ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И НСА ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ЧЕРЕЗ СЕТЬ ИНТЕРНЕТ 10
1.1 История создания доступа к архивным документам и НСА
государственных архивов через сеть Интернет 10
1.2 Виды представления архивных документов и НСА государственных
архивов в сети Интернет 19
1.3 Общая характеристика сайтов, предоставляющих доступ к архивным
документам и НСА государственных архивов 25
ГЛАВА 2. ПРОБЛЕМЫ И ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И НСА СИБИРСКОГО ФЕДЕРАЛЬНОГО ОКРУГА ЧЕРЕЗ СЕТЬ ИНТЕРНЕТ 29
2.1 Особенности организации доступа к архивным документам и НСА СФО
через сеть Интернет 29
2.2 Тенденции развития доступа к архивным документам и НСА СФО через
сеть Интернет 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 52
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 55
ПРИЛОЖЕНИЕ
Актуальность темы выпускной квалификационной работы. Одной из главных задач архивом является информирование исследователей и общественности о хранящихся документах, а также составление современного актуального научно-справочного аппарата к архивным документам.
Внедрение новых информационных технологий в работу архивных учреждений расширяет доступ к документной информации, позволяет перевести документы в электронную форму, оцифровать архивные документы, повысить сохранность документов, увеличить перечень платных услуг и повысить эффективность работы с архивом.
К настоящему моменту, когда развитие информационных технологий прочно внедрено в повседневную жизнь человека, сложилась ситуация, когда архивы не могут в традиционных формах полностью удовлетворить потребности граждан и организаций в предоставлении архивной информации.
Поэтому в настоящее время самыми перспективными направлениями расширения доступа к архивной информации и повышения качества информационных услуг являются организация удаленного (дистанционного) доступа к копиям архивных документам и научно-справочного аппарата (далее - НСА) архива, совершенствование автоматизированных информационно - поисковых систем, интеграция архивных информационных ресурсов, наращивание объемов электронного фонда пользования.
В выпускной квалификационной работе рассматривается обеспечение доступа к архивным документам и НСА государственных архивов Сибирского федерального округа (далее - СФО) Российской Федерации через сеть Интернет. Так, на примерах субъектов Российской Федерации можно с проследить достоинства и недостатки в сфере предоставления доступа к архивным документам и НСА через сеть Интернет.
Архивы СФО активно внедряют в свою работу современные информационные технологии. Для расширения аудитории потребителей архивной информации необходимо размещение электронных ресурсов в сети Интернет. Зачастую пользователи не знают, где хранятся документы по интересующей их теме. Оказать помощь в поиске необходимой информации могут размещенные на архивных сайтах путеводители, каталоги, тематические подборки, аннотированные описи, базы данных и прочие справочно-поисковые и информационные средства. Перечисленные электронные ресурсы могут не только предоставить информацию о содержании фондов архива, но и обеспечить доступ непосредственно к самим архивным документам.
Обзор литературы. Можно выделить несколько направлений исследования.
Так, к первому направлению исследования мы отнесли работы, посвященные истории представления архивных документов и НСА архивов России в сети Интернет. Статьи С.Н. Копыриной и М.Б. Петриченко дают представления об этапах создания сайтов государственных архивов. В статье Л.П. Афанасьевой рассматривается история развития предоставления доступа к НСА архивов через сеть Интернет. В статье Е.В. Бобровой даются сведения о состоянии представления архивов субъектов Российской Федерации в сети Интернет по состоянию на 2006 г., а аналитический обзор «Изучение опыта представления системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в сети Интернет» - по состоянию на 2014 г. И.Н. Киселев приводит универсальную модель интегрированной информационной системы архива. А.Н. Артизов пишет об особенностях внедрения интегрированных систем НСА в государственных архивах .
В рамках второго направления исследования представлены работы, в которых исследуются виды представления архивных документов и НСА государственных архивов в сети Интернет. Е.В. Боброва говорит о формах представления электронного НСА архивов на сайтах. В докладе А.Н. Артизов продолжает данную тему, называя «наиболее типичные формы представления описей». В статье Е.В. Бобровой отмечается разнообразие форм представления справочников в сети на начальном этапе представления НСА в сети Интернет. Н.Н. Куняев и Е.А. Романова рассматривают особенности представления обязательных и вспомогательных справочников в сети Интернет.
