Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АЛТАЙСКОМ ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ ЗАПАДНО-СИБИРСКОЙ ЖЕЛЕЗНОЙ ДОРОГИ ОАО «РЖД»

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности Алтайского территориального управления Западно-Сибирской железной дороги (далее - Алтайское территориальное управление). Тема исследования представляет собой интерес не только в практическом, но и теоретическом аспектах. Современный мир отличается большим количеством факторов, влияющих на успешность и развитие компании: стремительный прогресс всех сфер жизни человека; рыночные отношения; конкурентная экономика.
Своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач позволяет обеспечить жизнеспособность организации. Одним из главных условий успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятием являются накопление, обработка, передача и хранение корпоративной информации. Любой управленческой функции сопутствует определенный комплекс документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения и формами взаимосвязей с другими предприятиями.
Организация работы с документами основывается в первую очередь на информации, на ее качестве, производстве и потреблении. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Для повышения эффективности управления организацией, важно уделять большое количество внимания совершенствованию работы с документами. При правильной организации процесса управления документами снижается время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Механизация и автоматизация делопроизводственных процессов позволяет увеличить производительность труда работников, занятых не только в управлении, но и на местах.
Историография проблемы. Имеющуюся литературу мы условно разделили на две группы. В первую группу попали работы, посвященные теоретическим вопросам делопроизводства, во вторую - исследования, затрагивающие практические вопросы организации делопроизводства.
В рамках первой группы можно отметить учебные пособия М.И. Басакова, Е.Н. Басовской, Т.А. Быковой, М.В. Кирсановой, И.Н.Кузнецова, Ю.А. Панасенко, О.П. Сологуб, которые содержат теоретические основы документоведения и информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам.
В работах рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя1.
М.И. Басаков в учебном пособии «Документационное обеспечение управления» освещает, главным образом, нормативно-правовые, организационные стороны подготовки и оформления основных видов документов, практическую и этическую сторону работы делопроизводителя и архивного работника, организацию документооборота и архивного хранения документов как основной составляющей архивоведения.
В учебном пособии Е.Н. Басовской «Делопроизводство» отражено составление, оформление документов и организация работы с ними в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами. Разбору основных нормативных документов посвящен один из разделов пособия. Большое место уделено оформлению каждого реквизита документа и общим требованиям к тексту, особенностям языка и стилю служебного документа, порядку их редактирования. В учебном пособии подробно изложена технология работы с документами, начиная с их получения, первичной обработки, регистрации, контроля, информационно-справочной работы.
Работу Н.Н. Шуваловой и А.Ю. Ивановой «Основы делопроизводства» отличает междисциплинарный подход к изучению и созданию документа. Поэтому большое внимание уделено не только технологическим вопросам создания, оформления документов и организации работы с ними, но и языку служебного документа2.
В учебнике «Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот» под редакцией Н.Н. Куняева, освещены вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных;
служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и 3
др.
К работам второй группы можно отнести публикации в периодических изданиях, затрагивающие практические проблемы организации работы с документами на предприятиях.
Так, тема организации работы с документами в ОАО «РЖД» была затронута в статье Е.В. Карпычевой «Применение стандартов на документацию». Автор отмечает, что «Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО ”РЖД”», в целом отвечает «Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Инструкция введена в оборот в январе 2018 года, в ней не учтены некоторые положения примерной инструкции и ГОСТ Р 7.0.97-20163 4.
Большинство научных трудов связаны в первую очередь с изучением систем электронного документооборота, которые внедряются в компании для оптимизации и повышения эффективности ее работы. Так например, А.Д. Позднякова и Л.М. Кондракова в статье «Внедрение электронного документооборота на железнодорожном транспорте», рассматривают процесс внедрения системы электронного документооборота в ОАО «РЖД» как фактор, обеспечивающий устойчивую конкурентоспособность в России и успешную работу на внутреннем рынке5.
В.П. Егоров и Н.И. Балахонцев в работе «Цифровая железная дорога» и электронный документооборот, рассматривают состояние и перспективы реализации проекта ОАО «РЖД» «Цифровая железная дорога» в области автоматизации документооборота за счет внедрения Единой автоматизированной системы документооборота и автоматизированной системы ЭТРАН. Также излагаются принципы формирования профессиональной компетентности специалистов в области документационного обеспечения управления на транспорте, в том числе и электронного документооборота6.
