Введение 3
1. Теоретические аспекты управления системой документооборота банка 6
1.1 Общая характеристика системы управления документацией банка 6
1.2 Функции системы документооборота и требования к ней 13
1.3 Анализ современных систем управления документооборотом банка. Общие
проблемы управления документооборотом банка 20
2. Анализ и оценка организации управления документооборотом ПАО «Тимер¬банк» 32
2.1 Общая характеристика деятельности ПАО «Тимербанк» 32
2.2 Оценка деятельности службы документационного обеспечения управления
ПАО «Тимербанк» 40
2.3 Проблемы организации документооборота ПАО «Тимербанк» 47
3. Предложения и рекомендации по совершенствованию системы управления документооборотом ПАО «Тимербанк» 52
3.1 Предложения по оптимизации коммуникационных потоков ПАО «Тимер- банк» 52
3.2 Рекомендации по унификации и стандартизации документооборота ПАО
«Тимербанк» 58
3.3 Рекомендации по внедрению автоматизированных систем документооборота ПАО «Тимербанк» 65
Заключение 76
Список использованных источников 79
Приложения
Актуальность исследования обусловлена тем, что первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого регламентированные и упорядоченные процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают характер базовых информационных технологий. Однако недостаточность гарантий подлинности электронных документов в глобальных и национальных информационных ресурсах и связанные с этим правовые
казусы зачастую приводят к сомнениям в необходимости компьютеризации
ДОУ.
Под документооборотом понимают правила, по которым продвигаются
подписанные решения внутри банка или учреждения от момента их поступления до архивного хранения. Основой этого понятия является получение документа, его рассмотрение, передача исполнительным органам, проведение организационных мероприятий по исполнению, удостоверение, оформление, отправка на хранение. Это процесс, который учитывает инстанции движения документа вместе со скоростью его передвижения по этим инстанциям. Документооборот - это процесс, который необходимо соотносить с информационной деятельностью управленческого аппарата, с документированием каждого отдельного решения, хранением вновь поступивших документов.
ДОУ, по существу, представляет собой организационно-правовой механизм управления организацией при помощи документов. Документы могут выполнять правовые и управленческие функции при соблюдении определенных
требований к собственно документам и к технологии работы с ними. Официальный документ, делопроизводство и документооборот выполняют функции
своеобразных информационных фильтров, обеспечивая минимизацию синтаксических, семантических и прагматических ошибок при работе с документами,
тем самым повышая качество и эффективность систем управления социальноэкономическими объектами и государством в целом.
Основы документооборота отмечают необходимость регистрации каждо5
го документа, проходящего через тот или иной участок в течение деятельности.
Грамотность специалиста заключается в целесообразном распределении всех
документов, своевременной их регистрации в рабочих документах, а также в
рациональной группировке информации по разработанной схеме. В настоящее
время проводится много семинаров, раскрывающих главные приемы и секреты
данной деятельности. Особой популярностью пользуются основы делопроизводства, ведь сфера учета сотрудников и претендентов на должность отличается большим объемом документов.
В данном аспекте специалисты проводят масштабную работу по прогнозированию количества вакансий на предстоящий финансовый год, по учету повышения квалификационного уровня работников, аттестационных мероприятий
и прочего.
В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и
потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как
управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой
является документ на различных основах.
Основными документами управления ДОУ можно назвать: конституцию
РФ, гражданский кодекс РФ, ФЗ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации», ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», постановление правительства РФ «О Типовом регламенте
внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения» и др.6
Степень разработанности темы. В настоящее время тема документооборота банков разработана в значительной степени. Очевидно, разработка подобных систем для решения автономных задач крупными организациями не считается целесообразной. Это позволяет сделать вывод о том, что степень разработанности темы нельзя считать полной и, соответственно имеет смысл продолжить исследования в этой области.
Цель исследования – анализ и совершенствование системы управления
документооборотом банка (на примере ПАО «Тимербанк»).
Задачи исследования:
- рассмотреть теоретические аспекты управления системой документооборота банка;
- провести анализ и оценку организации управления документооборотом
ПАО «Тимербанк»;
- разработать предложения и рекомендации по совершенствованию системы управления документооборотом ПАО «Тимербанк».
