ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 9
1.1. История электронного документооборота 9
1.2 Нормативно-правовая база, регулирующая электронный
документооборот 14
1.3 Общая характеристика системы электронного документооборота:
цели, задачи, виды, принципы, функции и популярные СЭД 20
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «АЛТАЙКРАЙЭНЕРГО» 31
2.1 Общие тенденции внедрения электронного документооборота 31
2.2 Общие сведения о Акционерном обществе «Сетевая компания
Алтайкрайэнерго» 36
2.3 Современные тенденции электронного документооборота на примере
Акционерного общества «Сетевая компания Алтайкрайэнерго» 44
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 50
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ... 53
Актуальность темы. На сегодняшний день почти все офисы организаций и предприятий уступили место компьютерам, поэтому большая часть информации и документов осуществляется в электронном виде. На любом предприятии, где ведется активная работа с документами, в скором времени встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения достаточно большого объема информации. Проблемой изучения электронного документа заключается в том, что совершенствование управления, повышения уровня работы организаций и эффективности управленческой работы во многом зависят от того, насколько доступно и рационально поставлено делопроизводство на предприятиях.
Зарождение и становление системы электронного документооборота было вызвано прежде всего потребностями в автоматизации работы госорганов - первые отечественные системы электронного документооборота создавались по их заказам.
Внедрение систем электронного документооборота является распространенным явлением на данный момент времени. Многие организации постепенно переходят на электронный документооборот.
Также можно сказать, что эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.
Положительные и отрицательные тенденции введения электронного документооборота в частную организацию был сравнительно позже, именно поэтому следует изучить и выявить тенденции на примере Акционерного общества «Алтайкрайэнерго».
Обзор литературы Так, нормативно-правовая сфера электронного документооборота была рассмотрена и изучена в работе такого исследователя, как М.Кукарина, которая подробно затрагивает вопросы формирования понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись». Автором рассматриваются первые нормативно-правовые и методические документы об электронном документе. П.Московая раскрывает преимущества электронного документооборота.
Работы, посвященные общим теоретическим аспектам электронного документооборота - В.Ф. Янковой, А.Б. Пахчаняна и Д.А. Романова, в которых рассматриваются понятия электронного документа, электронного документооборота, систем электронного документооборота, принципы, условия и особенности их применения, которые необходимы для раскрытия темы работы.
Работы, посвященные функциональной характеристике систем электронного документооборота - Е.В.Романченко, А.А.Линева, В.С. Иритиковой - выделяют в своих работах основные функции и особенности систем электронного документооборота. Эти сведения необходимы для характеристики систем электронного документооборота.
Работы, посвященные вопросам, связанным с преимуществами и проблемами, появляющимися от внедрения систем электронного документооборота - С.К. Байдыбековой, Л.В. Полушиной - в своих работах рассматривают преимущества, возникающие от внедрения систем электронного документооборота, а также недостатки и проблемы от того же внедрения, выделяют некоторые возможные пути решения возникающих проблем.
Автором С.Л.Кузнецовым рассматриваются вопросы разработки автоматизированной системы регистрации документов. Обозначен ряд проблем, связанных с внедрением автоматизированных систем ДОУ. Обращено внимание на обязательность участия служб ДОУ во внедрении компьютерных технологий, значение технического задания и разработки общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ.
Автор А.В. Бадьина отмечает характерные черты автоматизации документооборота российских организаций, обозначает наиболее характерные пути реализации данного процесса, а также возможностей развития рынка СЭД.
В.Э. Баласанян акцентирует внимание на необходимости организаций в автоматизации работ с документами и изучает требования, предъявляемые к системам автоматизации делопроизводственных процессов.
Анализируя литературу можно отметить тот факт, что тема организации внедрения систем электронного документооборота различными авторами изучена недостаточно подробно, но они рассматривают множество аспектов проблемы внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Одни из них делают акцент на проблемах, возникающих на каждом отдельно взятом этапе, другие подчеркивают, то насколько важно верно определить ту систему электронного документооборота, которая будет необходима организации, однако вопросы, связанные с электронными документами, электронным документооборотом и системами электронного документооборота изучены более качественно и развернуто. Поэтому можно сделать вывод, что исследователи только начинают изучать тему, связанную с внедрением систем электронного документооборота.