Целью исследования является изучение организации работы с документами в Алтайском территориальном управлении Западно-Сибирской железной дороги.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
• изучить историю создания Алтайского территориального управления Западно-Сибирской железной дороги и его структуру;
• проанализировать нормативную правовую и методическую базу в сфере регулирования делопроизводства Алтайского территориального управления Западно-Сибирской железной дороги;
• охарактеризовать правовые основы деятельности и организационно- правовой статус Алтайского территориального управление Западно-Сибирской железной дороги;
• выявить особенности организации и ведения документации в Алтайском территориальном управлении;
• изучить систему электронного документооборота, применяемого в Алтайском территориальном управлении;
• сформулировать предложения по совершенствованию делопроизводства в Алтайском территориальном управлении.
Хронологические рамки работы охватывают период с 2010 года и до настоящего времени. Нижняя граница обусловлена проведением структурной реформы железнодорожного транспорта в России. Основными задачами данной реформы явились:
• отделение естественно-монопольной деятельности от сфер, где возможна конкуренция, а также привлечение частных инвестиций в рыночные сегменты железнодорожной отрасли;
• прекращение перекрестного субсидирования деятельности сотрудников железнодорожного транспорта;
• повышение гибкости в регулировании тарифов;
• увеличение инвестиционных возможностей отрасли и повышение прозрачности всего железнодорожного бизнеса.
Верхнюю временную границу условно можно обозначить сегодняшним днем. В отдельных случаях мы выходим за указанные рамки - при изучении истории создания и развития российской государственной вертикально интегрированной компании.
Источниковую базу работы составили: Конституция РФ7, федеральное законодательство, иные нормативные правовые акты Российской Федерации. В частности, использовались нормы Гражданского кодекса РФ8, Федерального закона «Об акционерных обществах» 1995 г., который регулирует правовой статус акционерных обществ, содержит положения о деятельности, порядке организации, ликвидации АО и пр.9
Федеральный закон «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» от 10.01.2003 № 18-ФЗ регулирует отношения, возникающие между перевозчиками, пассажирами, грузоотправителями, грузополучателями, владельцами инфраструктур железнодорожного транспорта общего пользования, владельцами железнодорожных путей необщего пользования, другими физическими и юридическими лицами при пользовании услугами железнодорожного транспорта общего пользования и железнодорожного транспорта необщего пользования, и устанавливает их права, обязанности и ответственно сть10.
Федеральный закон № 17-ФЗ от 10 января 2003 года «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации» устанавливает правовые, организационные и экономические условия функционирования железнодорожного транспорта общего пользования и пр.11
В работе нашли применение нормы Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ12 и Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»13 и др.
Среди подзаконных нормативных актов укажем Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 N 4994), в котором рассмотрены сроки хранения документов акционерных обществ, порядок хранения документов акционерных обществ, порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение, порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения14.
Устав ОАО «РЖД» определяет основные условия организации и осуществления перевозок пассажиров, грузов, багажа, грузобагажа, порожних грузовых вагонов, оказания услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования и иных связанных с перевозками услуг15.
Использовалась «Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД»»16, документы Алтайского территориального управления Западно-Сибирской железной дороги, а также документы объединенного архива отдела архивов службы управления делами Западно-Сибирской железной дороги - филиала ОАО «РЖД».
Отметим, что более детально нормативная правовая база рассмотрена в основной части работы (п. 1.2).
В качестве объекта исследования выступает система документационного обеспечения управления организации, предметом исследования стали порядок организации документооборота, технология работы с документацией в Алтайском территориальном управлении Западно-Сибирской железной дороги и ее значение на пути к достижению целей ОАО.
Методологической основой исследования являются принципы научной объективности и историзма. Принцип объективности предполагает беспристрастный подход к выявляемым закономерностям. Принцип историзма - это принцип научного познания объективной действительности, в соответствии с которым явления и объекты рассматриваются в закономерном историческом развитии.
В работе использовались как общенаучные методы (анализ, синтез, индукция, дедукция), так и традиционные методы исторического исследования: историко-описательный, историко-сравнительный. Историко-описательный метод применялся для описания фактов из истории Алтайского территориального управления Западно-Сибирской железной дороги. Использование историко-сравнительного метода дало возможность установления сходства и различия между сравниваемыми объектами - при сопоставлении норм законов и подзаконных актов, принятых в разные периоды времени.
Практическая значимость результатов ВКР заключается в возможности применения их в практической деятельности Алтайского территориального управления Западно-Сибирской железной дороги. Внедрение результатов исследования способно повысить эффективность делопроизводства.
