АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ООО «АККРЕДИТИВ-КОНСАЛТ»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В
ООО «АККРЕДИТИВ-КОНСАЛТ» 8
1.1. Характеристика общества 8
1.2. Документирование управленческой деятельности 11
1.3. Организация документооборота 20
2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 39
2.1. Нормативная и методическая основа автоматизации делопроизводства 39
2.2. Характеристика систем, использовавшихся в ООО «Аккредитив-
Консалт» 44
2.3. Характеристика CRM Битрикс24 49
3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОМПЛЕКСА МЕР ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 57
3.1. Разработка плана мероприятий по автоматизации делопроизводства и
выделение этапов работ 57
3.2. Разработка должностной инструкции секретаря-референта и инструкции
по делопроизводству 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 65
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В
ООО «АККРЕДИТИВ-КОНСАЛТ» 8
1.1. Характеристика общества 8
1.2. Документирование управленческой деятельности 11
1.3. Организация документооборота 20
2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 39
2.1. Нормативная и методическая основа автоматизации делопроизводства 39
2.2. Характеристика систем, использовавшихся в ООО «Аккредитив-
Консалт» 44
2.3. Характеристика CRM Битрикс24 49
3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОМПЛЕКСА МЕР ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 57
3.1. Разработка плана мероприятий по автоматизации делопроизводства и
выделение этапов работ 57
3.2. Разработка должностной инструкции секретаря-референта и инструкции
по делопроизводству 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 65
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность данной выпускной квалификационной работы связана с тем, что в настоящее время значительное количество организаций стремится использовать
информационные технологии в своей деятельности. Системы электронного документооборота активно стали внедряться в практику благодаря доступному Интернету. Изначально они предназначались для частичной автоматизации делопроизводственных процессов. После того, как было выявлено, что они эффективны для классического делопроизводства, их стали внедрять как в государственные и муниципальные, так и в частные организации.
Стало широко распространенным представление о том, что системы электронного делопроизводства, благодаря автоматизации документооборота, повышают эффективность управления. Такие системы позволяют улучшить коммуникационные связи, сократить расходы на бумагу и обслуживание сопровождающей техники, ускорить делопроизводственные процессы, оптимизировать поиск и хранение документов, увеличивают скорость обработки корреспонденции, и др. В связи с этим компании стремятся внедрять в свою работу системы электронного документооборота.
Одна из главных проблем в этой сфере - это подбор системы для оптимальной работы организации. Эта проблема тесно связана с эффективностью работы, т.к. работа в подобных системах должна упрощать, а не усложнять работу с документами. Из-за отсутствия полноценного анализа систем, средние и мелкие организации нередко подбирают такие системы, которые, частично или полностью, не соответствуют организации делопроизводства и управления деятельностью организации. Таким образом, в настоящее время особое значение приобретает разработка методики автоматизации делопроизводства, оптимально соответствующей конкретной организации, а для этого необходим анализ, как успешных, так и неудачных проектов в данной области.
Степень изученности проблемы. Отечественные специалисты накопили большой объем информации по данной проблематике. Об этом свидетельствуют опубликованные научные работы. В частности, Л.С. Ружанская, вместе с соавторами, рассматривает организацию в целом, ее сущность, типы организационных структур, свойства организации и поднимает проблему эффективной организации работы организации . В.А. Кудряев рассматривает информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, общие правила работы с документами, а также основные понятия и терминологию. В.Ф. Янковая в своих статьях отражает различные стороны деятельности: управление, обеспеченность ресурсами, при необходимости
производственную деятельность, т.к. организации осуществляют информационный обмен друг с другом, получая различные документы при обмене, таким образом, объясняется, для чего создается система делопроизводства в организациях. Также она систематизирует приказы (распоряжения) в делопроизводстве в организации, что дает более четкое представление об этих видах документов. Е.Ю. Жаров в одной из своих статей рассматривает документооборот в организации, в частности широко рассматривает внутренний документооборот. М.И. Басаковым излагаются важнейшие сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, этике и организации труда секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя небольшой фирмы или предприятия. А.В. Пшенко разъясняет важные для темы настоящего исследования категории документационного обеспечения управления.
