ВВЕДЕНИЕ 4
1 Обзор источников и анализ предметной области 9
1.1 Теоретические основы организации документационного обеспечения
управления предприятием 9
1.1.1 Общие принципы организации документационного обеспечения
управления предприятием 9
1.1.2 Организация документооборота на предприятии 19
1.2 Технико-экономическая характеристика предприятия 22
1.2.1 Характеристика предприятия 22
1.2.2 Краткая характеристика административно-хозяйственного отдела
ООО «КСУ» 26
1.2.3 Организационная структура АХО ООО «КСУ» 28
1.3 Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости
автоматизации 31
1.3.1 Экономическая сущность автоматизации документооборота 31
1.3.2 Структурно-функциональная диаграмма организации бизнеса «КАК
ЕСТЬ» и ее описание 34
1.4 Постановка задачи 42
1.5 Анализ существующих разработок и выбор стратегии системы
автоматизации документооборота 44
2. Моделирование документационного обеспечения управления 49
2.1 Выбор программного средства для моделирования документационного
обеспечения управления 49
2.1.1 Обзор и сравнительный анализ средств компьютерного моделирования документационного обеспечения управления 49
2.1.2 Нотация моделирования бизнес процессов (Business Process Modeling
Notation) 52
2.1.3 Характеристика CASE-инструментариев BizAgi Process Modeller и
AllFusion Process Modeller 56
2.2 Моделирование документационного обеспечения управления ООО
«КСУ» 61
2.2.1 Построение модели документооборота входящих документов 61
2.2.2 Построение модели документооборота исходящих документов 65
2.2.3 Построение модели документооборота внутренних документов 67
2.2.4 Построение модели потоков данных «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 71
3. Разработка автоматизированной подсистемы документооборота ООО «КСУ»
74
3.1 Проектирование базы данных 74
3.2 Разработка подсистемы документооборота 87
3.2.1 Интерфейс руководства 89
3.2.2 Интерфейс сотрудника 94
3.2.3 Интерфейс администратора 96
3.3 Оценка эффективности функционирования автоматизированной
подсистемы 97
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 104
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: 107
ПРИЛОЖЕНИЯ 112
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально на предприятии ведется документация и обеспечивается документооборот, зависит в целом успех всей управленческой деятельности. Бизнес-информация представляется, как правило, в виде различного рода и разного вида документов, при этом исследования (как международные, так и отечественные) показывают, что около 75% рабочего времени сотрудников подразделений любой организации тратится на их подготовку, обслуживание, заполнение, сопровождение, копирование и передачу. Согласно International Standards Organization (ISO), управление документами уже является одним из основных факторов конкурентоспособности любой компании. Эта особая организация работы с документами и данными, включая координацию создания, изменения или распространения. Хорошо организованное управление делами сокращает время, необходимое для поиска, кроме того повышает точность и своевременность информации, устраняет избыточность. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [1, 2]. Для большинства организаций одной из наиболее важных проблем становится управление документооборотом. С каждым годом в компаниях увеличивается количество документов в бумажном виде, что приводит к значительным временным затратам при поиске необходимого документа. Также возникает проблема согласования бумажного документа со всеми заинтересованными сторонами и, как следствие, задержки с отправлением и/или получением документов. Не стоит недооценивать возможность потерь документов по различным причинам, в том числе и из-за человеческого фактора, и необходимость восстановления потерянных или создание дубликатов для архивного хранения. Все это часто приводит к задержкам в работе организации, а также может привести к материальным потерям.
Актуальность выбранной темы обусловлена недостаточной проработанностью проблемы документационного обеспечения управления в ООО «КСУ». Решение возникшей проблемы управления документацией в современных условиях позволяет целенаправленно формировать информационные ресурсы компаний, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и денежных средств.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения управления ООО «Комплексные системы управления» (ООО «КСУ»).
Объектом исследования является административно-хозяйственный отдел ООО «Комплексные системы управления».
Предметом исследования был выбран документооборот ООО «Комплексные системы управления».
Целью написания выпускной квалификационной работы является организация хранения электронных документов и контроль исполнительской дисциплины.
Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:
- провести анализ предметной области;
- изучить движение документов в ООО «КСУ»;
- провести анализ существующих разработок в области организации документооборота;
- изучить программные средства моделирования документооборота;
- провести моделирование документооборота ООО «КСУ»;
- разработать базу данных;
- разработать автоматизированную подсистему документооборота ООО «КСУ»;
- провести оценку социально-экономических результатов
функционирования автоматизированной подсистемы документооборота ООО «КСУ».
При разработке автоматизированной подсистемы необходимо учитывать требования руководства ООО «КСУ» о необходимом функционале:
- контроль исполнительской дисциплины;
- организация хранения электронных документов (архив
предприятия);
- организация поиска по заданным критериям в системе;
- отслеживание текущих действий с документами;
- организация согласования и подписи документов с использованием ЭЦП.
