Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С УПРАВЛЕНЧЕСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ В ООО «ГАРАНТ ГАЗ СЕРВИС»

Актуальность темы исследования. Развитие бизнеса в России в условиях рыночной экономики повлекло за собой полноправное участие в жизни общества хозяйствующих субъектов различной формы собственности и прежде всего такого вида коммерческих предприятий как общества с ограниченной ответственностью.
Общества с ограниченной ответственностью являются активными сторонами документационного и информационного обмена, поэтому качественно оформленные и оперативно составленные документы, четкая организация поиска, хранения и использования документов являются важной составной частью делового имиджа предприятия, обеспечивают защиту его интересов, напрямую влияют на процесс принятия управленческих решений.
Организационно-распорядительная документация является обязательным элементом коммерческой организации, отражает её управленческую деятельность; обязательность документирования отдельных процедур, видов деятельности и взаимоотношений с другими организациями.
Рационализации делопроизводства на предприятиях любой формы собственности необходимо уделять большое внимание. За счет более совершенной системы делопроизводства достигается более быстрое движение и исполнение управленческих документов.
В последнее время для многих коммерческих предприятий характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, что наблюдается и в ООО «Гарант Газ Сервис», поэтому актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью эффективной организации делопроизводства и совершенствования работы с управленческими документами в данном обществе.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой эффективной организации делопроизводства в ООО «Гарант Газ Сервис». Решение проблемы организации делопроизводства в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы ООО «Гарант Газ Сервис», обеспечивать его эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Степень изученности темы. Значительный вклад в развитие теории и практики делопроизводства внесли следующие исследователи: Ю.М. Демин, A. Н. Белов, Н.М. Березина, Е.Н. Каменева, Н.Н. Анодина, О.Н. Коваленко, B. А. Кудряев, А.В. Непогода, Н.А. Храмцовская, В.Ф. Янковая, Л.А. Ленкевич и т.д.
Анализ различных форм делопроизводства, особенности составления управленческих документов содержатся в практическом пособии М.В. Кирсановой. М.И. Басаков уделяет особое внимание оформлению бланков и организационно-распорядительных документов, приводит многочисленные примеры оформления управленческих документов.
Ю.М. Демин в своих работах выделяет основные вопросы эффективной организации делопроизводства в коммерческих организациях; описывает правила подготовки служебных документов.
Проблемам рационализации делопроизводства в коммерческих организациях посвящена работа Т.А. Быковой и Л.В. Санкиной. В работе анализируется современная правовая и нормативно-методическая основа документационного обеспечения управления в коммерческих организациях; освещаются основные направления государственной регламентации документирования создания и деятельности обществ с ограниченной ответственностью, функционирования их управленческих аппаратов, организация хранения документов.
В исследовании А.Н. Белова представлены основные требования, которые предъявляются к подготовке, оформлению документов, а также рассмотрены особенности составления и оформления основных видов управленческих документов, в том числе деловых писем, составляемых в организациях в большом количестве.
Н.М. Березина в своей работе описывает основные классификации управленческой документации и основные этапы работы с ней. Е.Н. Каменева в своей работе проанализировала особенности оформления распорядительных документов в коммерческой организации. В работах В.А. Кудряева описаны нормы и правила по составлению документов в соответствии с существующими стандартами; даны рекомендации по организации делопроизводства. В работе А.В. Непогоды рассмотрены особенности составления и формирования основных видов документов, а также изложены общие требования, которые предъявляются к подготовке документов. Ю.А. Панасенко также уделяет большое внимание основным требованиям, предъявляемым к оформлению отдельных управленческих документов, составляющих основную часть делового документооборота коммерческого предприятия .
Стоит отметить работу коллектива авторов под ред. Н.К. Корнеева, В.А. Кудряева, в которой освещены все аспекты эффективной организации современного делопроизводства, как базовой основы для повышения эффективности деятельности любой организации, приведены образцы документов.
Н.А. Храмцовская в своей работе подробно рассмотрела новые правила делопроизводства. В.Ф. Янковая рассмотрела правила разработки инструкции по делопроизводству, её назначение и применение на практике; правила организации делопроизводства на предприятии.
Л.А. Ленкевич в свое работе рассматривает организацию труда работников, осуществляющих свои трудовые функции в сфере делопроизводства, состав и правила оформления реквизитов и основных видов документов, технологию ведения делопроизводства в организациях и т.д.
