актуальна.
Степень изученности темы.
Отечественное документоведение к настоящему времени накопило значительный объем знаний, отраженный в научных трудах РГТУ ИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований, посвященных отраслевым особенностям документирования деятельности организаций. Опубликованные работы имеют
преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы В.И. Андреевой1, Т.В. Кузнецовой, А.В. Пшенко2, В.А. Кудряева, Т.А. Быковой3, а также авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления) по организационно-распорядительной, кадровой, нормативноправовой, информационно-спра-вочной документации.
В книге «Делопроизводство» под редакцией Т.В. Кузнецовой4 рассмотрены организация и технологии документационного обеспечения управления, что применимо на любом предприятии.
В.А. Кудряев в своих работах отслеживает изменения в содержании всех видов внутренних документов на протяжении последних десяти лет, подробно рассматривает особенности подготовки, оформления и ведения этих документов, а также внешней деловой переписки5. Освещает все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Раскрывает способы и методы оптимизации
документооборота и повышения эффективности деятельности любой организации. В работах зачастую приводятся рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий.
Рассмотрением основ делопроизводства, непосредственно самих документов, способов их создания и оформления, их функции, роли в современной управленческой среде организации нашли отражение в трудах таких ученых как занимались: В.А. Спивак6, А.В. Кузнецов7, Ю.С. Демин8, А.В. Пшенко9, Н.П. Крюкова10.
Также для того чтобы понять какую роль документы занимают в современной управленческой среде организации были изучены труды таких авторов как: М.Ю. Рогожин11, И.Б. Ланина12.
В процессе подготовки квалификационной работы, помимо справочной литературы, использовались периодические издания: «Секретарь-
референт»13, «Делопроизводство»14, «Секретарское дело»15, «Отечественные архивы»16, «Справочник секретаря и офис-менеджера»17 и др.
Так, А.В. Пшенко в своих статьях детально рассматривает проблемы сегодняшнего дня в развитии документирования управленческих функций и внедрения новых информационных технологий в современной организации, приводя конкретные примеры ошибок и недочетов, доказывая тем самым, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методической проработки18.
М.П. Бобылева изучала основные подходы к анализу документооборота по таким его характеристикам как структура (состав), направленность, объем, носители информации и способы передачи документов, содержание и функциональная принадлежность конкретных групп документов, выделяя типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота19. Как совершенствовать работу с документами описывается в статьях Т.В. Кузнецовой20.
Таким образом, рассмотрение специальной литературы по теме исследования свидетельствует о том, что имеются значительные наработки.
Объектом исследования являются процессы документационного обеспечения важнейших направлений деятельности ООО «Обуховский Мясокомбинат».
Предмет исследования: системы управленческой документации и технологические процессы работы с ними.
Цель исследования заключается в том, чтобы исследовать системы документации, организацию и технологию работы с документами в ООО «Обуховский Мясокомбинат», используя теоретические и практические материалы для выявления недостатков и выработке рекомендаций по улучшению деятельности.
Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:
• ознакомиться с историей и основными направлениями деятельности ООО «Обуховский Мясокомбинат»;
• рассмотреть организационную структуру и функции ООО «Обуховский Мясокомбинат»;
• исследовать теоретическую базу по данной теме на основе публикаций и материалов в отечественной печати;
• выявить нормативно-правовую базу, регулирующую деятельность организации;
• исследовать видовой состав документации мясокомбината, проанализировать особенности составления и оформления основных документов
• на основе проведенного исследования разработать рекомендации и предложения по дальнейшему совершенствованию работы с документами в данной организации, переработать должностную инструкцию секретаря, разработать инструкцию по делопроизводству.
Источниковую базу исследования составляют нормативные правовые и методические акты, используемые в РФ. Эти акты освещают вопросы, связанные с делопроизводством и документооборотом на предприятии. Так же источниковой основой выпускной квалификационной работы являются неопубликованные источники, которые состоят из локальных актов организации...
Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, формировать документы по группам назначения и принципам подготовки и оформления. При всей необходимости и важности знания того, как составлять и оформлять документы, не менее значимым является умение организовать работу с ними на всех этапах прохождения документов от момента создания до реализации управленческого или иного действия.
Проблема организации делопроизводства актуальна на современном этапе. Мы ежедневно сталкиваемся с документами и их неправильным оформлением, что приводит к многочисленным проблемам. Существует достаточное количество нормативно-методических документов,
законодательных актов для правильной организации делопроизводства и докумеентооборота в целом.
В организации любой организационно-правовой формы необходимость правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-правовой базы объясняется тем, что невозможно справиться с потоком документов, быстро найти необходимый документ и получить информацию о нем, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Также, важно отметить, что без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление. От того, насколько организованы делопроизводство и документооборот, зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Именно поэтому тема организации
делопроизводства в государственных организациях как никогда актуальна.
Степень изученности темы.
Отечественное документоведение к настоящему времени накопило значительный объем знаний, отраженный в научных трудах РГТУ ИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований, посвященных отраслевым особенностям документирования деятельности организаций. Опубликованные работы имеют
преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы В.И. Андреевой1, Т.В. Кузнецовой, А.В. Пшенко2, В.А. Кудряева, Т.А. Быковой3, а также авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления) по организационно-распорядительной, кадровой, нормативноправовой, информационно-спра-вочной документации.
В книге «Делопроизводство» под редакцией Т.В. Кузнецовой4 рассмотрены организация и технологии документационного обеспечения управления, что применимо на любом предприятии.
В.А. Кудряев в своих работах отслеживает изменения в содержании всех видов внутренних документов на протяжении последних десяти лет, подробно рассматривает особенности подготовки, оформления и ведения этих документов, а также внешней деловой переписки5. Освещает все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Раскрывает способы и методы оптимизации
документооборота и повышения эффективности деятельности любой организации. В работах зачастую приводятся рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий.