К третьему направлению отнесены работы об общем состоянии сайтов, предоставляющих доступ к архивным документам и НСА государственных архивов. В статьях Е.В. Бобровой и С.Н. Копыриной говорится о мониторинге архивных сайтов, который был осуществлен в 2008 и 2018 гг..
Четвертое направление исследований представлено работами, в которых авторы исследуют тенденции развития доступа к архивным документам и НСА СФО России через сеть Интернет. В аналитическом обзоре ВНИИДАД изучается опыт представления системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в сети Интернет по состоянию на 2014 г.. Н.Н. Куняев, Е.А. Романова, М.И. Мельтюхов, М.Л. Нагорная, Н.А. Ткаченко и А.Н. Артизов указывают на излишнее разнообразие форм и видов представления однотипных элементов системы НСА и недостаточную проработанность нормативно-правовой базы в рассматриваемой сфере. Е.В. Боброва называет проблему закрытости архивных справочников от индексирования поисковыми системами, а А.Н. Артизов - перевода справочников в электронный вид. Н.Н. Куняев, А.Е. Романова, Д.С. Кудинов отмечают проблему отсутствия актуализации данных на некоторых архивных сайтах. Р.В. Корнеева пишет об опыте некоторых архивов по созданию «виртуальных читальных залов» с личными кабинетами пользователей с использованием электронного фонда, а Н.Н. Куняев и Е.А. Романова, Р.В. Корнеева, Н.А. Храмцовская отмечают, что сейчас формируется единая информационная система удаленного доступа к архивным документам и НСА архивов России.
Таким образом, анализ литературы показал, что за последние пять лет вопрос предоставления удаленного доступа к копиям архивных документов и НСА государственных архивов активно обсуждался исследователями.
Целью исследования является изучение опыта обеспечения доступа к архивным документам и НСА государственных архивов СФО России через сеть Интернет.
В соответствии с целью решались следующие задачи:
1. изучить историю доступа к архивным документам и НСА государственных архивов через сеть Интернет;
2. определить виды представления архивных документов и НСА государственных архивов в сети Интернет;
3. дать общую характеристику сайтов, предоставляющих доступ к архивным документам и НСА государственных архивов;
4. выявить характерные особенности организации доступа к архивным документам и НСА СФО через сеть Интернет;
5. проанализировать тенденции развития доступа к архивным документам и НСА СФО через сеть Интернет.
Объектом исследования выступает организация удаленного доступа к архивным документам и НСА государственных архивов России.
Предметом исследования являются проблемы обеспечения доступа к архивным документам и НСА СФО через сеть Интернет.
Источниковая база. При изучении организации и предоставления удаленного доступа к архивным документам и НСА государственных архивов СФО России через сеть Интернет использовались нормативно-правовые акты и методические документы. Например, Федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» 2020 г., «Рекомендации по созданию Архивного сайта в Интернет: методические рекомендации от 17.05.2001 г.
В ходе проведения исследования были проанализированы архивные документы и НСА государственных архивов по каждому из 10 субъектов Сибирского федерального округа, представленные на сайтах: КУРА «Государственный архив Республики Алтай», ГБУ «Национальный архив Республики Тыва», ГКУ Республики Хакасия «Национальный архив», КГКУ «Государственный архив Алтайского края», КГКУ «Государственный архив Красноярского края», ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», ГКУ «Государственный архив Кемеровской области», ГКУ НСО «Государственного архива Новосибирской области», БУОО «Исторический архив Омской области», ОГКУ «Государственный архив Томской области».
Хронологические рамки исследования охватывают период с 2010 гг. по настоящее время. При рассмотрении теоретических и правовых аспектов исследования нижняя хронологическая граница был определена нач. 2000-х гг.
Территориальные рамки исследования охватывают территорию Российской Федерации. При рассмотрении опыта организации и определении проблем удаленного доступа к архивным документам и НСА государственных архивов СФО, территориальные рамки исследования были ограничены 10 субъектами СФО.