В ведущих российских отраслевых журналах «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Справочник секретаря и офис- менеджера», «Секретарь-референт», «Современные технологии делопроизводства и документооборота» — публикуется большое количество статей по организации документационного обеспечения управления и проблемам его совершенствования.
Объектом исследования является организация работы с управленческими документами в коммерческой организации.
Предметом исследования является документационное обеспечение деятельности в ООО «Гарант Газ Сервис».
Целью исследования является анализ организации работы с управленческой документацией в ООО «Гарант Газ Сервис» и выявление основных направлений ее совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд следующих задач:
— рассмотреть цель, задачи, направления деятельности и структуру ООО «Гарант Газ Сервис».
— изучить видовой состав управленческих документов общества;
— рассмотреть организацию работы с управленческими документами в обществе;
— внести предложения по совершенствованию работы с управленческими документами в ООО «Гарант Газ Сервис».
Анализ источников. При написании выпускной квалификационной работы были использованы следующие федеральные нормативные правовые и локальные акты и методические документы: Гражданский Кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Рекомендации по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации (ВНИИДАД),
Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»
Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и т.д.
Гражданский кодекс Российской Федерации регулирует гражданские правоотношения, определяет правовые основы деятельности юридических лиц, в том числе особенности правового положения обществ с ограниченной ответственностью. Устанавливает обязательность документирования ряда процессов управления; виды и разновидности документов, в том числе виды учредительных документов юридических лиц, требования к составу содержащейся в них информации, оформлению документов; определяет положения отнесения информации к коммерческой тайне.
Федеральный закон об «Обществах с ограниченной ответственностью» регулирует правовой статус общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет принципы правового регулирования отношений в сфере информации, при формировании и использовании информационных ресурсов, информационных технологий; содержит определение документированной информации; положение о закреплении требований к документированию информации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает законодательные нормы, определяющие хранение, комплектование, учет и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в организациях независимо от их организационно-правовой формы, обязательность соблюдения в работе с архивными документами законодательства Российской Федерации, в том числе правил, установленных специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения — основной документ, устанавливающий сроки хранения документов, которые составляются и используются в процессе управления на предприятиях всех форм собственности.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях содержат требования к номенклатуре дел, правила формирования дел, определяют методику и технологии хранения документов в архиве предприятия.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны в целях оптимизации процедуры разработки инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания; могут использоваться на предприятиях всех форм собственности при разработке локальных нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации содержит методические материалы по разработке должностных инструкций работников службы ДОУ, инструкции по делопроизводству, разработанные на основе современных нормативных и методических документов в сфере информации и документации ;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает требования к содержанию информации бланка, основные правила оформления, согласования, подписания и утверждения документов;
При подготовке выпускной работы были использованы также следующие локальные нормативные акты общества: Устав ООО «Гарант Газ Сервис», положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников общества36 и т.д.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы такие методы научного исследования: изучение документов, сравнительный, аналитический, статистический и графический методы, метод наблюдения, опрос, интервьюирование и беседа.
Практическое значение выпускной квалификационной работы определяется тем, что результаты изучения работы с управленческими документами в ООО «Гарант Газ Сервис», разработанные методические документы по делопроизводству, регламентирующие работу с документами в коммерческой организации, будут использованы делопроизводителем ООО «Г арант Г аз Сервис» с целью совершенствования делопроизводства.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка, а также приложений.
Во введении дается обоснование актуальности выбранной темы, анализируется степень ее изученности, определяется объект, предмет, цель и задачи исследования; раскрываются методы исследования, научная и практическая значимость работы, дается анализ использованных источников.
В первом разделе «Анализ делопроизводства в ООО «Гарант Газ Сервис» раскрывается история данного общества, его основные задачи, функции, структура; отражается видовой состав управленческих документов общества, правила их оформления, а также организация работы с управленческими документами в обществе.
Во втором разделе «Основные направления совершенствования делопроизводства в ООО «Гарант Газ Сервис» приводятся предложения по переработке должностной инструкции делопроизводителя и разработке инструкции по делопроизводству общества.
Заключение содержит выводы и практические рекомендации по результатам проведенного исследования.
В приложение включены копии управленческих документов ООО «Гарант Газ Сервис», использованные в работе, а также проекты переработанной должностной инструкции делопроизводителя и разработанной инструкции по делопроизводству ООО «Гарант Газ Сервис».
