Помощь студентам в учебе
БАЗЫ ДАННЫХ В ОТЕЧЕСТВЕННЫХ АРХИВАХ
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА
1.1. Развитие архивного дела в России в конце XX - начале ХХ1 вв .... 8
1.2. Нормативно-правовая база информатизации архивного дела 19
ГЛАВА II. БАЗЫ ДАННЫХ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ
2.1. Понятие и структура базы данных. Системы управления
базами данных 29
2.2. Особенности создания типового (общеотраслевого) программного
обеспечения для архивов 36
2.3. Информатизация архивов на региональном уровне. Учетные
и информационно-поисковые базы данных в архивах 44
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 58
ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА
1.1. Развитие архивного дела в России в конце XX - начале ХХ1 вв .... 8
1.2. Нормативно-правовая база информатизации архивного дела 19
ГЛАВА II. БАЗЫ ДАННЫХ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ
2.1. Понятие и структура базы данных. Системы управления
базами данных 29
2.2. Особенности создания типового (общеотраслевого) программного
обеспечения для архивов 36
2.3. Информатизация архивов на региональном уровне. Учетные
и информационно-поисковые базы данных в архивах 44
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 58
Актуальность темы. Информационная открытость архивов в Российской Федерации определена повесткой как глобальной, так и национальной цифровизации различных сторон общественной жизни. Растет социальный запрос граждан на получение информации, в должной мере отвечающей требованиям полноты и доступности, понятной пользователю и представленной в удобном для него формате. Информационная открытость, использование интерактивных технологий - современные реалии, которые архивы не могут игнорировать.
Архивы, как хранилища документов представляют собой особую информационную систему, которая выступает в качестве субъектов информативных действий. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы формируют и постоянно совершенствуют свой научно-справочный аппарат, который позволяет облегчить растущие общественные потребности в ретроспективной документной информации.
Сегодня с помощью развитых языков программирования, а также современных реляционных систем управления базами данных, возможно создать базу данных любой сложности. Благодаря широкому распространению цифровых устройств, упрощению в использовании языков программирования и совершенствованию СУБД круг людей, работающих с базами данных, значительно вырос.
Наблюдается расширение области применения баз данных, которые проникли практически во все сферы деятельности человека, в том числе и в архивную. Это, на наш взгляд, определяет актуальность темы.
Историография проблемы. Поднимаемые в ВКР вопросы нашли отражение в большом количестве учебной и научно-исследовательской литературы. Публикации по данной проблематике можно условно разделить на несколько групп.
Литература первой группы рассматривает в основном вопросы, связанные с особенностями применения информационных технологий в архивной сфере РФ. Большое количество исследовательских работ по данной проблематике ежегодно публикуется в отечественной периодической литературе, например в журналах «Отечественные архивы», «Вестник архивиста» и др. Отметим статьи о региональном опыте информатизации архивов. Среди учёных, занимающихся изучением проблем внедрения информационных технологий в архивное дело, необходимо обратить внимание на труды таких исследователей, как Л.П. Афанасьева, В.Д. Банасюкевич, Ю.В. Грум-Гржимайло, Э.А. Чернин, М.В. Ларин, О.А. Михайлов, В.И. Тихонов, ИФ. Юшин. Их работы повлияли на формирование современной теоретической и методологической базы архивоведения, создание научно-справочного аппарата архивов и принципиально новых поисковых систем, использующих вычислительную технику, ими также впервые были сформулированы основные положения о так называемой архивной информационной среде.
Исследования второй группы в большинстве своем освещают темы, связанные с прикладным программным обеспечением, технологиями (в частности, с технологий баз данных).
Целью выпускной квалификационной работы является выявление основных тенденций и особенностей процесса внедрения технологии баз данных в архивную сферу (на примере региональных архивов).
