Введение……………………………………………………………………………...3
1. Теоретические основы делопроизводства в органах власти…………………...6
1.1. Сущность и значение делопроизводства………………………………………6
1.2. Особенности делопроизводства в органах власти…………………………..17
1.3. Нормативно-правовые основы делопроизводства в органах власти……….31
2. Организационные и нормативно-правовые основы делопроизводства в департаменте жилищной политики администрации города Омска…………….35
2.1. Характеристика департамента жилищной политики администрации города Омска………………………………………………………………………………..35
2.2. Анализ делопроизводства в департаменте жилищной политики администрации города Омска……………………………………………………..49
2.3. Проблемы делопроизводства в департаменте жилищной политики администрации города Омска и пути их решения……………………………….52
Заключение………………………………………………………………………….58
Библиографический список………………………………………………………..60
Актуальность исследования. Деятельность, касающаяся управления в нашей стране, реализуется непосредственно через документацию, которая в свою очередь есть источник и результат такой деятельности. Работа с документацией имеет тесную связь с главным производственным процессом организации.
Важнейший недостаток классического управления документами – отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов в режиме реального времени. Чтобы это реализовать требуются колоссальные трудозатраты как на подробное ведение журналов и картотек всех подразделений, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
В целях повышения качества жизни российских граждан на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий, Правительством утверждена федеральная программа по развитию информационного общества на 2011-2020 годы. В ее задачи входит: наращивание качества и доступности услуг государственных органов; уменьшение цифрового неравенства, то есть услуги в электронном виде будут доступны всем категориям граждан; выход российского рынка электронных технологий на общемировой конкурентно способный уровень; ощутимое сокращение издержек в экономике за счет введения стандартных процессов обслуживания граждан. Программа является важной и значимой, так как переход на электронный документационный оборот должен производиться постепенно, чтобы не вызвать неудобств у граждан.
В связи со стремительным развитием электронных технологий появляется необходимость цифровизации документооборота. Это позволит повысить гибкость работы с документами, а также модернизирует процессы в организации.
Актуальность выбранной темы обуславливается цифровизацией оборота документов, развитием информационных технологий и современными требованиями к документационному обеспечению управления в органах власти. В организации документооборота в департаменте жилищной политики администрации города Омска имеются следующие проблемы:
невозможность отследить движение документов из-за отсутствия единой электронной системы;
утеря документов в связи с большим документопотоком и сложной структурой организации (маршрутизаторы устарели);
слишком затянутая процедура согласования, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов.
Устранение обозначенных проблем даст возможность для более эффективного ведения документооборота, правильно распоряжаться информационными ресурсами учреждений и минимизирует утрату (порчу) документации, что в свою очередь положительно отразится на скорости работы с документами, а вследствие этого произойдет ускорение оказания услуг гражданам.
Объект исследования - цифровизация организации документооборота в департаменте жилищной политики администрации города Омска.
Предметом работы является внедрение системы электронного документооборота в департаменте жилищной политики администрации города Омска.
Цель исследования – рассмотреть организацию делопроизводства в департаменте жилищной политики администрации г. Омска.
Исходя из поставленной цели, сформулируем следующие задачи исследования:
1) рассмотреть сущность и значение делопроизводства;
2) проанализировать особенности делопроизводства в органах власти
3) охарактеризовать нормативно-правовые основы делопроизводства в органах власти;
4) охарактеризовать деятельность департамента жилищной политики администрации города Омска;
5) провести анализ делопроизводства в департаменте жилищной политики администрации города Омска;
6) рассмотреть проблемы делопроизводства в департаменте жилищной политики администрации города Омска и пути их решения.
Теоретико-методологической базой исследования являются труды российских ученых по организации делопроизводства в органах власти.
Эмпирическую базу исследования составили нормативные правовые акты по теме исследования.
На основе проведенного анализа документооборота департамента жилищной политики администрации города Омск и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого структурного подразделения администрации города Омск. Внедрение электронного оборота документов в администрации города Омск в целом позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом и всех его подразделениях в частности.
Организация документооборота в органах власти является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления в целом. Поэтому автоматизированный оборот документов важен для:
формирования целостной картины деятельности муниципалитета;
повышения эффективности работы сотрудников (автоматизации рутинных операций);
координирования действий структурных подразделений в рамках единого управленческого процесса;
мониторинга движения документов;
оперативной обработки информации, поддержки ее актуальности, достоверности и непротиворечивости;
коллективной работы с документами; контроля исполнения; организации поиска, хранения и архивирования документов;
эффективного использования людских, коммуникационных, технических и информационных ресурсов.
При изучении теоретико-методологической базы, в которой были рассмотрены: сущность, принципы, этапы документооборота, его место в документационном обеспечении управления и пути совершенствования, были выявлены положения, послужившие основой для реализации поставленных задач.
Принятие управленческих решений – главная задача каждой государственной организации. Чтобы принимать решения первичные данные и необходимая информация для этого предоставляются в учреждения в документальном виде.
Объем оборота документов и работы с ними с каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому загораживает, заменяет основную деятельность. Следовательно, автоматизация документооборота позволит существенно повысить эффективность деятельности департамента жилищной политики администрации города Омск. Не следует забывать, что бумажный оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы по-прежнему будут издаваться в бумажном виде.
Однако имеются интегрированные бумажно-электронные технологии, в них работа с документом производится непосредственно в электронном виде, а бумажная копия просто передается в указанную организацию. Принятие закона об электронной подписи гарантирует ее юридическую значимость и полностью приравнивает ее к обычной подписи, дает возможность обмениваться документами в электронном виде, не требуя их дублирования бумажной копией. Это позволяет ощутимо уменьшить затраты на документацию. При разработке систем по работе с электронными документами можно столкнуться с разного рода трудностями, однако уже сейчас становится ясно, что документооборот в государственных учреждениях в будущем будет в большей степени автоматизированным.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
