Введение 2
ГЛАВА 1. ВЕДОМСТВЕННЫЕ АРХИВЫ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ .. 12
1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды. Задачи, функции,
структура. Профиль архива 12
1.2 Нормативно-правовая база работы ведомственных архивов 17
ГЛАВА 2. ВЕДОМСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ НА ПРИМЕРЕ АРХИВА ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ 31
2.1 История создания и развития архива Главного управления образования
и молодежной политики Алтайского края 31
2.2 Характеристика, организационная структура, фонды архива 42
2.3. Организация работы архива 48
ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ 52
3.1. Комплектование архива. Проблемы комплектования ведомственных
архивов 52
3.2. Учет документов архива 61
3.3 Формы использования документов архива 79
Заключение 96
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 101
Приложения 108
Купить

Ежегодно 10 марта в России отмечают «День работника архивов» - профессиональный праздник для всех архивных служащих. В тот самый день Российский император Петр I в 1720 году подписывает «Генеральный ре­гламент или Устав». Эта бумага становится одним из первых государствен­ных актов в стране. Суть документа заключалась в изложении основ устрое­ния российского государственного управления. Одно из повелений гласило, что обязательным нововведением должно стать появление архивов в каждом органе власти в государстве. Благодаря этому же указу Петра I в России по­явилась новая должность - государственная служба актуариуса или архива­риуса, то есть архивного работника.
Работа сотрудников архивов имеет некоторую загадочную привлека­тельность. Как будто эти люди хранят и владеют некой тайной, знают то, что недоступно тысячам. В какой-то степени так и есть. За годы своего кропот­ливого и нелегкого труда поколение за поколением архивисты выработали определенные правила и главные направления своей профессии. В их обя­занности входит слежение за безупречной сохранностью документов, соби­рание их по группам, сортировка, подбор для использования в научных це­лях.
Слово «архив» употребляется во многих значениях. Архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Под архивом пони­мается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах поль­зователей [33].
В настоящее время далеко не все наши граждане имеют достаточно четкое представление о работе архивов. А между тем их деятельность пред­ставляет как для общества в целом, так и для любого его гражданина значи­тельный интерес.
На основании приказа Алтайского краевого управления профессио­нально-технического образования в 1985 году был создан Объединенный ве­домственный архив для централизованного хранения и использования доку­ментов учреждений образования Алтайского края, который являлся самосто­ятельным учреждением. В рассматриваемый период этот архив функциони­рует как структурное подразделение.
Несмотря на открытие в 2006 году официального сайта Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края (далее - Главное управление), информации, касающейся деятельности архива Главно­го управления и его документов в целом, крайне мало.
В работе ведомственного архива, направленной на комплектование, хранение, учет, использование архивных документов, сложно расставить приоритеты, так как все виды работ взаимообусловлены:
• без правильной организации комплектования архива невозможно сформировать полноценные архивные фонды;
• без проведения мероприятий по обеспечению сохранности докумен­тов накопленный и постоянно пополняющийся массив документов может быть утрачен;
• без полноценного использования архивных документов теряется смысл в самом хранении документов.
Таким образом, от правильной организации работы ведомственных ар­хивов зависят как перспективы пополнения Архивного фонда Российской Федерации, так и возможность информационного обеспечения государства, общества, граждан. Это определяет актуальность темы исследования, по­скольку позволит рассмотреть организацию работы ведомственных архивов в современных условиях. Ведомственные архивы не являются публичными ар­хивами, однако вся работа ведомственного архива (комплектование, экспер­тиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всесторон­него использования обществом информации архивных документов. Важно помнить, что каждый, кто обращается в ведомственный архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Ведомственный архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные до­кументы принадлежат обществу в целом.
С появлением новых форм хозяйствования, разнообразных форм соб­ственности, стала очевидной потребность поиска оптимальных подходов к организации архивного дела, сохранению и использованию документального наследия. Именно с этих позиций и рассматривался весь комплекс работы архива Главного управления - комплектование, обеспечение сохранности документов, их учет, когда на практике сочетались традиционные, строго ре­гламентированные подходы и новые, нестандартные решения. Так, в архив попали непрофильные фонды (ООО «РАС», Тальменское, Кулундинское, Змеиногорское медицинские училища).
Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципаль­ное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплекто­вание государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от со­хранности документов на стадии ведомственного хранения. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников ведом­ственного архива - это количество и качество документов, поступивших на хранение [33].
В процессе исследования были изучены и проанализированы работы известных отечественных документоведов и архивистов. Предметом анализа стало в первую очередь наличие материала о ведомственных архивах. На ос­нове анализа имеющейся литературы было отмечено, что учебная литература по архивоведению написана на высоком научном уровне. Это фундаменталь­ные труды признанных отечественных специалистов: Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, А.Г. Голикова, Д.И. Раскина и А.Р. Соко­лова, А.К. Макаровой, М.В. Шульгиной, Е.В. Булюлиной и другими. В этих изданиях развитие отечественного архивного дела представлено с учетом ко­ренных изменений в развитии гуманитарных наук, архивном деле, политиче­ской и культурных областях в целом, начало которым было положено почти 30 лет назад [43]. Эти учебники и пособия были созданы на основе новейших отечественных и зарубежных исследований, последних достижений отече­ственного архивного дела и фундаментальных трудов недавнего прошлого - работ В.Н. Автократова, И.Л. Маяковского, В.Н. Самошенко, С.О. Шмидта, В.В. Максакова и других.
В учебном пособии О.В. Вовкотруба, Л.Р. Фионовой, посвященном ар­хивоведению, рассмотрены вопросы организации государственных архивов в Древнерусском государстве, Российской империи, в годы советской власти и в настоящее время, а также особенности ведомственных архивов. В отдель­ном разделе разобраны теоретические и методические вопросы архивоведе­ния [40].
В учебнике Е.В. Алексеевой «Архивоведение» рассматриваются про­блемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регу­лирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федера­ции, учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Россий­ской Федерации, а также менеджмент в архивах и информатизация архивного дела[33].
В учебно-методическом пособии А.А. Бакшаева «Государственные, не­государственные и ведомственные архивы» даны более четкие понятия «гос­ударственный архив» и «ведомственный архив», их соотношение и различия, автор раскрывает историю создания современных государственных и ведом­ственных архивов; охарактеризованы их типы, состав фондов, функции, тра­диции ведомственного хранения архивов федерального уровня [35].
В учебном пособии М.В. Шульгиной «Архивоведение» рассматрива­ются история и современное состояние архивов в России, раскрываются ос­новы теории и практики организации архивного дела, поясняется архивная терминология. Приложения знакомят читателя с нормативно-правовой базой и этическими аспектами работы с документами архивиста и пользователя [56].
Учебник признанных специалистов Т. И. Хорхординой и Т. С. Волко­вой «Российские архивы. История и современность» является одним из луч­ших в смысле полноты и методики изложения материала, основное внимание уделяется технологиям организации архивного фонда, хранения, современ­ного отбора на хранения, описания документов. Принцип изложения матери­ала в данном учебнике можно определить как «проблемно-хронологический» - таким ключевым темам, как история отечественного архивного дела, опи­сание документов и научно-справочный аппарат архивов, федеральные и ве­домственные архивы, архивное законодательство, а также архивное образо­вание и др., посвящены отдельные обстоятельные разделы, в которых пред­ставлены, помимо прочего, ход развития и эволюция в конкретной области [43].
Учебник «Архивоведение (теория и методика)» - это дополненное и переработанное издание учебника для вузов к.и.н., доц. Буровой Е.М., к.и.н., доц. Алексеевой Е.В. и к.и.н., доц. Афанасьевой Л.П. В нем рассмотрены ос­новные проблемы теории и методики архивоведения. Освещаются такие во­просы, как научные основы российского архивоведения; организация хране­ния, комплектования, учета документов Архивного фонда Российской Феде­рации и других архивных документов; создание справочно-поисковых средств к архивным документам (научно-справочный аппарат); использова­ние и маркетинг архивных документов и архивной информации. Затронуты вопросы по изучению архивной эвристики и особенности работы с ретро­спективной документной информацией. Детально освещаются организаци­онно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архив­ного фонда Российской Федерации [37].
В данное издание включены последние достижения и изменения в сфе­ре работы с архивными документами в стране, они характеризуют изменение отношения к документам, в том числе к архивным документам, происходя­щее в последнее время. [37].
Учебник Е.М. Буровой и Т.И. Хорхординой «Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации»- это двух­томное издание для обучающихся в учреждениях среднего профессионально­го образования по профессиональному архивоведческому направлению. Он охватывает материалы по проблематике организации архивного дела в Рос­сии и методики работы с архивными документами в архивах, о современной организации архивного дела и государственных механизмах его регулирова­ния, современной сети государственных и муниципальных архивов и отрас­левых фондах, а также материал к.и.н., доц. Буровой Е.М. по вопросам со­временного архивного права. Детально раскрывается методика архивного де­ла по основным его функциям: классификация, комплектование, учет и ис­пользование архивных документов. Значительное внимание уделено вопро­сам обеспечения сохранности архивных документов и информационно­коммуникационным технологиям в современном архивном деле [38].
Учебник Раскина Д.И. «Архивоведение» является уникальным издани­ем. Наряду с базовыми вопросами теории архивного дела, организации Ар­хивного фонда Российской Федерации и сети государственных архивов, их комплектования, учета и хранения документов, системы научно-справочного аппарата и использования архивных материалов, учебник содержит ценную справочную информацию по истории архивов, составу и содержанию госу­дарственных и муниципальных архивов России и стран Ближнего зарубежья, а также практические указания по методике поиска документов в архивах. В настоящем издании учтен новейший опыт применения информационных технологий в архивном деле [53].
В учебном пособии А. Д. Тельчарова «Архивоведение» даются понятия архивоведения, рассматриваются история и современное состояние архивов в России, теория и практика организации архивного дела. Раскрываются ос­новные положения организации архивной работы, что необходимо непосред­ственно работникам архивов [55].
Важным достоинством указанных работ, является внимание к выработ­ке у будущего специалиста навыков самостоятельного поиска документов в архиве - основам архивной эвристики и системе научно-справочного аппара­та архивов посвящены отдельные главы или разделы большинства учебников и пособий. Учебники Г. А. Голикова и Д. И. Раскина - А. Р. Соколова можно отметить как наиболее полные и обстоятельные. В ряде учебников и пособий справедливо указывается на такие принципы современного архивоведения, как всесторонность, комплексность, социально-политическая нейтральность, и на противоположный последнему принцип партийности, свойственный со­ветскому архивоведению (учебники Л. П. Афанасьевой, Е. В. Алексеевой, Е. М. Буровой) [43].
Такие авторы как Т. И. Хорхордина - Т. С. Волкова и Е. М. Бурова - Т. И. Хорхордина, А. Г. Голиков и Д. И. Раскин - А. Р. Соколов, дают описание документальных комплексов федеральных и некоторых ведомственных ар­хивов - тех из них, что содержат документы по многим важнейшим сторонам жизни общества, документы ведомств - предшественников, которые в совет­ский период были наделены правом постоянного хранения документов и имеют в настоящее время право депозитарного хранения (МВД, ФСБ, МИД, Министерство обороны). Однако описание скорее схематизированное и на наш взгляд можно заключить, что учебники и пособия по архивоведению со­держат недостаточное количество информации по теме организации работы в ведомственном архиве.
Также следует отметить, что, несмотря на существующие исследова­ния, данная тема нуждается в дальнейшей проработке по нескольким причи­нам. Во-первых, по мере реализации архивного и смежного законодательства выявляются практические проблемы, что, в свою очередь, предполагает необходимость его оценки и выявления направлений совершенствования. Во- вторых, систематические изменения условий деятельности архивов опреде­ляют необходимость постоянного пересмотра принципов организации их де­ятельности. Кроме того, требования к организации работы архивов и выпол­нению конкретных видов работ закреплены в Правилах организации хране­ния, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государ­ственной власти, органах местного самоуправления и организациях. При этом условия в архивах, как материально-технические, так и организацион­ные и кадровые, у них отличаются.
В данной работе рассматриваются теоретические и практические ас­пекты деятельности ведомственных архивов, их применение будет рассмот­рено на примере архива Главного управления образования и молодежной по­литики Алтайского края (с 2017 года - Министерство образования и науки Алтайского края).
Целью работы является анализ организации работы ведомственного архива на примере архива Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края за 2006-2017 гг.
На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:
1. Рассмотреть определение «ведомственный архив» и виды ведом­ственных архивов;
2. Сделать обзор нормативно-правовых актов и организационно­распорядительных документов, которыми руководствуются ведомственные архивы при организации работы;
3. Проанализировать организацию работы архива Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края.
Объект исследования - архив Главного управления образования и мо­лодежной политики Алтайского края.
Предмет исследования - нормативно-правовое регулирование и орга­низация работы ведомственного архива.
Хронологическими рамками работы (кроме истории создания) является период с 2006 года по 2017 год, т.к. первичные учетные, регистрационные документы временного срока хранения на бумажных носителях до 2006 года уничтожены (5 лет ст. 252 ТП), что затрудняет проведение анализа некото­рых показателей.
Следует отметить, что, несмотря на актуальность темы исследования, публикации в рамках данного направления занимают незначительное место в общем объеме публикаций в профильных периодических изданиях (в частно­сти, в журналах «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста»). В основ­ном, исследования посвящены вопросам развития и реализации архивного законодательства, например, работы Буровой Е.М., Кюнга П.А., Кузнецова С.Л., Храмцовской Н.А., либо по вопросам, связанным с оценкой современ­ного статуса и проблематики деятельности государственных и муниципаль­ных архивов, например, работы Пушкаревой Н.Г., Алексеевой Е.В., Жуковой М.П., Наумовой О.А., Садретдиновой Г.С.
При написании работы был использован широкий круг источников. В первую очередь - действующие общегосударственные законодательно­нормативные и нормативно-методические акты различной юридической си­лы, опубликованные на страницах официальных изданий, в тематических сборниках и т.п., устанавливающие порядок и организацию работы с архив­ными документами: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архив­ном деле в Российской Федерации» [2]; «Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» [20]; «Правила орга­низации хранения, комплектования, учета и использования документов Ар­хивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в ор­ганах государственной власти, органах местного самоуправления и организа­циях» [12]; методические рекомендации по применению «Правил организа­ции хранения, комплектования, учета и использования документов Архивно­го фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [48], Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных до­кументов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиоте­ках, организациях Российской Академии наук [13] (с 2020 года действуют Правила организации хранения, комплектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных доку­ментов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях) и другие. В них декларируется целостность государ­ственного архивного дела независимо от формы собственности на докумен­ты; что ведомственное хранение архивных документов играет существенную роль в архивной системе страны, а работник архива является тем, кто отвеча­ет за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества, и это еще раз подтверждает актуальность выбранной темы работы.
Дополнительными источниками для написания работы стали также ар­хивные документы и локальные акты Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края. Таким образом, можно констатиро­вать, что мы имеем достаточное количество источников для анализа интере­сующей нас темы.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав, разделённых на параграфы, заключения, списка источ­ников и литературы, приложений.
Купить