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие взаимосвязанные задачи:
• изучить особенности развития архивного дела в России в конце XX - начале XXI вв.;
• проанализировать нормативно-правовую базу информатизации архивного дела;
• исследовать понятие и структуру базы данных; изучить системы управления базами данных;
• проанализировать особенности создания типового (общеотраслевого) программного обеспечения для архивов;
• исследовать вопросы информатизации архивов на региональном уровне, учетные и информационно-поисковые базы данных в архивах.
В качестве объекта исследования выступают отечественные архивы. Предметом работы являются информационные технологии, прежде всего технология баз данных, и возможности и особенности ее применения в архивной сфере.
Источниковая база исследования. Выпускная квалификационная работа написана на основе опубликованных источников. Большую группу источников составляют законодательные акты. Так, использовались нормы Конституции Российской Федерации 1993 г.
Федеральный закон 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» рассматривает вопросы осуществления права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применения информационных технологий; обеспечения защиты информации.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Отметим правовые акты РФ, регулирующие вопросы НСА в России. Среди них можно указать Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830), а также Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях 2020 г. Регулируют осуществление хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами.
Методологическую основу ВКР составили как общенаучные методы (анализ, синтез, индукция, дедукция), так и методы собственно исторического исследования: историко-описательный, историко-сравнительный.
Структура ВКР. Работа включает в себя введение, две главы, разделенные на параграфы, заключение и список использованных источников и литературы.
Архивы, как хранилища документов представляют собой особую информационную систему, которая выступает в качестве субъектов информативных действий. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы формируют и постоянно совершенствуют свой научно-справочный аппарат, который позволяет облегчить растущие общественные потребности в ретроспективной документной информации.
Сегодня с помощью развитых языков программирования, а также современных реляционных систем управления базами данных, возможно создать базу данных любой сложности. Благодаря широкому распространению цифровых устройств, упрощению в использовании языков программирования и совершенствованию СУБД круг людей, работающих с базами данных, значительно вырос.
Наблюдается расширение области применения баз данных, которые проникли практически во все сферы деятельности человека, в том числе и в архивную. Это, на наш взгляд, определяет актуальность темы.
Историография проблемы. Поднимаемые в ВКР вопросы нашли отражение в большом количестве учебной и научно-исследовательской литературы. Публикации по данной проблематике можно условно разделить на несколько групп.
Литература первой группы рассматривает в основном вопросы, связанные с особенностями применения информационных технологий в архивной сфере РФ. Большое количество исследовательских работ по данной проблематике ежегодно публикуется в отечественной периодической литературе, например в журналах «Отечественные архивы», «Вестник архивиста» и др. Отметим статьи о региональном опыте информатизации архивов. Среди учёных, занимающихся изучением проблем внедрения информационных технологий в архивное дело, необходимо обратить внимание на труды таких исследователей, как Л.П. Афанасьева, В.Д. Банасюкевич, Ю.В. Грум-Гржимайло, Э.А. Чернин, М.В. Ларин, О.А. Михайлов, В.И. Тихонов, ИФ. Юшин. Их работы повлияли на формирование современной теоретической и методологической базы архивоведения, создание научно-справочного аппарата архивов и принципиально новых поисковых систем, использующих вычислительную технику, ими также впервые были сформулированы основные положения о так называемой архивной информационной среде.
Исследования второй группы в большинстве своем освещают темы, связанные с прикладным программным обеспечением, технологиями (в частности, с технологий баз данных).
Целью выпускной квалификационной работы является выявление основных тенденций и особенностей процесса внедрения технологии баз данных в архивную сферу (на примере региональных архивов).
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие взаимосвязанные задачи:
• изучить особенности развития архивного дела в России в конце XX - начале XXI вв.;
• проанализировать нормативно-правовую базу информатизации архивного дела;
• исследовать понятие и структуру базы данных; изучить системы управления базами данных;
• проанализировать особенности создания типового (общеотраслевого) программного обеспечения для архивов;
• исследовать вопросы информатизации архивов на региональном уровне, учетные и информационно-поисковые базы данных в архивах.
