ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА И ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
СЭД «ДЕЛО» 11
1.1. Характеристика СЭД «ДЕЛО» 11
1.2. Правовое обеспечение СЭД «ДЕЛО» в Российской Федерации 21
ГЛАВА 2. ПРИМЕНЕНИЕ СЭД «ДЕЛО» В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
УЧРЕЖДЕНИЙ АЛТАЙСКОГО КРАЯ 36
2.1. Опыт внедрения СЭД «ДЕЛО» в учреждениях Алтайского
края 36
2.2. Практика применения СЭД «ДЕЛО» в Правительстве Алтайского края 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ 68
Актуальность темы. Система электронного документооборота «ДЕЛО» (далее - СЭД «ДЕЛО») зарекомендовала себя как надежное решение для автоматизации документооборота в органах государственной власти, органах местного самоуправления и других государственных структурах. Она полностью соответствует требованиям российского законодательства, государственным стандартам и методическим рекомендациям и правилам делопроизводства, которые являются обязательными для государственного сектора. В регионе создана и успешно работает Единая система электронного документооборота Правительства Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (ЕСЭД), выполняющая не только функции автоматизации управления документами, но и общей информационной базы для государственных и муниципальных структур.
Актуальность проблемы изучения документооборота СЭД «ДЕЛО» в учреждениях Алтайского края заключается в том, что совершенствование управления, повышение уровня работы и эффективности управленческой работы во многом зависят от того, насколько доступно и рационально поставлено делопроизводство. В настоящее время особенно актуально применение СЭД «ДЕЛО» в органах государственной власти, в том числе в структурах Алтайского края. Применение и развитие документооборота в электронной форме дает возможность решить ряд проблем в управлении. СЭД «ДЕЛО» способна способствовать ускорению документопотоков, и прежде чем внедрять ее в ДОУ учреждений, необходимо изучить характеристику и все имеющиеся особенности. Именно поэтому остро встает вопрос изучения СЭД «ДЕЛО» в учреждениях Алтайского края. Так же стоит отметить, что вопрос о внедрении СЭД «ДЕЛО» в Алтайском крае практически не освещен в литературе. Из информационной базы можно выделить несколько статей, посвященных данной теме. В основном в качестве источника информации выступают новости сайтов государственных и муниципальных структур, а также материалы сайта разработчика системы СЭД «ДЕЛО» - «Электронные офисные системы» о том, какие учреждения Алтайского края внедрили систему, почему в качестве базы была выбрана данная система и как отзываются о работе в системе пользователи.
Обзор литературы. Вопросы, связанные с характеристикой СЭД «ДЕЛО» довольно подробно рассмотрены на сайте разработчика системы, в литературе и периодических изданиях. Обзор литературы представлен в соответствии с проблемно-хронологическим принципом. Можно выделить несколько направлений исследования: первое - работы, посвященное СЭД и электронному документообороту, второе направление - работы, характеризующие СЭД «ДЕЛО», третье направление - работы, посвященные изучению опыта внедрения и применения СЭД «ДЕЛО» в конкретных учреждениях и организациях.
В рамках первого направления можно отметить работу Ю.И. Шафеевой, Н.Н. Быковой1. Авторы рассказывают о преимуществах автоматизированного документооборота, что развитие СЭД имеет перспективы и для введения системы потребуется немало времени. Прежде всего, нужно решить вопросы, связанные с организационной и технической стороной внедрения. По прогнозам авторов завершенный переход государственных органов на автоматизацию документационных процессов произойдет не ранее чем к 2020 г.
В работе С.В. Щеголевой затрагиваются вопросы, связанные с нормативно-правовым регулированием применения СЭД в государственных и муниципальных органах2. Также в статье приведены проблемы, с которыми можно столкнуться при переходе от традиционного документооборота на электронный.
Статья Е.В. Ивановой посвящена направлениям использования электронных технологий в классическом делопроизводстве3. В работе анализируются системы электронного документооборота, а также рассмотрена идеальная система автоматизации документооборота.
С.Л. Кузнецов в своей книге рассматривает вопрос об организации документооборота посредством автоматизированных технологий: создание документа и работа с ним на стадии проекта, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнения, работа по поиску, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме4. Автором подробно проанализирована нормативноправовая база ДОУ.