Объект исследования - ПАО «Тимербанк».
Предмет исследования - система управления документооборотом ПАО
«Тимербанк».
Данная работа базируется на следующих методах исследования: анализ
научной литературы по теме исследования, описательный и аналитический методы, метод проектирования и прогнозирования.
Теоретическая и практическая актуальность проблемы состоит в том, что
предложенные мероприятия могут быть использованы в ПАО «Тимербанк» для
совершенствования ДОУ. Так же результаты данного исследования могут быть
полезны при разработке инструкций по делопроизводству.
Подводя итог проведенного исследования, можно сформулировать следующие выводы и предложения по данной теме.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения
управления документооборотом является организация документооборота, т. е.
движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с документами, их сохранность и контроль исполнения.
Анализ делопроизводства в ПАО «ТИМЕРБАНК» помог выявить некоторое несоответствие законодательным и нормативно-методическим актам при
документировании трудовых отношений и работе с документацией. На основании полученных результатов было проведено совершенствование изучаемых
процессов, что может нормализовать деятельность в организации.
Анализ основных направлений деятельности подгруппы документооборота позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства:
1. Важной особенностью является четкое разделение обязанностей между
сотрудниками подгруппы документооборота. Каждый несет ответственность за
определенное направление деятельности подгруппы, что способствует направленной работе над определенными вопросами.
2. Подгруппа документооборота взаимодействует с другими структурными подразделениями ПАО «ТИМЕРБАНК», кроме того все они взаимосвязаны
и взаимозависимы. Таким образом, в управлении работой задействованы практически все отделы.
В результате, установленные особенности основных направлений деятельности сотрудников подгруппы документооборота, типичны для всех служб
любых организаций. Такой вывод позволило сделать изучение теоретического и
практического материала.
В этом случае прямой эффект от внедрения системы «Lotus» проявляется
в следующих составляющих:
- экономия времени на поиске нужных документов, т.е. сокращение сро78
ков поиска;
- ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины, т.е. повышение производительности труда;
- экономия за счет повторного использования существующих документов;
- экономия на канцелярских принадлежностях (писчей бумаге, ручках,
ксероксе, печати и т.д.).
В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:
– проведѐн обзор литературных источников по теме автоматизация
управления документооборотом, что позволило разработать содержательную
компоненту автоматизированной системы «Lotus»;
– рассмотрены теоретические и практические аспекты конструирования
автоматизированных систем. Результатом данного этапа исследования является
создание модели автоматизированной системы управления документооборотом;
– разработана автоматизированная система управления документооборотом «Lotus».
Внедрение СЭД «Lotus» на ПАО «Тимербанк» позволит контролировать
сроки выполнения работ, занятость банка, реально оценивать продуктивность
работы каждого сотрудника. Любой руководитель может получить в пределах
своей компетентности информацию о сотруднике: сколько и за какой период
выполнил работ, в каких проектах принимал участие, как соблюдал сроки исполнения. Таким образом, деятельность сотрудника в любой момент времени
может быть оценена как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Контроль над подчиненными, как показывают наблюдения,
увеличивает производительность их труда на 5-15%.
Проанализировав деятельность ПАО «Тимербанк», нами были сделаны
следующие предложения:
- внедрена автоматизированная система учета «Lotus», что способствует
оптимизации деятельности многих подразделений банка и приведет к экономии79
рабочего времени и средств;
- внедрен единый порядок работы с документами;
- упростились процедуры учета документов;
- уменьшены затраты времени на учет документов;
- улучшен контроль исполнительской дисциплины внутри банка;
- обеспечено безопасное хранение и использование документов.
В этом случае прямой эффект от внедрения системы ПАО «Тимербанк»
проявляется в следующих составляющих:
- экономия времени на поиске нужных документов, т.е. сокращение сроков поиска;
- ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины, т.е. повышение производительности труда;
- экономия за счет повторного использования существующих документов;
- экономия на канцелярских принадлежностях (писчей бумаге, ручках,
ксероксе, печати и т.д.).
Их внедрение обойдется 150 000 руб., а предполагаемый эффект составит
812 500 руб.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
