Анализ процесса перехода от бумажного к смешанному документообороту (бумажному с элементами электронного документооборота) в учреждении (Основы делопроизводства и управления документами, Российская академия народного хозяйства и государственной службы)
Работа сделана на примере Управления образования Алтайского края.
Введение 3
1.Регламентация применения электронных документов и организации электронного документооборота в инструкции по делопроизводству, в номенклатуре дел организации 4
2.Наличие в организации перечня документов для создания и хранения на электронных носителях 6
3.Порядок создания электронных документов и применения электронной подписи 8
4.Особенности организации работы с электронными документами 11
5.Проблемы, затрудняющие процесс перехода к безбумажному документообороту 14
Список использованных источников и литературы 17
Приложения 19
Актуальность обусловлена тем, что в настоящее время вопрос об электронном документообороте в организациях и о переходе исключительно на электронную платформу является одним из самых основных и приоритетных. В реорганизации делопроизводства все еще остается проблема – технические средства, существующие на данный момент, все еще не на сто процентов востребованы и используемы, и тем самым, не разгружают делопроизводителей от технической работы. Развитие электронного документооборота должно помочь в решении данной проблемы и развитии такого важного направления.
Объект работы: переход от бумажного к смешанному документообороту.
Предмет работы: процесс перехода от бумажного к смешанному документообороту.
Цель работы: проанализировать процесс перехода от бумажного к смешанному документообороту (бумажному с элементами электронного документооборота) в учреждении (на примере Управления образования Алтайского края (далее Управление).
Задачи работы:
– рассмотреть регламентацию применения электронных документов и организацию электронного документооборота в инструкции по делопроизводству, в номенклатуре дел организации;
– раскрыть наличие в организации перечня документов для создания и хранения на электронных носителях;
– проанализировать порядок создания электронных документов и применения электронной подписи;
– изучить организацию работы с электронными документами;
– выявить проблемы, затрудняющие процесс перехода к безбумажному документообороту.
Методы работы: теоретический анализ специальной литературы, синтез, обобщение.
Рассмотрена регламентация применения электронных документов и организация электронного документооборота в инструкции по делопроизводству, в номенклатуре дел организации. Инструкция по электронному документообороту нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет: регламентация хранения и структурирование наименований файлов и папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.
Требования к хранению электронных документов предусмотрены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Проанализирован порядок создания электронных документов и применения электронной подписи. Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. Электронный документооборот и электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.
В рамках работы определены основные цели и задачи электронного документооборота, виды систем документооборота, а также основные преимущества использования таких систем. В ходе работы выполнен обзор внедрения систем электронного документооборота в Управлении образования Алтайского края.