Купить

При изучении деятельности общества с ограниченной ответственностью «Гарант Газ Сервис» были рассмотрены цель, задачи, основные направления деятельности, структура общества. Общество является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основании Устава, Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Основной целью ООО «Гарант Газ Сервис» является получение прибыли. Основными направлениями деятельности общества являются: деятельность по обеспечению работоспособности котельных; деятельность автомобильного грузового транспорта; аренда грузового автомобильного транспорта с водителем; аренда легковых автомобилей; деятельность в области права; трудоустройство и подбор персонала; осуществление иной деятельности, направленной на достижении целей общества и не запрещенной действующим законодательством.
Высшим органом управления ООО «Гарант Газ Сервис» является общее собрание участников общества. Исполнительным органом является генеральный директор. Принцип построения управленческой деятельности общества характеризуется как сочетание коллегиальности и единоначалия.
К компетенции общего собрания участников общества относятся следующие вопросы: определение основных направлений деятельности общества, а также принятие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций; внесение изменений и дополнений в устав общества; увеличение уставного капитала общества; определение порядка осуществления преимущественного права покупки доли (части доли) не пропорционально размерам долей участников общества; образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющему, утверждение такого управляющего и условий договора с ним; принятие решения о реорганизации или ликвидации общества; назначение ликвидационной комиссии, утверждение ликвидационных балансов.
Общее управление организацией осуществляет Генеральный директор. Непосредственное управление осуществляют заместители генерального директора. Заместитель генерального директора назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.
Общая штатная численность работников предприятия составляет 82 человека. В организационную структуру ООО «Гарант Газ Сервис» входят: генеральный директор, пятнадцать структурных подразделений, а также ряд сотрудников находятся в прямом подчинении генеральному директору. За ведение общего делопроизводства на предприятии, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя отвечает делопроизводитель.
Деятельность общества документируется с помощью организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительные документы — это документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Выделяют основные группы организационно-распорядительных документов: 1) организационно- правовые документы; 2) распорядительные документы; 3) документы по личному составу; 4) информационно-справочные. Организационно-правовые документы ООО «Гарант Газ Сервис» включают в себя: устав, штатное расписание; должностные инструкции, положения о подразделениях. В ООО «Гарант Газ Сервис» издаются два вида распорядительных документов — приказ и решения. К информационно-справочным документам относят объяснительные, служебные и докладные записки.
Выявленные недостатки в порядке оформления и в содержании должностной инструкции делопроизводителя потребовали ее переработки для приведения документа в соответствие с установленными требованиями, предъявляемые к данному виду документа, потребностям предприятия.
Документооборот ООО «Гарант Газ Сервис» складывается из трех документопотоков: поступающая документация, отправляемая документация и внутренние документы. На предприятии действует централизованная система делопроизводства — документы всех документопотоков обрабатываются делопроизводителем; управленческая документация проходит все технологические этапы — от подготовки проекта документа до подшивки в дело.
Регистрация и учет документов ведутся в журнальной форме. В обществе ведутся журналы регистрации входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, журналов регистрации внутренних документов. Для эффективной организации информационно-справочной работы с документами, устранения возможности утраты документов, перечень сведений о документах, содержащийся в журналах регистрации, необходимо дополнить.
В результате проведенного исследования установлено, что преобладающий вид документов исходящего и входящего документопотоков ООО «Гарант Газ Сервис» — это служебные письма, большая часть которых — сопроводительные письма, адресуемые и поступающие от фирм- партнеров (поставщиков товара) и поставщиков различных услуг (ЖКХ, связи и т.п.). Полученные данные подтверждают приоритет деловой переписки в документообороте коммерческого предприятия.
Сроковый контроль исполнения документов осуществляет делопроизводитель. Информация о ходе исполнения документов фиксируется в журналах регистрации документов. Делопроизводитель регулярно представляет генеральному директору справку о неисполненных документах; докладывает об исполнительской дисциплине. Порядок проведения мероприятий по контролю исполнения документов, а также сроки исполнения определенных видов документов не закреплены в локальных нормативных документах ООО «Гарант Газ Сервис». Анализ объема документооборота в обществе за 2012—2016 гг. свидетельствует о его увеличении.
Для совершенствования работы с документами в ООО «Гарант Газ Сервис» необходимо разработать инструкцию по делопроизводству, которая будет описывать все технологические операции работы с документами.

Купить