При написании настоящей ВКР был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации:
1) Государственная система документационного обеспечения управления представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления [3].
2) Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов [4].
3) ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит термины, которые должны быть использованы во всех видах документации [5].
Ко второй категории изданий относится научная литература. В процессе подготовки ВКР были использованы многочисленные периодические публикации, а также ресурсы Интернета.
В соответствии с поставленными задачами ВКР состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, определяются объект и предмет исследования, ставятся цель и задачи, приводится характеристика использованных источников, дается описание структуры ВКР.
В первой главе рассматриваются общие принципы организации ДОУ и документооборота на предприятии, выполнен комплекс работ, направленных на определение необходимости автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) ООО «КСУ»: определена суть вопроса, описаны главные характеристики системы, дано отображение всем имеющимся бизнес- процессам, осмотрены темы, связанные с разбором имеющихся разработок в данной области. Также проведен анализ имеющихся на рынке схожих информационных систем.
Во второй главе подробно рассматривается обзор средств компьютерного моделирования ДОУ, приводится их сравнительный анализ и выбор подходящего средства для решения поставленных задач. Также во второй главе приведены результаты моделирования документооборота в ООО «КСУ».
В третьей главе производится разработка автоматизированной подсистемы документооборота ООО «КСУ»: построена информационная модель задачи, проведено моделирование «сущность-связь» описана конструкция полей и таблиц базы данных, проанализированы все информационные потоки входного, оперативного, нормативно-справочного и результатного типа данных. В процессе реализации проектных решений сообразно программному обеспечению построены: сценарий работы с системой, структурная модель и другие составляющие проекта, тщательно раскрывающих суть машинной реализации задачки. Описаны все используемые программные модули, построена схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации, описан контрольный пример реализации проекта. Проводится оценка социально-экономических результатов функционирования автоматизированной подсистемы.
В заключении подводятся итоги ВКР.
В приложении приведено техническое задание на разработку автоматизированной подсистемы документооборота ООО «КСУ» и листинг разработанной программы.
Основные задачи ВКР - анализ деятельности предприятия, выявление существующих недостатков в текущей технологии управления предприятием, разработка автоматизированной подсистемы документооборота, выполнены.
На основании анализа текущей технологии управления были сформированы цели и назначение разрабатываемого автоматизированного варианта решения данной задачи, произведено сравнение с аналогичными системами решения данной задачи, проведена формализация расчетов результатных показателей, выбрана технология проектирования.
Для проектируемой системы была построена информационная модель, разработана локальная система классификации и кодирования. Кроме того, были приняты решения по способу хранения и организации данных. Построена инфологическая схема базы данных. Разработанная база данных содержит данные о документах, сотрудниках, резолюциях управления и служебную информацию.
В части программного обеспечения были спроектированы подсистема документооборота, рассмотрены возможности трех уровней пользователей: руководство, сотрудник, администратор.
В рамках технологического обеспечения была спроектирована схема организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации для разрабатываемого проекта.
Главными функциями разработанной системы являются:
- наложение резолюции на документ;
- назначение ответственного лица за исполнение документа;
- контроль процесса выполнения задач;
- создание архива документов;
- отбор согласно оформленным в системе документам.
Анализ эффективности показал, что эффект от внедрения автоматизированной подсистемы документооборота будет состоять из двух частей:
1) Исчисляемый эффект:
- использование более дешевой технологии обработки документов в электронной форме приводит к экономии средств;
- минимизация ручной обработки данных и выполнения обслуживающих сопутствующих функций влияет на экономию рабочего времени сотрудников.
2) Неисчисляемый эффект:
- своевременность и оперативность принятия решений, когда ситуация зависит от содержащейся в документе информации, как результат ускорения прохождения документов;
- система документооборота позволяет отслеживать ход бизнес- процессов работы с документами, что приводит к их оптимизации;
- внедрение системы документооборота позволит повысить качество работы с информацией, а также даст возможность реализовывать новые типы или способы выполнения работ;
- система документооборота решает проблему географической удаленности людей (например, при выезде сотрудников на объект) и обеспечивает возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;
- развивается корпоративная культура.
Разработанная система обеспечивает моментальный поиск необходимого документа, автоматизированный учет документов и составление статистических справок, тем самым упрощая работу и увеличивая производительность канцелярии.
Внедрение системы также позволит сократить необходимое место для хранения информации, так как отпадет необходимость ведения бумажных журналов регистрации поступающих документов.
Кроме того, внедрение разработанной системы также возможно и на других предприятиях, помимо ООО «КСУ», имеющих сходные бизнес- процессы, а при дальнейшем развитии разработанной системы планируется ее интеграция с уже существующими системами автоматизации, например, с системой бухгалтерского учета и учета персонала.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