Структура исследования. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.
В современных условиях архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Сейчас в архивах сосредоточен огромный объем информации, образуя социальный информационной потенциал. И традиционные методы распространения информации теряет свою эффективность. На первый план выходит предоставление доступа к архивным документам и НСА государственных архивов через сеть Интернет.
В ходе изучения источников и тематической литературы выявлено, что первые российские архивные сайты были созданы на рубеже XXI в. К середине 2010-х годов большинство архивов открыли свои официальные сайты. Первые годы функционирования архивных сайтов показали, что наиболее востребованной на сайтах является информация о хранящихся архивных документах, поэтому необходимо постепенно перевести в электронный вид и разместить на сайтах имеющийся в архивах НСА.
Были выделены виды отдельно по представлению архивных документов и представлению НСА в зависимости от определенных критериев (от уровня сайта, от формы предоставления и др.).
К сожалению, сейчас качественный рост удаленного доступа к архивным документам и НСА отстает от количественного.
Одна из проблем - излишнее разнообразие форм и видов представления однотипных элементов системы НСА. Даже разделы, в которых содержится НСА, на разных сайтах называются различно: научно-справочный аппарат, фонды, состав и содержание фондов и др.
Еще одна проблема заключается в закрытости архивных справочников от индексирования поисковыми системами, что осложняет пользование ими: нужно либо заранее знать об их существовании, либо случайно обнаружить, посетив сайт архива. На это влияет применение графических форматов файлов как основы для создания *pdf или *jpg-файла, а также применение технологии баз данных, закрытых от поисковых систем.
Проблемой является перевод в электронный вид каталогов и картотек. Такой перевод требуют значительных финансовых затрат и адаптации к специфике представления в информационной среде.
Встречаются случаи, когда НСА представлен только парой устаревших справочников (КУРА «Государственный архив Республики Алтай»).
Напротив, довольно многие государственные архивы предоставляют качественный доступ к НСА в сети Интернет. Так, 2 архива имеют объединенный электронный ресурс, где представлен НСА (электронные каталоги Новосибирской области и Республики Хакасия). На этих сайтах размещены различные виды НСА: специальные индексированные информационно-поисковые системы, полностью распознанные текстовые файлы в формате *doc и *pdf.
Большинство же государственных архивов СФО имеют уровень организации доступа к НСА выше среднего: где-то размещены довольно удобные для осуществления поиска базы данных, где-то - оперативно пополняющиеся текстовые файлы и оцифрованные копии справочника.
Довольно редко встречаются архивные документы, представленные в сети Интернет. В основном удаленный доступ организован к НСА, а для того, чтобы изучить архивный документ, следует обратиться в сам архив. Доступ к архивным документам (в том числе в составе справочников по различной тематике) на настоящий момент предоставляют шесть архивов: КГКУ «Государственный архив Алтайского края», ГКУ Республики Хакасия «Национальный архив», КГКУ «Государственный архив Красноярского края», ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», ГКУ НСО «Государственного архива Новосибирской области» и ОГКУ «Государственный архив Томской области».
Несмотря на все рассмотренные проблемы, опыт архивов СФО в рассматриваемой сфере позволяет отметить, что использование информационных технологий в деятельности архивов способствует оптимизации работы архивов в части сокращения поступающих тематических запросов и обеспечения наиболее комфортного использования архивных документов пользователями.
В условиях использования телекоммуникационных сетей и публикации документов, доступных для широкого круга лиц архивы обеспечивают возможность пользователям получать необходимую информацию без обращения в архив, путем самостоятельного поиска и изучения документов и материалов.
В текущий период существует объективная необходимость создания единой информационной системы удаленного доступа к информационным ресурсам различных архивов. Сибирский федеральный округ не отстает от других регионов в данной области. В архивах СФО постепенно формируются единые информационно-поисковые системы, обеспечивающие поиск архивной документной информации по всем государственным архивам СФО. Это серьезный шаг на пути к будущей действительности, в которой каждый человек сможет искать архивную информацию, получать доступ к архивным документам в любое время и из любой точки России.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