В качестве объекта исследования выступают отечественные архивы. Предметом работы являются информационные технологии, прежде всего технология баз данных, и возможности и особенности ее применения в архивной сфере.
Источниковая база исследования. Выпускная квалификационная работа написана на основе опубликованных источников. Большую группу источников составляют законодательные акты. Так, использовались нормы Конституции Российской Федерации 1993 г.
Федеральный закон 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» рассматривает вопросы осуществления права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применения информационных технологий; обеспечения защиты информации.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Отметим правовые акты РФ, регулирующие вопросы НСА в России. Среди них можно указать Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830), а также Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях 2020 г. Регулируют осуществление хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами.
Методологическую основу ВКР составили как общенаучные методы (анализ, синтез, индукция, дедукция), так и методы собственно исторического исследования: историко-описательный, историко-сравнительный.
Структура ВКР. Работа включает в себя введение, две главы, разделенные на параграфы, заключение и список использованных источников и литературы.
Становление самостоятельной системы архивов России началось в 1991 г., после распада СССР. Ликвидировано параллельное хранение партийных документов и документов КГБ. Произошло открытие доступа ко всем документам по истории советского общества. «Основами законодательства РФ о культуре» 1992 г. были закреплены основные принципы архивного дела. В 1993 г. были приняты «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Работа над этим документом длилась более двух лет. Документ был основным действующим законодательным актом в архивной сфере вплоть до принятия федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В 2003-2004 гг. в стране была проведена административная реформа. Была закреплена трехуровневая система: федеральные министерства осуществляют государственное регулирование (разработку государственной политики, утверждение нормативно-правовых актов), федеральные службы - контрольно-надзорные и правоохранительные функции (проведение проверок, выдача лицензий и т.п.), федеральные агентства - управление имуществом Российской Федерации, оказание государственных услуг и реализацию государственных программ. В 2004 г. Федеральная архивная служба при Правительстве РФ была реструктурирована в Федеральное архивное агентство при Министерстве культуры и массовых коммуникаций РФ. На уровне субъектов Российской Федерации в 2003-2013 гг. в структуре и полномочиях органов управления архивным делом также произошли серьезные изменения.
Нормативно-правовую базу информатизации архивного дела составляют как правовые акты, в основном регулирующие эту сферу, так и отдельные положения нормативных правовых актов, имеющих более широкую сферу действия.
В середине 1990-х гг. была утверждена «Программа информатизации архивного дела России» (1997 - 2000). За период реализации программы в РФ были созданы и введены в практику архивных учреждений типовые БД по основным направлениям работы архивов. ФЦП «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» стимулировала деятельность в области информатизации архивных учреждений России. Результатом работы и реализации программы следует считать появление Интернет-портала «Архивы России», внедрение программного комплекса «Архивный фонд», проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.
Были приняты ключевые правовые акты, которые изменили положение в архивной сфере, и в области ее информатизации. Среди них можно отметить: Федеральные законы (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г., ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006 г.; ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» 2010 г.); Постановления Правительства РФ (№ 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия») и др. Эти документы актуальны и на сегодняшний день.
В 2011 г. была утверждена комплексная «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.». Программой решался широкий круг проблем в архивной сфере: совершенствование и внедрение систем электронного документооборота в области государственных услуг, межведомственного электронного взаимодействия и межведомственного электронного документооборота; информатизация основной деятельности архивов.
Сегодня реализуется Стратегия развития информационного общества в РФ на 2017-2030 гг., утвержденная Указом Президента РФ в 2017 г., направленная на обеспечение прав граждан на объективную, достоверную, безопасную информацию и создание условий для удовлетворения их потребностей в постоянном развитии, получении качественных и достоверных сведений, новых компетенций, расширении кругозора. В Алтайском крае с 2020 года реализуется краевая государственная программа «Цифровое развитие экономики и информационной среды Алтайского края», которая предполагает внедрение сквозных цифровых технологий и платформенных решений во многие сферы.