Структура выпускной квалификационной работы: настоящая работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых разделена на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы.
Во введении определены объект и предмет исследования, поставлена цель выпускной квалификационной работы и задачи для её достижения. В первой части работы рассматривается история создания и развитие территориального отделения, а также проводится анализ нормативно-правовой базы, регламентирующей правовые основы деятельности. Во второй части работы проведен анализ системы документооборота Алтайского территориального управления Западно-Сибирской железной дороги и предложены варианты оптимизации работы с документами. В заключении подведены итоги выпускной квалификационной работы по достижению цели и решению поставленных вопросов.
Купить

Железнодорожный транспорт в Алтайском крае ведет свою историю с начала XX века. Появление железной дороги в регионе произошло до революции 1917 г. На момент создания общее руководство деятельностью ж/д обществ осуществляло правление «Общества Алтайской железной дороги».
Управление Алтайской дороги начало действовать с августа 1912 г. в Томске. С началом строительных работ оно было переведено в Новониколаевск. В начальный период управление железной дорогой на Алтае представляло собой небольшую контору, поскольку размеры движения на Алтайской дороге были небольшими. Первая железнодорожная ветка была построена в 1915 г., соединив Новосибирск с Семипалатинском через Барнаул.
Последующее расширение железнодорожной сети в Алтайском крае началось с 1940 года. В 1946 года было создано Барнаульское отделение Томской железной дороги. В советское время шло активное расширение железнодорожной сети и увеличение числа связанных с этим процессом структур (раздельных пунктов, локомотивных депо, вагонных и пассажирских депо и пр.).
На сегодняшний день Алтайское территориальное управление имеет разветвленную структуру, возглавляет которую начальник дороги. В состав Управления входят раздельные пункты; локомотивные, пассажирские и вагонные депо; пункты оборота локомотивов или подмены локомотивных бригад. Основными сферами деятельности учреждения являются:
• управление и обслуживание железных дорог в Алтайском крае;
• железнодорожные грузоперевозки.
Алтайское территориальное управление Западно-Сибирской железной дороги, как филиал ОАО «РЖД», обеспечивает бесперебойное управление и обслуживание железных дорог, а также осуществляет железнодорожные перевозки (грузовые и пассажирские) на всей территории Алтайского края, имея в своем составе раздельные пункты, локомотивные, вагонные и пассажирское депо, пункты оборота локомотивов или подмены локомотивных бригад.
Акционерным обществом признается коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательственные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу. Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе.
ОАО «РЖД» является единым хозяйствующим субъектом, в котором 100% акций находятся в собственности Российской Федерации. Устав ОАО «РЖД» предполагает возможность приобретения его акций (долей) неограниченным кругом лиц в соответствии с порядком, предусмотренным учредительными документами. По факту, принцип реорганизации объектов управления железнодорожным транспортом имеет только одну форму - присоединение мелких перевозчиков и организаций обслуживания железнодорожной инфраструктуры к ОАО «РЖД», т.е. данный процесс можно охарактеризовать как государственное поглощение.
ОАО «РЖД» является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Правовая основа деятельности ОАО «РЖД» строится на большом количестве федеральных законов, которые дополняются Указами Президента и Постановлениями Правительства. Особенности осуществления задач компании регулируются Гражданским Кодексом, Налоговым Кодексом, Федеральным Законом №208 от 26.12.1995 «Об акционерных обществах», Уставом.
Компания руководствуется ФЗ № 17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации», регулирующим отношения в области функционирования железнодорожного транспорта, а именно грузовые и пассажирские перевозки. Укажем важность Федерального закона 2007 г. «О транспортной безопасности», поскольку он регулирует вопросы, связанные с обеспечением транспортной безопасности.
Приказ Министерства транспорта Российской Федерации 2013 г. «Об утверждении Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом» содержит нормы, обязательные для перевозчиков, владельцев инфраструктур, пассажиров, отправителей, получателей, юридических и физических лиц, и устанавливает условия перевозок пассажиров, ручной клади, багажа, грузобагажа.
Для Алтайского территориального управления характерно наличие службы документационного обеспечения управления как самостоятельного подразделения. Служба делопроизводства выполняет следующие функции: принимает поступающие документы, осуществляет их сканирование и ведет их учет и регистрацию; осуществляет регистрацию и учет отправляемых документов, проверяет правильность их оформления и передает на отправку; контролирует прохождение и исполнение документов; вводит в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения документов и принятых решений и пр.