Н.Н. Шувалова, как и М.И. Басаков, уделяет большое внимание не только технологическим вопросам создания, оформления документов и организации работы с ними, но и языку служебного документа, составляющему содержательную основу любой информации, носителем которой является документ. Н.П. Крюковой изложены правила документирования управленческой деятельности и принципы создания на предприятии системы управления документами, а также приведены образцы важнейших видов управленческих документов. А Л.А. Линкевич рассматривает важные вопросы, такие как: организации труда работников документационного обеспечения управления; состав и правила оформления реквизитов и основных видов документов; технологию ведения делопроизводства в организации; оформление документации по личному составу и работу с кадровой документацией; бездокументное обслуживание и документацию коммерческих предприятий.
Статья Н.М. Носараевой об оформлении приказа дает больше практической информации и рекомендаций, чем теоретическую сторону этого вопроса. Рассматриваются реквизиты, из оформления, размещение, правильное и уместное использование. Особое внимание уделено формулированию текста приказа. Л.А. Дорониной говорится о современной технологии организации документационного обеспечения управления. М.В. Кирсанова особое внимание в своих работах уделяет подготовке и оформлению организационно-распорядительной документации. В целом можно говорить о наличии теоретических оснований для решения вопросов автоматизации делопроизводства в конкретной организации.
Объектом исследования выступает автоматизация работы с управленческой документацией.
Предметом исследования является опыт автоматизации документационного обеспечения управления ООО «Аккредитив-Консалт».
Целью работы является исследование работы по автоматизации управления документацией в ООО «Аккредитив-Консалт». Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. дать характеристику ООО «Аккредитив-Консалт» для определения особенностей работы с документами в данной организации;
2. определить нормативную и методическую основу автоматизации делопроизводства в России;
3. провести анализ систем (программных продуктов), использовавшихся для автоматизации делопроизводства в данной организации;
4. разработать комплекс мер, направленных на успешное решение задачи автоматизации делопроизводства в ООО «Аккредитив-Консалт».
Источниковая база. Для достижения поставленных задач в качестве источников привлечены различные документы. В первую очередь это документы, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам деятельности организаций, ведения делопроизводства и организации работы с документами. В основной блок федеральных нормативных методических материалов по делопроизводству входит Конституция Российской Федерации , которая является главным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории России. В статье 29 пункте 4 Конституции Российской Федерации записано, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом». Это конституционное положение является фундаментом, на котором основано российское национальное законодательство о доступе к информации. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает отношения, которые возникают при создании, сборе, обработке, накоплении, хранении, поиска распространении и предоставлении информации в документном виде; координирует создание и использование IT- технологий, а также средства их обеспечения; регламентирует защиту информации, права субъектов, которые участвуют в процессах информатизации. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регламентирует связи в области хранения, комплектования, учеба и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, а также аспекты касательно сферы управления архивным делом в Российской Федерации. В исследовании также использовался Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , который характеризует порядок создания, реорганизации, ликвидации общества, регулирует права и обязанности акционеров, а также дает гарантию защиты прав и интересов акционеров.
Важнейшую группу источников составляют национальные стандарты Российской Федерации. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения характеризует основные понятия, которые используются в области делопроизводства и архивного дела. Они рекомендуются для применения во всех видах документов по делопроизводству и архивному делу. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов . Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к унифицированной системе, а также устанавливает состав реквизитов документов, требования по их оформлению и требования к бланкам документов. Следует обратить внимание на то, что данный стандарт действует до 01.07.2018.
В качестве источников использованы документы ООО «Аккредитив-Консалт», прежде всего организационно-нормативные, а также информационно-справочные документы, создающиеся в ходе решения текущих задач управления.
Методы исследования: изучение документов, анкетирование и интервьюирование, анализ, количественный анализ. Изучение документов позволило определить состояние современной нормативной базы в области автоматизации делопроизводства, а также понять степень нормативного регулирования данных вопросов в конкретной организации. Анкетирование и интервьюирование позволили получить сведения о реализации норм, закрепленных в документах ООО «Аккредитив-Консалт», в делопроизводственной практике. Количественный анализ позволил определить потребности в автоматизации документооборота в изучаемой организации.
Структурно работа содержит введение, первый раздел, который посвящен характеристике Общества и делопроизводственным процессам, которые необходимы в ходе исследования, второй раздел включает в себя характеристику систем электронного документооборота и причины, по которым они сменялись. В третьем разделе обоснован выбор конкретного комплекса мер, направленных на автоматизацию делопроизводства в ООО «Аккредитив-Консалт». Выводы приведены в заключении. Такая структура работы позволяет не только определить причины трудностей автоматизации делопроизводства в изучаемой организации, но и предложить пути их решения.
информационные технологии в своей деятельности. Системы электронного документооборота активно стали внедряться в практику благодаря доступному Интернету. Изначально они предназначались для частичной автоматизации делопроизводственных процессов. После того, как было выявлено, что они эффективны для классического делопроизводства, их стали внедрять как в государственные и муниципальные, так и в частные организации.
Стало широко распространенным представление о том, что системы электронного делопроизводства, благодаря автоматизации документооборота, повышают эффективность управления. Такие системы позволяют улучшить коммуникационные связи, сократить расходы на бумагу и обслуживание сопровождающей техники, ускорить делопроизводственные процессы, оптимизировать поиск и хранение документов, увеличивают скорость обработки корреспонденции, и др. В связи с этим компании стремятся внедрять в свою работу системы электронного документооборота.
Одна из главных проблем в этой сфере - это подбор системы для оптимальной работы организации. Эта проблема тесно связана с эффективностью работы, т.к. работа в подобных системах должна упрощать, а не усложнять работу с документами. Из-за отсутствия полноценного анализа систем, средние и мелкие организации нередко подбирают такие системы, которые, частично или полностью, не соответствуют организации делопроизводства и управления деятельностью организации. Таким образом, в настоящее время особое значение приобретает разработка методики автоматизации делопроизводства, оптимально соответствующей конкретной организации, а для этого необходим анализ, как успешных, так и неудачных проектов в данной области.
Степень изученности проблемы. Отечественные специалисты накопили большой объем информации по данной проблематике. Об этом свидетельствуют опубликованные научные работы. В частности, Л.С. Ружанская, вместе с соавторами, рассматривает организацию в целом, ее сущность, типы организационных структур, свойства организации и поднимает проблему эффективной организации работы организации . В.А. Кудряев рассматривает информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, общие правила работы с документами, а также основные понятия и терминологию. В.Ф. Янковая в своих статьях отражает различные стороны деятельности: управление, обеспеченность ресурсами, при необходимости
производственную деятельность, т.к. организации осуществляют информационный обмен друг с другом, получая различные документы при обмене, таким образом, объясняется, для чего создается система делопроизводства в организациях. Также она систематизирует приказы (распоряжения) в делопроизводстве в организации, что дает более четкое представление об этих видах документов. Е.Ю. Жаров в одной из своих статей рассматривает документооборот в организации, в частности широко рассматривает внутренний документооборот. М.И. Басаковым излагаются важнейшие сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, этике и организации труда секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя небольшой фирмы или предприятия. А.В. Пшенко разъясняет важные для темы настоящего исследования категории документационного обеспечения управления.
Н.Н. Шувалова, как и М.И. Басаков, уделяет большое внимание не только технологическим вопросам создания, оформления документов и организации работы с ними, но и языку служебного документа, составляющему содержательную основу любой информации, носителем которой является документ. Н.П. Крюковой изложены правила документирования управленческой деятельности и принципы создания на предприятии системы управления документами, а также приведены образцы важнейших видов управленческих документов. А Л.А. Линкевич рассматривает важные вопросы, такие как: организации труда работников документационного обеспечения управления; состав и правила оформления реквизитов и основных видов документов; технологию ведения делопроизводства в организации; оформление документации по личному составу и работу с кадровой документацией; бездокументное обслуживание и документацию коммерческих предприятий.
Статья Н.М. Носараевой об оформлении приказа дает больше практической информации и рекомендаций, чем теоретическую сторону этого вопроса. Рассматриваются реквизиты, из оформления, размещение, правильное и уместное использование. Особое внимание уделено формулированию текста приказа. Л.А. Дорониной говорится о современной технологии организации документационного обеспечения управления. М.В. Кирсанова особое внимание в своих работах уделяет подготовке и оформлению организационно-распорядительной документации. В целом можно говорить о наличии теоретических оснований для решения вопросов автоматизации делопроизводства в конкретной организации.
Объектом исследования выступает автоматизация работы с управленческой документацией.
Предметом исследования является опыт автоматизации документационного обеспечения управления ООО «Аккредитив-Консалт».
Целью работы является исследование работы по автоматизации управления документацией в ООО «Аккредитив-Консалт». Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. дать характеристику ООО «Аккредитив-Консалт» для определения особенностей работы с документами в данной организации;
2. определить нормативную и методическую основу автоматизации делопроизводства в России;
3. провести анализ систем (программных продуктов), использовавшихся для автоматизации делопроизводства в данной организации;
4. разработать комплекс мер, направленных на успешное решение задачи автоматизации делопроизводства в ООО «Аккредитив-Консалт».
Источниковая база. Для достижения поставленных задач в качестве источников привлечены различные документы. В первую очередь это документы, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам деятельности организаций, ведения делопроизводства и организации работы с документами. В основной блок федеральных нормативных методических материалов по делопроизводству входит Конституция Российской Федерации , которая является главным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории России. В статье 29 пункте 4 Конституции Российской Федерации записано, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом». Это конституционное положение является фундаментом, на котором основано российское национальное законодательство о доступе к информации. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает отношения, которые возникают при создании, сборе, обработке, накоплении, хранении, поиска распространении и предоставлении информации в документном виде; координирует создание и использование IT- технологий, а также средства их обеспечения; регламентирует защиту информации, права субъектов, которые участвуют в процессах информатизации. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регламентирует связи в области хранения, комплектования, учеба и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, а также аспекты касательно сферы управления архивным делом в Российской Федерации. В исследовании также использовался Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , который характеризует порядок создания, реорганизации, ликвидации общества, регулирует права и обязанности акционеров, а также дает гарантию защиты прав и интересов акционеров.
Важнейшую группу источников составляют национальные стандарты Российской Федерации. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения характеризует основные понятия, которые используются в области делопроизводства и архивного дела. Они рекомендуются для применения во всех видах документов по делопроизводству и архивному делу. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов . Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к унифицированной системе, а также устанавливает состав реквизитов документов, требования по их оформлению и требования к бланкам документов. Следует обратить внимание на то, что данный стандарт действует до 01.07.2018.
В качестве источников использованы документы ООО «Аккредитив-Консалт», прежде всего организационно-нормативные, а также информационно-справочные документы, создающиеся в ходе решения текущих задач управления.
Методы исследования: изучение документов, анкетирование и интервьюирование, анализ, количественный анализ. Изучение документов позволило определить состояние современной нормативной базы в области автоматизации делопроизводства, а также понять степень нормативного регулирования данных вопросов в конкретной организации. Анкетирование и интервьюирование позволили получить сведения о реализации норм, закрепленных в документах ООО «Аккредитив-Консалт», в делопроизводственной практике. Количественный анализ позволил определить потребности в автоматизации документооборота в изучаемой организации.
Структурно работа содержит введение, первый раздел, который посвящен характеристике Общества и делопроизводственным процессам, которые необходимы в ходе исследования, второй раздел включает в себя характеристику систем электронного документооборота и причины, по которым они сменялись. В третьем разделе обоснован выбор конкретного комплекса мер, направленных на автоматизацию делопроизводства в ООО «Аккредитив-Консалт». Выводы приведены в заключении. Такая структура работы позволяет не только определить причины трудностей автоматизации делопроизводства в изучаемой организации, но и предложить пути их решения.
ООО «Аккредитив-Консалт» небольшая компания, которая занимается предпринимается деятельностью, извлекая прибыль. Управление организацией осуществляется генеральным директором Общества. Делопроизводство в Обществе ведется традиционным способом. Все документы, создаваемые в Обществе, разделяются на организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные и договорные. При проведении исследования установлено, что реализовать заявленный руководством Общества заказ на автоматизацию делопроизводства не позволяет ряд обстоятельств. Прежде всего — отсутствие должной степени регламентации и рациональной организации делопроизводства в Обществе. Кроме того, отсутствие соответствующего организационно-штатного обеспечения не позволяет провести качественный анализ существующих делопроизводственных процессов, организовать их оптимизацию и получить данные, необходимые для подготовки оргпроекта, направленного на решение задач автоматизации делопроизводства.
Для решения указанных проблем был определен комплекс первоочередных мер, реализация которых позволит предметно решить вопрос о целесообразности, сроках и способах автоматизации делопроизводства в в ООО «Аккредитив-Консалт». Данный комплекс мер не является исчерпывающим, но без его реализации, как показывают результаты настоящего исследования, решить задачу автоматизации невозможно.
Для решения указанных проблем был определен комплекс первоочередных мер, реализация которых позволит предметно решить вопрос о целесообразности, сроках и способах автоматизации делопроизводства в в ООО «Аккредитив-Консалт». Данный комплекс мер не является исчерпывающим, но без его реализации, как показывают результаты настоящего исследования, решить задачу автоматизации невозможно.