Рассмотрением основ делопроизводства, непосредственно самих документов, способов их создания и оформления, их функции, роли в современной управленческой среде организации нашли отражение в трудах таких ученых как занимались: В.А. Спивак6, А.В. Кузнецов7, Ю.С. Демин8, А.В. Пшенко9, Н.П. Крюкова10.
Также для того чтобы понять какую роль документы занимают в современной управленческой среде организации были изучены труды таких авторов как: М.Ю. Рогожин11, И.Б. Ланина12.
В процессе подготовки квалификационной работы, помимо справочной литературы, использовались периодические издания: «Секретарь-
референт»13, «Делопроизводство»14, «Секретарское дело»15, «Отечественные архивы»16, «Справочник секретаря и офис-менеджера»17 и др.
Так, А.В. Пшенко в своих статьях детально рассматривает проблемы сегодняшнего дня в развитии документирования управленческих функций и внедрения новых информационных технологий в современной организации, приводя конкретные примеры ошибок и недочетов, доказывая тем самым, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методической проработки18.
М.П. Бобылева изучала основные подходы к анализу документооборота по таким его характеристикам как структура (состав), направленность, объем, носители информации и способы передачи документов, содержание и функциональная принадлежность конкретных групп документов, выделяя типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота19. Как совершенствовать работу с документами описывается в статьях Т.В. Кузнецовой20.
Таким образом, рассмотрение специальной литературы по теме исследования свидетельствует о том, что имеются значительные наработки.
Объектом исследования являются процессы документационного обеспечения важнейших направлений деятельности ООО «Обуховский Мясокомбинат».
Предмет исследования: системы управленческой документации и технологические процессы работы с ними.
Цель исследования заключается в том, чтобы исследовать системы документации, организацию и технологию работы с документами в ООО «Обуховский Мясокомбинат», используя теоретические и практические материалы для выявления недостатков и выработке рекомендаций по улучшению деятельности.
Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:
• ознакомиться с историей и основными направлениями деятельности ООО «Обуховский Мясокомбинат»;
• рассмотреть организационную структуру и функции ООО «Обуховский Мясокомбинат»;
• исследовать теоретическую базу по данной теме на основе публикаций и материалов в отечественной печати;
• выявить нормативно-правовую базу, регулирующую деятельность организации;
• исследовать видовой состав документации мясокомбината, проанализировать особенности составления и оформления основных документов
• на основе проведенного исследования разработать рекомендации и предложения по дальнейшему совершенствованию работы с документами в данной организации, переработать должностную инструкцию секретаря, разработать инструкцию по делопроизводству.
Источниковую базу исследования составляют нормативные правовые и методические акты, используемые в РФ. Эти акты освещают вопросы, связанные с делопроизводством и документооборотом на предприятии. Так же источниковой основой выпускной квалификационной работы являются неопубликованные источники, которые состоят из локальных актов организации...
Деятельность любой, в том числе коммерческой организации, сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.
Необходимость организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные функции. Коммуникативная функция документов обеспечивает связи внутри и вне учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование историй организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем.
Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.
Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных, и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.
Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.
Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении задач: управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации, управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее, управление (координация) работой подчиненного ему персонала, реализация договоренностей с внешними организациями, отражение хода мероприятий, событий, анализ различных данных и их оценка, подведение итогов работы за определенный период, планирование рабочего времени, прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.
Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкуренто-споспособность.
Базой исследования выступило коммерческое предприятие ООО «Обуховский Мясокомбинат».
В работе проведена переработка должностной инструкции секретаря, работающего в ООО «Обуховский Мясокомбинат». Изначальный вариант должностной инструкции состоял из 4 разделов, в каждом из которых был минимальный перечень обязанностей, функции и полномочий. Предложено должностную инструкцию секретаря расширить до 7 разделов, увеличив при этом каждый подраздел. Также была проведена работа по разработке инструкции по делопроизводству с описанием каждого шага и раздела.
Таким образом, переработанная в рамках исследования должностная инструкция способствует эффективной организации секретаря ООО «Обуховский Мясокомбинат». Разработанная по результатам исследования инструкция по делопроизводству позволяет организовать делопроизводство в ООО «Обуховский Мясокомбинат» на качественно новом уровне.
Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.
Необходимость организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные функции. Коммуникативная функция документов обеспечивает связи внутри и вне учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование историй организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем.
Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.
Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных, и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.
Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.
Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении задач: управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации, управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее, управление (координация) работой подчиненного ему персонала, реализация договоренностей с внешними организациями, отражение хода мероприятий, событий, анализ различных данных и их оценка, подведение итогов работы за определенный период, планирование рабочего времени, прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.
Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкуренто-споспособность.
Базой исследования выступило коммерческое предприятие ООО «Обуховский Мясокомбинат».
В работе проведена переработка должностной инструкции секретаря, работающего в ООО «Обуховский Мясокомбинат». Изначальный вариант должностной инструкции состоял из 4 разделов, в каждом из которых был минимальный перечень обязанностей, функции и полномочий. Предложено должностную инструкцию секретаря расширить до 7 разделов, увеличив при этом каждый подраздел. Также была проведена работа по разработке инструкции по делопроизводству с описанием каждого шага и раздела.
Таким образом, переработанная в рамках исследования должностная инструкция способствует эффективной организации секретаря ООО «Обуховский Мясокомбинат». Разработанная по результатам исследования инструкция по делопроизводству позволяет организовать делопроизводство в ООО «Обуховский Мясокомбинат» на качественно новом уровне.