Однако, стоит отметить, что некоторые структурные подразделения Алтайского территориального управления Западно-Сибирской железной дороги, в силу территориальной отдаленности, не могут иметь собственную службу делопроизводства. В данном случае, работу с документами ведет один или несколько сотрудников, с соблюдением единых стандартов и требований к оформлению, хранению и использованию документов.
В деятельности Алтайского территориального управления выделяют организационные (устав, положения), распорядительные (приказы, постановления, решения, распоряжения), информационно-справочные виды документов (официальные письма, служебные записки, докладные, справки, акты, сводки, телеграммы, телефаксы и т.д.), а также, специальную систему документации (бухгалтерскую). Бухгалтерские документы включают в себя: документы по зарплатам сотрудников (расчетные листы, табели учета отработанного времени, маршрутные листы и т.д.); финансовые документы по грузовым перевозкам (накладные, договора с клиентами, тарифные листы и т.д.); финансовые документы по пассажирским перевозкам; отчеты для налоговой службы (квартальные и годовые) и т.д.
Организация работы с документами в Алтайском территориальном управлении Западно-Сибирской железной дороги ведется на основании Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», которая устанавливает единую корпоративную систему общего делопроизводства и документирования управленческой деятельности, порядок работы с документами и контроля за исполнением документов и принятых решений в открытом акционерном обществе «Российские железные дороги»1.
За организацию делопроизводства, соблюдение порядка документирования управленческих решений, в подразделениях управления, отвечают руководители подразделений.
Документы, издаваемые Алтайским территориальным управлением Западно-Сибирской железной дороги, должны соответствовать
законодательству Российской Федерации и основополагающим документам ОАО «РЖД». Порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, контроля за их исполнением устанавливается положением о договорной работе в обществе, а также документами, издаваемыми подразделениями общества на основании Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».
Организация делопроизводства имеет свою специфику, которая определяется: значительным объемом документооборота; в процессе работы с документами участвует большое количество территориально разрозненных структурных подразделений; профиль деятельности комппании влияет на видовое разнообразие документации; сотрудники учреждения, осуществляющие работу с документацией, должны обладать необходимой правовой подготовкой. Необходимо четко контролировать сроки подготовки документов.
Организация делопроизводства отличается разветвленной структурой документооборота. В силу этого в Алтайском территориальном управлении Западно-Сибирской железной дороги была внедрена система электронного документооборота - Единая автоматизированная система документооборота. В качестве программной платформы в ОАО «РЖД» были выбраны программные продукты компании SAP AG.
Благодаря ЕАСД в Алтайском территориальном управлении Западно­Сибирской железной дороги обеспечены: возможность регистрировать бумажные документы в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления; процесс подготовки, согласования, визирования, подписания и регистрации договоров, а также сопутствующих документов; быстрый и удобный поиск, анализ и редактирование договоров; система работы с обращениями граждан и организаций и пр.
Использование в документообороте, который включает в себя большие объемы документов как бумажных, так и электронных документов, внедрение технологии штрих-кодирования документов и установка специализированных устройств, для печати и считывания штрих-кодов и QR-кодов, позволит существенно расширить перечень операций с бумажными документами, в первую очередь, из-за надежной привязки бумажного документа к реквизитам его электронного аналога. Основные возможности данных программ это:
- учет движения документов (контроль наличия документа в учетной системе; доступность информации о движении документа в системе; отражение истории документооборота по каждому контрагенту; легкий поиск документа в
«1С» по номеру и/или штрих-коду, отображение его связи с другими документами);
• подтверждение наличия оригиналов документов (решение проблемы возврата неактуальной версии документа, если в систему были внесены несколько версий одного и того же документа; автоматическая отметка о получении оригинала документа после считывания сканером штрих-кода или ручного ввода номера документа; и пр.);
• контроль возврата исходящей документации (формирование отчетов по контрагентам, периоду, отсутствию или наличию документов; осуществление контроля бумажного документооборота с использованием штрихкодирования; и пр.);
• Потоковый ввод документов (организация потокового ввода входящей документации в информационную систему - каждому внесенному документу автоматически присваивается уникальный штрих-код или номер; автоматизация учета документов после подписания - отсканированные файлы регистрируются в соответствии с созданными ранее номерами штрих-кодов; ускорение процесса регистрации документации в крупных организациях).
При использовании данной технологии на бумажных документах проставляются специальные маркеры, позволяющие надежно и быстро извлекать из баз данных сопутствующую информацию о документе. Также, данная система позволит избежать ошибок не только в системах регистрации, но и в отчетных данных.
Купить