Объектом исследования является система электронного документооборота. Предметом - современные тенденции электронного документооборота на примере Акционерного общества «Сетевая компания Алтайкрайэнерго».
Цель исследования - изучение тенденций в электронном документообороте.
В соответствии с поставленной целью решались следующие задачи:
• изучить историю развития электронного документооборота;
• проанализировать нормативную базу, регулирующую электронный документооборот;
• изучить и дать общую характеристику системам электронного документооборота;
• охарактеризовать общие тенденции электронного документооборота, с которыми сталкиваются на предприятиях;
• описать общие сведения о Акционерном обществе «Сетевая компания Алтайкрайэнерго»;
• выявить современные тенденции электронного документооборота на примере Акционерного общества «Сетевая компания Алтайкрайэнерго».
Источниковая база. В выпускной квалификационной работе используются по своему происхождению разнообразные источники: законы, ГОСТы, перечни, методические рекомендации, а также литература.
Первую группу составляют нормативно-правовые акты:
1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ.
2. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63- ФЗ.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
5. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации.
6. Устав Акционерного общества «Сетевая компания Алтайкрайэнерго».
7. Инструкция по делопроизводству Акционерного Общества «Сетевая компания Алтайкрайэнерго».
Вторую группу составляли текущие документы Общества: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу.
Анализируя источниковую базу, можно отметить, что существует достаточно большое количество нормативных, локальных документов, которые в той или иной степени регламентируют деятельность организаций, внедряющих системы автоматизации делопроизводства.
Хронологические рамки исследования: с 1980 г. по настоящее время.
Территориальные рамки: г. Барнаул
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения, списка источников и литературы.
Подводя итоги проделанной работы, можно отметить, что внедрение систем электронного документооборота в современном мире пользуется огромной популярностью. Ведь СЭД дает возможность улучшить работу с документацией на предприятии, позволяет экономить денежные и временные ресурсы, но коме того существенно упростить процессы хранения документов, ведь бумажный документооборот требует больше затрат на дополнительные помещения под хранение документов и для соблюдения всех норм хранения.
Анализ показал, что развитие электронных документов в нашей стране началось в 70-80 гг., когда в организациях стала появляться первая компьютерная техника. Но собственно электронные документы находятся еще в начале своего развития, поэтому их характеристики постоянно меняются. Выходят новые нормативно-правовые акты, регулирующие вид, структуру, требования к оформлению электронных документов, их передачу, хранение и так далее.
Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков систем и требования, предъявляемые к ним.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно.
Имея свои преимущества, при внедрении систем электронного оборота и появляются некоторые проблемы, которые нельзя игнорировать. У любой проблемы всегда присутствует хотя бы одно решение.
Автоматизация документооборота не только сэкономит время, сократив путь документов, не только будет способствовать экономии финансов предприятий за счёт ненадобности выделения площади для архивов, но и подтолкнёт навстречу инновациям, число которых множится с каждым годом всё быстрее и которым порой так не хватает активного внедрения и пристального внимания законодательных органов. Пусть увеличивается конкуренция на рынке СЭД, пусть вступает в силу больше нормативных документов, пусть работники организаций получают больше качественного обучения по эксплуатации СЭД, а управляющие предприятиями разрабатывают новые методы рационального внедрения электронного документооборота в свои организации.
Рынок электронного документооборота развивается очень динамично. Появляется множество новых систем, обладающих различными характеристиками. Перед любой организацией, которая решила перейти на электронный документооборот, несомненно встаёт вопрос выбора именно той системы, которая будет наиболее эффективно использоваться в данной организации.
В данной выпускной квалификационной работе кратко описаны параметры и свойства СЭД. Также нужно помнить, что при выборе СЭД следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики конкретной организации.
Деятельность Акционерного общества «Сетевая компания Алтайкрайэнерго» была охарактеризована в качестве примера организации, имеющую достаточно большой опыт внедрения системы электронного документооборота. Здесь можно сказать, что выявлено множество положительных тенденций, в целом, а также и в программе 1С «Документооборот».
Из проведенного анализа предприятия можно сказать, что оно вполне успешно, развивающееся и вполне стабильно. И учитывая, что Акционерное 51
общество «Сетевая компания Алтайкрайэнерго» большое предприятие, с современными технологиями, оно всегда будет идти в ногу со временем и не переставать развиваться во всех сферах предоставления услуг, а также в совершенствовании документооборота. Потому что наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