В рамках второго направления отметим работу А.К. Мамедова, И.Н. Чудновской в которой рассмотрена характеристика СЭД «ДЕЛО», отмечены основные проблемы в работе системы с последующей возможностью их решения5.
И.Д. Королев выявил особенности СЭД в условиях работы с конфиденциальными документами, также автор предлагает пути решения некоторых проблем, которые возникают в отличающемся от общего документооборота6.
К.И. Мещерякова, Д.Р. Иванов, И.Г. Иванова в статье раскрывают характеристику систем электронного документооборота, в том числе СЭД «ДЕЛО»7. Авторы отмечают значимость электронного документооборота в различных учреждениях Российской Федерации.
С.В. Уваров посвятил свою работу определению основных требований, предъявляемых к системам электронного документооборота и второстепенным характеристикам СЭД, актуальным для промышленных предприятий8.
В рамках третьего направления можно отметить статью О. Подолиной, в которой рассмотрены СЭД9. Статья помогает конкретным организациям или заинтересованным лицам сориентироваться в широком спектре предлагаемых сегодня программных решений и выбрать именно то, которое упростит нашу работу и сделает ее более эффективной.
В.И. Кленина и Е.Н. Софинская в своей работе представляют современные информационные технологии и их использование в исполнительных органах государственной власти, для которых актуальна обработка большого потока документационной информации10.
В статье Е.И. Кашириной рассмотрены вопросы перехода к электронному документационному обеспечению управления, а также обоснована необходимость внедрения системы электронного документооборота. Особое внимание уделяется государственной политике в области развития информационных технологий. Отдельно в статье описываются этапы внедрения системы электронного документооборота в учреждении.
Статья Ю.И. Шафеевой и Н.Н. Быковой посвящена преимуществам автоматизированного документооборота, развитию СЭД и ее перспективам11. Для внедрения системы требуется немало времени. Прежде всего, нужно решить вопросы, связанные с организационной и технической стороной внедрения. Также по прогнозам авторов завершенный переход государственных органов на автоматизацию документационных процессов произойдет не ранее чем к 2020 г.
В работе Е.С. Ошмариной отражены аспекты внедрения и применения СЭД «ДЕЛО» в Республике Хакасия, рассмотрены преимущества и недостатки системы, также правовые акты, на основе которых создана и функционирует система12.
Обзор литературы показал, что работ, посвященных исследованию электронного документооборота и СЭД, в частности СЭД «Дело», достаточно много. Вместе с тем, в изученной литературе чаще всего исследованы вопросы перехода учреждений на электронный документооборот и его преимущества перед традиционным, а также выбора и внедрения СЭД. Опыт внедрения и практика применения СЭД «Дело» в учреждениях и организациях субъектов Российской Федерации практически изучены исследователями. Так, процесс внедрения и применения СЭД в учреждениях Алтайского края в основном освещен в новостной ленте сайтов органов власти или конкретных учреждений.
Целью выпускной квалифицированной работы является изучение СЭД «ДЕЛО» и выявление особенностей ее внедрения и применения в учреждениях Алтайского края.
Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:
1. дать характеристику СЭД «ДЕЛО»;
2. проанализировать правовую базу, регламентирующую электронный документооборот в Российской Федерации;
3. изучить особенности внедрения СЭД «ДЕЛО» в учреждениях Алтайского края;
4. представить опыт применения СЭД «ДЕЛО в Правительстве Алтайского края.
Объектом выпускной квалификационной работы является СЭД «ДЕЛО». Предмет - внедрение и применение СЭД «ДЕЛО» в учреждениях Алтайского края.
