Разработка АИС ведения документооборота организации ООО «Молот-Энерго»
|
ВВЕДЕНИЕ 4
1 Предпроектный анализ деятельности предприятия 6
1.1 Краткая характеристика предприятия 6
1.2 Уровень автоматизации предприятия 11
1.3 Проблемы предприятия, выявленные при обследовании 14
1.4 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи 14
1.5 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению .. 17
1.6 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 21
1.7 Пути решения выявленных проблем 28
2Разработка АИС документооборота организации ООО «Молот-Энерго» ... 30
2.1 Проектирование системы 30
2.2 Постановка задачи 35
2.3 Решение поставленных задач 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 47
ПРИЛОЖЕНИЕ
1 Предпроектный анализ деятельности предприятия 6
1.1 Краткая характеристика предприятия 6
1.2 Уровень автоматизации предприятия 11
1.3 Проблемы предприятия, выявленные при обследовании 14
1.4 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи 14
1.5 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению .. 17
1.6 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 21
1.7 Пути решения выявленных проблем 28
2Разработка АИС документооборота организации ООО «Молот-Энерго» ... 30
2.1 Проектирование системы 30
2.2 Постановка задачи 35
2.3 Решение поставленных задач 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 47
ПРИЛОЖЕНИЕ
Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и заверенные в установленном порядке.
Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т.е.:
- оперативный;
- прямоточный;
- целесообразный;
- максимально единообразный.
Правильная организация документооборота способствует
оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и оправданным.
Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Осуществляется документооборот в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители,
4
специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).
Движение документов должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, её цель и задачи.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.
В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования выпускной квалификационной работы:
- изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;
- определить особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия;
- провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия;
- проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности её внедрения, преимущества и недостатки.
Предметом исследования является документооборот современного предприятия.
Объектом исследования была выбрана организация ООО «Молот- Энерго».
Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно-законодательные акты, специальная литература.
Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т.е.:
- оперативный;
- прямоточный;
- целесообразный;
- максимально единообразный.
Правильная организация документооборота способствует
оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и оправданным.
Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Осуществляется документооборот в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители,
4
специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).
Движение документов должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, её цель и задачи.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.
В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования выпускной квалификационной работы:
- изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;
- определить особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия;
- провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия;
- проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности её внедрения, преимущества и недостатки.
Предметом исследования является документооборот современного предприятия.
Объектом исследования была выбрана организация ООО «Молот- Энерго».
Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно-законодательные акты, специальная литература.
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
В данной работе изучена возможность внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО «Молот-Энерго». Для этого был проведен анализ системы документооборота предприятия и выявлены его сильные и слабые стороны. К сильным сторонам относится полная компьютеризация рабочих мест на предприятии, использование интернета и факса для отправки корреспонденции. К слабым относится не автоматизированность таких участков как кадровое делопроизводство и работа офис-менеджера, а также низкий контроль за исполнением документов, большой процент утери документов вследствие текучести кадров.
В настоящее время организация автоматизации документооборота предприятия осуществляется посредством использования программных продуктов 1С:Торговля и склад и 1С:Бухгалтерия. С помощью данных программ в организации автоматизирована только часть документооборота предприятия.
В работе был разработан общий план внедрения системы на предприятии, оценены преимущества и недостатки внедряемой программы, а также рассчитан экономический эффект от внедрения системы, в который входят затраты на внедрение, экономия от внедрения, а также сроки окупаемости.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
В данной работе изучена возможность внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО «Молот-Энерго». Для этого был проведен анализ системы документооборота предприятия и выявлены его сильные и слабые стороны. К сильным сторонам относится полная компьютеризация рабочих мест на предприятии, использование интернета и факса для отправки корреспонденции. К слабым относится не автоматизированность таких участков как кадровое делопроизводство и работа офис-менеджера, а также низкий контроль за исполнением документов, большой процент утери документов вследствие текучести кадров.
В настоящее время организация автоматизации документооборота предприятия осуществляется посредством использования программных продуктов 1С:Торговля и склад и 1С:Бухгалтерия. С помощью данных программ в организации автоматизирована только часть документооборота предприятия.
В работе был разработан общий план внедрения системы на предприятии, оценены преимущества и недостатки внедряемой программы, а также рассчитан экономический эффект от внедрения системы, в который входят затраты на внедрение, экономия от внедрения, а также сроки окупаемости.