Сегодня основы современной информационной технологии составляют базы данных БД и СУБД, роль которых как единого средства хранения, обработки и доступа к большим объемам информации постоянно возрастает. При этом существенным является постоянное повышение объемов информации, хранимой в БД, что влечет за собой требование увеличения производительности таких систем. СУБД общего назначения охватывают широкий класс задач. Они обладают языковыми средствами настройки на конкретную область и являются, по сути, инструментальным средством для создания специализированных СУБД. Из СУБД общего назначения выделяются хранилища данных. Они предназначены только для хранения данных, обеспечения сепаратности, целостности, секретности, синхронизации и защиты от отказов. Они не содержат средств для создания интерфейса пользователя.
С середины 1990-х гг., согласно Концепции информатизации архивного дела России, значимым направлением компьютеризации архивного дела является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов. На основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа □- «Программа информатизации архивного дела в РФ»(1997-2000 гг.). Ответственными исполнителями по всем направлениям назначались Росархив и ВНИИДАД (при участии учреждений федеральной архивной службы). Организация внедрения типового ПО должна была осуществляться следующим образом. В отрасли создавались «базовые центры» информатизации, которые занимались разработкой ПО. Росархив и ВНИИДАД должны были осуществить оснащение этих центров. На практике создать такие центры не удалось и работу по постановке задачи, конвертированию данных, а на первых порах и по созданию программного обеспечения выполняли непосредственно ВНИИДАД и Росархив. По этим причинам полностью задачи программы к 2000 г. не были выполнены.
Работы по созданию типового ПО для централизованного государственного учета документов велись с 1994 г. Во второй половине 1990-х гг. началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Формат программы является общеотраслевым. Это значит, что архивы, которые использовали другие программы для автоматизации учета, должны ежегодно конвертировать учетные данные в составе определенных реквизитов.
К типовому ПО относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Использование типовых технологий обеспечивает оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений.
Информатизация архивного дела в регионах осуществляется на основании законодательства и нормативных актов субъектов федерации, целевых программ и планов развития архивного дела в субъектах РФ, специализированных программ развития информатизации региона и программ информатизации архивного дела в регионах. К 2000 г. были приняты законы об архивном деле и архивах в 65 субъектах федерации, 10 положений об архивном фонде субъектов федерации. Эти законы распространяются на архивные документы, в том числе и на электронных носителях. Отметим, например, закон Алтайского края от 28 декабря 1994 года N 168 «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах». Кроме того, важны законы, регулирующие создание и использование информационных ресурсов. Субъекты федерации разрабатывают собственные программы развития информационной инфраструктуры регионов.
Все БД, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Они различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением. Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д. Информационно-поисковые БД служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги и пр. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве.
В 2003-2004 гг. в стране была проведена административная реформа. Была закреплена трехуровневая система: федеральные министерства осуществляют государственное регулирование (разработку государственной политики, утверждение нормативно-правовых актов), федеральные службы - контрольно-надзорные и правоохранительные функции (проведение проверок, выдача лицензий и т.п.), федеральные агентства - управление имуществом Российской Федерации, оказание государственных услуг и реализацию государственных программ. В 2004 г. Федеральная архивная служба при Правительстве РФ была реструктурирована в Федеральное архивное агентство при Министерстве культуры и массовых коммуникаций РФ. На уровне субъектов Российской Федерации в 2003-2013 гг. в структуре и полномочиях органов управления архивным делом также произошли серьезные изменения.
Нормативно-правовую базу информатизации архивного дела составляют как правовые акты, в основном регулирующие эту сферу, так и отдельные положения нормативных правовых актов, имеющих более широкую сферу действия.
В середине 1990-х гг. была утверждена «Программа информатизации архивного дела России» (1997 - 2000). За период реализации программы в РФ были созданы и введены в практику архивных учреждений типовые БД по основным направлениям работы архивов. ФЦП «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» стимулировала деятельность в области информатизации архивных учреждений России. Результатом работы и реализации программы следует считать появление Интернет-портала «Архивы России», внедрение программного комплекса «Архивный фонд», проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.