Источниковая база. Основными источниками для написания выпускной квалификационной работы послужили нормативно-правовые, нормативно-методические и локальные акты, регламентирующие работу с электронными документами и электронным документооборотом. Среди основных можно отметить, например:
1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г.13;
2. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г14;
3. ГОСТ Р 7.0.8.-2013.Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения15;
4. Рекомендации Росархива по подготовке перечней документов, работа с которыми должна осуществляться в электронной форме16;
5. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов17;
6. Закон Алтайского края «О государственных информационных системах Алтайского края» от 24.12.2019 г.18;
7. Постановление «Об отдельных вопросах эксплуатации государственной информационной системы Алтайского края «Единая система электронного документооборота Алтайского края»» от 14.10.2020 г.19;
8. Государственная программа Алтайского края «Цифровое развитие экономики и информационной среды Алтайского края» Утверждена Постановлением Правительства Алтайского края от 24.01.2020 г.20;
9. Концепция развития государственной информационной системы Алтайского края «Единая система электронного документооборота Алтайского края» на 2021 - 2023 годы 21;
10. Положение о единой системе электронного документооборота алтайского края Утверждено Постановлением Администрации Алтайского края от 17.10.2014 г. N 48322.
Отдельным источником для написания выпускной работы выступила СЭД «Дело» 23 и документы (ресурсы) по использованию данной системы24.
Хронологические рамки выпускной квалификационной работы охватывают период с начала 2000-х гг. по настоящее время. При изучении истории становления и развития электронного документооборота В России нижняя хронологическая граница была расширена до 1980-х гг.
Территориальные рамки исследования ограничены территорией Алтайского края. При изучении исторических и правовых аспектов территориальные рамки были расширены до границ Российской Федерации.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения, списка источников и литературы, списка сокращений.
С развитием информационных технологий рынок СЭД не только занял прочную позицию, но и растет с каждым годом. Большинство государственных и муниципальных учреждений в Российской Федерации перешли частично или полностью к электронному документообороту при помощи СЭД.
Несмотря на сравнительно недавнее появление систем электронного документооборота, на сегодняшний день имеется много вариаций понятий и терминов, касающихся СЭД. Но все их многообразие не дает нам единого определения и целостного преставления о СЭД. В результате изучения СЭД «ДЕЛО» были выявлены функциональные возможности и преимущества системы. Среди них можно выделить: возможность работы с большим объемом документов на всех стадиях работы с ними: создание, регистрация, согласование, утверждение, контроль, исполнение, выделение на хранение. Для еще более эффективной работы в дополнение к системе разработаны различные модули, с возможностью создания индивидуальных опций для организации с ее спецификой.
Рассмотрев характеристику СЭД «ДЕЛО», можно констатировать следующее. Исследуемая СЭД является лидером среди всех отечественных продуктов, так как соответствует всем требованиям внедрения информационных систем. СЭД «ДЕЛО» распространено в основном в государственных муниципальных учреждениях.
Проанализировав правовой аспект СЭД, выяснили, что в настоящее время разработано и действует множество нормативно-правовых, нормативно-методических документов и локальных нормативных актов, регламентирующих вопросы внедрения и дальнейшего функционирования систем и электронного документооборота, как на федеральном, так и региональном уровне. В контексте настоящего исследования был изучен опыт Алтайского края по внедрению и применения СЭД «Дело».
Из представленного обзора учреждений, в деятельности которых применена СЭД «ДЕЛО» было выявлено, что данную систему применяют в государственных и муниципальных структурах и в некоторых учреждениях государственной собственности, в частном секторе она не востребована. В ходе исследования было выяснено, что СЭД «ДЕЛО» применимо в следующих учреждениях Алтайского края:
1. администрации края и все структурные подразделения;
2. органы исполнительной власти края;
3. постоянное представительство Алтайского края при Правительстве Российской Федерации;
4. член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от Алтайского края;
5. уполномоченный по правам человека в Алтайском крае;
6. управление по обеспечению мероприятий в области гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности в Алтайском крае;
7. 212 подведомственных организаций;
8. 69 администраций муниципальных районов и городских округов Алтайского края.
Отметим, что распространение СЭД «ДЕЛО» началось с подразделений, занимающихся документационным обеспечением, например, Канцелярии, Общий отдел и т.д. Далее СЭД внедрялась в другие подразделения учреждений. Для реализации последней задачи для примера были взяты два структурных подразделения Министерства финансов Алтайского края. Рассмотрены две версии СЭД «ДЕЛО» и особенности работы с ними ,выделили основные преимущества системы по сравнению с традиционным документооборотом.
Решенные задачи помогли достичь поставленной цели ВКР.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