Были приняты ключевые правовые акты, которые изменили положение в архивной сфере, и в области ее информатизации. Среди них можно отметить: Федеральные законы (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г., ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006 г.; ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» 2010 г.); Постановления Правительства РФ (№ 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия») и др. Эти документы актуальны и на сегодняшний день.
В 2011 г. была утверждена комплексная «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.». Программой решался широкий круг проблем в архивной сфере: совершенствование и внедрение систем электронного документооборота в области государственных услуг, межведомственного электронного взаимодействия и межведомственного электронного документооборота; информатизация основной деятельности архивов.
Сегодня реализуется Стратегия развития информационного общества в РФ на 2017-2030 гг., утвержденная Указом Президента РФ в 2017 г., направленная на обеспечение прав граждан на объективную, достоверную, безопасную информацию и создание условий для удовлетворения их потребностей в постоянном развитии, получении качественных и достоверных сведений, новых компетенций, расширении кругозора. В Алтайском крае с 2020 года реализуется краевая государственная программа «Цифровое развитие экономики и информационной среды Алтайского края», которая предполагает внедрение сквозных цифровых технологий и платформенных решений во многие сферы.
Сегодня основы современной информационной технологии составляют базы данных БД и СУБД, роль которых как единого средства хранения, обработки и доступа к большим объемам информации постоянно возрастает. При этом существенным является постоянное повышение объемов информации, хранимой в БД, что влечет за собой требование увеличения производительности таких систем. СУБД общего назначения охватывают широкий класс задач. Они обладают языковыми средствами настройки на конкретную область и являются, по сути, инструментальным средством для создания специализированных СУБД. Из СУБД общего назначения выделяются хранилища данных. Они предназначены только для хранения данных, обеспечения сепаратности, целостности, секретности, синхронизации и защиты от отказов. Они не содержат средств для создания интерфейса пользователя.
С середины 1990-х гг., согласно Концепции информатизации архивного дела России, значимым направлением компьютеризации архивного дела является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов. На основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа □- «Программа информатизации архивного дела в РФ»(1997-2000 гг.). Ответственными исполнителями по всем направлениям назначались Росархив и ВНИИДАД (при участии учреждений федеральной архивной службы). Организация внедрения типового ПО должна была осуществляться следующим образом. В отрасли создавались «базовые центры» информатизации, которые занимались разработкой ПО. Росархив и ВНИИДАД должны были осуществить оснащение этих центров. На практике создать такие центры не удалось и работу по постановке задачи, конвертированию данных, а на первых порах и по созданию программного обеспечения выполняли непосредственно ВНИИДАД и Росархив. По этим причинам полностью задачи программы к 2000 г. не были выполнены.
Работы по созданию типового ПО для централизованного государственного учета документов велись с 1994 г. Во второй половине 1990-х гг. началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Формат программы является общеотраслевым. Это значит, что архивы, которые использовали другие программы для автоматизации учета, должны ежегодно конвертировать учетные данные в составе определенных реквизитов.
К типовому ПО относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Использование типовых технологий обеспечивает оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений.
Информатизация архивного дела в регионах осуществляется на основании законодательства и нормативных актов субъектов федерации, целевых программ и планов развития архивного дела в субъектах РФ, специализированных программ развития информатизации региона и программ информатизации архивного дела в регионах. К 2000 г. были приняты законы об архивном деле и архивах в 65 субъектах федерации, 10 положений об архивном фонде субъектов федерации. Эти законы распространяются на архивные документы, в том числе и на электронных носителях. Отметим, например, закон Алтайского края от 28 декабря 1994 года N 168 «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах». Кроме того, важны законы, регулирующие создание и использование информационных ресурсов. Субъекты федерации разрабатывают собственные программы развития информационной инфраструктуры регионов.
Все БД, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Они различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением. Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д. Информационно-поисковые БД служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги и пр. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве.